Lankstus tvarkaraštis – pritaikykite kelionę į Vokietiją sau

Dirbant tarptautinių pervežimų srityje daugiau kaip du dešimtmečius, sužinojai vieną pagrindinę tiesą: laikas – tai ne tik pinigai, tai, labiausiai, ramybė. Klientai dažnai atvyksta pas mane su standartiniu užklausimu: „Kada galite atvežti?“ Tačiau tais atvejais, kai kalba eina apie didelę šalį, tokią kaip Vokietija, su savo sudėtinga logistika, užuominų greičiausiai reikia keisti į klausimą: „Kada mums tai tikrai patogu?“.

Vokietija – tai Europos ekonominis širdies smūgis. Čia vyksta tūkstančiai prekių srautų kas minutę. Nuo automobilių gamyklų Miunchene iki logistikos centrų Hamburge – kiekvienas kilometras gali paslėpti iššūkių. Tradicinė, griežtai tvarkaraštyje įsisegusi logistika dažnai nebeišlaiko šiandieninio tempo. Smulkios verslo šakos, perkantys įrangą, asmenys, persikeliantys gyventi ar didelės statybų kompanijos, laukiančios specifinių detalių, vis dažniau renkasi ne standartinį sprendimą, o lankstų tvarkaraštį.

Šiame straipsnyje aš, kaip ilgametis šios srities praktikas, noriu paaiškinti, kaip veikia lankstus tvarkaraštis pervežimų kontekste ir kodėl tai gali būti geriausias pasirinkimas Jūsų kelionei į Vokietiją. Nesvarbu, ar tai yra vienas krovinių konteineris, ar asmeninis daiktų pervežimas, suprasimas apie procesą leis Jums jaustis valdytoju, o ne stebėtoju savo pačių reikalų.

DUK

1. Ką tiksliai reiškia „lankstus tvarkaraštis“ tarptautiniuose pervežimuose?

Dažnai klientai painioja „lankstų tvarkaraštį“ su „neapibrėžtu laiku“. Tai yra didelė klaida. Profesionaliame pervežime lankstumas nereiškia, kad vairuotojas atvyks tada, kai jam bus nori, arba kad krovinys liks neaiškuje keletą dienų. Lankstus tvarkaraštis reiškia adaptaciją prie Jūsų poreikių ir realių aplinkybių.

Pavyzdžiui, jeigu Jūsų prekės Vokietijoje bus paruoštos tik pietų metu, o standartinis logistikos partneris reikalauja priešpiečių atvykimo, lankstus sprendimas leis vairuotojui suplanuoti atvykti šiek tiek vėliau, neprarandant dienos produktyvumo. Tai yra dinaminis planas, kurį sudaro trys pagrindiniai elementai: atvykimo laiko langas (pvz., 14:00–18:00 val.), galimybė keisti maršrutą atsižvelgiant į eismo sąlygas (pvz., vengiant spūstių ant A9 autostrados) ir operatyvus ryšys tarp dispečerio ir kliento. Tai yra paslauga, kurioje tvarkaraštis tarnauja klientui, o ne atvirkščiai.

2. Kodėl būtent maršrutai į Vokietiją reikalauja daugiau lankstumo nei kitos šalys?

Vokietija turi ypatingą specifiką, kurią sužinojau per savo metus kelyje. Pirmiausia, tai yra didžiausia Europos ekonomika, todėl čia vyrauja intensyviausias eismas. Antroji ir svarbiausia priežastis – vokiškas precizumas ir tvarka, susijusi su iškrovos taisyklėmis.

Daugelis Vokietijos sandėlių, parduotuvių tiekimo centrų ir netgi mažųjų įmonių turi griežtai apibrėžtus „laiko langus“ (Time Windows). Jeigu vairuotojas atvyksta 15 minučių vėlai, gali būti, kad jis nebus įleistas iškrauti tą dieną. Lankstus tvarkaraštis šiuo atveju reiškia, kad mūsų komanda iš anksto sužino šiuos apribojimus, derina juos su Jūsų galimybėmis ir, jei reikia, organizuoja pervežimą taip, kad vairuotojas atvyktų būtent tada, kai sandėlis yra pasiruošęs priimti. Be šio lankstumo, rizikuojame užstringti prie vartų ir prarasti brangius valandas.

3. Ar lankstesnis tvarkaraštis paveikia pervežimo kainą?

Tai yra vienas dažniausiai užduodamų klausimų. Atsakymas nėra tiesioginis „taip“ ar „ne“. Lankstumas gali leisti sutaupyti, bet gali ir kainoti nedaugiau – viskas priklauso nuo to, kaip jis įgyvendinamas.

Jeigu lankstumas reiškia, kad sutinkate laukti dieną ilgiau, kad būtų surinktas pilnas krovinių konteineris (grupinis pervežimas), kaina gali ženkliai sumažėti, nes išlaidos pasiskirsto tarp daugiau klientų. Tačiau jeigu kalbame apie „ekspresinį“ lankstumą, kai reikia pristatyti prekes tam tikrą valandą, pakeisti maršrutą paskutinę minutę ar atlikti iškrovą naktį, kai įmonės paprastai nedirba, tai papildomai apmokestinama. Tačiau verta pagalvoti apie investicijos grąžą: sutaupyta laika, išvengta sandėliavimo baudų ar gamybos stabdymų Vokietijos gamyklose bei užtikrintas klientų pasitikėjimas. Mano patirtis rodo, kad ši papildoma kaina dažnai apsimoka.

4. Kaip veikia lankstus tvarkaraštis, jei reikia pervežti asmeninius daiktus į Vokietiją?

Asmeninių daiktų pervežimas (pvz., kai persikeliate gyventi) visada yra emocingesnis ir sudėtingesnis procesas nei prekių logistika. Čia lankstumas yra ne privalumas, o būtinybė. Žmonėms dažnai pasikeičia planai: buto išsiėmimas Vokietijoje užtrunka ilgiau nei planuota, arba atsiranda paskutinis momentas reikalingų daiktų.

Dirbant su asmeniniais pervežimais, lankstus tvarkaraštis leidžia mums pristatyti dėžes ne į sandėlį, o tiesiai į naująjį būstą. Mes sutariame ne tik apie datą, bet ir apie tai, kas nutinka, jei raktai nepasiduoda. Tokiu atveju vairuotojas, turintis lankstų grafiką, gali eiti pasiimti kitą krovinį arba užsuktą į artimiausią stovėjimo aikštelę, neprarandant laiko ir nekeliant streso klientui. Mes stengiamės būti partneriu, kuris supranta, kad gyvenimas ne visada vyksta pagal grafiką.

5. Kokios technologijos padeda užtikrinti šį lankstumą?

Anksčiau, prieš dvidešimt metų, lankstumas priklausė nuo to, kaip greitai vairuotojas ras telefoną bokšte. Šiandien situacija visiškai kitokia. Mes naudojame pažangias GPS stebėjimo sistemas, kurios leidžia matyti krovininio automobilio vietą realiu laiku.

Tai leidžia mums operatyviai reaguoti. Jei matome, kad ant autostrados A2 įvyko avarija ir susiformavo spūstis, dispečeris akimirksniu susisiekia su vairuotoju ir siūlo alternatyvų maršrutą. Klientui tai atrodo kaip magija – jis gauna pranešimą: „Dėl eismo sąlygų atvyksime valanda vėliau, bet išvengsime ilgos stovėjimo eilės“. Be to, mobilios programėlės leidžia klientams sekti savo krovinį ir tiesiogiai susisiekti su vairuotoju, jeigu reikia nurodyti tikslų iškrovos vietą Vokietijos mieste, kur gatvės gali būti siauros ar sudėtingos.

6. Ar lankstus tvarkaraštis padeda išvengti muitinės problemų tarp Lietuvos ir Vokietijos?

Nors abi šalys yra ES erdvėje ir Schengeno zonoje, muitinės kontrolė gali būti atliekama, ypač jeigu pervežame naujas prekes arba didelius kiekius tabako, alkoholio, pinigų. Taip pat galima susekti apgaulingas siuntas. Lankstumas čia suvaidina kritinį vaidmenį.

Jeigu mūsų vairuotojas sustojamas muitinės punkte ir pradedama detali apžiūra, standartinis „tvirtas“ tvarkaraštis būtų sugriautas. Klientas lauktų ir nerimautų. Lankstumo filosofija numato, kad tokiems atvejams skiriama laiko rezervė. Mes neplanuojame atvykti į paskirties vietą paskutinę minutę. Mes turime „buferinį laiką“, kuris leidžia išspręsti muitinės klausimus neprarandant ryžto. Esu matęs atvejų, kai dėl šios rezervės krovinys vis tiek pasiekė paskirties vietą laiku, nors ir buvo sulaikytas valandai.

7. Kaip pasiruošti kelionei, kad galima būtų kuo geriau išnaudoti lankstų tvarkaraštį?

Nors mes atliekame didžiąją darbo dalį, kliento pasiruošimas yra pusė sėkmės. Norint, kad lankstumas veiktų Jūsų naudai, būtina tiksliai ir laiku pateikti dokumentus. Tai yra krovinio deklaracija, prekių sąrašai (packing list) ir, jei reikia, eksporto licencijos.

Jei duomenys neteisingi, vairuotojas gali prarasti laiką aiškinantis dokumentus ir taisant klaidas, kas tiesiogiai suardo bet kokį lankstų grafiką. Taip pat rekomanduoju iš anksto pranešti apie specifinius iškrovos reikalavimus – ar yra keltuvas, ar reikia „keliamosios rankos“ (autokrautuvas su kranu), ar paskirties vieta yra priešpriešais pėsčiųjų taką. Kuo daugiau informacijos mes turime iš anksto, tuo lankstiau ir efektyviau galėsime surengti Jūsų kelionę į Vokietiją.

8. Kas nutinka, jei Vokietijos pusėje atsiras paskutinis momentas keitimas?

Tai klasikinis scenarijus, su kuriuo susiduriame dažnai. Vokiškas verslas yra disciplinuotas, bet kartais ir jų atsistumia terminai arba pirkėjas paprašo pristatyti prekes ne į sandėlį, o tiesiai į statybos aikštelę Berlyno centre.

Esant lankstiam tvarkaraščiui, mūsų dispečerių komanda veikia kaip oro kontrolės tarnyba. Mes vertiname situaciją: ar galime pervesti pristatymą į rytoj? Ar reikia ieškoti vietinio pagalbinio transporto, kad didelis sunkvežimis nepatektų į miesto centrą (paskutinis mylios pristatymas)? Lankstumas čia reiškia galimybę adaptacijos be papildomų ir nerimastingų telefonų ryšiu. Mes tiesiog pranešame: „Supratome, keičiame planą, pristatysime į naują adresą rytoj 10:00 val.“.

9. Ar lankstus tvarkaraštis taikomas tik dideliems kroviniams, ar ir mažiems siuntiniams?

Mano patirtis rodo, kad mažiems siuntiniams lankstumas gali būti net svarbesnis. Didelėmis partijomis paprastai užsiima didelės logistikos korporacijos su griežtais konteinerių tvarkaraščiais, kurių keisti beveik neįmanoma. O kai kalbame apie keletą paletų, dėžių ar netgi vieną brangų įrenginį, mes galime leisti sau daugiau laisvės.

Mažų siuntinių (LTL – Less than Truckload) pervežime mes dažnai deriname kelis klientų krovinius viename automobilyje. Lankstumas čia pasireiškia per tai, kad galime surinkti Jūsų siuntą vėliau, jei Jums to reikia, arba pristatyti ją anksčiau, jeigu maršrutas tai leidžia. Tai yra „pasidaryk pats“ (DIY) principas logistikoje – mes statome maršrutą apie Jūsų siuntą, o ne atvirkščiai.

10. Kaip pasitikėti, kad pervežėjas tikrai įgyvendins šį lankstumą, o ne naudos tai kaip išranką?

Tai labai svarbus klausimas, atskirianti profesionalus nuo mėgėjų. Lankstumas neturi tapti pasiteisinimu vėluoti. Pasitikėjimas formuojamas iš šių dalykų: aiškios sutarties, profesionalumo ir atsakomybės.

Prieš pradedant darbą, mes visada aptariame „blogiausio scenarijaus“ planą. Ką mes darome, jei automobilis sugenda? Ką darome, jei klientas neparuošiamas? Rašome sutartyje ne tik apie tai, kada pristatysime, bet ir apie tai, kaip informuosime apie nukrypimus. Tikras ekspertas niekada nedings ir niekada nepasakys „nežinau“. Lankstumas – tai dviejų pusių kelias. Mes pasirūpiname Jūsų ramybe, o Jūs suteikiate mums duomenis. Pasitikėjimas atsiranda tada, kai matai, kad žmogus kelyje (vairuotojas) ir žmogus biure (dispečeris) dirba kaip viena komanda, siekdiant vieno tikslo – Jūsų sėkmės.

Išvada

Apibendrinant ilgus metus praleistus keliuose ir sandėliuose, galiu drąsiai teigti: standartiniai sprendimai tinka standartinėms situacijoms. Tačiau gyvenimas ir verslas Vokietijoje nėra standartiniai. Jie reikalauja dinamikos, greito reagavimo ir, svarbiausia, supratimo.

Lankstus tvarkaraštis nėra madingas žodis, tai – požiūris į klientą. Tai galimybė pajusti, kad logistika tarnauja Jums, o ne Jūs būsite įkalinti tarp griežtų terminų ir biurokratinių reikalavimų. Renkantis pervežimų partnerį, ieškokite to, kuris ne tik moka važiuoti iš taško A į tašką B, bet ir kuris turi patirties, žinių bei noro pritaikyti tą kelią Jums. Tada kelionė į Vokietiją taps ne rūpesčiu, o paprasta ir sklandžia patirtimi.