Kaip sužinoti išvykimo ir atvykimo laiką Vokietijos kryptimi: Išsamus Eksperto Vadovas

Vokietija jau dešimtmečiais yra viena pagrindinių Lietuvos prekybos partnerių, o logistika šia kryptimi yra kaip kraujotara mūsų ekonomikai. Per daugiau nei dvidešimt metų praleistų tarptautinių pervežimų versle, esu girdėjęs vieną tą patį klausimą be galo dažnai: „Kada tiksliai išvyks mašina ir kada ji bus pas mane?“. Atrodo paprasta, tačiau už šiuo klausimu slepiasi sudėtingas mechanizmas, kurį sudaro ne tik kilometrai, bet ir legislacija, techninės būklės, oro sąlygos bei žmogiškasis faktorius.

Suprasti, kaip sužinoti tikslius išvykimo ir atvykimo laikus, reiškia ne tik žinoti numerį ir sekti jį žemėlapyje. Tai reiškia suprasti visą procesą – nuo momento, kai prekė pasižymi sandėlyje, iki to momento, kai vairuotojas pasirašo pristatymo dokumentus. Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip ši sistema veikia iš vidaus, ką daryti, kad informacija būtų kuo tikslesnė, ir kodėl kartais net ir patys geriausi planai gali keistis kelyje.

Nors šiuolaikinės technologijos leidžia mums matyti sunkvežimį realiu laiku beveik kas sekundę, ypatingas dėmesys turi būti skiriamas planavimui ir komunikacijai. Vokietijos kryptis yra specifinė dėl intensyvaus eismo, griežtų taisyklių ir didžiulio krovinių srauto, todėl informacijos valdymas čia yra pusė sėkmės.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Žemiau pateikiu atsakymus į dešimt labiausiai aktualių klausimų, kuriuos klientai užduoda norėdami sužinoti savo siuntos statusą ir laikus.

1. Kodėl iš karto po užsakymo negaliu gauti tikslios išvykimo valandos?

Tai viena dažniausiai kylančių nesusipratimų priežasčių. Logistika nėra taksi paslauga, kur automobilis atvyksta penkių minučių po skambučio. Kai užsakote pervežimą, pradedamas sudėtingas procesas, vadinamas „krovinių konsolidacija“ (jei tai nėra pilna mašina) arba mašinos priskyrimas. Jei tai dalinis krovinys (LTL), mums reikia surinkti kitas siuntas tame pačiame direction’e, kad maršrutas būtų ekonomiškas.

Be to, vairuotojas turi atvykti į siuntėjo sandėlį, užregistruoti atvykimą, palaukti eilėje pakrovimui (kas Vokietijoje gali trukti valandą arba dvi), o tada tik prasideda fizinis krovimo procesas. Tiksli išvykimo valanda žinoma tik tada, kai vairuotojas pasirašo važtaraščius ir išvažiuoja pro vartus su uždarytomis durimis. Visas kas vyksta anksčiau – tai tik planai ir prognozės.

2. Kokius veiksnius labiausiai įtakoja atvykimo laiko pasikeitimus Vokietijoje?

Vokietija yra pačių tankiausiai apgyvendintų ir pramonės centru, todėl čia veikia specifiniai veiksniai. Pirmasis ir pagrindinis – tai eismo intensyvumas, ypač automagistralėse (Autobahn). Aplink Miuncheną, Frankurtą, Berlyną ar Hamburgerio ruožus susidaro didžiuliai spūstys („Stau“), kurios gali atidėlioti atvykimą valanda ar net daugiau.

Antrasis veiksnys – meteorologinės sąlygos. Žiemiais Vokietijoje dažnai pasitaiko sniego liūtys arba ledas, kurie verčia mažinti greitį iki 50 km/h arba sustabdyti eismą visiškai. Trečias – tai techniniai gedimai. Nors patikimi transporto įmonės reguliariai aptarnauja techniką, padangos plyšimas arba elektronikos nulūžimas gali nutikti bet kam. Ir galiausiai – tai siuntėjo arba gavėjo organizacija. Jei paskubėjote nurodyti neteisingą adresą arba gavėjo sandėlis nepasiruošęs priimti prekių, laikas automatiškai pasislenka.

3. Kaip vairuotojo darbo ir poilsio laikai (tachografas) veikia pristatymo terminus?

Tai yra vienas svarbiausių dalykų, kurį dažnai pamiršta klientai. Europos Sąjungoje galioja griežtos taisyklės, reglamentuojančios vairuotojų darbo laiką. Vairuotojas gali vairuoti tik 4,5 valandas iš eilės, po to privalo padaryti 45 minučių pertrauką. Per parą jis gali vairuoti ne daugiau kaip 9 valandas (gali išplėsti iki 10 valandų dukart per savaitę), o po savaitės – privalo atlikti ilgas poilsio pertraukas (45 valandos).

Ką tai reiškia jums? Jei maršutas į Vokietiją trunka 18 valandų, vairuotojas negali važiuoti be sustojimų. Jis privalo sustoti poilsio aikštelėse (Rasthof). Jei atvykimas į paskirties vietą numatomas sekmadienį anksti ryte, o vairuotojas poilsio laikas baigiasi tik pirmadienio 6:00 valandą rytą, jis legaliai negali pristatyti krovinių anksčiau. Mes visada planuojame maršrutus atsižvelgdami į šiuos apribojimus, tačiau „gamtoje“ esantys vėlavimai gali sujaukti šį grafiką, ir vairuotojas gali būti priverstas ilgiau ilsėtis.

4. Ar GPS stebėjimo sistemos leidžia matyti tikslią vietą realiu laiku?

Taip, šiuolaikinės transporto įmonės, įskaitant mūsų, naudoja pažangias GPS stebėjimo sistemas. Jos leidžia matyti mašinos vietą su tikslumu keleto metrų, greitį, degalų lygį net ir tai, ar variklis įjungtas. Tai yra puikus įrankis tiek ekspeditoriams, tiek klientams.

Tačiau reikia atsižvelgti į vieną svarbų niuansą. GPS rodo, kur mašina yra dabar, bet neatspindi „gyvenimo“ situacijos. Pavyzdžiui, GPS gali rodyti, kad mašina stovi prie jūsų sandėlio, bet vairuotojas gali laukti eilėje prie vartų, kad gautų leidimą įvažiuoti, arba užpildyti privalomus dokumentus. Taip pat, jei mašina stovi automagistralėje, sistema gali neparodyti, kad yra spūstis, todėl reikia analitinio mąstymo. GPS – tai tik akys, o smegenys visada yra dispečeris, kuris su vairuotoju bendrauja telefonu.

5. Kuo skiriasi dalinio krovinio (LTL) ir pilnos mašinos (FTL) laiko apskaičiavimas?

Čia esminis skirtumas yra laisvės laipsnyje. Jei užsakote pilną mašiną (FTL), ji važiuoja tiesiai iš jūsų sandėlio į gavėjo sandėlį (su nedidelėmis techninėmis pertraukomis). Laikas čia apskaičiuojamas pagal atstumą ir vidutinį greitį, pridedant pakrovimo/iškrovimo laiką. Tai yra greičiausias ir labiausiai numatomas variantas.

Daliniai kroviniai (LTL) yra sudėtingesni. Vienoje mašinoje gali būti 5–15 skirtingų siuntų. Mašina turi apvažiuoti pagal maršrutą: pirmiausia paimti krovinius A, B ir C klientų, tada važiuoti į Vokietiją, ten iškrauti D ir E, o paskui F. Kiekvienas sustojimas reiškia: važiavimą iki sandėlio, registraciją, paiešką vietos aikštelėje, patį iškrovimą (kuris gali trukti nuo 30 minučių iki 3 valandų), dokumentų pasirašymą. Todėl, kai sakome „atvykimas penktadienį“, LTL atveju tai dažniausiai reiškia „penktadienio dieną“, o ne ne tikslų laiką. Jei jums svarbi minutė, visada rekomenduoju rinktis FTL arba ekspresinę siuntą.

6. Kaip „Bauarbeiten“ (kelių remonto darbai) Vokietijoje veikia susisiekimą?

Vokietijoje kelių remontas vyksta be perstojo. Tai vokiškas tikslumas – keliai turi būti idealūs, tačiau kaina už tai – nuolatinės eismo juostos susiaurinimai. Prieš išvykstant mūsų dispečeriai visada patikrina „BASt“ (Federalinių kelių tarnybų) duomenų bazes apie planuojamus remonto darbus.

Tačiau net ir planuojami darbai sukelia didelių vėlavimų, ypač sunkvežimiams. Jei trijų juostų automagistralėje viena juosta uždaryta, susidaro „butelio kaklis“. Sunkvežimiams priekaba užima daugiau vietos, todėl jie turi lėtinti ir dažniau stabdyti. Kartais remontai vyksta naktį, o dieną kelias atidarytas, bet lieka ribojimai (pvz., 60 km/h greičio limitas), kas taip pat prailgina kelionę. Mes stengiamės planuoti maršrutus, išvengiant didžiausių remonto zonų, tačiau Vokietijoje kartais neįmanoma jų išvengti, važiuojant į didžiuosius miestus.

7. Kaip tinkamai komunikuoti su ekspeditoriumi, kad gauti tiksliausią informaciją?

Geriausias būdas sužinoti tikslų laiką – ypatingas ir aiškus komunikacijos kanalas. Kai kreipiatės į mus, nurodykite ne tik adresą, bet ir specifinius reikalavimus: ar gavėjo sandėlyje yra keltuvas, ar yra ilga eilė prie vartų, ar reikia išankstinio pranešimo (announcment).

Nebijokite klausti ne tik „kada bus“, bet ir „kokia situacija“. Jei matote, kad jūsų siunta vėluoja, paskambinkite dispečeriui ir paklauskite priežasties. Dažnai klientai sužino apie vėlavimą iš vairuotojo, kuris tiesiog nurodo „bus po valandos“, tačiau dispečeris turi bendrą vaizdą ir gali pasakyti, kad „vairuotojas dabar iškrauna kitą klientą ir po to važiuoja pas jūsų, tai užtruks apie 2 valandas“. Atvirumas ir abipusis pasitikėjimas leidžia išvengti nereikalingų nervų.

8. Kas daroma, jei vairuotojas negali pristatyti kroviniuo nurodytu laiku?

Tai reali situacija, su kuria susiduriame. Jei dėl eismo ar techninių priežasčių vairuotojas supranta, kad neatvyks nurodytu laiku (pvz., iki 12:00 valandos), jis privalo nedelsiant pranešti dispečeriui. Dispečeris nedelsdamas susisiekia su gavėju (jūsų partneriu Vokietijoje) ir praneša apie vėlavimą.

Labai svarbu, kad gavėjas būtų informuotas iš anksto, kadangi Vokietijos sandėliai dirba griežta tvarka. Jei vairuotojas pavėluoja ir nenurodo prieš tai, gali būti, kad jam nebeleis įvažiuoti tą pačią dieną (pvz., jei sandėlys dirba tik iki 16:00). Tokiu atveju mes ieškome sprendimo – arba organizuojame laikiną saugojimą aikštelėje, arba, jei įmanoma, stengiamės pristatyti kitą dieną ryte. Mūsų tikslas – užtikrinti, kad krovinys būtų pristatytas saugiai, net jei tai reikalauja papildomo laiko.

9. Ar atvykimo laikas priklauso nuo to, kokia prekė pervežiama?

Taip, absoliučiai. Standartinis paletinis krovinys (vynuogės, maisto produktai, chemija) pervežiamas paprastai. Tačiau jei kalbame apie „krovinį, reikalaujantį ypatingo elgesio“ (ADR – pavojingos medžiagos), arba labai jautrią techniką, procesas sulėtėja.

Pavojingų medžiagų pervežimai Vokietijoje turi griežtus apribojimus – jais negalima važiuoti tam tikromis dienomis, poilsio dienomis arba tam tikrais maršrutais (pvz., pro miestų centrus). Tai gali priversti važiuoti apšliaužiant, kas prailgina kelionę. Taip pat, jei prekė reikalauja temperatūros režimo (šaldytas krovinys), vairuotojas turi dažniau tikrinti temperatūrą ir užtikrinti, kad prieš iškrovimą režimas būtų atkurtas, kas taip pat užtrunka. Visada nurodykite krovinių tipą kuo tiksliau užsakymo metu.

10. Kaip pasirinkti patikimą pervežėją, kad būtų tikėtinas laikas?

Rinkdamiesi partnerį, neatsižvelkite tik į kainą. Per daugiau nei 20 metų patirties galiu pasakyti: „pigiai“ dažnai reiškia „lėtai“ arba „neramu“. Patikimas pervežėjas turi šiuos požymius: moderni flotilė (mažiau gedimų), patyrę dispečeriai (kurie sugeba spręsti problemas realiu laiku) ir geri vairuotojai.

Klauskite ar įmonė turi GPS stebėjimą, kaip jie tvarko draudimus ir kas atsitinka, jei krovinys vėluoja. Profesionali įmonė visada duoda realių prognozių ir neįsitraukia į pažadus, kurių negali įvykdyti (pvz., sakyti, kad atvyks per 12 valandų į 1200 km atstumą). Pasitikėjimas ir profesionalumas yra pagrindas, užtikrinantis, kad jūsų prekės Vokietijoje atvyks laiku.

Išvada

Sumažinant, išvykimo ir atvykimo laiko sužinojimas Vokietijos kryptimi nėra tiesiog skaičiavimas iš atstumo padalijus iš greičio. Tai kompleksinis procesas, reikalaujantis patirties, technologijų ir, svarbiausia, geros komunikacijos. Kaip ekspertas, galiu užtikrinti, kad nors ir negalime valdyti oro sąlygų ar eismo spūsčių, mes galime ir privalome valdyti informacijos srautą ir reaguoti į situaciją.

Jūsų užduotis – kuo tiksliau pateikti informaciją apie krovinį ir reikalavimus. Mūsų užduotis – naudodami 20 metų patirtį ir technologijas, užtikrinti, kad ši informacija paverčiama sklandžiu ir saugiu pervežimu. Planuokite iš anksto, klauskite ir būkite kantrūs – logistika yra komandinis darbas, kur sėkmė matoma tada, kai krovinys pasiekia paskirties vietą laiku ir nepažeistas.