Logistikos paslaugos iš Vokietijos: lankstus planavimas ir terminų valdymas

Vokietija jau dešimtmečiais išlieka ne tik didžiausia, bet ir strategiškai svarbiausia Lietuvos prekybos partnerė. Kasdien tarp šalių keliauja tūkstančiai tonų krovinių – nuo mažmeninės prekybos prekių iki sudėtingų pramonės įrengimų. Tačiau patirtis, susiformavusi per daugiau nei dvi dešimtis metų šioje srityje, leidžia teigti: sėkmingas verslas nebeapsiriboja paprastu "pervežti iš taško A į tašką B". Šiuolaikinė rinka reikalauja tikslumo, o svarbiausia – gebėjimo lanksčiai planuoti ir aiškiai valdyti terminus, net ir esant neprognozuojamoms aplinkybėms.

Logistika, ypač tokio intensyvaus maršruto kaip Vokietija–Lietuva atveju, yra sudėtingas organizavimo procesas. Vokietijos kelių infrastruktūra, nors ir viena geriausių Europoje, patiria didelius apkrovimus, o šalies teisiniai reikalavimai transporto sektoriui yra griežti. Tai reiškia, kad terminų nustatymas negali būti atsitiktinis. Jis turi atsižvelgti ne tik į fizinį atstumą, bet ir į įkėlimo trukmę, vairuotojų poilsio režimus, galimas eismo spūstis, o taip pat ir kliento sandėliavimo galimybes.

Lankstumas šiuo atveju nereiškia, kad terminai keičiami pagal pageidavimą. Tai reiškia gebėjimą adaptuotis. Pavyzdžiui, jei gamyklai Vokietijoje atsiranda vėlavimas, profesionali logistikos komanda turi iš karto sužinoti apie tai ir perplanuoti maršrutą taip, kad krovinių pasiekimo Lietuvoje neigiamai ne paveiktų, arba bent jau praneštų klientui laiku, kad šis galėtų adjustuoti savo gamybos procesus. Tokio lygio komunikacija ir planavimas skiria vidutinišką vežėją nuo patikimo partnerio.

Šiame straipsnyje mes giliau panagrinsime į tai, kaip sudaryti efektyvų planą, kokius rizikos faktorius reikia įvertinti ir kodėl profesionalus požiūris į terminus gali sutaupyti ne tik nervų, bet ir pinigų. Suprasdami procesus esate stipresnėje pozicijoje derybose su tiekėjais ir logistikos partneriais.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

1. Koks vidutinis krovinių pervežimo laikas iš Vokietijos į Lietuvą?

Vidutinis terminas, kurį dažnai vadinate standartiniu, svyruoja nuo 2 iki 4 dienų, priklausomai nuo to, iš kurios Vokietijos dalies iškeliamas krovinius ir į kurį konkretų Lietuvos miestą jis keliauja. Jei kalbame apie Vokietijos šiaurę (pvz., Hamburgas ar Brėmenas) ir Lietuvos pajūrį (Klaipėda), atstumas yra didesnis, tačiau dėl gerų kelių tranzitas gali būti greitesnis. Tačiau jei krovinys keliauja iš Bavarijos (pietūs) į Vilniaus kraštą, tai gali užtrukti ilgiau dėl didesnio atstumo.

Svarbu atskirti vairavimo laiką nuo viso termino. Vairuotojas gali nuvažiuoti šį atstumą per 18–20 valandų, tačiau logistikos terminas apima ir įkėlimo laiką Vokietijoje, kuris gali trukti nuo 2 iki 6 valandų, ir iškrovimą Lietuvoje. Be to, būtina atsižvelgti į tai, ar tai yra "pilna mašina" (FTL), ar "dalinis krovinys" (LTL). Daliniai kroviniai reikalauja konsolidacijos, t. y. reikia surinkti prekes iš kelionių siuntėjų vienoje vietoje, kas prailgina procesą papildomai 1–2 dienoms. Todėl, planuodami gamybą ar prekybą, visada reikėtų palikti laiko rezervą, ypač jei prekės nėra "just-in-time" (tikslaus laiko) tipo.

2. Kas lemia pristatymo terminų svyravimus ir kaip juos sumažinti?

Terminų svyravimus dažniausiai lemia trys pagrindiniai veiksniai: eismo intensyvumas, oro sąlygos ir organizaciniai nesklandumai. Vokietijoje, ypač automobilių pramonės regionuose (Štutgartas, Miunchenas, Niurnbergas), darbo dienomis susidaro didžiulės spūstys, kurios gali prailginti kelionę kelias valandas. Orai taip pat turi įtakos – žiemos metu per Alpes arba Lenkiją tranzitu vairuotojai važiuoja lėčiau dėl sniego ar ledo.

Tačiau dažniausia priežastis, kurią galime kontroliuoti, yra organizacija. Nesklandumai dažnai kyla dėl neteisingai pateiktų dokumentų arba vėlujančio įkėlimo. Jei vairuotojas atvyksta į gamyklą Vokietijoje, o krovinys dar nėra surinktas arba dokumentuose yra klaidų, prarandamos vertingos valandos. Šiuos nesklandumus sumažinti galima tikgriežtais vidiniais procesais ir partnerių koordinacija. Profesionali ekspedicija visada patikrina dokumentus iš anksto ir suderina tikslią įkėlimo laiką (slot'ą), taip išvengiant neveiksmingo laisvalaikio vairuotojui.

3. Kuo skiriasi pilnos mašinos (FTL) ir dalinio krovinio (LTL) planavimas?

Tai vienas esminių dalykų, kurį klientai dažnai painioja. Planuojant pilnos mašinos (Full Truck Load) pervežimą, terminas yra gan tiksliai prognozuojamas. Tarkime, jei sutartame, kad įkėlimas vyksta antradienį, o pristatymas ketvirtadienį, tikimybė taip ir bus, yra 90+ proc., nes mašina važiuoja tiesiai į tiksą be sustojimų (išskyrus techninius reikalavimus).

Kai kalbame apie dalinį krovinią (Less than Truck Load), planavimas tampa kur kas sudėtingesnis. Čia logistikos įmonė turi surinkti kelis skirtingus krovinius iš skirtingų Vokietijos vietų, parvežti juos į konsolidacijos sandėlį ir paskui išsiųsti į Lietuvą. Čia terminas dažnai būna "2–4 dienos nuo įkėlimo", o ne nurodyta data. Lankstumas čia reiškia, kad jei vienas siuntėjas vėluoja, gali pavėluoti visa siunta. Todėl, jei jums svarbiausia yra tiksl data, o ne kaina, visada verta rinktis pilną mašiną arba dalinį krovinį su garantuota data (expedited LTL).

4. Ar yra kokių nors specifinių Vokietijos įstatymų, kurie gali uždelsti pristatymą?

Žinoma, ir tai vienas svarbiausių dalykų, apie kurį mūsų klientai dažnai net neįsivaizduoja. Vokietija turi vieną griežčiausių transporto įstatymų Europoje. Pirmiausia tai yra vairuotojų poilsio laikas ir darbo trukmės reguliavimas. Vokietijoje dažnai atliekami patikrinimai, ir jei vairuotojas pažeidžia taisykles, jis gali būti priverstas sustoti ilgam laikui.

Antroji, ir labai svarbi, yra vairavimo draudimas sekmadieniais ir švenčių dienomis. Vokietijoje sunkvežimiams su kroviniu virš 7,5 tonos draudžiama važiuoti sekmadieniais ir certain šventėse (nuo 0:00 iki 22:00). Jei jūsų krovinys pasiruošęs penktadienio vakarą, o vairuotojas negali jį pasiimti dėl vėlavimo, jis gali praleisti visą sekmadienį stovėdamas, kas privers švęsti ir jums, ir jūsų pirkėjui Lietuvoje. Be to, yra ribojimų važiavimui naktį tam tikrose vietovėse (noise restrictions), kas taip pat gali įtakoti planuojamą atvykimo laiką į sandėlius, ypač if they are located in residential areas.

5. Kaip "lankstus planavimas" padeda užtikrinti, kad prekės atvyks laiku?

Lankstus planavimas – tai ne sugebėjimas keisti planus kiekvieną minutę, o proaktavi rizikos valdymo strategija. Praktikoje tai atrodo taip: mes ne tiesiog laukiame, kol krovinys bus pasiruošęs. Mes stebiame gamybos grafikus. Jei žinome, kad gamyklai Vokietijoje planuojamas techninis aptarnavimas, kuris gali uždelsti įkėlimą, mes iš anksto (pavyzdžiui, prieš savaitę) informuojame vairuotoją, kad jis nevažiuotų tuščias, o pasiimtų kitą krovinį šalia, o paskui užsuktų į mūsų maršrutą.

Taip pat lankstumas reiškia galimybę keisti maršrutą realiu laiku. Jei, tarkime, ant magistralės A9 įvyko avarija ir susidarė 20 km spūstis, patyręs dispečeris iš karto nukreipia vairuotoją alternatyviu keliu, net jei jis yra ilgesnis. Tai gali kainuoti šiek tiek daugiau degalų, tačiau užtikrina, kad terminas bus išlaikytas. Lankstumas tai ir alternatyvių sandėliavimo vietų naudojimas – jei pirkėjas Lietuvoje negali priimti prekės dėl techninio gedimo, mes turime galimybę laikinai jos saugoti mūsų terminaluose, taip išvengiant mokesčių už vairuotojo laukimą.

6. Kokios yra dažniausios klaidos, kurias daro klientai planuodami logistiką?

Per daugelį metų darbo su Vokietijos rinka pastebėjau, kad dažniausia klaida yra pernelyg optimistinis laiko planavimas. Klientai dažnai nurodo terminą "iki rytojaus", manydami, kad jei atstumas yra 1000 km, tai vairuotojas tiesiog "nuspaus dujų pedalą". Jie nepaiso to, kad Vokietijoje įkrovimas gali trukti 4 valandas, o vairuotojui reikalingas 45 minučių poilsis po 4,5 valandos vairavimo.

Kita dažna klaida – netikslus krovinio aprašymas (pakavimo sąlygos). Klientas užsako "standartinę" paletę, tačiau realiai paleta yra 2 metrų aukščio arba viršija svorio limitus. Tai sukelia problemų įkėlimo metu (keltuvas nebetelpa į sunkvežimį) arba reikalauja specialios technikos, kas viską uždelsta. Trečia klaida – dokumentų eiliškumo nesilaikymas. Jei prekės yra kilmės dokumentais (pvz., tabakas, alkoholis arba specifinės chemijos prekės), jas reikia deklaruoti anksčiau. Vėluojant pateikti deklaraciją, krovinys stovi pasienyje, ir terminas automatiškai prarandamas.

7. Kaip kainos veikia galimybes greitai pristatyti krovinius?

Yra senas logistikos posakis: "Greičiau, brangiau. Pigiau, lėčiau." Tai yra pagrindinė taisyklė. Standartinis pervežimas (ekonominis) yra pigus, nes jis remiasi konsolidacija ir lėtesniais terminais. Jei klientas staiga sužino, kad jam reikia detalių rytoj, kad nebūtų sustabdyta gamybos linija, mums tenka ieškoti vairuotojo, kuris šiuo metu yra netoli ir turi laisvą vietą.

Tokios "skubios" siuntos kaina gali būti net 2–3 kartus didesnė nei įprasta. Tačiau čia suvokiame lankstumo vertę. Geras partneris nes tiesiog pasakys "brangu". Jis pasiūlys kompromisą: galbūt galima pristatyti ne iki 8:00 ryto, o iki 12:00 dienos, kas jau leidžia pigiau rasti transportą. Taip pat galima naudoti dvigubą vadovavimą (du vairuotojai viename automobilyje), kas leidžia važiuoti be sustojimų poilsio, tačiau tai taip pat brangina paslaugą. Supratęs šias sąsajas, klientas gali geriau planuoti savo biudžetą ir nereikalauti neįmanomo.

8. Ar saugu patikėti brangia krovinius neįprastų (neįregistruotų) vežėjų pasiūlymais?

Per pastaruosius metus randoje pasirodė daug "tarpininkų", kurie siūlo neįtikėtinai mažas kainas, tačiau neturi nei savo technikos, nei ilgametės patirties. Mano, kaip eksperto, nuomonė tokia: brangioms ar svarbioms siuntoms tikėtis reikėtų tik patikimų, ilgametį įvaizdį turinčių partnerių. Neregistruoti ar "paskutinės minutės" vežėjai dažnai tiesiog perka užsakymus biržoje ir perduoda kitiems, nežinodami jų pavardės.

Rizika čia dvilypė. Pirmiausia, terminai. Toks "lęšinis" grandinėlės narys nepraneš apie vėlavimą, kol nebus per vėlu. Antra, saugumas. Jei krovinys dingsta arba sugenda, teisiniai procesai su neaiškios kilmės firmomis Vokietijoje arba Lenkijoje gali trukti mėnesiais. Lankstus planavimas taip pat reiškia, kad turi atsarginius variantus. Patikima logistikos įmonė, jei jos automobilis sugenda, turi kitą netoliese arba gali greitai pasamdyti patikimą subrangovą, o ne ieškoti pigiausio variantas "wild" rinkoje.

9. Kaip technologijos padeda stebėti ir valdyti terminus?

Anksčiau stebėjimas buvo pagrįstas telefoniniais skambučiais dispečeriui. Šiandien mes naudojame advanced GPS stebėjimo sistemas, kurios rodo ne tik automobilio vietą, bet ir jo greitį, degalų lygį, o svarbiausia – numatomą atvykimo laiką (ETA). Šios sistemos integruotos su vairuotojo darbo laiko apskaitos programomis (tachografas).

Dėl to mes galime klientui suteikti realaus laiko informaciją. Jei sistema rodo, kad vairuotojas stovi spūstyje netoli Berlyno, mes iš karto matome, kad pristatymas gali pavėluoti 2 valandomis, ir informuojame klientą dar prieš jam susirūninant. Tačiau technologijos nesprendžia visų problemų. Jos tik įrankis. Žmogiškasis faktorius – dispečerio gebėjimas interpretuoti šiuos duomenis ir priimti sprendimus (pvz., nukreipti vairuotoją į kitą maršrutą) – visada išlieka esminis. Technologijos leidžia mums būti lankstesniais, nes mes turime informacijos, o ne spėjame.

10. Ką klientas turėtų daryti, jei krovinys vis tiek vėluoja?

Pirmiausia – nesusirūpinti ir neskambinti į paniką į vairuotojo telefoną (jis dažnai negali atsiliepti vairuodamas). Geriausias žingsnis yra susisiekti su savo logistikos vadovu arba ekspedicijos atstovu. Profesionalė komanda jau žino apie vėlavimą anksčiau nei jūs ir jau dirba prie sprendimo.

Jei vėlavimas yra kritiškas, reikia kalbėtis ne apie baudas, o apie sprendimus. Galbūt reikia laikinai padidinti atsargas Lietuvoje, jei tai pasikartojantis problemos. Galbūt reikia keisti įkėlimo dienas Vokietijoje (pvz., iš penktadienio perkelti į ketvirtadienį, kad išvengtume sekmadienio stovėjimo). Ilgalaikėje partnerystėje mes kartu analizuojame vėlavimo priežastis. Jei matome, kad vienas gamyklų Vokietijoje visuomet vėluoja, mes deriname su klientu, kad įkėlimo laikas šioje gamykloje būtų planuojamas su 1 dienos atsarga. Tokia strategija, nors ir atrodo paprasta, užtikrina sklandžią gamybą Lietuvoje.

Išvada

Logistikos paslaugos iš Vokietijos nėra paprasta prekyba – tai sudėtingas orkestras, kur kiekvienas dalykas turi skambėti laiku.