Kodėl verta rinktis patikimą vežėją: lankstūs išvykimo ir atvykimo laikai kaip sėkmės raktas

Dirbdamas tarptautinių pervežimų srityje beveik dvi dešimtis metų, aš tūkstančius kartų girdėjau vieną ir tą patį klausimą: „Kada būtent vairuotojas atvyks?“. Ir tūkstančius kartų matydamas kliento susirūpinimą, kai atsakymas nebuvo tikslus laikas, o laiko tarpas arba sąlyginė data. Šioje srityje, kaip ir jokiais kita, laikas – tai pinigai, tačiau ilgos patirties metu įsitikinau, kad laiko lankstumas yra kur kas vertingesnis turtas nei netikslus, „mirtinas“ grafikas.

Daugelis klientų, renkantis logistikos partnerį, dažniausiai atkreipia dėmesį į vienintelį kriterijų – kainą. Antras pagal populiarumą kriterijus yra greitis. Tačiau retas kas susimąsto apie tai, kas slypi už tų pažadų: kaip vežėjas tvarko savo grafikus, ką jis daro, kai iškyla nesklandumų, ir ar jis sugebėja elgtis lanksčiai, kai aplinkybės keičiasi. Šiame straipsnyje aš norėčiau pasidalyti savo patirtimi ir paaiškinti, kodėl lankstūs išvykimo bei atvykimo laikai nėra prastas planavimas, o o profesionalumo ir patikimumo ženklas.

Tarptautiniai pervežimai – tai ne paprasta važiavimas iš taško A į tašką B. Tai sudėtingas mechanizmas, kurį veikia šimtai veiksnių: orų sąlygos, kelių darbai, muitinės procedūros, vairuotojų poilsio režimas ir netgi politinės situacijos pasienio punktose. Per 20 metų mačiau, kaip idealiai atrodo planai popieriuje ir kaip jie gyvenime susiduria su realybe. Vežėjas, kuris pasiūlo jums „lankstų“ laiką, nereiškia, kad jis netikslus. Tai reiškia, kad jis atsižvelgia į rizikas, numato rezervus ir yra pasiruošęs spręsti problemas, o ne jas slėpti.

Lankstumas logistikoje reiškia galimybę adaptuotis. Jei vairuotojas užstringa ilgose eilėsese prie Oderso arba Lenkijos-Vokietijos pasienio, patikimas vežėjas nedings ir nebus nepasiekiamas. Jis praneš apie vėlavimą, pakeis maršrutą, jei įmanoma, arba suderins naują atvykimo laiką su gavėju. Tokio elgesio reikšmė negali būti pervertinta. Jis išgelbėja jūsų verslą nuo nereikalingų stresų, sandėliavimo mokestių ir, svarbiausia, prarasto kliento pasitikėjimo.

Šiame straipsnyje mes giliau panagrinėsime, kodėl reikia rinktis partnerius, kurie siūlo ne tik pigias kainas, bet ir protingus, lanksčius grafikus. Mes aptarsime, kaip suprasti transporto proceso subtilybes ir ką tikėtis iš tikrai profesionalios vežimo kompanijos.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kodėl tarptautiniuose pervežimuose taip sunku nustatyti tikslią atvykimo valandą?

Tai vienas dažniausiai kylančių nesupratimų. Keleiviai, naudodami „Google Maps“, įpratę matyti tikslią atvykimo laiką, tačiau krovininių automobilių pasaulis veikia pagal visai kitas taisykles. Pirmiausia, krovininis automobilis negali važiuoti taip pat greitai kaip lengvasis automobilis dėl greičio apribojimų (daugelyje šalių juos riboja iki 80 ar 90 km/h). Antra, ir svarbiausia, yra vairuotojo darbo ir poilsio reglamentai. Europos Sąjungoje griežtai reglamentuojami vairuotojų darbo laikas: po 4,5 valandų vairavimo privaloma padaryti 45 minučių pertrauką, o po 9 valandų vairavimo – 11 valandų poilsio. Jei šis poilsis atsitinka netikėtai (pavyzdžiui, vairuotojas privalo sustoti laiku, kad neviršytų normatyvų), atvykimo laikas stumiamas pirmyn. Be to, visada egzistuoja neprognozuojami faktoriai: avarijos, meteorologinės sąlygos (sniegas, lietus, rūkas), techniniai gedimai ar ilgai trunkantys muitinės patikrinimai. Patikimas vežėjas visada įtrauks šią „saugos juostą“ į savo planus, todėl tiksli valanda dažniausiai nėra įmanoma, o yra tikslus laikotarpis (pvz., „tarp 10:00 ir 14:00 val.“).

2. Kas yra „lankstus išvykimo laikas“ ir ar tai ne reiškia, kad krovinys bus vėluojamas?

Ne, lankstus išvykimo laikas nereiškia vėlavimo. Tai profesionalus planavimas, kuris leidžia vežėjui efektyviau išnaudoti resursus ir užtikrinti, kad krovinys atvyks saugiai. Lankstumas išvykimo metu reiškia, kad vairuotojas gali pradėti maršrutą tada, kai tai yra logiškiausia atsižvelgiant į eismo sąlygas, vairuotojo poilsio režimus ir netankavimo poreikius. Pavyzdžiui, jei krovinys turi būti paimtas ryte, o vairuotojas artėja prie vietos po 11 valandų vairavimo, jam reikia 45 minučių pertraukos. Jei siuntėjas reikalauja griežto išvykimo laiko, vairuotojas gali pažeisti taisykles arba varguoti dėl laiko. Lankstumas leidžia vairuotojui atsipalaiduoti, padaryti reikiamą pertrauką ir tik tada pradėti krovinių įkėlimą. Tai užtikrina, kad toliau kelionė vyks saugiai ir be vėlavimų, nes vairuotojas nebus pavargęs. Taigi, lankstus išvykimas yra investicija į patikimesnį atvykimą.

3. Kaip lankstesni laikai padeda išvengti papildomų išlaidų, tokių kaip sandėliavimo mokestis ar baudos už vėlavimą?

Tai vienas svarbiausių verslo aspektų. Tarkime, jūsų krovinys turi atvykti į sandėlį penktadienį iki 17:00 valandos. Jei pasirinksite vežėją, kuris siūlo „pernelyg griežtą“ grafiką be atsarginio laiko, ir kelyje įvyks nenurodytas trikdys (pvz., 2 valandų eilė prie Lenkijos-Vokietijios pasienio), vairuotojui teks sustoti poilsio pabaigoje, o atvykti jis galės tik pirmadienį ryte. Tai reiškia, kad jūsų prekės praleis savaitgalį sunkvežimyje (jei neleis iškrauti) arba bus iškrautos tik pirmadienį, sukeliant vėlavimo grandinę pirkėjui. Dauguma sandėlių taiko vėlavimo baudas arba papildomus mokestis už užsakymų atšaukimą trumpu notice‘u. Patikimas vežėjas, pasiūlylęs lankstų atvykimo laiką (pvz., „penktadienis / šeštadienis“), gali lengviau manevruoti. Jei jūsų gavėjas sutinka priimti prekes šeštadienį ryte, problema išsprendžiama be jokių baudų. Lankstumas leidžia išvengti „mirtinų“ taškų, kur viena minutės vėlavimas kainuoja tūkstančius eurų.

4. Ar lankstesni laikai yra būdingi tik didelioms logistikos kompanijoms, ar tai gali pasiūlyti ir mažesnės, šeimines įmonės?

Tai priklauso ne nuo įmonės dydžio, o nuo jos kultūros ir vadybos stiliaus. Didžiosios korporacijos dažnai turi standartizuotus procesus, kurie gali būti griežti ir neelastingi – jie veikia kaip biurokratinis aparatas. Mažesnės, šeimines įmonės dažnai gali būti daug lanksčiausios, nes sprendimai priimami greičiau, o ryšiai su vairuotojais yra glaudesni. Asmuo, kuris valdo mažą įmonę, dažnai pats žino kiekvieną vairuotoją asmeniškai ir gali greitai suderinti grafiko pakeitimus. Tačiau čia svarbu ne rinktis bet kokią mažą įmonę, o tokią, kuri turi patirties ir gerą reputaciją. Per 20 metų aš mačiau ir milžiniškus koncernus, kurie elgėsi labai žmogiškai ir lanksčiai, ir mažas „garlaivėlių“ firmas, kurios tiesiog dingdavo su kroviniu. Raktas yra ne dydis, o atsakomybės jausmas ir gebėjimas komunikuoti.

5. Kaip technologijos (GPS stebėjimas, mobiliosios programėlės) padeda užtikrinti lankstumą be pasitikėjimo praradimo?

Anksčiau, prieš technologinę revoliuciją, lankstumas reiškė „nežinomąjį“. Klientas tiesiog laukė skambučio. Šiandien situacija pasikeitė. GPS stebėjimo sistemos leidžia mums matyti automobilio vietą realiu laiku, jo greitį, degalų lygį net ir tai, ar variklis veikia. Tai suteikia klientui ramybės. Mes galime pasakyti: „Matome, kad vairuotojas užstrigo eilėje prie pasienio, tačiau jis juda 5 km/h greičiu, tai reiškia, kad eilė juda. Numatomas atvykimas bus šiek tiek vėliau, bet mes stebime situaciją“. Technologijos neleidžia „pasislėpti“. Jei vežėjas sako, kad laikas yra lankstus, bet matome, kad jis stovi vietoje be priežasties, tai yra signalas. Tačiau dažniausiai technologijos padeda įrodyti, kad vėlavimas yra objektyvus. Tai leidžia klientui irgi būti lanksčiam – kai jis mato, kas tiksliai vyksta, jis labiau supranta ir mažiau stresuoja.

6. Kaip pasirinkti vežėją, jei man reikalingas labai tiksus pristatymas (pvz., „Just-in-Time“ logistika)?

„Just-in-Time“ (JIT) logistika yra aukščiausios klasės ir didžiausios rizikos metodika. Jei jūsų verslas priklauso nuo to, kad detalės atvykia tiesiog į konvejerę be sandėliavimo, tuomet lankstumas tampa kritišku, bet jis turi būti kontroliuojamas. Tokiu atveju negalite rinktis pigiausio pasiūlymo. Jums reikalingas ekspertas, kuris turi ne tik automobilį, bet ir planavimo sistemą. Pasirinkdami vežėją JIT siuntimams, klauskite: ką jie daro, jei vairuotojas susirgo? Ar turi atsarginį vairuotoją tame pačiame regione? Kaip jie seka techninę būklę? Lankstumas čia reiškia galimybę akimirksniu pakeisti planą B. Pavyzdžiui, jei vienas automobilis sugeda, kitas gali perimti krovinią per 2 valandas. Tai kainuoja brangiau, bet užtikrina, kad jūsų gamyba nestos. Taigi, rinkitės vežėją, kuris parduoda ne tik „tonažą“, o sprendimą ir atsakingumą.

7. Kokie yra pagrindiniai signalai, kad vežėjas yra nepatikimas ir jo „lankstumas“ yra tik išsipildymas už prastą darbą?

Yra keletas „raudonų vėliavų“, į kurias turėtumėte atkreipti dėmesį. Pirmasis – tai per daug griežtas ir neįmanomas grafikas, siūlomas už labai mažą kainą. Jei jie pažada, kad atvyks per 24 valandas į atstumą, kurį įveikti realiai reikia 30 valandų (su poilsiais), tai melas. Jie nebus lankstūs, jie tiesiog pažeis taisykles, o tai didina avarijos ir sugedimo riziką. Antrasis signalas – komunikacijos stygius arba vengimas atsakyti į telefoną, kai atvykimo laikas artėja. Trečias – neaiškumas sutartyje dėl vėlavimo pasekmių. Patikimas vežėjas aiškiai parašo, kas nutinka, jei jis vėluoja dėl savo kaltės, ir kas nutinka, jei dėl jėgos majeure (nepaprastųjų aplinkybių). Jei vežėjas sako „mes viską nuspręsime vėliau“ arba „mes visada laiku“, bet nieko nepažada raštu – tai pavojus. Tikras ekspertas žino, kad problemos kyla, ir jis pasiruošęs jas spręsti, o ne užmaskuoti.

8. Kaip muitinės procedūros (TIR, eksportas/importas) veikia laiko lankstumą?

Muitinė – tai didžiausia „juodoji dėžė“ logistikoje. Net ir turint TIR knygę, kuri greitina procesą, gali kilti problemų. Kompiuterinės sistemos gali sugesti, muitininkas gali uždrausti išvykti dėl dokumentų klaidų, arba gali būti atsitiktinis išsami tikrinimas. Aš mačiau atvejus, kai tobulai parengti dokumentai buvo grąžinami vienos mažos klaidėlės dėl, kas užtruko 12 valandų. Vežėjas, kuris pažado tikslią valandą, neatsižvelgdamas į muitinę, klysta. Lankstus vežėjas visada pridės „muitinės buferą“ – papildomą 4-8 valandas prie atvykimo laiko, ypač jei tai yra ne ES šalys (pvz., Jungtinė Karalystė po „Brexit“, Šveicarija, Norvegija ar Balkanų šalys). Jis taip pat užtikrins, kad vairuotojas turi visus dokumentus paruoštas iš anksto, o ne juos surašinėja pasienio punkte, kai eilė jau stovi. Pasirinkdami vežėją, klauskite, ar jis turi patirties konkrečiame muitinės poste, į kurį kelsite krovinį.

9. Kaip sandėlių darbo laikai ir „apointments“ (išankstinės vizitų registracijos) veikia planavimą?

Vakarų Europoje (ypač Vokietijoje, Olandijoje, Anglijoje) be išankstinės registracijos (apointment) vos neįmanoma patekti į didelį sandėlį. Jei vairuotojas atvyksta 15 minučių vėlai, jis gali praleisti savo vizitą ir turėti laukti iki kito dienos (ar net savaitės). Čia lankstumas tampa būtinas ne tik vežėjui, bet ir klientui. Patikimas vežėjas visada primins jums apie šias apointments ir derins su jumis realų atvykimo laiką. Jei jis mato, kad nebespės, jis skambins jums (klientui) arba ekspeditoriui, kad šis galėtų susisiekti su sandėliu ir bandyti atidėlioti vizitą. Jei pasirinksite vežėją, kuris nevertina šio proceso, rizikuojate, kad vairuotojas atvyks, o vartai bus uždaryti. Tai sukelia ne tik vėlavimą, bet ir nereikalingas išlaidas vairuotojo laukimui.

10. Kokius praktinius žingsnius turėtų atlikti klientas, norint užtikrinti, kad pasirinktas vežėjas bus lankstus ir patikimas?

Pirmiausia, nebekilkite į „kaina pirmiausia“ spąstus. Antra, kalbėkite su potencialiu vežėju arba ekspeditoriumi. Paklauskite: „Ką jūs darysite, jei...?“ (pavyzdžiui, jei suges variklis, jei užstrigs pasienyje). Atkreipkite dėmesį į tai, kaip jie atsako. Ar jie tvirtina, kad „tokių dalykų nėra“, ar pateikia veiksmų planą? Trečia, reikalaukite šiek tiek lankstesnio grafiko savo sandėliuose. Jei jūsų gavėjas gali priimti prekes ne tik 10:00, bet ir nuo 8:00 iki 12:00, duokite šią laisvę vežėjui. Tai leis jam išvengti streso ir bėgimo. Ketvirta, įvertinkite istorinius duomenis. Jei dirbate su įmone jau kurį laiką, atsiminkite, kaip jie elgėsi praeityje. Ar jie pranešė apie problemas anksčiau, nei jūs pastebėjote? Ar jie ieškojo sprendimų? Pasitikėjimas statomas per metus, o ne viena sėkminga kelione.

Išvada

Apibendrinus, galima teigti, kad lankstūs išvykimo ir atvykimo laikai nėra kompromisas tarp kokybės ir greičio. Tai yra aukščiausio lygio logistikos paslaugos požymis. Per savo dvidešimt metų šioje srityje esu įsitikinęs, kad blogiausia, kas gali nutikti verslui, yra ne vėluojantis krovinys, o krovinys, kurio vieta nežinoma, o vežėjas nebekalba.