Kaip Sužinoti Tikslius Išvykimo Laikus į Vokietiją: Vadovas Klientams ir Verslui

Vokietija jau dešimtmečiais išlieka pagrindine Lietuvos prekybos partnerė, o kasdien tarp šalių važiuoja tūkstančiai sunkvežimių, gabenančių įvairiausius krovinius – nuo medienos ir metalo iki maisto produktų ir elektronikos. Dirbęs šioje srityje daugiau kaip dvidešimt metų, esu girdėjęs vieną klausimą dažniau nei bet kurį kitą: „Kada tiksliai išvyks mano krovinys?“. Atrodo, kad tai paprasta užduotis – tiesiog pasižiūrėti į tvarkaraštį, tačiau tarptautinių pervežimų pasaulyje realybė dažnai būna daug sudėtingesnė.

Tikslaus išvykimo laiko nustatymas ne yra tikslas pats savaime, tai yra sudėtingas procesas, kuris priklauso nuo begalės veiksnių: nuo vairuotojo darbo laiko apribojimų iki krovinio surinkimo (konsolidacijos) ypatumų. Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip veikia ši mechanika, ką daryti, kad laikas būtų tikslus, ir kodėl kartais net ir geriausiai planuojami reisai gali šiek tiek pavėluoti. Suprasdami procesą, Jūs ne tik išvengsite nereikalingo streso, bet ir galėsite geriau planuoti savo verslo veiklą bei sandėliavimo procesus.

Svarbu suprasti, kad logistika – tai ne geležinkelis, kur viskas juda pagal griežtą minučių grafiką. Tai gyvas organizmas, reaguojantis į orus, eismo sąlygas, biurokratinius formalumus ir techninę būklę. Štai išsami informacija, padėsianti Jums orientuotis tarptautinių pervežimų labirinte.

DUK (Dažniausiai Užduodami Klausimai)

1. Kodėl logistikos kompanijos negali nurodyti tikslaus išvykimo laiko iš karto po užsakymo pateikimo?

Tai vienas dažniausiai sukeltų nesusipratimų šaltinių. Klientas, įpratęs prie tvarkaraščių, pvz., traukinių ar autobusų, tikisi, kad užsakęs pervežimą pirmadienį, gaus pranešimą: „išvykimas trečiadienį 14:00“. Tačiau krovinių pervežimas, ypač daliniais kroviniais (LTL – Less than Truckload), veikia kitu principu.

Kai pateikiate užsakymą, logistikos brokeris ar ekspeditorius turi surasti transportą. Jei tai pilnas sunkvežimis (FTL), skirtas tik Jums, laikas priklauso nuo to, kada vairuotojas baigs ankstesnį užsakymą ir atvyks prie Jūsų sandėlio. Jei tai dalinis krovinys, sunkvežimis turi būti užpildytas kelių klientų prekėmis. Vadinasi, reikia laukti, kol bus surinktas pilnas komplektas arba kol bus surastas vairuotojas, kurio maršrutas derinamas su Jūsų kryptimi. Tik kai transportas yra fiksuotas ir vairuotojas patvirtina, kad jis pasiruošęs įsileisti krovinį, galima kalbėti apie tikslų laiką. Ankstyvas laiko nurodimas dažnai būtų tik spėjimas, o ne faktas, todėl profesionalios kompanijos vengia to daryti, kad nešuktų kliento lūpesčių.

2. Kuo skiriasi planuojamas ir faktinis išvykimo laikas?

Profesionalioje logistikoje šie du terminai turi esminės reikšmės. Planuojamas išvykimo laikas (ETA – Estimated Time of Arrival arba ETD – Estimated Time of Departure) tai yra prognozė, paremta optimaliu maršrutu ir vidutiniu greičiu. Tai laikas, į kurį orientuojamasi planuodami. Faktinis išvykimo laikas tai yra momentas, kai sunkvežimis fiziškai išvažiavo iš Jūsų arba surinkimo sandėlio su uždarytomis spynomis.

Skirtumas tarp jų gali svyruoti nuo keleto minučių iki keleto valandų. Pavyzdžiui, planuojama išvykti 10:00 valandą ryte. Tačiau atvykus vairuotojui, paaiškėja, kad krovinys nėra pilnai parengtas arba reikia laukti sandėlininko, kuris padėtų pakrauti. Tokiu atveju faktinis išvykimas gali būti 11:30. Mano patirtis rodo, kad klientai, kurie supranta šią skirtį, yra daug ramiau nusiteikę ir ilgiau bendradarbiauja su transporto įmonėmis. Būtina klausti savo ekspeditoriaus: „Ar tai jau yra patvirtintas vairuotojo išvykimo laikas, ar tik preliminari planuotė?“.

3. Kaip krovinio tipas (pilna sunkvežimio dalis ar dalinis krovinys) įtakoja išvykimo laiką?

Tai vienas svarbiausių faktorių. Jei užsakote pilną sunkvežimį (FTL), Jūs turite didžiausią kontrolę. Vairuotojas atvyksta tiesiai pas Jums, užkrauna ir važiuoja. Išvykimo laikas čia priklauso daugiausia nuo to, kada Jūs pasiruošiate priimti prekes ir kada vairuotojas atvyks (priklausomai nuo jo vietos Europos žemėlapyje prieš tai).

Kitaip yra su daliniu kroviniu (LTL). Čia Jūsų prekės keliauja kartu su kitų klientų krovinais viename sunkvežimyje. Prieš išvykstant į Vokietiją, sunkvežimis turi apvažiuoti po keletą ar net dešimtis sandėlių Lietuvoje (ir kartais Latvijoje ar Estijoje), kad surinktų visą „kompotą“. Išvykimo laikas čia nustatomas tik tada, kai baigiamas surinkimo etapas. Dėl to dalinių krovinių išvykimas gali būti nukeltas į vakarą ar net naktį, nors ir buvo planuotas ryte. Jei Jums būtina išvykti konkrečiu laiku, FTL transportas visada yra saugesnis ir tiksliaus pasirinkimas.

4. Kokios informacijos reikia pateikti norint gauti tikslų išvykimo laiką?

Dažnai girdžiu nusiskundimų, kad „išvykimas pavėlavo“, tačiau išsiaiškinus paaiškėja, kad klientas nepateikė visos reikalingos informacijos. Norint, kad aš ar bet kuris kitas ekspeditorius galėtų Jums suteikti tikslią valandą, reikia „ginkluoti“ mus šiais duomenimis:

1. Tiksli adreso informacija: Ne tik miestas, bet ir pašto kodas, ir jei yra – specifiniai įvažiavimo reikalavimai (pvz., aukštis limitas, ilgios mašinos negali įvažiuoti).
2. Krovinio paruošimo laikas: Kada tiksliai prekės bus pakrautos ant paletų ir paruoštos?
3. Krovinio svoris ir matmenys: Tai lemia, kokį sunkvežimė galima priskirti.
4. Papildomi reikalavimai: Ar reikia lifto? Ar vairuotojas turi padėti krauti? Ar reikalingas temperatūros režimas?

Jeigu ši informacija paslėpta arba netiksli, vairuotojas gali atvykti ir neįvykdyti užduoties, kas vėliau pastumia išvykimo laiką. Geriausias patarimas – kuo išsamiau užpildyti užsakymo formą arba pateikti informaciją el. paštu iš karto. Tai sumažina neaiškumų riską 90 proc.

5. Kaip vairuotojų darbo laikas ir poilsio taisyklės įtakoja išvykimą?

Europos Sąjungoje galioja griežtos vairuotojų darbo laiko taisyklės (tachografai), kurias pažeisti neįmanoma nesant baudų rizikos. Vairuotojas gali vairuoti tik 4,5 valandas be pertraukos, po to privaloma padaryti 45 minučių pertrauką. Taip pat yra griežti kasdienio ir savaitinio poilsio reikalavimai.

Kodėl tai svarbu Jums, klausiant apie išvykimo laiką į Vokietiją? Pavyzdžiui, vairuotojas gali būti netoli Jūsų sandėlio, bet jam liko vairuoti tik 15 minučių iki privalomo poilsio. Jis negali tiesiog „užsukti“ ir greitai užkrauti, jei tai trunka ilgiau nei leidžia jo vairavimo laikas, arba jei jam reikia laukti, kol Jūs paruošiate dokumentus. Tokiu atveju jis privalo sustoti ir atlikti poilsį, o išvykimas atidėliojamas valandomis. Profesionalios logistikos kompanijos visada skaičiuoja šiuos laikus, paskirdamos vairuotojus, tačiau neplanuotos delsos Jūsų sandėlyje gali viską sugriauti.

6. Kur patikrinti arba sužinoti patvirtintą išvykimo laiką?

Šiuolaikinėje eroje nebelieka būtinybės skambinti į biurą ir klausti „kur mano mašina?“. Yra keletas būdų, kaip tai padaryti patogiai:

• Klientų portalai: Didelės logistikos kompanijos turi internetines sistemas, kurioje realiu laiku matote savo užsakymo statusą: „Transportas ieškomas“, „Vairuotojas priskirtas“, „Planuojamas atvykimas“, „Kraunama“, „Išvyko“.
• SMS pranešimai: Dauguma ekspeditorių siunčia automatinį pranešimą, kai vairuotojas pasiekia paskutinę stotį prieš išvykstant (pvz., kai palieka surinkimo sandėlį Lietuvoje).
• Tiesioginis ryšys su vairuotoju: Jei krovinys yra svarbus ir jautrus laikui, galima paprašyti, kad vairuotojas paskambintų tiesiai Jums arba Jūsų sandėlio vadovui, pranešdamas, kad važiuoja pas Jus.

Vis dėlto, patarimas iš patirties: nepulkite panikuoti, jei portale rodoma „vyksta paieška“ iki pat paskutinės akimirkos. Transporto rinka yra dinamiška, ir dažnai vairuotojas priskiriamas 12–24 valandas prieš planuojamą įkėlimą.

7. Kokie yra pagrindiniai Vokietijos specifikos veiksniai, galintys paveikti išvykimo laiką iš Lietuvos?

Nors klausimas apie išvykimo laiką, tačiau Vokietijos specifika gali daryti įtaką tuo atveju, jei kalbame ne apie tiesioginį išvykimą iš Jūsų sandėlio, o apie tai, kada prekės pasieks paskirties vietą (kas dažnai maišoma su išvykimu). Tačiau yra ir tiesioginės įtakos.

Vokietijoje griežtai kontroliuojami vairuotojų poilsio laikai ir įsibrovimai į poilsio laiką (Weekend ban). Pavyzdžiui, jei planuojate išvykti penktadienį vakare, reikia įsitikinti, kad vairuotojas spės įveikti reikiamą atstumą arba pasiekti leistiną parkavimo vietą prieš savaitgalio draudimą prasidedant. Jei vairuotojas žino, kad neįveiks kelio iki paskirties taško iki draudimo pradžios, jis gali atidėlioti išvykimą iš Lietuvos, kad išvengtų baudų Vokietijoje. Taip pat svarbi „Maut“ (mokamų kelių) sistema – vairuotojai turi užtekti laiko pasiruošti vokiškus „Bahnkarte“ bilietus, kas kartais užtrunka.

8. Kas daroma, jei krovinys nėra paruoštas nurodytu laiku?

Tai klasikinis scenarijus, kuris sukelia didžiausią įtampą. Vairuotojas atvyksta 10:00, o Jūsų sandėlio darbuotojas sako: „mes dar pakraujame, reikės valandos“. Tokiu atveju prasideda „laiko skaičiavimas“.

Pagal standartines sutartis, vairuotojas turi teisę laukti nemokamai tam tikrą laiką (paprastai 1–2 valandas). Jei delsa trukia ilgiau, pradedami skaičiuoti stovėjimo (waiting time) mokesčiai. Bet kaip tai įtakoja išvykimo laiką? Jei vairuotojas supranta, kad uždelsta, jis gali pradėti skaičiuoti savo poilsio laiką arba nuspręsti eiti ilsėtis, o ne laukti. Dėl to faktinis išvykimas gali būti nukeltas kelias valandas arba net į kitą dieną. Mano patirtis rodo – jei žinote, kad nesuspėsite, praneškite ekspeditoriui iš karto. Mes galime paskambinti vairuotojui ir pakoreguoti jo atvykimo laiką vėliau, taip išvengiant niekam naudingos laisvos laikos eigos.

9. Ar orų sąlygos Lietuvoje ir Lenkijoje gali paveikti išvykimo laiką?

Absoliučiai taip. Maršrutas į Vokietiją dažniausiai eina per Lenkiją (A1 arba A2 autostradomis). Žiemos periodu, kai yra stiprios sniego audros ar ledas, Lenkijos pareigūnai gali uždaryti kelių ruožus arba riboti judėjimą sunkvežimiams.

Jeigu orų prognozės blogėja, patyrę vairuotojai ir ekspeditoriai gali nuspręsti išvykti anksčiau (pvz., vidurnaktį vietoj ryto), kad išvengtų audros, arba atidėlioti išvykimą, kol keliai bus valomi. Tai nėra kaprizas, o saugumo ir efektyvumo klausimas. Jei pastebite, kad oras blogėja, o Jūsų krovinys turi išvykti, būkite pasiruošę tai, kad išvykimo laikas gali keistis ne dėl logistikos kompanijos kaltės, o dėl priverstinių saugumo priemonių.

10. Kaip pasiruošti, kad išvykimas įvyktų kuo sklandžiau ir tiksliau?

Galiausiai, kaip ekspertas su dvidešimties metų patirtimi, duosiu keletą praktinių patarimų, kaip užtikrinti, kad Jūsų krovinys išvyktu laiku be nereikalingo streso.

Pirmiausia, dokumentų tvarka. Įsitikinkite, kad prekių sandėliavimo lapai (Packing List) ir komercinės sąskaitos (Invoice) yra paruošti iki vairuotojo atvykimo. Vairuotojas negali išvykti be šių dokumentų, o jų parengimas prieš pat vairuotoją gali užtrukti valandą.

Antra, sandėlio pasiekiamumas. Jei Jūsų sandėlyje dažnai susidaro spūstys arba sunku įvažiuoti dideliam sunkvežimiui, apie tai perspėkite iš anksto. Galbūt reikės organizuoti pakrovimą lauke arba numatyti vairuotoją atvykti ne aukščiausiojo šūksio metu.

Trečia, komunikacija. Nedarykite prielaidos, kad „viskas aišku“. Paskambinkite savo logistikos vadybininkui dieną prieš planuojamą išvykimą ir paklauskite: „Ar viskas tvarkoje? Ar vairuotojas tikrai atvyks?“. Paprastas pokalbis gali išvengti didelių problemų.

Išvada

Tikslaus išvykimo laiko nustatymas į Vokietiją yra sudėtingas procesas, reikalaujantis ne tik techninių žinių, bet ir abiejų pusių – kliento ir pervežėjo – bendradarbiavimo. Kaip matėte, tai ne tik vieno žmogaus valia, tai kompleksinis įvykis, priklausantis nuo transporto rinkos, kelių sąlygų, vairuotojų darbo laiko ir, svarbiausia, Jūsų pasiruošimo.

Esu dirbęs šioje srityje pakankamai ilgai, kad žinociau: geriausias būdas išvengti nesusipratimų yra atvirumas ir planavimas. Nereikia laukti stebuklo ar tikėtis, kad sunkvežimis atsiras per 15 minučių. Logistika reikalauja kantrybės. Tačiau pasirūpinę dokumentais, laiku informuodami ekspeditorius apie galimas problemas ir suprasdami skirtingą tarp FTL ir LTL transporto, Jūs padarysite didelę dalį darbo, kad Jūsų krovinys pasiektų Vokietiją laiku.

Tikimės, kad šis straipsnis padės Jums suprasti procesą ir leis jaustis ramiau, kai kitą kartą užsakysite tarptautinį pervežimą. Pasitikėkite savo partneriais, klauskite klausimų ir būkite pasiruošę – tada išvykimo laikas nebus paslaptis, o planuojamas ir įgyvendinamas faktas.