Kaip užsisakyti keliones mikroautobusu į Vokietiją greitai?

Esu dirbęs tarptautinių keleivinių pervežimų srityje virš dvidešimt metų. Per tą laiką matavau viską – nuo planuojamų moksleivių ekskursijų iki staigaus verslo kelionės organizavimo per naktį. Vokietija yra viena populiariausių kryptų mūsų regione: čia vyksta didžiausios prekybos parodos „Messe“ vietose, tokiose kaip Hanoveris, Kelnas ar Diuseldorfas, čia vyksta futbolo čempionatai, o lietuviai dažnai važiuoja į Vokietiją ne tik verslo reikalais, bet ir lankyti draugus arba pažinti šalies kultūrą.

Kai klientas skambina ir klauso, kaip greitai galima užsisakyti kelionę mikroautobusu, dažnai jaučia jo nervinę būseną. Žmonėms dažnai svarbiausia yra ne tik kaina, bet ir operatyvumas bei tikrumas, kad viskas vyks pagal planą. Mikroautobuso nuoma su vairuotoju yra puikus sprendimas, nes ji suteikia lankstumo, kurio netrukdo oro uosto kontrolė ar traukinių grafikai. Tačiau, kad kelionė būtų sklandi, procesą reikia suprasti. Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip užsisakyti tokias keliones efektyviai, ką reikia žinoti apie dokumentus, maršrutus ir ką daryti, kad nenuviltumėtės aptarnavimo kokybe.

Kelionės organizavimas gali atrodyti sudėtingas dėl biurokratinų reikalavimų ir techninių niuansų, tačiau sužinojus pagrindinius algoritmus, tampa akivaizdu, kad tai nėra rocket science. Svarbiausia yra tikslumas ir komunikacija su vežėju. Jei viską padarysite teisingai, jūsų komanda ar šeima galės mėgautis patogiu keliu „Mercedes“ ar „Volkswagen“ klasės mikroautobusu be nereikalingų rūpesčių. Tolesnėje tekste pateiksiu išsamų vadovą, padėsiantį išvengti dažniausių klaidų ir užtikrinsiantį, kad kelionė į Vokietiją įvyks greitai ir saugiai.

DUK (Dažnai Užduodami Klausimai)

1. Kokią informaciją turiu pateikti, kad gaučiau pasiūlymą kuo greičiau?

Norint gauti tikslų ir greitą pasiūlymą, nebegaliu būti „giedras“ – reikia fakto. Greičiausiai pasiūlymą parengiau tada, kai galiu iš karto suvesti duomenis į savo skaičiuoklę. Pirmiausia, nurodykite išvykimo vietą (adresas arba miestas Lietuvoje) ir tikslą (miestas Vokietijoje, o jei žinote – konkretų adresą, pvz., viešbutį ar parodų centrą). Antra, būtina keleivių skaičius. Tai lemia mikroautobuso tipą: ar tai bus 8 vietų „Vito“ klasės automobilis, ar reikės 19 vietų „Sprinter“.

Trečia, data ir laikas. Nurodykite ne tik dieną, bet ir pageidaujamą išvykimo bei grįžimo laiką. Ketvirta, ypatingi reikalavimai: ar reikalingi vaikiškos kėdutės, ar keleiviai yra su dideliu bagažu (pvz., sportinės ekipiracijos), ar reikia viršyti 2,5 metrų aukščio (jei krovinys aukštas). Jei šią informaciją pateikiate viename laiške ar žinutėje, man užtenka 15–30 minučių pateikti galutinę kainą. Jei trūksta duomenų, pradedamas „ping-pong“ el. laiškų mainai, kuris užtrunka valandas ar net dienas.

2. Kiek laiko iš anksto reikia užsakyti mikroautobusą kelionei į Vokietiją?

Atsakymas priklauso nuo sezono. Esu ekspertas, todėl pasakysiu tiesiog: nelaukite paskutinės minutės. Ramiajam periodui (sausis–kovas, lapkritis–gruodis, išskyrus šventes) užtenka užsisakyti savaitę–dvi iki išvykimo. Tačiau jei planuojate kelionę pavasario atostogų, vasaros arba rudenį, kai vyksta didelės parodos (pvz., Hannover Messe, IAA arba Kelnas), situacija pasikeičia. Tokiu atveju rekomenduoju užsakyti mažiausiai mėnesį, o dar geriau – du mėnesius iš anksto.

Kodėl? Todėl, kad geriausių vairuotojų grafikai užpildomi labai anksti. Jei užsakote paskutinę minutę, rizikuojate gauti brangesnį pasiūlymą (pasiūlymo-paklausos dėsnis) arba netekti patikimo transporto. Taip pat reikia prisiminti, kad kai kurie renginiai Vokietijoje sukelia „pilo“ trūkumą visoje Europoje. Greitas užsakymas įmanomas ir per 24 valandas (tai darome dažnai verslo klientams), bet tai kainuoja brangiau dėl pervežėjų užimtumo ir reikalingo logistinio „šou“.

3. Kokius dokumentus reikia turėti kelionės metu?

Šis klausimas itin svarbus, nes Vokietijos policija (Bundespolizei) yra labai nepriklausoma ir dažnai tikrina tarptautinius keleivinius pervežimus. Klientams visada primenu: keleiviams turi būti patys įprasti dokumentai – asmens tapatybės kortelė arba pasas (jei keliaujate iš ne ES šalių). Tačiau labai svarbu yra ir transporto priemonės bei vairuotojo dokumentų tvarka.

Nors tai yra vežėjo atsakomybė, kaip užsakovas turite teisę patikrinti, ar viskas tvarkinga. Vairuotojas privalo turėti vairuotojo pažymėjimą (su 95 kodu, jei tai keleivinis pervežimas), licenciją (Community Licence), techninę apžiūros kortelę ir tachografo diską ar kortelę. Be to, kelionės metu turi būti vairuotojo darbo grafikas (Weekly rest record). Jei šių dokumentų nėra arba jie neteisingai pildomi, Vokietijos pareigūnai gali sustabdyti mikroautobusą ir skirti didžiules baudas, o tai sustabdys jūsų kelionę. Pasitikėkite tik patikimais vežėjais, kurie šią dokumentaciją tvarko be priekaištų.

4. Kaip susiformuoja kaina ir kodėl ji gali skirtis?

Dauguma klientų mano, kad kaina priklauso tik nuo atstumo kilometrais. Tai dal tiesos, tačiau tik maža dalis. Mano patirtis rodo, kad galutinę kainą formuoja keli pagrindiniai komponentai: kuro kaina, kelių mokesčiai Vokietijoje, vairuotojo darbo užmokestis ir nakvynės.

Vokietijoje nėra bendro kelių mokesčio (vignette) kaip Lietuvoje, tačiau yra mokesčiai už važiavimą keliais (Maut), kuris taikomas sunkesniems transporto priemonėms. Dauguma mikroautobusų, sveriančių virš 3,5 tonų (pvz., 19 vietų), privalo mokėti šį mokestį, o jis nėra mažas. Taip pat labai svarbu vairuotojo darbo laikas. Jei kelionė trunka ilgiau nei 9 valandas, vairuotojas privalo turėti 45 minučių pertrauką, o jei diena trunka ilgiau – jam reikalinga poilsio. Jei grįžtame tą pačią dieną, vairuotojo darbo diena gali būti per ilga, todėl reikia organizuoti nakvynę vairuotojui (ką dažnai pamiršta įskaičiuoti savarankiškai planuojant biudžetą). Taip pat įtakos turi sezonas: parodų metu kainos šuoliuoja aukštyn, nes pakyla paklausa.

5. Ar galima keisti maršrutą kelionės metu ir kaip tai veikia greitį?

Žinoma, galima. Mikroautobuso nuoma su vairuotoju yra lankstus pasirinkimas palyginti su traukiniu ar lėktuvu. Tačiau čia taikomas principas „laikas yra pinigai“. Jeigu sutartyje numatyta tiesioginis važiavimas iš Vilniaus į Berlyną, o jūs kelionės metu nusprendžiate apsistoti pietums Vokietijoje, pavyzdžiui, Frankfurte prie Oderio, tai pailgins kelionę.

Mano patarimas: visus nenumatytus sustojimus derinkite su vairuotoju iš karto. Jis turi žinoti, ar tai neperžengs jo darbo laiko normų (tai kritiška dėl tachografo). Taip pat reikia prisiminti, kad kiekvienas nenumatytas posūkis gali paveikti kelių mokesčių sumą. Jei sustojimas planuotas iš anksto (pvz., prekybos centre „McArthurGlen“ prie Berlyno), mes įskaičiuojame tai į grafiką ir kainą. Jei tai spontaniškas pageidavimas – gali tekti papildomai sumokėti už vairuotojo laukimo laiką arba papildomus kilometrus. Bet viskas įmanoma, svarbiausia – nekelti vairuotojui įtampą, kai jis vairuoja autostradą.

6. Kokios yra vairuotojo darbo apribojimų ypatybės ir kodėl tai svarbu greičiui?

Tai vienas svarbiausių techninių dalykų, apie kurį klientai dažnai neįsivaizduoja. Mes negalime tiesiog „nustumti“ vairuotoją važiuoti 10 valandų be pertraukos, nors kelionė skubėtų. Galioja griežti ES reglamentai. Vairuotojas gali vairuoti ne ilgiau kaip 4,5 valandas be pertraukos. Po to privaloma bent 45 minučių pertrauka (gali būti padalinta į 15 min. + 30 min.).

Be to, po 9 valandų vairavimo jis privalo ilgam poilsiai (11 valandų). Tai reiškia, kad jei keliaujate iš Vilniaus į Miuncheną, kuris yra apie 1300 km atstumu, tiesioginė kelionė be pernakvojimo yra neįmanoma teisės požiūriu. Greičiausias būdas yra pasirūpinti, kad vairuotojas būtų pakeistas (jei toks įmanomas dviejų vairuotojų režimas) arba sudaryti grafiką su nakvyne. Bandydami „spausti“ vairuotoją, ne tik pažeidžiate įstatymus, bet ir keliate pavojų saugumui. Profesionalus vežėjas visada pateiks realų laiko grafiką, o ne fantazijas apie 100 km/val vidutinį greitį mieste.

7. Kaip pasirinkti tinkamą mikroautobuso tipą (8, 16 ar 19 vietų)?

Pasirinkimas priklauso ne tik nuo žmonių skaičiaus, bet ir nuo komforto bei bagažo. 8 vietų mikroautobusai (pvz., „Mercedes-Benz Vito“) yra prabangūs, erdvūs, kaip ir „VW“ Multivan, jie turi daugiau vietos bagažui ant keleivio, tačiau juose gali sėdėti tik maža grupė. Jie idealūs verslo kelionėms, kai reikia atvykti į susirinkimą iškart po važiavimo, nesusiruošus.

Jei grupė didesnė, 10–19 žmonių, reikalingas didesnis mikroautobusas („Sprinter“ klasė). Čia svarbu atkreipti dėmesį į bagažinę. 19 vietų mikroautobuse, jei jis pilnas keleivių, bagažo telpa tik po vieną lagaminą asmeniui. Jei keliaujate su slidėmis, muzikiniais instrumentais ar daugiau bagažo, gali tekti nuomoti mažiau vietų (pvz., 16 vietų), kad turėtumėte daugiau erdvės daiktams. Visada pasakykite operatoriui apie bagažą iš karto – tai išvengs situacijos, kai keleiviai turi laikyti lagaminus ant kelių visą Vokietiją.

8. Kokios mokėjimo sąlygos dažniausiai taikomos?

Standartinė praktika rinkoje, su kuria susiduriu 20 metų, yra avansinis mokėjimas. Kad užsakymas būtų laikomas galiojančiu ir transporto priemonė būtų rezervuota, paprastai reikalaujama sumokėti avansą (nuo 10 % iki 50 % visos sumos). Likusi dalis sumokama arba prieš išvykstant, arba grįžus iš kelionės, priklausomai nui sutarties sąlygų ir įmonės pasitikėjumo politikos.

Didelėms korporacinėms įmonėms, su kuriomis dirbame nuolat, taikome išankstinį apmokėjimą pagal sąskaitą-faktūrą (per 30 dienų), tačiau tai retas atvejis pavieniams užsakymams. Jei reikalaujate greito užsakymo (pvz., išvyksta rytoj), gali tekti sumokėti 100 % iš karto, kadangi vežėjas turi būti tikras, kad kelionė nebus atšaukta paskutinę minutę. Visada prašykite mokėjimo kvito (invoice), kad turėtumėte dokumentų pagrindą, jei tai verslo kelionė.

9. Kas daryti, jei reikia atšaukti arba atidėti kelionę?

Gyvenimas neprognozuojamas, ir aš tai puikiai žinu. Atšaukimo sąlygos (cancellation policy) visada yra nurodytos sutartyje. Bendrąja praktika laikoma: kuo arčiau išvykimo datos atšaukiate kelionę, tuo didesnė bauda arba neatsigrąžinama suma. Pavyzdžiui, jei atšaukiate 7 dienas prieš išvykstant, gali tekti mokėti 50 % sumos, o jei prieš 1 dieną – 100 %.

Kodėl taip? Todėl, kad pervežėjas atsisako kitų galimybių, planuoja vairuotojo darbo grafiką ir atsisako pelningesnių užsakymų. Tačiau, jei atšaukiate dėl force majeure (nepaliaujamųjų jėgų), pvz., pasienio uždarymo ar sunkios ligos, dauguma profesionalių įmonių (ir mes taip pat) eina į priekį ir siūlo perkelti kelionę arba grąžinti lėšas be baudos. Svarbiausia – nedelsiant pranešti. Klientas, kuris tyliai neparodo, nepasirodo išvykimo vietą, privalo mokėti pilną kainą.

10. Kaip užtikrinti, kad transporto priemonė būtų kokybiška ir saugi?

20 metų patirtis leidžia man pasakyti: ne viskas, kas blizga, yra auksas, bet viskas, kas kvepia ašaru, yra blogas ženklas. Užsakant greitai, svarbu neapsiriksti. Kaip užsakovas turite teisę prašyti transporto priemonės nuotraukų arba informacijos apie jos amžių. Geriausi vežėjai nuomoja ne senesnius nei 5–7 metų mikroautobusus.

Taip pat atkreipkite dėmesį į įrangą: ar yra ABS, ESP, oro pagalvės visiems keleiviams (ne tik priekyje), ar yra kabinos šildymas (žiemos metu Vokietijoje tai būtina), o vasarą – oro kondicionierius. Jei įmonė negali garantuoti, kad atvyks techninės apžiūros nepraėjęs automobilis, ieškokite kitos. Saugumas privalo būti pirmoje vietoje. Patikimas vežėjas visada turės draudimą (Civilinės atsakomybės draudimas ir keleivių draudimas) bei techninį pasirengimą ilgoms kelionėms.

Išvada

Apibendrinant savo daugelio metų patirtį, galiu pasakyti, kad greitas ir sklandus kelionių mikroautobusu į Vokietiją užsakymas – tai ne stebuklas, o gerai organizuotas procesas. Raktas į sėkmę yra tikslumas, atvirumas ir partnerystė su patikimu transporto įmone. Nereikia bijoti klausti detalių klausimų apie vairuotojo poilsį, transporto priemonės amžių ar mokesčius – tikras ekspertas visada su malonumu viską paaiškins. Jūsų ramybės kainą neįkainojama, todėl vertinkite ne tik paskutinį euro skirtumą, bet ir tai, ką jūsų gaunate už savo pinigus: saugų vairuotoją, švarų ir patogų mikroautobusą bei garantiją, kad atvyksite į paskirties tašką laiku.

Vokietija yra šalis, kurioje vyrauja tikslumas, tad mūsų požiūris į kelionių organizavimą turi būti panašus. Jei pasiruošę iš anksto, pateikiate išsamią informaciją ir pasirūpinate dokumentais, jūsų kelionė bus ne tik greitai užsakyta, bet ir maloni prisiminti. Nesvarbu, ar tai greitas verslo reisas į Frankfurtą, ar šeimos kelionė į Alpių papėdę, profesionalus logistikos valdymas padarys visą „juodą darbą“ už jūsų, o jums liks tik mėgautis keliu.