Lankstūs maršrutai į Vokietiją: Atvykimo laiko derinimas pagal susitarimą

Tarptautinių krovinių pervežimų pasaulyje, ypač kai kalbame apie rinkas kaip Vokietija, laikas yra ne tik pinigai – tai viskas. Per dvidešimt metų, praleistų šioje srityje, mačiau, kaip neapseikojami grafikai griaudėjo didžiausius susitarimus, o pasitikėjimas tarp vežėjo ir siuntėjo nykdavo dėl vienos pavėluotos valandos. Tačiau patirtis moko, kad standartiškumas retai kada veikia idealiai visose situacijose. Čia į žaidimą įžengia lankstumas – ne kaip pasitaikymų ieškojimas, o kaip profesionali logistikos strategija.

Šiame straipsnyje norime su Jumis pasidalinti tai, ką dažnai paliekame už uždarų durų: kaip suformuoti lankstus maršrutus į Vokietiją ir kaip pagal susitarimą derinti atvykimo laiką, kad būtų išvengta nereikalingo streso ir, svarbiausia, neiššoktų iš budžeto. Vokietija – tai šalis, kurios ekonomika remiasi tikslumu, tačiau keliuose vykstančios realijos dažnai primena chaotišką šokį. Mūsų uždavinys – sujungti šiuos du pasaulius.

Įvadas: Kodėl griežtas grafikas ne visada yra geriausias sprendimas?

Vokietija yra viena pagrindinių Lietuvos prekybos partnerių. Kasdien t šalų keliais važiuoja tūkstančiai sunkvežimių, vežančių viską nuo mašinų detalių iki maisto produktų. Dažnai klientai, užsakovę pervežimą, pageidauja griežto pristatymo laiko, pavyzdžiui, „antradienį, 8:00 ryto“. Toks reikalavimas atrodo logiškas – gavėjas rengia savo sandėlio darbus, o siuntėjas nori būti tikras, kad prekės pasieks paskirties vietą laiku.

Tačiau per daugelį metų dirbdamas su vairuotojais ir logistikos centrais Vokietijoje, pastebėjau vieną dalyką: griežtas laikas be atsarginio plano yra receptas katastrofai. Vokietijoje intensyvus eismas, dažnai statomos automagistralių remonto darbų zonos („Baustellen“), o oro sąlygos, ypač žiemą, gali viską sustabdyti. Be to, vairuotojų darbo ir poilsio laiko reglamentai (EC 561/2006) neleidžia vairuotojui tiesiog „pastumti“ valandos, kad atvyktų laiku, jei jis privalo padaryti pertrauką.

Čia įsiveržia lankstūs maršrutai ir atvykimo laiko derinimas pagal susitarimą. Tai nereiškia, kad vežėjas atvyksta tada, kai jam panorės. Tai reiškia, kad abiejų šalių (siuntėjo, vežėjo ir gavėjo) suderintas procesas, leidžiantis koreguoti atvykimo laiką tam tikruose intervaluose, neprarandant efektyvumo. Šis straipsnis paaiškins, kaip tai veikia praktiškai ir kodėl tai apsaugo Jūsų verslą.

DUK (Dažnai užduodami klausimai)

Šioje skyriuje suformavome 10 pagrindinių klausimų, kuriuos dažniausiai gaudavau iš klientų, ir atsakymus į juos, paremtus ilgamete patirtimi. Tai padės Jums suprasti mechanizmą ir pasiruošti bendradarbiavimui su logistikos partneriais.

1. Ką tiksliai reiškia „lankstus maršrutas“ tarptautiniame pervežime?

Lankstus maršrutas – tai tokia pervežimo plano trasa, kuri nėra užšaldyta iki paskutinio kilometro. Standartiniu atveju maršrutas brėžiamas taip: A miestas -> B miestas -> C miestas. Lankstus maršrutas numato galimybę pakeisti trasą arba laiko grafiką atsižvelgiant į dabartinę situaciją kelyje. Pavyzdžiui, jei žinoma, kad kelias A2 ties Hanoveriu uždarytas dėl avarijos, patyręs ekspertas nedelsdamas pakeina maršrutą per A arba B kelią, net jei tai šiek tiek prailgina kelionę. Tai taip pat reiškia, kad tarpinių taškų (pavyzdžiui, muitinės perkraustymo vietų) pasirinkimas gali būti koreguojamas siekiant išlaikyti galutinį terminą. Lankstumas čia – tai gebėjimas adaptuotis, kad krovinys pasiektų tikslą, o ne nejudėtų spąstuose.

2. Kodėl Vokietijoje taip sunku laikytis tikslaus atvykimo laiko?

Vokietija turi vieną tankiausių automagistralių (Autobahn) tinklų pasaulyje, tačiau jis pasižymi ir vienu didžiausių apkrovos lygių. Net ir esant puikiam orui, eismas ties didžiaisiais miestais (Miunchenas, Berlynas, Frankfurtas, Štutgartas) gali būti sustojęs. Prie šio vaizdo pridedame dažnus statybos darbus, kurie Vokietijoje vyksta gana intensyviai ir neretai trunka mėnesiais. Be to, Vokietijoje yra griežti apribojimai sunkvežimių eismui poilsio dienomis ir švenčių metu. Jei Jūsų krovinys turi atvykti prieš šventes, o maršrutas buvo suplanuotas per daug griežtai, netikėta spūstis gali sumušti visus planus. Todėl atvykimo laikas dažniausiai nustatomas kaip laikotarpis (time window), o ne kaip tiksl minute.

3. Kaip „atvykimo laikas pagal susitarimą“ skiriasi nuo „fiksuoto laiko“?

Fiksuotas laikas (Fixed Time) yra rizikingas abiem šalims. Jei vairuotojas atvyksta 15 minučių vėlai, sandėlis gali atsisakyti priimti krovinį, o tai sukelia papildomų išlaidų (stočių mokestis, laukimo mokestis). Atvykimo laikas pagal susitarimą (Agreed Arrival Time) yra bendras susitarimas dėl pristatymo „langų“ arba dinaminio pranešimo. Pavyzdžiui, mes susitariaime, kad krovinys bus atvežtas „prieš 12:00 valandą“, tačiau vairuotojas praneša gavėjui apie tikslią atvykimo valandą likus 4-6 valandų arba kai tik kertą sieną. Tai leidžia sandėlio darbuotojams geriau suplanuoti krovos darbus ir vengti ilgų eilių prie vartų, kai visi sunkvežimiai atvyksta vienu metu 8:00 ryto.

4. Ar lankstesnis maršrutas kainuoja brangiau už standartinį?

Tai vienas dažniausių mitų. Klientai mano, kad jei prašome lankstumo, tai reiškia papildomų paslaugų mokestį. Iš tikrųjų, profesionaliai suplanuotas lankstus maršrutas dažnai būna pigesnis. Kaip? Jei maršrutas yra per daug griežtas, rizikuojame užkliūti už eismo įvykių ir praleisti rezervaciją prie uosto ar sandėlio. Tokiu atveju mokame baudas (demurrage), stovėjimo mokesčius arba brangiai išsinuomomę vietą sandėlyje. Lankstumas leidžia išvengti šių neplanuotų išlaidų. Be to, efektyviai suplanuotas maršrutas su atsižvelgiu į vairuotojo poilsio laiką leidžia taupyti degalus, nes vairuotojas nevaro paskubomis, kad spėtų į neįmanomą terminą.

5. Kaip vairuotojo darbo laikas įtakoja pristatymo laiką?

Tai techninis, tačiau kritiškai svarbus dalykas. Europos Sąjungos reglamentai numato, kad vairuotojas gali vairuoti 4,5 valandas, po to privalo padaryti 45 minučių pertrauką. Po 9 valandų vairavimo jis privalo ilsėtis 11 valandų. Jei Jūsų krovinys turi atvykti ryte, o vairuotojas pradeda važiuoti iš Lietuvos per vėlai, fiziškai jis negalės atvykti laiku ne pažeisdamas įstatymų. Pažeidimai kainuoja milžiniškas baudas (nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų) ir gali lemti vairuotojo kvalifikacijos paėmimą. Derinant atvykimo laiką pagal susitarimą, mes nuo pat pradžių skaičiuojame šias „poilsio“ stabdžius ir nustatome realų, o ne fantastingą atvykimo laiką.

6. Kas nutinka, jei vairuotojas visgi pavėluoja, nors buvo susitarimas?

Logistikoje nėra 100 % apsaugos nuo visų nepriklausomų veiksnių (pavyzdžiui, avarija, užšalusiais ratais, policijos patikra). Jei pavėlavimas įvyksta dėl stichinių nelaimių ar avarijos, ir mes turėjome lankstą susitarimą, bendravimas su gavėju vyksta daug sklandžiau. Gavėjas, žinodamas, kad vežėjas yra patikimas ir laiku informavo apie pavėlavimą, dažniau sutinka priimti krovinį su nedideliu vėlavimu be baudų. Susitarimas čia veikia kaip „draudimas“ – tai abipusis pasitikėjimas, kad, jei įvyksta nesklandumų, abiejų šalių interesai yra apsaugoti, o ne „užkabinami“ baudomis.

7. Kaip technologijos padeda derinti lankstus maršrutus?

Dabar, 21-ame amžiuje, mes nebegyvename be GPS stebėjimo sistemų ir transporto valdymo platformų (TMS). Šios technologijos leidžia mums matyti vairuotojo vietą realiu laiku. Jei matome, kad vairuotojas važiuoja lėčiau negu numatyta dėl sniego, mes nedelsdami pranešame gavėjui Vokietijoje, kad atvykimas gali pavėluoti valanda ar dvi. Gavėjas gali tada perkelti sandėlininką į kitą užduotį ir vėliau sugrąžinti priimti krovinį. Be šių technologijų lankstumas būtų neįmanomas, nes mes tiesiog nežinotume, kas vyksta kelyje, kol nebūtų per vėlu.

8. Ar visi Vokietijos sandėliai priima lankstų atvykimų sistemą?

Ne, ne visi. Yra sandėlių, ypač dideliųjų mažmenininkų arba automobilių pramonės (Just-in-Time gamyba), kurie turi griežtus laiko slotus (Time Slots). Jei atvykstate 15 minučių vėlai, jums reikės laukti kito dienos. Tačiau net ir tokiu atveju, lankstus maršrutas padeda susiderėti dėl geresnio laiko iš anksto. Mūsų uždavinys – surasti tokią maršruto variaciją, kuri leistų atvykti būtent į tą slotą. Jei tai neįmanoma, mes ieškome kompromiso: kartais užsakome vietą laikinam sandėliavimui šalia (Cross-docking), kad vėliau perduoti krovinį be nusiskundimų. Tai dalis mūsų paslaugos, kuri užtikrina sklandų procesą.

9. Ką klientas turi padaryti, kad pasiektų geriausią rezultatą su lankstais maršrutais?

Pagrindinis dalykas – skaidrus ir ankstyvas bendravimas. Klientas turėtų nurodyti ne tik „pristatyti rytoj“, bet ir pateikti realius sandėlio darbo laikus, specialius reikalavimus (ar reikia išankstinio pranešimo, ar yra aukščio apribojimų). Taip pat svarbu suinformuoti apie krovinio specifiką. Jei klientas nuo pat pradžių sako: „Mums svarbu, kad prekės būtų prieš 14:00, bet galime laukti iki 16:00“, tai mums duoda milžinišką laisvę susidoroti su kelio iššūkiais. Kuo daugiau informacijos mes turime iš Jūsų, tuo mažiau Jums teks galvoti apie logistikos rūpesčius.

10. Kokios būtų pagrindinės naudos verslui pasirinkus lankstų maršrutų strategiją?

Pirmiausia, tai ramybė. Verslo savininkas ar logistikos vadovas nemiega su mintimi, ar krovinys nebuvo pasimestas kelyje. Antra, tai piniginės sąnaudų optimizacija – mažiau baudų, mažiau neplanuotų sandėliavimo išlaidų. Trečia, tai geresnės santykių su Jūsų klientais Vokietijoje kokybė. Jei Jūsų produktas atvykta sausiai ir laiku (arba su nedidele, iš anksto suderinta delsa), Jūsų partneriai Vokietijoje vertina Jūsų patikimumą. Lankstumas leidžia išlaikyti aukštą paslaugos lygį net ir esant nepalankioms išorinėms aplinkybėms.

Išvada: Pasitikėjimas – pagrindinis sėkmės elementas

Per daugiau kaip dvidešimt metų šioje srityje supratau vieną paprastą tiesą: geriausia logistika ta, kurią nematyti. Kai krovinys atvykta laiku, kai sandėlis laukia, o visi dokumentai sutampa – niekas nepagalvoja apie sunkvežimius, kelių remontus ar vairuotojo nuovargį. Tačiau šis „nematomas“ procesas yra sudėtingas mechanizmas, kuriam sukti reikalingas ne tik gera technika, bet ir protingas, lankstus planavimas.

Lankstūs maršrutai į Vokietiją ir atvykimo laiko derinimas pagal susitarimą nėra priemonė išvengti atsakomybės. Tai yra aukščiausio lygio profesionalumas. Tai supratimas, kad kelyje vyksta daugiau negu mes matome iš biuro langų. Mes, kaip logistikos ekspertai, imame ant savęs riziką ir stresą, susijusį su kelių situacija, kad Jūs galėtumėt rūpintis savo verslo plėtra, o ne vairuotojo koordinavimu.

Jei planuojate siuntą į Vokietiją, raginu Jus nebijoti kalbėti apie lankstumą. Pasidomėkite, kaip Jūsų partneris planuoja maršrutus. Ar jis tik siūlo kainą, ar jis klauso apie Jūsų poreikius ir siūlo sprendimus, pritaikytus prie realybės? Pasirinkus partnerį, kuris supranta Vokietijos specifiką ir geba derinti laikus pagal susitarimą, Jūs investuojate ne į pervežimą, o į savo verslo stabilumą ir ilgalaikę sėkmę.

Tegul Jūsų krovinių keliai būna saugūs, o laikas – visada Jūsų pusėje, net ir tada, kai kelyje pasitaiko netikėtumų. Mes čia tam, kad padėtume tai užtikrinti.