Kaip užsakyti patikimą transportą į Vokietiją greitai?

Vokietija jau daugelį dešimtmečių išlieka pagrindine Lietuvos prekybos partnere. Kasdien tarp šalių važiuoja tūkstančiai sunkvežimių, vežančių įvairiausius krovinius – nuo mažmeninės prekybos prekių iki sudėtingų pramonės įrengimų. Esu dirbęs šioje srityje beveik dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena: nors maršrutas Vilnius–Berlynas ar Kaunas–Miunchenas atrodo standartinis, kiekviena siunta turi savo niuansų. Dažnai klientai, kurie ieško greito ir patikimo transporto, padaro tą pačią klaidą – remiasi vien tik kaina, ignoruodami logistikos mechanizmus. Tačiau greitis ir patikimumas šiuo atveju yra sudėtinės dalys, priklausančios nuo teisingo pasiruošimo, dokumentacijos ir partnerio pasirinkimo.

Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip ne tik užsisakyti transportą, bet ir tai padaryti taip, kad siunta pasiektų adresatą laiku ir saikiai. Mes nekalbėsime tik apie tai, kaip paskambinti dispečeriui. Mes kalbėsime apie tai, kaip susiformuoja kaina, kodėl dokumentacija yra svarbiau negu vairuotojo nuotaika, ir kaip išvengti tipiškiausių klaidų, kurios uždelgia pristatymą dienomis. Jei jums svarbus verslo efektyvumas ir norite suprasti, kas vyksta už uždarų vartų, šis vadovas skirtas jums.

DUK

1. Kokia informacija būtina norint gauti tikslią ir greitą transporto pasiūlymą?

Tai vienas dažniausiai užduodamų klausimų, ir jo atsakymas nulemia viso proceso greitį. Per savo karjerą mačiau nemažai situacijų, kai klientas rašo „reikia vežti krovinių į Vokietiją“ ir laukia konkrečios kainos. Toks abstraktus aprašymas neleidžia ekspertui pasiūlyti nieko gero. Norint užsakyti transportą greitai, jūs turite pateikti keturis pagrindinius elementus.

Pirmiausia, tai adresai. Ne tik miestai, bet ir pašto kodai. Vokietijoje atstumas tarp gretimų rajonų gali skirtis tik keliais kilometrais, tačiau logistikos požiūriu tai gali reikšti kitą zoną arba reikalauti specialios leidimo transporto priemonei. Antra, krovinių charakteristika. Būtina nurodyti tikslius matmenis (ilgį, plotį, aukštį), svorį ir, labai svarbu, vietų (paketų) skaičių. Jei krovinys yra ant paletės, nurodykite, ar tai standartinė EUR paleitė (120x80 cm), ar didesnė.

Trečia, krovinių tipas. Ar tai yra kąsnis, kurį galima krauti su keltuvu, ar šaldytas krovinys, ar gabenamas pavojingas krovinius (ADR)? Be šios informacijos gautos kainos bus apytikslės, o galutinis sąskaitos faktūros dydis gali stipriai nustebinti. Galiausiai, pageidaujamas atsiėmimo ir pristatymo laikas. Jei jums reikia „pristatyti rytoj“, tai viena kaina, jei „savaitei“ – kita. Tiksli informacija leidžia mums padaryti darbą greitai ir be nereikalingų klausimų vėliau.

2. Kokios yra pagrindinės klaidos renkantis transporto kompaniją?

Rinkodaros specialistai sako, kad klientas renkasi akimis, bet logistikoje klientas dažnai renkasi pinigine. Didžiausia klaida – rinktis mažiausią kainą be kompanijos patikimumo analizės. Esu matęs, kaip mažos kainos pasiūlymai baigdavosi tuo, kad krovinys stovėdavo pasienio punkte arba vairuotojas reikalaudavo papildomo mokesčio už „ilgą iškrovą“, kurio nebuvo numatyta sutartyje.

Patikimas pervežėjas turi nebrangiai, o profesionaliai. Atidžiai pažiūrėkite į kompanijos istoriją ir atsiliepimus. Jei kompanija veikia rinkoje mažiau nei penkerius metus, rizika, kad ji neturi pakankamai patirties spręsti neplanuotų situacijų (pvz., avarijos, techninio gedimo), yra didelė. Taip pat svarbu įvertinti transporto priemonių parką. Ar kompanija turi savo techninę pagalbą Vokietijoje? Ar jų vairuotojai supranta vokiškus reikalavimus?

Kita klaida – nepaklausti apie draudimą. Gera kompanija visada pasiūlys krovinio draudimą (CMR draudimas). Jei pasiūlyme draudimo nėra arba jo apimtis yra menka (pvz., tik kelios dešimtys tūkstančių eurų prabangiai prekei), tai signalas, kad taupyta jūsų saugumo atžvilgiu. Greitas pristatymas nieko nevertas, jei krovinys atkeliauja sugadintas, o kompanija „dingia“.

3. Kiek laiko trunka vidutinis krovinio pristatymas į Vokietiją iš Lietuvos?

Dažnai klientai klausia: „Ar spėsime rytoj?“. Atsakymas priklauso nuo to, ką vadiname „rytoj“ ir kokia yra krovinio rūšis. Standartinis viso krovimo (FTL – Full Truck Load) pristatymas į Vokietiją trunka nuo 24 iki 48 valandų. Tai yra idealus scenarijus, kai vairuotojas atsiima krovinį ryte, važiuoja be sustojimų (išskyrus poilsio laiką, kurį reglamentuoja ES taisyklės) ir ryte jau yra prie gavėjo sandėlio.

Tačiau jei kalbame apie dalinius krovinius (LTL – Less than Truck Load), laikas gali išsiplėsti iki 3–5 darbo dienų. Kodėl? Nes tokia siunta turi būti surenkama sandėlyje, sugrupuojama su kitais krovinais, važiuojančiais į panašų regioną, o paskui atkeliauja į terminalą Vokietijoje, kur iškraunama ir perduodama vietiniam vežėjui pristatyti paskutiniam kilometrui. Tai yra lėtesnis, bet pigesnis būdas.

Taip pat reikia atsižvelgti į geografiją. Pristatyti į Vokietijos vakarus (pvz., į Šiaurės Reina-Vestfaliją) trunka ilgiau negu į pietus (Bavariją), jeigu maršrutas eina per Lenkiją. Taip pat savo vaidmenį vaidina metų laikas – žiemą kelias gali užtrukti dėl oro sąlygų, o kalnų perėjose (Alpės, jei ten keliaujate) gali būti įvesti apribojimai. Visada geriau planuoti su 1–2 dienų atsarga, kad išvengtumėte streso.

4. Ar reikalingi specialūs dokumentai arba preparatai vykstant į Vokietiją?

Nors Vokietija ir Lietuva yra Europos Sąjungos narių ir Schengeno erdvės, tai nereiškia, kad dokumentacija gali būti „beveik“ tvarkinga. Vokietijos muitinė ir policija yra žinomos savo scrupulingumu. Pagrindinis dokumentas yra CMR sąskaita-faktūra. Ji turi būti pildoma tiksliai: krovinio pavadinimas turi atitikti tai, kas yra įpakavota, o svoris – tikslųjį svorį. Jei svoris CMR dokumente bus mažesnis nei realus, o svarsčiai parodydami daugiau, gresia didelės baudos.

Jei gabenate maisto arba gyvūnų kilmės produktus, būtinas veterinarijos pažymėjimas (sanitarinis certifikatas). Be jo, krovinys gali būti sulaikytas pasienio kontrolės punktuose arba tiesiogiai prie gavėjo sandėlio. Taip pat, jei krovinys yra pavojingas (ADR), būtina speciali ADR deklaracija ir vairuotojas turi turėti atitinkamus leidimus.

Nepamirškime ir prekių, kurios yra apmokestinamos akcizu (alkoholis, tabakas, kuras). Čia reikalingi specialūs EMCS dokumentai, be kurių legalus pervežimas yra neįmanomas. Dar vienas dalykas, kurį dažnai pamirštame – tai Ex Works sąlygos. Jei jūs parduodate prekes „nuo gamybos vietos“, jūs privalote užtikrinti, kad krovinys būtų tinkamai pakrautas ir užfiksuotas, nes vėliau ginčytis dėl trūkstamų prekių Vokietijoje bus labai sunku. Teisingai paruošti dokumentai yra 50 % sėkmingo ir greito pristatymo.

5. Kodėl kaina gali pasikeisti paskutinę minutą ir kaip to išvengti?

Tai vienas nemaloniausių dalykų logistikoje – kai jums jau patvirtino kainą, o paskui dispečeris skambina ir sako, kad reikia pridėti 50 eurų. Kodėl taip atsitinka? Dažniausiai dėl neaiškios pradinės informacijos. Pavyzdžiui, klientas nenurodė, kad reikia pristatyti į miesto centrą, kur yra įvedami apribojami sunkvežimiams (Umweltzone). Tokiu atveju reikia imti specialią leidimą arba naudoti mažesnę transporto priemonę, kas kainuoja brangiau.

Kitas dažnas priežastis – iškrovos laukimas. Vokietijoje sandėliai dirba griežtai pagal grafiką. Jei vairuotojas atvyksta 15 minučių pavėluotas ir nebegali įvažiuoti į rampą, jam tenka laukti iki kito dienos. Tas laukimo laikas dažnai apmokestinamas atskirai. Taip pat gali kilti papildomų išlaidų dėl priedų, kurių nebuvo planuota – pvz., reikia naudoti hidraulinį keltuvą (autokrautuvą), nes gavėjas neturi savo.

Kad išvengtumėte staigių kainų šuolių, visada klauskite: „Ar ši kaina yra galutinė?“. Užtikrinkite, kad dispečeris žino apie visus galimus apribojimus (prieigos rampą, aukštį, pristatymo langą). Geriausia, kai galutinis sutarties tekstas (arba elektroninis užsakymas) aiškiai nurodo, kad kąsnis apima ir iškrovą, ir įvažiavimą į miesto zoną. Detalus planavimas pradžioje sutaupo daug nervų vėliau.

6. Kuo skiriasi eksporto ir importo procesai vykstant su Vokietija?

Struktūriškai procesas panašus – turi krovinį, turi transportą. Tačiau psikologija ir organizacija skiriasi. Kai vykstate eksportu (iš Lietuvos į Vokietiją), jūs kontroliuojate pradžią. Jūs žinote, kada krovinys bus paruoštas, galite derinti laiką su vairuotoju. Čia pagrindinis iššūkis – užtikrinti, kad vokiečių pusėje būtų pasiruošę priimti.

Importas (iš Vokietijos į Lietuvą) yra sudėtingesniu atžvilgiu komunikaciniu. Vokietijos siuntėjai (gamyklos, sandėliai) yra labai disciplinuoti. Jei jie sako, kad krovinys bus paruoštas 8:00 ryto, jis bus paruoštas 8:00. Tačiau jei jūsų vairuotojas pavėluoja 10 minučių, gali būti, kad jis nebeįvažiuoja tą dieną. Vokietijoje labai populiarus sistemos „Just in Time“, kai sandėliai neturi didelių atsargų, ir kroviniai atkeliauja tada, kai jų reikia gamybai arba surinkimui.

Importo metu taip pat svarbu suprasti mokėjimo sąlygas (Incoterms). Jei prekės parduodamos su sąlyga „EXW“ (gamykla), jūs kaip pirkėjas turite organizuoti transportą iš jų sandėlio. O jei „DAP“ (pristatyta į vietą), vokiečių pusė atsako už vežimą iki jūsų durų. Dažnai klientai sumaišo šias sąlygas ir netikėtai gauna sąskaitą už transportą, kurį jau mokėjo prekės kainoje. Visada tikrinkite sutartį su tiekėju prieš ieškodami transporto.

7. Kaip užtikrinti krovinio saugumą kelionės metu?

Saugumas – ne tik apie draudimą. Tai apie fizinę apsaugą. Esu matęs, kaip netinkamai užfiksuotos prekės nukrito stabdant arba staigiai pasukant. Vokietijos autostradose (Autobahn) greičiai dideli, o staigūs stabdijimai yra kasdienybė.

Pirmiausia, pakavimas. Jei krovinys yra ant paletės, ji turi būti apvyniota storu (mažiausiai 70-80 mikronų) pleistru. Idealiu atveju – pritvirtinta prie paletės juostomis arba „angelėmis“. Jei gabenate baldus ar techniką, reikalingos apsauginės kampinės ir dėžės. Niekada neleiskite vairuotojui „užsidėti“ viršuje kitų krovinių, jei jie nėra pritaikyti dėl to (pvz., minkštos dėžės).

Antra, sealės (plombos). Užuot užsidaręs kėbulą raktu, vairuotojas turi uždėti skaičiuotą plombą. Jos numeris turi būti užrašytas CMR dokumente. Atidarydami krovinį Vokietijoje, gavėjas turi patikrinti, ar plombos numeris sutampa. Jei ne – tai pagrindas reikalauti kompensacijos.

Trečia, GPS stebėjimas. Šiuolaikinės transporto kompanijos siūlo realaus laiko stebėjimą. Naudokitės tuo. Jei matote, kad transportas stovi vietoje per ilgai (ilgiau negu poilsio laikas leidžia), susisiekite su dispečeriumi. Ankstyvas reagavimas gali padėti išvengti vagysčių arba techninių problemų, kurios vėliau lėtų pristatymą.

8. Ką daryti, jei atsiranda nesklandumų ar vėlavimų?

Nors ir norime, kad viskas vyktų idealiai, technika gedžia, o eismo įvykiai atsitinka. Jei sužinojote, kad jūsų krovinys vėluoja, svarbiausia yra ** komunikacija**. Nedelskite ir laukite, kol vokiečių pusė skambins ir klaus „kur jūsų prekės?“.

Pirmasis žingsnis – susisiekti su savo logistikos partneriu Lietuvoje. Jis turi turėti informaciją apie vairuotojo statusą. Jei problema techniška (pūslelės prokyšas), kompanija turi organizuoti perkelimą (transhipment) – t. y. perkrauti krovinį į kitą automobilį. Tai brangu, bet tai yra vežėjo atsakomybė, jei jo technika sugedo.

Jei vėlavimas dėl eismo įvykio, reikia gauti policijos protokolą. Jis būtinas draudimo išmokai gauti, jei prekės buvo pažeistos. Jei tiesiog vėluojate dėl blogų oro sąlygų, informuokite gavėją Vokietijoje iš karto. Vokiečiai gerbina sąžiningą ir laiku pateiktą informaciją. Jei jie žino, kad prekės atvyks rytoj vietoje šiandien, jie gali perplanuoti gamybos procesą. Jei nežino, jie gali pradėti ieškoti kitų tiekėjų ir prarasti pasitikėjimą jumis.

9. Ar verta naudotis tarpininkais (ekspeditoriais) arba tiesiogiai ieškoti vairuotojo?

Tai klasikinis dilema. Tiesioginis paieška (pvz., skelbimų portaluose) gali atrodyti pigiau, nes nėra tarpininko antkainio. Tačiau ar ji saugi? Jei pasamdote individualų vairuotoją arba mažą vežėją iš kitos šalies, ir jo sunkvežimis sugesta Lenkijoje, ką darysite? Jis neturi resursų organizuoti pagalbos. Jūs liksite vienas su problema.

Ekspeditorius arba didelė logistikos kompanija yra kaip draudimo brokeris ir valdytojas viename asmenyje. Už tam tikrą mokestį jie imasi atsakomybės. Jie turi bazę patikimų vairuotojų, su kuriais dirba metų metus. Jei vienas vairuotojas atsisako, jie per 15 minučių suranda kitą. Jie taip pat užtikrina, kad visi draudimai būtų tvarkingi.