Kasdieniai reisai į Vokietiją: Efektyvus tvarkaraščių planavimas ir logistika internetu

Įvadas

Per pastaruosius du dešimtmečius, dirbdami tarptautinių krovinių pervežimų srityje, mes turėjome galimybę stebėti, kaip vystosi logistika Lietuvos ir Vokietijos kryptimis. Vokietija visada buvo ir išliks viena pagrindinių Lietuvos prekybos partnerių, o tai reiškia, kad krovinių srautai šia kryptimi yra itin intensyvūs. Anksčiau, kai pradėjau savo veiklą, susisiekti su vežėju reikėdavo telefonu, užtrukdavo valandas, kol gaudavote informaciją apie vairuotojo vietą ar galimą išvežimo datą. Šiandien situacija pasikeitė drastiškai – technologijos įgavo tokią greitį, kad kasdieniai reisai į Vokietiją bei jų tvarkaraščiai internetu tapo ne tik papildoma paslauga, o o būtinybe.

Kasdieniniai reisai į Vokietiją suteikia verslui nepalyginamą lankstumą. Tai reiškia, kad jums nereikia kaupti didelių krovinių partijų ir laukti savaitėmis, kol pilnai užsipildys sunkvežimis. Galite siųsti prekes mažomis partijomis kasdien, kas leidžia optimizuoti sandėliavimo kaštus ir greičiau reaguoti į klientų užsakymus. Tačiau patogumas naudotis internetinėmis sistemomis atneša naudos tik tada, kai suprantate, kaip ši sistema veikia iš vidaus.

Šiame straipsnyje mes pasidalinsime savo patirtimi ir paaiškinsime, kaip efektyviai naudotis kasdieniniais reisais į Vokietiją, kaip skaityti ir suprasti tvarkaraščius internetu, ir ką tiksliai reiškia „kasdieninis reisas“ logistikos profesionalo akimis. Mūsų tikslas – padaryti taip, kad jūsų prekės pasiektų paskirties vietą laiku, o bendradarbiavimas su logistikos partneriais būtų sklandus ir suprantamas.

DUK (Dažnai užduodami klausimai)

1. Ką tiksliai reiškia „kasdieniai reisai“ ir kaip tai veikia praktiškai?

Dažnai klientai, matydami skelbimą apie „kasdieninius reisus“, įsivaizduoja, kad kiekvieną dieną tam tikrą valandą tiesiog atvažiuoja tuščias sunkvežimis prie jų durų ir pasiima krovinius. Realybėje, ypač dirbant su tokiomis šalimis kaip Vokietija, procesas yra šiek tiek sudėtingesnis, bet kur kas efektyvesnis. Kasdieniai reisai (angliškai vadinami „daily departures“ arba „line transport“) reiškia, kad transportavimo kompanija turi fiksuotą tvarkaraštį, pagal kurį kroviniai išvyksta iš Lietuvos (arba atvyksta iš Vokietijos) kiekvieną darbo dieną, o dažnai ir savaitgaliais.

Praktiškai tai atrodo taip: visi kiti klientų užsakymai, gauti tam tikrame laiko tarpavyje (pavyzdžiui, iki 12:00 valandos dieną), yra sukoncentruojami vienoje ar keliuose sandėliuose. Ten vyksta krovinių konsolidacija – procesas, kurio metu mažesnės siuntos iš skirtingų siuntėjų sujungiamos į vieną visą sunkvežimį. Vakare (pavyzdžiui, nuo 18:00 iki 22:00 valandos) sunkvežimis išvyksta į Vokietiją. Dėl to, kad reisai vyksta kasdien, klientas, praleidęs siuntą šiandien, gali būti tikras, kad ji bus išsiųsta jau rytoj. Tai užtikrina nuolatinį prekių srautą be „pertraukų“, kurios būdingos retesniems, „užsakomiesiems“ reisams.

2. Kur rasti patikimą ir išsamų tvarkaraštį internetu, ir ką jame reikėtų ieškoti?

Internete yra daugybė skirtingų platformų, tačiau ne visos teikia tikslią informaciją realiu laiku. Patikimiausias šaltinis yra oficiali jūsų pasirinkto logistikos partnerio svetainė. Profesionalios transportavimo įmonės savo svetainėse talpina ne tik grafikus, bet ir interaktyvius formą, leidžiančią patikrinti galimybes.

Ieškodami tvarkaraščio internetu, atkreipkite dėmesį į keletą kritinių detalių. Pirmiausia, tai „Cut-off time“ – paskutinė užsakymo pateikimo valanda, kad krovinys spėtų būti pakrautas į tą dieną planuojamą reisą. Antra, tranzito laikas (Transit time). Nenukrypstate nuo tiesos, jei manote, kad kelionė į Berlyną trunka 15 valandų, tačiau logistikoje reikia atsižvelgti į vairuotojų poilsio režimus, krovininio įrengimo (keltuvų) darbo laiką ir galimas eismo užstatas. Trečia, atvykimo laikas (ETA) į galutinį sandėlį Vokietijoje arba išvežimo laikas iš ten. Tvarkaraštyje taip pat turėtų būti nurodyta, ar tai yra tiesioginis reisas, ar jame yra tarpinių sustojimų (konsolidacijos taškų), kas gali šiek tiek prailginti pristatymą, bet sumažina kaštus.

3. Ar kasdieniai reisai tinka tik mažiems kroviniams (LTL), ar ir dideliems (FTL)?

Tai vienas dažniausių kliūčių, kylančių tiekėjams. Yra paplitęs mitas, kad kasdieniniai reisai skirti tik tada, kai reikia pergabenti kelias paletes. Tačiau, remiantis mano daugelio metų patirtimi, ši sistema yra universali. Žinoma, kasdieniai reisai yra idealūs daliniams kroviniams (LTL – Less than Truckload), kai vieno kliento prekės neužpildo viso sunkvežimio. Tokiu atveju mokate tik už užimamą vietą ar svorį, o likusią sunkvežimio dalį užpildo kiti klientai.

Tačiau kasdieniai reisai taip pat puikiai veikia ir pilniems kroviniams (FTL – Full Truckload). Jei jūsų siunta užpildo visą sunkvežimį, galite užsisakyti vietą kasdieniame reise kaip „dedikuotą“ transportą. Tai reiškia, kad nors sunkvežimis važiuoja pagal fiksuotą grafiką, jis yra skirtas tik jums. Tokio pasirinkimo privalumas – greitas išvykimas (nereikia laukti, kol susirinks grupinis krovinys) ir užtikrintas pristatymo laikas, nes vairuotojas nenusisuka į kitų klientų paėmimus. Be to, dėl didelio reisų dažnio, net ir iškilo staigus poreikis pergabenti pilną sunkvežimį, transportavimo kompanija gali skirti jums techninę priemonę be ilgos laukimo eilės.

4. Kaip technologijos ir internetinės sistemos padeda sekti krovinius realiu laiku?

Prieš 20 metų klausimas „kur dabar yra mano krovinys?“ reiškė, kad dispečeris turi paskambinti vairuotojui, kuris gali būti važiuojantis, o tai draudžiama, arba laukti, kol jis prisiskambins. Šiandien GPS ir telematinės sistemos yra standartas. Naudojantis tvarkaraščiais internetu, jūs dažnai gaunate galimybę stebėti savo krovinią realiu laiku per specialią platformą arba mobiliąją programėlę.

Tai ne tik leidžia matyti geografinę padėtį, bet ir duoda techninius duomenis: kuro lygį, vairuotojo pavargimo režimą (tachografo duomenis) ir netgi temperatūrą, jei vežamas šaldytas krovinys. Kai užsakydami reisą internetu gaunate sekimo numerį arba prisijungiate prie kliento portalo, matumė būsenas, pvz., „Sandėlyje“, „Keliama“, „Tranzite“, „Customs“ (jei reikalinga), „Pristatyta“. Šis skaidrumas leidžia jums tiksliai planuoti savo gamybos procesus ar sandėlio darbuotojų grafikus, nes tiksliai žinosite, kada reikės iškrauti prekes. Išmaniosios technologijos taip pat siunčia pranešimus el. paštu arba SMS, kai krovinys pasiekia paskirties vietą, kas sumažina komunikacijos trūkčiojimus.

5. Kokius dokumentus reikia parengti, norint naudotis kasdieniniais reisais, ir ar tai galima padaryti elektroniniu būdu?

Dokumentacija yra logistikos kraujas. Nors kelias Vokietija-Lietuva yra ES viduje ir dažniausiai nereikalauja muitinės formalumų (išskyrus specialius atvejus, pvz., alkoholį ar tabaką), teisingai parengti dokumentai yra būtini sklandžiam pristatymui. Pagrindinis dokumentas yra CMR važtaraštis. Anksčiau reikėjo spausdinti kelis lapus, pasirašyti ir perduoti fiziškai.

Šiandien, naudojantis moderniomis internetinėmis sistemomis, viskas daroma elektroniniu būdu (e-CMR). Užpildę užsakymo formą internetu pagal tvarkaraštį, jūs įkeliate prekių sąrašą (packing list) ir PVM sąskaitas-faktūras. Sistema automatiškai sugeneruoja CMR važtaraštį, kurį vairuotojas pasirašo elektroniniu rakteliu arba telefonu, o tuoj pat patvirtinimas atsiduria jūsų el. pašte. Tai ne tik tausoja mišką (mažiau popieriaus), bet ir išvengia klaidų, susijusių su rankraščiu. Be to, Vokietijos klientai vis dažniau reikalauja, kad dokumentai būtų pateikti elektroniniu būtu prieš pat arba iš karto po iškrovimo, kad galėtų greičiau apdoroti mokėjimus. Pasiruošimas šiems reikalavimams iš anksto užtikrina, kad jūsų krovinys nebus „įstrigęs“ sandėlyje dėl trūkstamų popierių.

6. Kokie yra pagrindiniai Vokietijos logistikos centrai, į kuriuos važiuoja kasdieniai reisai?

Vokietija yra didelė šalis, ir „reisai į Vokietiją“ yra labai plati sąvoka. Profesionaliai planuodami logistiką, reikia žinoti ne tik šalį, bet ir konkretų regioną. Dauguma kasdieninių reisų iš Lietuvos yra nukreipti į pagrindinius ekonominius centrus. Svarbiausi iš jų yra: Miunchenas (Bavarija), Štutgartas (Badenas-Viurtembergas), Frankfortas prie Maino (Hesenas) ir, žinoma, Berlynas bei Hamburgo uostas.

Tvarkaraščiuose internetu dažnai galima rasti atskirus grafikus šiems regionams. Pavyzdžiui, reisas į Miuncheną gali trukti ilgiau dėl didelio atstumo, tačiau dėl didelio rinkos potencialo jis gali vykti net du kartus per dieną (su skirtingais vairuotojais). Hamburgo kryptis ypatinga dėl jūrų uosto – ten dažnai vyksta krovinių pervežimas iš jūrų konteinerių į sunkvežimius (arba atvirkščiai). Suprasdami, į kurį konkretų Vokietijos rajoną keliauja jūsų prekės, galite tiksliau įvertinti pristatymo terminus. Jei jūsų klientas yra mažame miestelyje toli nuo autostrados, reikėtų atsižvelgti į „last mile“ (paskutinio kilometro) pristatymo laiką, kuris gali pavėluoti lyginant su pristatymu dideliame logistikos mazge.

7. Kaip kainos formuojamos naudojant kasdieninius reisus, ir ar tai brangiau už užsakomąjį transportą?

Kainodara logistikoje yra lanksti ir priklauso nuo daugelio veiksnių. Dažnai klientai mano, kad „kasdieninis reisas“ yra kaip autobusas – perkate bilietą ir važiuojate. Tačiau krovinių pervežime kaina priklauso nuo užimamos vietos, svorio, krovinio tipo (pavojingi, šaldomi, nestandartiniai) ir degalų kainos rinkoje. Paprastai, naudojant kasdieninius reisus (konsoliduotą transportą), kaina vienetui (pvz., už paletę) yra žemesnė nei užsakinėjant atskirą sunkvežimį, nes kaštai pasiskirsto tarp daugelio klientų.

Tačiau yra ir niuansų. Jei jūsų krovinys yra „nerangus“ (užima daug vietos, bet sverbi mažai) arba reikalauja ypatingo elgesio, gali būti taikomas koeficientas. Be to, kainos svyruoja priklausomai nuo sezono. Pavyzdžiui, prieš Kalėdas ar vasaros atostogų pradžią paklausia smarkiai auga, todėl net ir fiksuoti tvarkaraščiai gali patirti kainų pokyčius. Naudodami užsakymo sistemas internetu, dažnai galite pamatyti galutinę kainą iš karto, kai įvedate krovinio parametrus. Tai leidžia palyginti ir pasirinkti optimalų laiką – kartą nusiųsti krovinį antradienį gali būti pigiau nei pirmadienį, dėl to, kad pirmadieniais dažniau būna didesnis apkrovimas po savaitgalio.

8. Kas atsitinka, jei krovinys sugenda ar vėluoja, ir kaip apie tai sužinoti iš internetinės sistemos?

Niekas nėra tobulas, ir net geriausių planų gali griūti dėl avarijos autostradoje, blogo oro ar techninio gedimo. Kaip ekspertas, galiu pasakyti, kad svarbiausia šioje situacijoje yra ne tas, kas nutiko, o kaip greitai apie tai informuojamas klientas. Modernios tvarkaraščių sistemos internetu yra integruotos su vairuotojų ir dispečerių komunikacijos kanalais.

Įvykus nesklandumui, dispečeris įveda informaciją į sistemą, ir jūs, stebėdami savo siuntą, matote statusą, pvz., „Delay“ (vėlavimas) su paaiškinimu. Geras logistikos partneris nedelsia susisieks su jumis tiesiogiai, pasiūlydamas sprendimą – ar tai bus alternatyvus pristatymas, arba kompensacija. Svarbu paminėti, kad naudojant kasdieninius reisus, vieno sunkvežimio vėlavimas mažiau paveikia visą procesą, nes kitą dieną išvyksta kitas. Jei jūsų krovinys nepavyko išvežti šiandien dėl techninio gedimo, jis automatiškai perkeliamas į rytojaus reisą be jokių papildomų jūsų veiksmų. Tokia rezervinė galia yra vienas didžiausių kasdeninių reisų privalumų.

9. Ar galima užsakyti papildomas paslaugas, pvz., įkrovą-iškrovą arba paskirties vietos keitimą, naudojant tvarkaraštį internetu?

Taip, šiuolaikinės sistemos leidžia labai detaliai konfigūruoti užsakymą. Žinoma, standartinis tarifas dažniausiai apima tik krovinių pervežimą nuo durų iki durų (arba terminalo iki terminalo), tačiau internetinėje formoje galima pasirinkti ir papildomas opcijas. Tai gali būti: „įkėlimas su vairuotojo pagalba“ (jei neturite krautuvo), „įkėlimas iš viršaus“ (kai reikalingas keltuvas su šakėmis), „talpos“ (manevravimas) miesto centre arba pristatymas į neįprastą vietą (pvz., statybos aikštelę).

Taip pat galima nurodyti, kad krovinys turi būti pristatytas ne į pagrindinį sandėlį, o į „transshipment point“ (perkrovimo punktą) kitame mieste. Visi šie papildomi reikalavimai automatiškai pakeičia galutinę kainą ir, svarbiausia, yra perduodami vairuotojui jo planšetėje. Tai išvengia nesusipratimų, kai vairuotojas atvyksta į vietą ir nėra informuotas, kad turi įlįpti į antrą aukštą arba panaudoti specialią įrangą. Visada rekomenduoju kuo detaliau užpildyti pastabas lauke „Krovinio aprašymas“ – tai taupo laiką ir pinigus.

10. Kokios ateities perspektyvos laukia kasdieninių reisų į Vokietiją sistemos, ir kaip tai įtiks klientams?

Logistika nesustojo vystytis, ir artimiausiu metu mes matysime dar didesnę automatizaciją. Vienas iš pagrindinių dalykų, į kurį atkreipiate dėmesį, yra dirbtinis intelektas (AI). Būsimose sistemose, kurias naudosime užsakydami reisus internetu, AI galės numatyti optimalų siuntimo laiką pagal istorinius duomenis ir eismo situaciją, siūlydamas klientui: „Jei nusiųsite šiandien vakare, sutaupysite 10% laiko“.

Taip pat vystoma „Smart Logistics“ koncepcija, kur duomenys iš vienos sistemos automatiškai persiunčiami į kitą. Pavyzdžiui, kai jūsų parduotuvėje sukuriamas užsakymas, jis gali būti automatiškai perduotas į mūsų transportavimo sistemą be jokių papildomų mygtukų spaudimų. Vokietija yra viena lyderiaujančių šalių skaitmenizacijos srityje, todėl lietuviškos įmonės turės prisitaikyti prie vis griežtesnių reikalavimų duomenų mainams ir prieinamumui.