Lankstūs terminai krovinių pervežimui iš Vokietijos: Eksperto vadinas efektyviam verslui

Įvadas

Per daugiau nei dvi dešimtis metų dirbu tarptautinių krovinių pervežimų srityje, ir per tą laiką matau, kaip pasikeitė verslo lūkesčiai. Anksčiau, tarpukario metais ar net prieš dešimtmetį, dauguma klientų užtekdavo paprasto schemos: „išvežti krovinią antradienį, atvežti ketvirtadienį“. Tačiau šiuolaikinės rinkos dinamika, tiekimo grandinių optimizavimas ir vis didesnė klientų poreikių įvairovė privertė mus visiems – tiek logistikos kompanijoms, tiek siuntėjams – galvoti kitaip. Vokietija, kaip pagrindinė Lietuvos prekybos partnerė, yra viena aktyviausią rinką, ir būtent ten lankstūs terminai tampa ne privalumu, o būtinybe.

Kodėl taip svarbu kalbėti apie lankstumą? Vokietijos ekonomika veikia kaip tiksliai sukalibrotas laikrodis, bet kartais net ir geriausiai planuojami procesai gali sutrikti. Gamybos stabdymai, staigūs užsakymai ar pirkėjų pageidavimai gali pakeisti planus per kelias valandas. Esu matęs nemažai verslininkų, kurie prarado pelną ne dėl blogo produkto, o dėl to, kad jų logistika buvo pernelyg standartiška ir negalėjo reaguoti į pokyčius.

Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo žiniomis ir patirtimi, padėsiu suprasti, kas tiksliai reiškia lankstūs terminai krovinių pervežimui iš Vokietijos, kodėl tai naudinga jūsų verslui ir kaip tai galima įgyvendinti praktiškai. Mes neapsiribosime teoriniais apibrėžimais – kalbėsime apie tai, kas veikia realiame gyvenime, vokiškuose keliuose ir sandėliuose.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kas tiksliai yra „lankstūs terminai“ krovinių pervežime?

Logistikos pasaulyje terminas „lankstus“ dažnai painiojamas su „neapibrėžtu“. Tačiau tai visai skirtingi dalykai. Lankstūs terminai reiškia galimybę adaptuoti pervežimo grafiką prie kliento poreikių neprarandant efektyvumo. Tai nereiškia, kad vairuotojas važiuoja, kai jam panorės. Tai reiškia, kad turime keletą parinkčių. Pavyzdžiui, jei jūsų sandėlis Vokietijoje negali išduoti krovininio iki 16:00 valandos, standartinis pervežėjas gali pasakyti „prieš valandą“, ir jums teks laukti iki kitos dienos. Lankstus pasiūlymas numato planavimą su atsarga arba vėlesnio išvykimo organizavimą taip, kad krovinys vis tiek pasiektų paskirties vietą laiku. Tai yra dinaminis planavimas, kuris atsižvelgia į realią situaciją: kelių eismo sąlygas, užklausų tankį ir kliento galimybes.

Esu dirbęs su įmonėmis, kurios laikėsi griežtų tvarkaraščių, ir stebėjau, kaip jų konkurentai, naudojantys lankstesnes pervežimo formas, paimdavo rinkos dalį. Lankstumas – tai galimybė pasakyti „taip“, kai kiti sako „ne“. Tai gali būti siuntos paimimas iš kelių tiekėjų vienu reisu (konsolidacija), išskirtinis transportas (ekspresas) arba dalinio krovinio (LTL) pasirinkimas priklausomai nuo skubumo. Viskas susideda iš komunikacijos ir gebėjimo rasti kompromisus tarp kainos ir greičio.

2. Kodėl būtent maršrutai iš Vokietijos reikalauja ypatingo lankstumo?

Vokietija yra unikali rinka dėl keleto priežasčių. Pirmiausia, tai didžiausia Europos ekonomika, todėl ten vyksta intensyviausia prekyba. Kiekvieną dieną Vokietijos keliais (autobahnais) važiuoja milijonai sunkvežimių. Antra, vokiška kultūra ir verslo etiketa yra ypatingai griežta dėl terminų ir dokumentų tvarkos. Jei susitarte su vokiečiu, kad krovinys bus paimtas 10:00 val., tai jis turi būti paimtas būtent tada, ne vėliau. Tačiau įvykiai, tokie kaip staigūs gamybos sustojdymai ar „just-in-time“ sistemos trikdžiai, gali pakeisti planą per minutes.

Be to, Vokietijoje griežtai kontroliuojamas vairuotojų darbo laikas ir poilsio laikas. Mūsų patirtis rodo, kad dažnai atsitinka taip, kad krovinys paruoštas, bet vairuotojui reikia atlikti privalomą poilsį. Lankstūs terminai šiuo atveju reiškia galimybę suorganizuoti keleivių keitimą (du vairuotojai viename automobilyje) arba suderinti grafiką taip, kad poilsis būtų imamas tinkamiausiu momentu, nekeliant žalos pristatymo terminui. Taip pat reikia atminti apie Vokietijoje galiojančias transporto priemonių apribojimas sekmadieniais ir švenčių dienomis – tai taip pat reikalauja iš anksto suplanuoto ir lankstaus grafiko.

3. Kokios yra pagrindinės lankstaus pervežimo rūšys?

Praktikoje mes naudojame kelias pagrindines strategijas, kad užtikrintume lankstumą. Viena populiariausių – dalinis krovinys (LTL – Less than Truckload). Jei jums reikia pervežti 3 paletės iš Miuncheno į Vilnių, bet jums nėra prasmės mokėti už visą sunkvežimį, mes konsoliduojame jūsų krovinią su kitais klientų siuntomis. Tai leidžia mums pasiūlyti lankstesnius išvykimo laikus, nes mes laukiame, kol užsipildomas sunkvežimis, o tuo pačiu užtikriname, kad jūsų krovinys nuvažiuos.

Kita galimybė – išskirtinis transportas (FTL – Full Truckload), bet su lankstiu planavimu. Čia mes nuomojam visą sunkvežimį tik jums. Lankstumas čia pasireiškia tuo, kad galime keisti paimimo vietą ar net maršrutą kelionės eigoje, jei atsiranda būtinybė paimti papildomą krovinią iš kito miesto arba pristatyti dviem skirtingoms gavėjams. Ypač dažnai tai naudinga, kai dirbame su dalimis (automobilių detalių pristatymas), kur gali reikėti lanksčios reakcijos į gamyklų užklausas.

Galiausiai, ekspresinės siuntos. Tai aukščiausio lankstumo, bet ir brangiausias variantas. Kai situacija kritinė, mes įstatome vairuotoją į automobilį ir jis važiuoja tiesiai taikin. Lankstumas čia absoliutus – mes pristatome 24/7, net švenčių dienomis (jei leidžia teisiniai aktai).

4. Kaip konsolidacija (suvedimas) veikia praktiškai ir kiek laiko tai trunka?

Daugelis klientų bijo konsolidacijos, manydami, kad jų krovinys „nuklis“ po sandėlių. Tačiau profesionaliai organizuota konsolidacija yra efektyviausias būdas sutaupyti ir išlaikyti pakankamą greitį. Vokietijoje mes turime savo arba patikimų partnerių paskirstymo centrus (hubs). Pavyzdžiui, surinkome krovinius iš įvairių Bavarijos vietovių. Juos atvežame į centrą prie Miuncheno, ten išsirūšiuojame ir krauname į vieną didelį sunkvežimį, kuris važiuoja į Lietuvą.

Lankstumas čia pasireiškia tame, kad klientui nereikia laukti, kol susirinks pilnas sunkvežimis jo vietoje. Jis gali atiduoti krovinią antradienį, o mes jį laikome sandėlyje iki ketvirtadienio, kai išvyksta pagrindinis maršrutas. Tokiu būdu klientas gaus savo prekes Lietuvoje penktadienį arba šeštadienį. Šis metodas leidžia mums reguliuoti srautus ir siūlyti klientams fiksuotas, bet lanksčias išvykimo datas (pavyzdžiui, 3 kartus per savaitę). Tai ypač patogu tiems, kurie prekiauja e-parduotuvėse ir turi nedidelius, bet dažnus siuntimus.

5. Ar galima pakeisti krovinio paimimo ar pristatymo vietą jau prasidėjus vežimui?

Tai vienas dažniausiai pasitaikančių klausimų, su kuriuo susiduriu. Atsakymas yra „taip“, bet su tam tikromis sąlygomis. Esu matęs, kaip klientai dėl klaidų užsakymuose ar pasikeitusių aplinkybių prašo nukreipti vairuotoją ne į Vilniaus sandėlį, o, tarkime, į Kauną ar Klaipėdą jau tada, krovinys yra Lenkijoje. Lankstus logistikos partneris gali tai padaryti. Tačiau čia prasideda techniniai niuansai.

Reikia įvertinti kelionijos trukmę, vairuotojo darbo laiką (tachoografo duomenis) ir galimybes užtikrinti, kad krovinys bus pristatytas naujoje vietoje laiku. Jei tai yra dalinis krovinias, pakeisti maršrutą gali būti sudėtingiau, nes turime atsižvelgti į kitų klientų, kurių prekės yra tame pačiame sunkvežimyje, interesus. Tačiau jei tai išskirtinis pervežimas, mes be problemų pakeisiame maršrutą. Svarbiausia čia – operatyvi informacija. Kuo anksčiau apie tai pranešate, tuo mažiau papildomų išlaidų ir rizikos. Mūsų kompanijoje turime dispečerius, kurie dirba 24/7 būtent tam, kad galėtų reaguoti į tokius neplanuotus situacijos posūkius realiu laiku.

6. Kuo skiriasi „Spot“ rinkos kainos nuo ilgalaikių kontraktų, kurie taip pat gali būti lankstūs?

Mano dvidešimtmetis šioje srityje mokėjo vieno: rinka yra gyvas organizmas. „Spot“ rinka (dar vadinama momentine rinka) – tai kainos, kurios formuojamos konkrečiam užsakymui dabar. Jos labai priklauso nuo pasiūlos ir paklausos. Jei Vokietijoje staigiai padidėja pervežimų skaičius (pavyzdžiui, prieš šventes), „spot“ kainos šuoliais kyla aukštyn. Ilgalaikiai kontraktai suteikia stabilumo, bet jie dažnai būna standartesni.

Kur čia yra lankstumas? Geriausios logistikos kompanijos siūlo hibridinį modelį. Mes sudarome ilgalaikę sutartį su fiksuota kaina baziniam krovinio kiekiui, tačiau įtraukiame į ją punktus apie galimybę padidinti apimtis (tą pačia arba artima kaina) arba pasinaudoti papildomais ištekliais. Taip pat, jei jūsų verslas sezoniškas, galime derėtis dėl lanksčių tarifų, kurie keičiasi priklausomai nuo intensyvumo. Tai leidžia klientui nebijoti, kad jam reikės mokėti astronominias kainas, kai jo verslas auga, tuo tarpu ramuoju laikotarpiu jis moko mažiau. Lankstumas šiuo atveju – tai finansinė apsauga ir prognozuojamumas.

7. Kaip „Just-in-Time“ (JIT) principas veikia su lanksčiais terminais ir ar tai saugu?

„Just-in-Time“ – tai vokiškas efektyvumo simbolis. Tai reiškia, kad prekės atkeliauja į gamyklą tik tada, kai jos reikalingos, be sandėliavimo. Tai taupo pinigus, bet didžiausiai padidina riziką. Jei vėluojame valanda, gamykla gali stoti. Ar lankstūs terminai čia padeda? Tikrai taip, bet tik tada, jei lankstumas yra „automatinis“.

Praktikoje tai reiškia, kad mes tūrime turėti rezervines计划 (Plan B). Pavyzdžiui, jei vykstant pagrindiniam sunkvežimiui atsiranda gedimas ar avarija, mūsų sistemos turi nedelsiant paskirti kitą automobilį netoli esančioje bazėje, kad pristatymas ne užtruktų. Lankstumas JIT kontekste nereiškia, kad galime vėluoti – tai reiškia, kad turime alternatyvius sprendimus, kuriuos galime aktyvuoti akimirką. Esu dirbęs su automobilių detalių tiekėjais, kur kiekviena minutė verta tūkstančius. Tokiuose atvejuose lankstumas reiškia ne tik laiko, bet ir maršruto parinkimą – vengiame užtruksančių kelių arba peržengiame standartines normas, kad tik užtikrintume terminą. Tačiau visada patariu klientams tur�ti bent mažą saugos atsargą sandėlyje, nes net ir geriausiai lanksti logistika nugalėti gamtos stichijos negali.

8. Ar lankstūs terminai gali padėti taupyti pinigus, ar tai visada brangu?

Yra gajus mitas, kad lankstumas ir greitis visada kainuoja daugiau. Tai nevisada tiesa. Žinoma, jei jūsų prašote vairuotoją sustoti dešimt vietų Vokietijoje surinkti po vieną dėžutę ir važiuoti tik su jumis, tai brangu. Tačiau strateginis lankstumas gali būti labai ekonomiškas.

Pavyzdžiui, jei jūs sutinkate laukti dieną-ilgą, kad mes užpildytume sunkvežimį (konsolidacija), jūsų kaina už krovinį gali nukristi 30–40 proc. Lyginant su tuo, kad jūsums reikėtų siųsti ne pilną sunkvežimį. Kitas pavyzdys – savaitgalio pristatymai. Jei jūsų sandėlis gali priimti prekes šeštadienį ar sekmadienį, mes galime naudotis mažiau užimtais keliais ir efektyviau planuoti vairuotojų darbo grafikus, kas taip pat gali atspindėti kainoje. Lankstumas – tai ir bendradarbiavimas. Kuo daugiau galimybių mums suteikiate (pvz., laisvesni paimimo/pristatymo langai), tuo mažesnę kainą mes galime pasiūlyti. Tai laimė-laimė (win-win) situacija.

9. Kokius dokumentus reikia parengti, kad pervežimas būtų lankstus ir be problemų?

Dokumentacija yra logistikos kraujas. Norint, kad terminai būtų lankstūs, dokumentai turi būti be galo tvarkingi. Vokietijoje labai griežtai tikrinami CMR sąrašai, prekių deklaracijos (Ex 1, T1), kilmės sertifikatai ir panašiai. Jei dokumentuose yra klaidų, krovinys gali būti sulaikytas pasienyje arba muitinėje, o visi mūsų lankstūs planai išsirutulys į niūrią vėlavimo istoriją.

Kadangi aš dirbu šioje srityje ilgai, visada patariu klientams: „Dokumentus ruoškite ne prieš pat išvykimą, o iš anksto“. Jei planuojame lanksčia siuntą, kuri gali būti paimta vėliau arba pakeista, reikia, kad dokumentai būtų paruošti elektroniniu būdu ir būtų lengvai koreguojami. Šiuolaikinės sistemos leidžia mums gauti duomenis iš kliento (pvz., per EDI arba portalus) iš anksto. Tai leidžia vairuotojui atvykti, įkrauti ir išvažiuoti per 30 minučių. Jei vairuotojas turi laukti, kol klientas parašo CMR ranka arba ieško trūkstamų numerių, mes prarandame tą laiko rezervą, kuria buvome pasirūpinę lankstumui. Taigi, sklandžiai veikianti dokumentų eiga – tai neatsiejama lankstumo dalis.

10. Kaip pasirinkti patikimą pervežėją, kuris tikrai gali pasiūlyti lankstumą, o ne tik žodžius?

Rinktis partnerį logistikoje kaip rinkti gydytoją arba advokatą. Žodžiai „mes esame lankstūs“ yra geros, bet juos reikia įrodyti. Per savo karjerą mačiau daugybę brokerių, kurie žadėja viską, o vėliau pasirodo, kad neturi savo parko arba patikimų partnerių.

Kaip klientas galite patikrinti? Paprašykite konkrečių pavyzdžių.