Kokie dokumentai reikalingi siuntų transportavimui į Vokietiją?

Dirbdamas logistikos ir tarptautinių pervežimų srityje beveik dvi dešimtmetis, esu pamatęs ne vieną kartą, kaip puikiai suplanuota siunta užstringa pasienio punkte arba vėluoja dėl paprastos, bet kritinės klaidos dokumentuose. Vokietija, būdama viena stipriausių Europos ekonomikų ir pagrindiniu Lietuvos prekybos partneriu, pasižymi ne tik didžiule rinka, bet ir griežta, beveok karine tvarka, kurią vokiečiai vadina „Ordnung“. Ši tvarka apima ir dokumentaciją.

Nedaug kas suvokia, kad sėkmingas siuntos pristatymas ne priklauso nuo to, kaip greita važiuoja sunkvežimis, o nuo to, kiek tiksliai ir kokybiškai yra parengti dokumentai. Net jei siunta keliauja tarp Europos Sąjungos valstybių narių, kur formaliai nėra muitinės kontrolės, tinkamai parengti dokumentai yra jūsų „gyvybės draudimas“. Jie užtikrina, kad prekės nebus uždelstos, kad nebus taikomi baudiniai mokesčiai ir, svarbiausia, kad mokėjimas už prekes bus gautas laiku.

Šiame straipsnyje aš, remdamasis ilgamečia patirtimi, išsamiai paaiškinsiu, kokie dokumentai yra būtini, norint saugiai ir efektyviai transportuoti siuntas į Vokietiją. Mes ne tik išvardysime popierius, bet ir panagrinėsime smulkmenas, kurios dažnai užmerkia akis net patyrusiems verslininkams.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

1. Kokie yra pagrindiniai (būtini) dokumentai siuntai į Vokietiją?

Nepriklausomai nuo to, ar transportuojate vieną dėžutę detalių, ar pilną sunkvežimio siuntą (FTL), egzistuoja „Šventoji trejybė“ dokumentų, be kurių negalima važiuoti. Tai yra: komercinė sąskaita-faktūra (Commercial Invoice), pakavimo sąrašas (Packing List) ir vežimo orderis (CMR).

Komercinė sąskaita-faktūra yra pagrindinis finansinis dokumentas. Ji turi būti pateikta net tada, kai siunta keliauja tarp ES šalių, nes ji reikalinga Vokietijos gavėjui PVM mokesčio ataskaitoms (pirkimas iš kitos ES šalies). Pakavimo sąrašas detaliai aprašo fizinę siuntos struktūrą – kiek yra dėžučių, koks jų svoris, kokie yra prekių ženklai ant pakuotės. CMR (Convention relative au contrat de transport international de Marchandises par Route) tarptautinis kelių vežimo orderis yra sutartis tarp siuntėjo ir vežėjo. Jis patvirtina, kad vežėjas perėmė siuntą ir yra atsakingas už jos pristatymą. Be šių trijų dokumentų vokiečių logistikos partneriai arba net gali atsisakyti priimti krovinią, arba tai gali sukelti didelių nesusipratimų pristatymo metu.

2. Kokia turi būti komercinės sąskaitos-faktūros turinys ir struktūra?

Mano praktikoje dažniausiai pasitaiko klaidų būtent šiame dokumente. Komercinė sąskaita-faktūra negali būti „paprasta sąskaita“, kurią išrašote vietiniam klientui. Ji turi atitikti tarptautinius standartus.

Pirmiausia, joje turi būti nurodytos visų šalių kontaktinės informacijos: siuntėjo (jūsų) ir gavėjo (Vokietijoje) pavadinimai, adresai, PVM mokesčio mokėtojų kodai. Jei prekės yra trečiosios šalies (pvz., jūsų siunčiate prekes iš Lietuvos, kurios pagamintos Kinijoje), taip pat reikia nurodyti šalies kilmę.

Antra, prekių aprašymas. Jis negali būti gerais (pvz., „drabužiai“ arba „dalys“). Aprašyme turi būti nurodytas prekės tipas, medžiaga, paskirtis, techniniai parametrai. Muitinės arba mokesčių inspekcijos pareigūnai turi galimybę identifikuoti prekę tik pagal aprašymą.

Trečia, Prekybos sąlygos (Incoterms). Būtina tiksliai nurodyti, kas moka už transportavimą, kuriuo momentu rizika pereina pirkėjui (pvz., EXW, FCA, DAP, DDP). Vokiškas tikslumas reikalauja, kad sąlygos būtų nurodytos su vietovės pavadinimu (pvz., „DAP Hamburg“). Ketvirta, svoris ir bruto svoris, taip pat prekių kodai (HS kodai), nors jie ir ne visada yra privalomi intra-EU siuntoms, tačiau labai palengvina procesą.

3. Ar pakavimo sąrašas (Packing List) yra būtinas, jei aš turiu komercinę sąskaitą-faktūrą?

Taip, absoliučiai būtinas. Daugelis klientų mano, kad sąskaita faktūra užtenka, tačiau tai yra didelė klaida. Komercinė sąskaita faktūra rodo finansinę pusę (ką ir už kiek pirkote), o pakavimo sąrašas rodo loginę ir fizinę pusę (ką fizikai siunčiate).

Įsivaizduokite situaciją: siunčiate 10 padėklų su įvairiomis detalėmis, o sąskaitoje yra 50 eilučių su skirtingomis prekėmis. Be pakavimo sąrašo, sandėlininkas Vokietijoje arba muitinės tarpininkas negalės greitai patikrinti, ar visos prekės iš tiesų yra pakuotėse, ar nėra trūkstamų dalių. Pakavimo sąraše turi būti nurodyta: kiek dėžučių, kiekvienos dėžutės svoris, matmenys, prekių ženklai (markiruotė) ir nuoroda į atitinkamą prekę sąskaitoje. Tai ypač svarbu, jei vyksta krovinio patikra arba kyla ginčų dėl pažeidimo trasoje.

4. Kas yra CMR sąrašas ir kodėl jis yra toks svarbus?

CMR sąrašas yra ne tik „popierius vairuotojui“. Tai yra pagrindinis teisinis dokumentas, reguliuojantis vežimo sutartį. Lietuvoje ir Vokietijoje jis yra privalomas tarptautiniams vežimams.

Svarbiausia, ką turi žinoti kiekvienas siuntėjas: CMR užtikrina atsakomybę. Kai vairuotojas pasirašo CMR sąrašą siuntimo metu, jis patvirtina, kad perėmė krovinį vizualiai tvarkingą būklėje. Jei krovinys atvyksta Vokietijos sandėlį su pažeidimais, CMR sąrašas yra pagrindas reikalauti kompensacijos iš transportavimo kompanijos.

Dėl to būtina užpildyti CMR kuo tiksliau. Prekių pavadinimai turi sutapti su kitais dokumentais. Jei siunta yra brangi, verta apdrausti ir tai pažymėti CMR sąraše (nurodyant vertę). Be to, šiais laikais vis dažniau naudojami elektroniniai CMR (e-CMR), kurie taip pat yra teisiškai galiojantys ir greitina procesą, nes nereikia fiziškai perduoti popieriaus vairuotojui.

5. Ar reikalingi muitinės dokumentai siunčiant siuntas iš Lietuvos į Vokietiją?

Kadangi ir Lietuva, ir Vokietija yra Europos Sąjungos narių, teoriškai tai yra vidinė prekyba, ir muitinės deklaravimas (toks, kaip EX1) nėra būtinas. Sienos kirtimo metu nėra fizinės muitinės kontrolės.

Tačiau čia yra vienas svarbus „bet“. Jei jūsų prekės yra iš trečiųjų šalių (pvz., JAV, Kinija, Turkija) ir jos jau buvo customizuotos Lietuvoje (t.y. sumokėti importo mokesčiai į ES), siunčiant jas į Vokietiją jūs turite turėti įrodymus, kad prekės jau yra ES rinkoje. Tam dažnai naudojamas T2L dokumentas arba įvažiavimo deklaracijos kopija. Be to, jei siunčiate prekes, kurios yra reguliuojamos (pvz., alkoholinės gėrimos, tabakas, arba ginklai), gali reikėti specialių leidimų arba EMCS (Excise Movement Control System) dokumentų, nors tai nėra klasikinis muitinės dokumentas, bet fiskinės kontrolės dokumentas. Taigi, standartinėms prekėms muitinės dokumento nereikia, tačiau „priešistorės“ dokumentacija turi būti tvarkinga.

6. Kas yra EORI kodas ir ar jis reikalingas siunčiant į Vokietiją?

EORI (Economic Operators Registration and Identification) kodas yra unikalus identifikavimo numeris, skirtas ekonominiams subjektams, vykdomiems customo operacijoms. Jei vežate prekes tik tarp ES šalių (Lietuva – Vokietija), EORI kodas formaliai nebūtinas.

Tačiau kaip ekspertas visada rekomenduoju jį tur�ti. Kodėl? Gyvenimas pilnas netikėtumų. Jei dėl techninių kliūčių arba sienos kontrolės krovinys bus sustabdytas ir reikės jo muitinės procedūrų (net laikinų), be EORIO kodo tai bus neįmanoma padaryti greitai. Turint EORI kodą, išvengsite ilgų delayjų ir papildomų išlaidų sandėliavimui muitinėje. Be to, jei ateityje planuosite plėstis ir siųsti prekes į Šveicariją arba JK (kurios ne ES), šis kodas būtinas.

7. Kokius papildomus dokumentus reikia transportuojant specialiuosius krovinius (maistas, chemija, pavojingos medžiagos)?

Specialieji kroviniai visada reikalauja ypatingo dėmesio. Vokietija yra griežčiausia šalis Europoje, kalbant apie saugą ir standartus.

Jei transportuojate maisto produktus, būtinas Sveikatos pažymėjimas (Health Certificate), patvirtinantis, kad produktai atitinka ES maisto saugos reikalavimus. Be to, gali reikėti deklaracijos apie sudėtį ir alergenus.

Jei transportuojate pavojingas medžiagas (ADR), būtinas specialus ADR sertifikatas vairuotojui, taip pat tikslios ADR dokumentacijos (kravinio aprašymas, specialiosios instrukcijos). Vokietijos policija dažnai tikrina ADR siuntas.

Jei prekės yra cheminės medžiagos (industrinės), gali reikėti REACH registracijos numerio arba MSDS (Material Safety Data Sheet) lapų, siekiant įvertinti, ar prekė gali būti importuojama. Neįsivaizduojate, kiek kartų mažos chemijos siuntos buvo sugrąžintos atgal dėl to, kad ant etiketės trūko vokiškų užrašų arba saugos informacijos.

8. Kaip teisingai nurodyti prekių kodus (HS kodus) dokumentuose?

HS kodai (Harmonized System codes) yra skaitmeninė prekės klasifikacija. Nors siunčiant prekes į Vokietiją iš Lietuvos (intra-EU) jie nėra būtini muitų surinkimui, jie yra kritiškai svarbūs dėl dviejų priežasčių: PVM tarifų nustatymo ir statistikos.

Mano patarimas: Nenukrypstate nuo tiesos. Jei nurodysite neteisingą kodą (pvz., apibrėžsite komplektą kaip atskiras dalis, kad sumažintumėte mokesčius arba supaprastintumėte procesą), tai gali būti laikoma mokesčių vengimu. Vokietijos mokesčių inspekcija (Finanzamt) yra labai aktyvi. Jei jie patikrins jūsų PVM deklaracijas ir rastys nesutapimų tarp HS kodų ir faktinės prekės, gresia didelės baudos. Naudokkite oficialų TARIC kodų paieškos portalą arba pasitarkite su customs brokeriu, jei nesate tikri dėl kodos pasirinkimo.

9. Kas yra IOSS numeris ir ar jis reikalingas prekėms siunčiamams į Vokietiją vartotojams (e-commerce)?

Jei esate elektroninės prekybos (e-commerce) pardavėjas ir siunčiate prekes tiesiogiai vartotojams (B2C) į Vokietiją, šis klausimas jums labai svarbus. Nuo 2021 m. įsigaliojo naujos taisyklės.

Jei siuntos vertė neviršija 150 eurų, galite naudoti IOSS (Import One-Stop Shop) numerį. Tai leidžia surinkti VMS (PVM) mokesčius iš pirkėjo parduotuvėje (pvz., „Checkout“ metu) ir sumokėti jį vienoje vietoje (Lietuvoje), o ne registruotis Vokietijoje. Komercinėje sąskaitoje faktūroje turi būti nurodytas IOSS numeris.

Jei siunta brangesnė nei 150 eurų, IOSS netaikomas – tuomet Vokietijos gavėjas turi sumokėti PVM ir importo mokesčius pristatymo metu (dažniausiai per pašto arba kurjerių paslaugas). Šiuo atveju dokumentuose reikia aiškiai nurodyti, kad siunta yra komercinė, o ne dovana, kad būtų tinkamai apmokestinta.

10. Kas nutinka, jei dokumentuose yra klaidų ar jų trūksta?

Tai yra scenarijus, kurį norima išvengti bet kokia kaina. Jei dokumentuose trūksta duomenų arba jie neatitinka realybės (pvz., svoris sąskaitoje skiriasi nuo svorio pakavimo sąraše), Vokietijoje gali įvykti šie dalykai:

1. Delay (vėlavimas). Krovinys gali būti uždelstas sandėlyje kol bus ištaisyti dokumentai. Tai kaina laiko ir pinigų.
2. Baudos. Vokietijos institucijos gali paskirti baudas už neteisingą deklaravimą arba dokumentų stoką.
3. Grąžinimas. Blogiausiu atveju, jei klaidos kritinės (pvz., trūksta leidimų importuoti draudžiamų prekių), siunta gali būti priverčiai grąžinta atsiuntėjo lėšomis.

Todėl prieš išsiunčiant krovinią, visada rekomenduoju dar kartą patikrinti „triple check“ principu: patikrinti, ar duomenys sutampa tarp Komercinės sąskaitos, Pakavimo sąrašo ir CMR. 10 minučių patikrinimas sutaupo valandas ar net dienas nervų vėliau.

Išvada

Transportavimas į Vokietiją – tai ne tik fizinis prekių perkelimas, bet ir precizinis dokumentacijos valdymas. Kaip žmogus, kuris šioje srityje praleido daugiau nei dvi dešimtmetis, galiu drąsiai pasakyti: gerai parengti dokumentai yra pusė sėkmės. Vokiečiai vertina tikslumą, sąžiningumą ir tvarką. Jūsų kompetencija šioje srityje sukuria pasitikėjimą jūsų verslo partneriais.

Nesikliaukite tik ant vairuotojo arba logistikos brokerio. Jūs, kaip siuntėjas, geriausiai žinote, kas keliauja jūsų dėžėse. Užtikrinkite, kad komercinė sąskaita faktūra būtų išsami, pakavimo sąrašas – tikslus, o CMR – pasirašytas sąžiningai.