Kelionė į Vokietiją: ar įmanoma užsisakyti paskutinę minutę?

Vokietija jau dešimtmečiais yra viena pagrindinių Lietuvos prekybos partnerių ir neatsiejama dalis mūsų eksporto bei importo grandinėlės. Kasdien tarp šalių važiuoja tūkstančiai sunkvežimių, kurie veža viską – nuo mažmeninės prekybos prekių iki sudėtingų industrinių įrengimų. Dirbdamas šioje srityje beveik dvidešimt metų, esu girdėjęs tūkstančius istorijų ir dažnai tenka susidurti su viena ir ta pačia panika sukeliančia situacija: klientas skambina ir klauso, ar įmanoma organizuoti kelionę (krovinių pervežimą) į Vokietiją „vakar“, t. y. paskutinę minutę.

Atsakymas į šį klausimą nėra tiesioginis „taip“ ar „ne“. Jis yra sudėtingesnis ir priklauso nuo daugelio veiksnių, su kuriais susiduria kasdieninėje logistikoje. Šiame straipsnyje noriu pasidalinti savo patirtimi, paaiškinti, kaip veikia skubios siuntos organizavimo mechanizmas, ką reiškia „paskutinė minutė“ transporto versle ir ką klientas turi žinoti, norėdamas, kad jo krovinys pasiektų paskirties vietą laiku.

Logistika – tai ne tik fizinis pervežimas, tai ir tikslus planavimas, tačiau gyvenimas yra neprognozuojamas. Gali nutikti gamybos stabdymai, staigūs sutartys ar neteikti užsakymai, kuriuos reikia įgyvendinti iš karto. Tokiais atvejais rinka vadinama „Spot“ rinka, t. y. momentinių užsakymų rinka. Čia kainos gali svyruoti, o pasiekiamumas – keistis iš valandos į valandą. Visgi, dėl didelio Lietuvos ir Vokietijos integracijos, transporto jungtys yra vienos geriausių Europoje, kas suteikia mums nemažai privalumų sprendžiant skubius uždavinius.

Svarbu suprasti, kad kai kalbame apie paskutinės minutės užsakymą, mes nekalbame apie stebuklus. Mes kalbame apie efektyvų išteklių valdymą, greitą sprendimų priėmimą ir tikslų žinių apie rinkos situaciją naudojimą. Toliau nagrinėsime dažniausiai užduodamus klausimus, kur padės sužinoti, kaip veikia ši procesas ir ką tikėtis, kai laikas spaudžia.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Ar iš viso įmanoma rasti sunkvežimį Vokietijai kryptimi per 24 valandas ar mažiau?

Absoliučiai įmanoma. Vokietija yra pagrindinis logistikos centras Europoje, o maršrutai iš Lietuvos yra vieni intensyviausių. Kiekvieną dieną šiuo maršrutu važiuoja šimtai vairuotojų. Rasti transportą per 24 valandas ar netgi tą pačią dieną yra realu, ypač jei kalbame apie standartinį 13,6 metro tentinį sunkvežimį (tentas) ar šaldytuvą. Tačiau čia prasideda esminis „bet“. Rasti transportą nėra tas pats kas jį užtikrinti. Jei kalbame apie pilną mašinos užkrovimą (FTL – Full Truck Load), reikia surasti vairuotoją, kuris ne tik yra tinkamoje vietoje, bet ir turi laisvų valandų vairuotojo darbo laiko (tachografas), kad galėtų pradėti kelionę nedelsiant. Be to, jei užsakymas ateina pietų metu, o vairuotojas jau planavo naktį ilsėtis, fizinis įgyvendinimas gali užtrukti iki ryto. Taigi, įmanoma, bet tai reikalauja aktyvaus paieškos darbo ir lankstumo.

2. Ar skubus užsakymas kainuoja brangiau nei planinis?

Taip, beveik visada. Transporto rinka veikia pagal paklausos ir pasiūlos principą. Planinis pervežimas, kuriam sutartys sudaromos mėnesiais ar savaitėmis iš anksto, turi fiksuotas arba labiau prognozuojamas kainas. Skubus užsakymas (Spot rinka) yra situacija, kai pervežėjas turi perorganizuoti savo maršrutą, nukrypti nuo planuoto kelio arba grįžti tuščia mašina (tuščiasis reisas), kad pasiimtų jūsų krovinį. Visos šios išlaidos – kuras, vairuotojo viršvalandžiai, galimai praleistas kitas užsakymas – yra įskaičiuojamos į galutinę kainą. Taip pat, kai laikas trumpa, pervežėjai žino, kad klientas neturi laiko derėtis, todėl kaina gali būti „premjuminė“. Tačiau, pasinaudojus dideliais krovininių mainų portalais, kartą pavyksta rasti ir vairuotoją, kuris tiesiog nori užsidirbti grįžtant namo, ir tada kaina gali būti netgi įtempta.

3. Kokius dokumentus reikia paruošti, kad krovinys išvyktų skubiai?

Tai vienas kritiškiausių momentų. Dažnai klientai galvoja, kad suradęs mašiną, problema išspręsta, bet tai tik pusė darbo. Jei dokumentai nėra tvarkingi, mašina stovės pasienyje arba sandėlyje. Skubiam pervežimui būtina turėti: prekių prekybos invoice (sąskaitą-faktūrą), pakavimo sąrašą (packing list), jei reikia – EX1 (eksporto deklaraciją), specialias leidimas (pvz., ADR pavojingiems kroviniams, fitosanitarinius pažymėjimus maistui). Esu matęs situacijų, kai mašina stovėjo prie sandėlio dvi valandas, kol klientas siuntė trūkstamus dokumentus el. paštu. Norint išvykti paskutinę minutę, visi dokumentai turi būti parengti ir patikrinti dar prieš ieškant vairuotojo. Šiuolaikinės sistemos leidžia pateikti CMR krovinio kvitą elektroniniu būdu, kas taip pat sutaupo laiko, bet pagrindiniai duomenys apie siuntą turi būti tikslūs iš karto.

4. Kokios yra skubaus pervežimo rizikos?

Skubus pervežimas visada susijęs su didesne rizika. Pirmiausia – tai techninės būklės rizika. Kai reikia važiuoti greičiau arba imti maršrutą, kuris nėra toks patogus, didėja pavojus, kad mašina gali sugesti. Antra, tai vairuotojo nuovargis. Jei vairuotojas iš karto po ankstesnio užsakymo imasi skubaus, jis gali būti pavargęs, o tai saugumo klausimas. Trečia, dėl skubos gali nukentėti krovinio įkėlimo kokybė – jei visi skuba, krovinys gali būti užfiksuotas (ufiksuotas) nekokybiškai, kas vėliau gali lemti prekių pažeidimą kelionės metu. Taip pat yra rizika, kad dėl nestandartinio laiko gali neveikti gavėjo sandėliai Vokietijoje (pvz., jei atvykstate naktį ar švenčių metu), ir mašina liks stovėti laukiant iškrovimo.

5. Ar skubiau organizuoti pilną mašinos krovinį (FTL) ar dalinį (LTL)?

Jei jūsų tikslas – greitis, tuomet pilna mašina (FTL) visada laimi. Kai užsakote pilną sunkvežimį, jis važiuoja tiesiai iš siuntėjo prie gavėjo be sustojimų (išskyrus vairuotojo poilsį). Maršrutas yra optimalus. Dalinis krovinys (LTL – Less than Truck Load) reiškia, kad mašina rinks kitus krovinius iš skirtingų siuntėjų ir važiuos į terminalą, kur kroviniai bus persortuojami. Tai užtrunka daugiau laiko – papildomi įkrovimai, iškrovimai, terminalo apdorojimas. Jei reikia vežti dalinį krovinius skubiai, reikia ieškoti „direct“ (tiesioginio) krovinio, kur mašina jau turi dalį vietos, bet dar nebuvo pilnai užpildyta ir važiuoja į reikiamą regioną. Tačiau tokius variantus rasti paskutinę minutę yra kur kas sunkiau nei standartinį LTL.

6. Ar diena, kai užsakote, turi įtakos galimybei išvykti?

Turi didžiulę įtaką. Transporto versle yra vadinamosios „pietų“ taisyklės. Jei užsakymate prieš 10:00 ar 11:00 valandą ryte, yra didelė tikimybė, kad vairuotojas spės atvykti įsiimti krovinio tą pačią dieną ir išvykti. Jei skambinate po 14:00 valandos, situacija pasikeičia. Dauguma vairuotojų jau yra pasiruošę nakvynei (poilsio laikui) arba jau yra prie sandėlių, kurie užsidaro 16:00 ar 17:00 valandą. Tuomet tikimybė išvykti tą pačią dieną staiga sumažėja, ir dažniausiai tenka planuoti išvykimą ankstyvą ryto kitą dieną. Taip pat svarbu savaitės diena – penktadienį popietę organizuoti skubų pervežimą yra sunkiau dėl to, kad vairuotojai nenori praleisti savaitgalio Vokietijoje be darbo, o sandėliai dažnai dirba sutrumpintą darbo laiką.

7. Kaip geografinė Vokietijos vieta veikia skubos kainą ir laiką?

Vokietija didelė šalis. Jei reikia vežti į vakarinę dalį (pvz., į Šiaurės Reinas-Vestfalija – Kelno, Diuseldorfo regioną) arba į pietus (Miunchenas, Niurnbergas), kelionės trukmė bus ilgesnė nei į rytus ar šiaurę (Berlynas, Hamburgas). Skubant, kaina gali priklausyti nuo to, ar mes galime surasti vairuotoją, kuris jau yra tame regione arba jo apylinkėse. Jei reikia vežti į atokų Bavarijos kaimą, kur nėra didelių magistralių, tai užtrunka ilgiau ir gali kainuoti brangiau dėl nukrypimo nuo pagrindinių kelių. Logistikos centrai, tokie kaip Frankfurtas ar Hamburgas, yra lengviau pasiekiami, todėl ten skubaus pervežimo organizavimas dažniau būna pigesnis ir greitesnis.

8. Ar įmanoma skubiai pervežti nestandartinius ar pavojingus krovinius?

Tai yra didžiausias iššūkis. Standartinis Europos palečių krovinys (paletės) yra lengviausiai pervežamas. Bet jei kalbame apie ADR (pavojingas medžiagas), šaldymo režimą, permatomus krovinius ar ypatingų matmenų siuntas (Overweight/Oversized), tai viską keičia. Pavojingų krovinių vairuotojai turi specialius pažymėjimus, o mašinos – specialią įrangą. Tokių mašinų rinka yra daug siauresnė. Surasti ADR mašiną paskutinę minutę yra kur kas sunkiau nei paprastą tentą. Tas pats galioja ir šaldytuvus – jei reikia nustatyti -25 laipsnių temperatūrą, o mašina buvo paruošta +5 laipsniams, reikia laiko, kad ji „atvėstų“. Skubus nestandartinio krovinio pervežimas reikalauja ne tik laiko, bet ir labai tikslios techninės informacijos.

9. Ką daryti, jei krovinys vėluoja, o jis labai skubus?

Jei suprantate, kad planinis krovinys vėluos arba situacija tapo kritiška, nedelskite susisiekę su logistikos brokeriu. Kuo anksčiau mes žinome apie problemą, tuo didesnė tikimybė išspręsti ją be didelių nuostolių. Kartais vienintelis sprendimas yra pakeisti pervežėją viduryje kelionės (t. y. perkrauti krovinį į kitą mašiną), tai vadinama „transshipment“. Tai brangu ir nepatogu, bet jei prekės reikalingos gamybai rytoj, tai gali būti vienintelis išsigelbėjimo būdas. Taip pat, jei žinote, kad krovinys skubus, praneškite apie tai gavėjui Vokietijoje iš karto. Vokiečiai labai mėgga tvarką (Ordnung), ir jei jiems nepranešate apie vėlavimą ar staigų atvykimą, jie gali tiesiog atsisakyti priimti krovinį, kas sukels papildomą stresą ir išlaidas.

10. Ar verta rizikuoti ir laukti pigesnės kainos, kai laikas spaudžia?

Mano patarimas kaip eksperto: ne. Jei laikas yra kritinis (pvz., gamybos linija stovi, arba sutartyje nurodytos didelės delspinigiai už vėlavimą), kainos ieskojimas yra žaidimas su ugnimi. Skubaus pervežimo kaina formuojasi pagal tai, kas yra pasiekiamas dabar. Jei pradėsite siųti užklausas dešimčiai brokerių ir laukti, kas pasiūlys pigiau, galite praleisti tą vienintelę mašiną, kuri buvo pasiekiama. Pigesnė kaina dažnai reiškia, kad mašina yra toliau, arba kad brokeris turi mažiau patirties ir gali padaryti klaidą dokumentuose. Skubos atveju kokybė, patikimumas ir, svarbiausia, greitis yra vertinami aukščiau nei kaina. Sutaupyti 50 eurų, bet praleisti terminą, kuris kainuoja tūkstančius, – tai ne logistika, o prarasta galimybė.

Išvada

Kelionė į Vokietiją paskutinę minutę yra sudėtingas, bet visiškai įgyvendinamas uždavinys, jei jis tvarkomas profesionaliai. Kaip žmogus, kuris praleido dešimtmetį šiuose maršrutuose, galiu pasakyti, kad Vokietija yra viena patikimiausių ir geriausiai organizuotų rinkų, kas leidžia mums efektyviai spręsti net ir pačias sudėtingiausias situacijas. Sėkmė priklauso ne tik nuo to, ar yra laisva mašina, bet ir nuo dokumentų tvarkos, realaus termino vertinimo ir atviro bendravimo tarp kliento ir pervežėjo.

Nepaisant to, visada rekomenduoju planuoti iš anksto. Planinis pervežimas visada yra pigesnis, ramesnis ir mažiau rizikingas. Tačiau jei jums tenka susidurti su skubu, raskite patikimą partnerį, kuris turi platų pervežėjų tinklą ir geba greitai reaguoti. Logistika – tai ne tik fizinis judėjimas, tai ir informacijos bei sprendimų greitis. Tikiuosi, šie patarimai padės jums jaustis ramiau, kai kitą kartą reikės siųsti ką nors svarbaus į Vokietiją ir laikas bus ribotas.