Kelionės trukmės ir išvykimo laikų subtilybės: vadovas klientams

Įvadas

Per dviejų dešimtmečių patirtį tarptautinių pervežimų srityje daugiausia kartų girdėjau vieną ir tą patį klausimą: „Kada kroviniys galiausiai atvyks?“. Atrodo paprasta: žinome atstumą, žinome, kad sunkvežimis važiuoja vidutiniškai 80–90 km/val greičiu, tačiau realybėje logistika yra kur kas sudėtingesnė nei paprasta aritmetika. Kelionės trukmės nustatymas yra sudėtingas procesas, priklausantis ne tik nuo kelių, bet ir nuo tūkstančių kitų veiksnių, kurie susikerta viename taške.

Klientas, užsakantis pervežimą, dažnai mato tik du taškus žemėlapyje – siuntėją ir gavėją. Logistikos specialistas tuo tarpu turi matyti visą maršrutą: muitinės postus, kelio darbus, vairuotojo poilsio režimus, krovininio įmonės darbo laiką ir net orus. Šiame straipsnyje noriu atskleisti, kas tiksliai lemia tai, kiek laiko trunka jūsų krovinys kelionę, ir kodėl išvykimo laikai dažnai keičiasi arba skiriasi nuo pradinių numatymų.

Svarbiausia suprasti, kad tarptautiniame pervežime nėra dviejų vienodų maršrutų. Net jei siunčiate krovinius į tą pačią vietovę kas savaitę, vieną kartą tai gali užtrukti 3 dienas, o kitą – 5. Tai nėra nei vairuotojo, nei logistikos klaida, o logistinių procesų ypatybė. Štai kodėl labai svarbu ne tik tiksliai nustatyti išvykimo laiką, bet ir turėti realių lūkesčių apie atvykimą. Žemiau išsamiai aptarsime visus šiuos aspektus, kad jūsų kompanija galėtų planuoti savo veiklą kuo efektyviau.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kodėl krovinio kelionės trukmė skiriasi nuo paprasto važiavimo laiko automobiliu?

Tai yra vienas dažniausiai pasitaikančių nesupratimų šaltinių. Jei asmeniniu automobiliu nuvažiuoti nuo Vilniaus iki Berlyno užtrunka apie 10–11 valandų, sunkvežimiui tai užtrunka žymiai ilgiau. Priežastis yra ne tik mažesnis vidutinis greitis, bet ir griežti vairuotojo darbo laiko apribojimai.

Europos Sąjungoje galioja griežtos taisyklės, reglamentuojančios vairuotojų poilsį. Vairuotojas gali vairuoti ne ilgiau kaip 4,5 valandas be pertraukos, po kurios privalo padaryti 45 minučių pertrauką. Be to, per parą vairavimo laikas negali viršyti 9 valandų (gali būti pratęstas iki 10 valandų ne daugiau kaip du kartus per savaitę). Po to vairuotojas privalo atlikti 11 valandų nepertraukiamo poilsio. Tai reiškia, kad net ir trumpesniems maršrutams reikalingi naktiniai sustojimai, o kasdieninis važiavimo atstumas retai viršija 600–700 km. Pridėkime prie to krovinio įkrovimo ir iškrovimo laiką, kuris taip pat įtraukiamas į vairuotojo darbo laiką, ir gauname realų paveikslą, kodėl kelionė trunka ilgiau nei atrodo iš pirmo žvilgsnio.

2. Kas yra „konsolidacija“ ir kaip ji veikia išvykimo laiką?

Dauguma smulkių ir vidutinių įmonių neperveža pilnų sunkvežimių krovinių (Full Truck Load – FTL), o pasinaudoja dalinio krovinio pervežimo paslaugomis (Less than Truck Load – LTL). Šiuo atveju jūsų kroviniui reikalinga konsolidacija. Tai procesas, kai viename sunkvežimyje sujungiamos keleto skirtingų klientų siuntos, einančios į panašų geografinį regioną.

Konsolidacija tiesiogiai įtakoja išvykimo laiką. Sunkvežimis negali išvykti tuoj pat, kai tik pasiekiamas jūsų krovinius. Jis turi palaukti, kol bus surenkta visas krovinių kiekis, kad pervežimas būtų ekonomiškas. Šis procesas gali trukti nuo 1 iki 3 dienų, priklausomai nuo maršruto populiarumo ir sezono. Pavyzdžiui, jei krovinys surenkamas terminalo prieš savaitgalį, o vairuotojo poilsio laikas tenka šaliai, išvykimas gali būti nukeltas iki pirmadienio ryto. Tai ne vėlavimas, o planinis logistikos procesas, leidžiantis sumažinti pervežimo kainą klientui.

3. Kaip sezonas metų veikia pervežimo trukmę?

Logistika, kaip ir kiekviena verslo sritis, turi savo aukštumų ir žemumų. Yra laikotarpiai, kai paklausa smarkiai didesnė, o pajėgumai riboti. Pavyzdžiui, rugsėjo–spalio mėnesiais prasideda „aukso sezonas“ prieš Kalėdas, kai visos parduotuvės ir sandėliai stengiasi užpildyti prekes. Tuo metu keliuose sulig smarkiai padidėja sunkvežimių skaičius, kas sukelia spūstis, ypač prie sankryžų ir miestų centrų.

Taip pat reikia atsižvelgti į šalies, į kurią vežama, specifinius sezonus. Pavyzdžiui, vasarą pietų Europos šalyse (Italija, Ispanija) gali būti karščių bangų, draudžiančių transportuoti tam tikrus prekes (pvz., maistą, vaistus) dienos metu be šaldymo, o žiemą Šiaurės šalyse (Suomija, Norvegija) trumpina dieną ir dėl slidžių kelių mažina judėjimo greitį. Taip pat yra reguliariai planuojami kelių remonto darbai, kur vasarą gali uždaryti svarbiausius magistralinius kelius, priversdiančius vairuotojus važiuoti apšliaužiamaisiais maršrutais.

4. Kiek laiko užtrunka muitinės procedūros ir ar jos gali pridėti trukmės?

Jei krovinys keliauja tarp Europos Sąjungos šalių, muitinės kontrolės paprastai nėra, tačiau jei maršrutas eina per trečiąsias šalis (pvz., Jungtinę Karalystę po „Brexit“, Norvegiją, Šveicariją ar Turkiją), muitinė tampa kritiniu tašku.

Net jei visi dokumentai yra tvarkingi, pati procedūra gali užtrukti nuo 1 iki 3 valandų. Tačiau jei dokumentuose yra mažiausia klaida (pvz., neteisingai nurodyta prekės kodą (HS kodas) ar trūksta vieno priedo), krovinys gali būti sulaikytas. Muitinės taisyklės yra griežtos, ir jų pažeidimai gali lemti ne tik valandų, bet ir dienų delsą. Be to, ilgos eilės prie didžiųjų muitinės postų (pavyzdžiui, Calais arba Aachen) yra įprastas reiškinys, ypač atostogų metu. Vertinant kelionės trukmę, visada reikia numatyti laiko rezervą muitinės formalumams.

5. Kodėl išvykimo laikas gali pasikeisti paskutinę minutę?

Net jei logistikos vadybininkas jums patvirtino, kad sunkvežimis išvyks rytoj, situacija gali pasikeisti naktį. Kodėl? Sunkvežimis yra techninis įrenginys, o vairuotojas – žmogus. Gali iškilti techninė gedimas (pūslianti padanga, defekto variklio problemos), kuris sustabdo išvykimą.

Be to, dažnai problema kyla pats patį įkrovos procesą. Jei siuntėjas nėra pasiruošęs laiku – krovinys dar nepakuoštas, vėluoja darbuotojai arba vairuotojas negali patekti į įmonės teritoriją dėl savaitgalio režimo – išvykimas atidedamas. Mūsų sektoriuje vadybininkai stengiasi informuoti apie pokyčius iš karto, tačiau kartais informacija apie gedimą ar vėlavimą pasiekia mus tik tada, kai vairuotojas jau turi būti kelyje. Todėl lankstumas ir supratimas yra labai svarbūs.

6. Kaip įkrovos ir iškrovos laikas („loading/unloading time“) įtakoja galutinį atvykimo laiką?

Dauguma klientų mano, kad vairuotojas atvyksta, užsuka prie rampos, ir per 30 minučių viskas baigiama. Praktikoje tai retai būna taip, ypač su daliniais kroviniais. Terminaluose ar didžiuosiuose sandėliuose vairuotojai dažnai privalo laukti eilėje, kad gautų įkelti ar iškelti krovinius. Standartinis įkrovos laikas gali būti numatytas 2–3 valandoms, tačiau „laukimo laikas“ (waiting time) dažnai viršija šias normas.

Jei vairuotojas praleido 4 valandas laukdamas įkrovos prie vieno kliento, jo 9 valandų vairavimo limitas artėja prie pabaigos. Tai reiškia, kad toliau gali tekti važiuoti lėčiau arba anksčiau sustoti poilsio, kas nukels atvykimą prie gavėjo. Įkrovos/iškrovos lėtumas – tai vienas dažniausių vėlavimų priežasčių, nuo kurios priklauso ne tik šio, bet ir sekančių klientų kroviniai tame pačiame maršrute.

7. Ar galima garantuoti konkretų atvykimo laiką (ETA)?

Trumpas atsakymas: retai kada galima garantuoti 100 % tikslų laiką. Mes naudojame terminą „Expected Time of Arrival“ (ETA) – numatomas atvykimo laikas. Tai yra profesionalė prognozė, remiantis maršrutu, vidutiniu greičiu ir planais. Tačiau tai nėra pažadas.

Yra tam tikrų paslaugų, pvz., „Just-in-Time“ (JIT) pristatymas, kur laikas yra kritiškas. Tokiu atveju kaina yra žymiai aukštesnė, nes pervežėjas turi skirti daugiau resursų (pvz., du vairuotojai viename sunkvežimyje, kad nebūtų stabdoma poilsio), o maršrutas planuojamas itin atidžiai. Standartiniame pervežime (LTL) garantuoti konkretų valandą beveik neįmanoma dėl minėtų veiksnių: konsolidacijos, kelių eismo sąlygų ir kitų klientų įkrovos procesų. Todėl visada rekomenduojama planuoti savo sandėlių darbą su 1–2 dienų laiko rezervu.

8. Kaip vairuotojo poilsio laikas (tahografas) veikia maršrutą?

Tahografas tai yra įrenginys, sekantis vairuotojo veiklą. Jis neleidžia vairuotojui pažeisti taisyklių, tačiau jis taip pat sukuria „fiksuotus“ sustojimus. Vairuotojas negali tiesiog sustoti prie kelio krašto, kai pavargęs – jis turi rasti legalią vietą poilsio (parkingą ar poilsio zoną).

Kartais nutinka taip, kad vairuotojas pasiekia paskirties vietą, tačiau jo poilsio laikas jau prasidėjo (pavyzdžiui, jau vairavo 9 valandas). Pagal taisykles, jis negali įvežti krovinius į rampą ir pradėti iškrovos, kol nepasibaigs 11 valandų poilsio. Tai gali atrodyti keista – sunkvežimis stovi prie vartų, bet niekas nebedirba. Tačiau tai yra įstatymas, už kurio pažeidimą keliaujančiai įmonei gresia dideli baudos. Todėl kartos krovinys, atvykęs vakare, gali būti iškrautas tik ryte.

9. Kaip techniniai gedimai ar nelaimingi atsitikimai keičia planus?

Nors mes to nenorime gyventi, techniniai gedimai yra neišvengiama transporto pramonės dalis. Pūslianti padanga gali užtrukti keletą valandų keičiant, o rimtas variklio gedimas gali paralyžiuoti transportą visai dienai ar reikalauti krovinio perkrovimo į kitą sunkvežimį (transhipment), kas yra brangu ir ilgai trunka.

Taip pat eismo įvykiai, kuriuose sunkvežimis nedalyvauja, tačiau juose susidaro spūstys (pvz., automobilio avarija automagistralėje), gali sustabdyti sraustą valandoms. GPS stebėjimo sistemos leidžia mums matyti, kad sunkvežimis nejudėja, tačiau mes negalime pakeisti kelių situacijos. Tokiu atveju vadybininkas turi skubiai perplanuoti maršrutą arba informuoti klientą apie vėlavimą. Tai yra vienas labiausiai stresinių momentų mūsų darbe, tačiau patirtis leidžia mums spręsti šias problemas efektyviai.

10. Kaip klientas gali padėti užtikrinti greitesnį pristatymą?

Kliento vaidmuo čia yra labai svarbus. Greičiausias būdas užtikrinti sklandų procesą yra tikslumas. Pirmiausia, dokumentacija. Jei prekės keliauja už ES ribų, visi muitinės dokumentai turi būti pateikti iš anksto ir be klaidų. Antra, pasiruošimas įkrovai. Jei vairuotojas atvyksta ir turi laukti, kol bus paruoštas krovinių sąrašas (packing list) ar kol bus surinkta prekė, prarandamas brangus laikas.

Trečia, lankstumas. Jei klientas gali priimti krovinį vėliau arba anksčiau, tai leidžia vairuotojui geriau planuoti savo poilsio laiką ir išvengti skubėjimo, kuris dažnai veda pažeidimų prie eismo taisyklių. Bendradarbiavimas ir atviras ryšys su logistikos vadybininku leidžia išvengti 90 % nereikalingų vėlavimų.

Išvada

Apibendrinant, kelionės trukmė ir išvykimo laikai nėra statiniai dydžiai – tai gyvas, dinamiškas procesas, priklausantis nuo daugelio kintamųjų. Nuo mano daugiau kaip 20 metų patirties galiu pasakyti, kad idealus pervežimas – tai retas malonumas, o odisė su smulkių nukrypimų – tai kasdienybė. Suprantant mechanizmus, kurie slypi už maršruto – vairuotojo režimai, konsolidacija, muitinė ir techninė būklė – klientai gali formuoti realius lūkesčius.

Nerimą keliantis vėlavimas dažnai yra nekompetencijos, o sudėtingų sąlygų rezultatas. Geriausias būdas užtikrinti savo verslo sklandumą yra ne tik stebėti krovinio statusą, bet ir turėti patikimą partnerį, kuris sugebės operatyviai reaguoti į iššūkius ir informuoti apie juos iš anksto. Logistika ne tik vežia prekes – ji jungia žmones, rinkas ir verslus, o šio ryšio stiprumas priklauso nuo supratimo ir kantrybės abiejose pusėse.