Kaip suderinti išvykimo ir atvykimo laikus į Vokietiją? Efektyvi logistika ir planavimas

Vokietija yra ir liks viena pagrindinių Lietuvos prekybos partnerių. Per daugiau nei dvidešimt metų praleistų tarptautinių pervežimų srityje esu matęs tūkstančius situacijų, kai puikiai suplanuotas krovinys dėl laiko apskaičiavimo klaidų arba neprognozuojamų aplinkybių virsta stresu ir nuostoliais. Klientams dažnai atrodo, kad Vokietija yra „už kalno“, ir kelias turėtų trukti tiek, kiek rodo „Google Maps“. Tačiau profesionalioje logistikoje realybė yra daug sudėtingesnė.

Krovinių pervežimas į Vokietiją – tai ne tik fizinis atstumas, kuris siekia nuo 1000 iki 1800 kilometrų priklausomai nuo maršruto (į Miuncheną, Hamburgą ar Berlyną). Tai sudėtingas mechanizmas, kuriam veikti sklandžiai reikia tikslumo, žinių apie teisines aktus ir gebėjimo įvertinti rizikas. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip tiksliai suderinti išvykimo ir atvykimo laikus, kad jūsų krovinys pasiektų paskirties vietą laiku, o ne kažkada „po pietų“.

Svarbiausia taisyklė, kurią per savo karjerą išmokiau, yra ta: geriausias planavimas prasideda ne nuo vairuotojo išvykimo momento, o nuo griežto atvykimo termino (deadline) atgal. Šis metodas vadinamas „atgaline eiga“ (backward planning). Jei žinome, kad prekės turi būti sandėlyje Vokietijoje pirmadienio ryte 8:00 valandą, privalome atsižvelgti ne tik į važiavimo laiką, bet ir į vairuotojo poilsio režimus, galimas eismo spūstis, apkrovos ir iškrovos procedūras bei netgi Vokietijos keliais eismo ribojimus.

Toliau straipsnyje nagrinėsime pagrindinius aspektus, kurie lemia sėkmingą laiko derinimą, ir atsakysime į dažniausiai kylančius klausimus.

DUK (Dažnai Užduodami Klausimai)

Šioje skiltyje pateikiu atsakymus į 10 klausimų, kurie man teko girdėti dažniausiai iš klientų, kurie nori suprasti, kodėl krovinys neatsiranda taip greitai, kaip jiems atrodo, arba kaip užtikrinti, kad viskas vyktų sklandžiai.

1. Kiek vidutiniškai trunka kelionė iš Lietuvos į Vokietiją kuru?

Vidutinis kelionės trukmės laikas priklauso nuo konkretaus maršruto. Kelias į centrines Vokietijos dalis (pvz., Hanoverį ar Frankfurtą) paprastai trunka apie 18–20 valandų grynojo važiavimo laiko. Tačiaa logistikoje mes nevadovaujamės tik grynuoju važiavimo laiku. Į realų laiką įeina vairuotojo poilsio pertraukos, kurios pagal Europos Sąjungos reglamentas yra griežtai reglamentuojamos.

Praktiškai, jei vairuotojas išvyksta iš Lietuvos pirmadienio ryte, į Vokietiją jis dažniausiai atvyksta antradienio popietę arba vidurdienį. Čia taip pat svarbu atsižvelgti į tai, kad tai yra viena kryptis. Jei kalbame apie susigrąžinimą, reikia numatyti laiką ir sugrįžimui. Taigi, saugus ir realus laiko įvertinimas – 1,5 iki 2 dienų vienai krypčiai, atsižvelgiant į krovinio tipą (pilna mašina ar dalinis krovinys).

2. Kuo skiriasi laiko planavimas pilnai (FTL) ir daliniam (LTL) kroviniui?

Tai vienas esminių dalykų, dėl kurių kyla nesusipratimų. Pilnas krovinys (Full Truck Load – FTL) yra paprastesnis: mašina užsuka pas jūsų siuntėją, užkrauna ir važiuoja tiesiai į paskirties vietą Vokietijoje. Laikas skaičiuojamas nuo išvykimo iki atvykimo be didelių sustojimų (išskyrus poilsį).

Dalinis krovinys (Less Than Truck Load – LTL) arba grupinis pervežimas yra kur kas sudėtingesnis. Tokiu atveju mašina renka krovinius iš keleto siuntėjų Lietuvoje arba Lenkijoje prieš pat išvykstant. Vėliau, atvykus į Vokietiją, mašina gali važiuoti į skirstymo centrą (hub’ą) arba aplankyti keletą gavėjų. Čia laiko derinimas tampa sudėtingesnis, nes jūsų krovinio atvykimo laikas priklauso nuo to, kur bus kiti klientai. Todėl daliniams kroviniams visada rekomenduojama planuoti papildomą 1–2 dienas rezervo.

3. Kokios Vokietijos specifinės taisyklės gali delstti atvykimo laiką?

Vokietija yra žinoma savo griežtais eismo saugumo reikalavimais ir specifiniais draudimais, kurie gali smarkiai paveikti grafiką. Vienas svarbiausių dalykų – Savaitgalio vežimo draudimas (Wochenendfahrverbot). Vokietijoje sunkvežimiai, kurių bendroji leidžiama masė viršija 7,5 tonos, negali važiuoti sekmadieniais ir švenčiadieniais (nuo sekmadienio 00:00 iki sekmadienio 22:00).

Tai reiškia, kad jei jūsų vairuotojas artėja prie Vokietijos šeštadienio vakare ir nesugeba pasiekti paskirties vietos iki 22:00 val., jis privalo sustoti ir laukti iki sekmadienio vakaro. Be to, Vokietijoje yra daug vietinių draudimų naktiniam važiavimui tam tikrose vietovėse arba gatvėse (pvz., dėl triukšmo mažinimo). Taip pat svarbu atsižvelgti į metinius „vasaros padangų“ reikalavimus ir specialius ribojimus, kai yra ypatingas karščio bangas oras (dėl ozono sluoksnio apsaugos).

4. Kaip vairuotojo darbo ir poilsio laikai (tachografas) veikia atvykimo laiką?

Europos Sąjungos reglamentai (EC 561/2006) nustato griežtas taisykles, kurios yra neabejotinos. Vairuotojas gali vairuoti ne ilgiau kaip 4,5 valandas be pertraukos. Po to privalo padaryti bent 45 minučių pertrauką (kurią galima suskaldyti į 15 min. + 30 min.). Taip pat per 24 valandų periodu vairuotojas gali vairuoti ne daugiau kaip 9 valandas (gali išplėsti iki 10 valandų ne daugiau kaip du kartus per savaitę).

Kas ypač svarbu planuojant išvykimą – 45 valandų savaitinis poilsis. Jei vairuotojas jau važiavo beveik visą savaitę, jis gali neturėti legalios galimybės išvykti penktadienį vėlai, kadangi nebus spėjęs atlikti savaitinio poilsio prieš naująją savaitę. Patirtis rodo, kad geriausias išvykimo laikas yra pirmadienis arba antradienis, kad vairuotojas turėtų pilną savaitės darbo rezervą prieš privalomą poilsį.

5. Kaip eismo spūstys Lenkijoje ir Vokietijoje veikia planavimą?

Negalima kalbėti apie laiko derinimą nepaminint Lenkijos. Dauguma maršrutų į Vokietiją eina per Lenkiją (A2 autostrada). Nors šiuo metu daugelis ruožų jau yra išasfaltuoti autostradų standartais, tačiau eismo intensyvimas ten milžiniškas, ypač prieš šventes ar atostogų sezoną.

Vokietijoje situacija kitokia – čia dažnai pasitaiko „Baustellen“ – kelio darbai. Autostradose (Autobahn) dažnai ribojamas greitis iki 60 ar 80 km/h, o eismo juostos susiaurėja. Didesniame miestuose, tokiuose kaip Berlynas, Miunchenas ar Štutgartas, spūstys gali būti itin intensyvios. Mes visada įtraukiame apie 10–15 % laiko rezervo eismo spūstims. Jei planuojate, kad kelias truks 18 valandų, reikia žiūrėti taip, kad telpėtų į 20–21 valandą su įskaitomomis spūstimis.

6. Ką reiškia „Ready Time“ (pasiruošimo laikas) ir kodėl jis svarbus?

„Ready Time“ – tai laikas, kurį nurodo siuntėjas, kai krovinys bus pilnai paruoštas ir pakrautas. Dažnai klientai sako: „Mes esame Vilniuje, galite važiuoti“. Tačiau atvykus paaiškėja, kad prekės dar nėra supakuotos ant paletės, arba reikia laukti vado, kuris pasirašytų dokumentus.

Jei „Ready Time“ nurodytas 12:00 valandą, vairuotojas negali išvykti anksčiau, net jei jis atvyko 8:00 ryte. Tai gali stumti visą grafiką. Jei planuojate atvykimą į Vokietiją antradienį, o siuntėjas gali paruošti krovinią tik pirmadienio vakare, vairuotojas gali praleisti „langą“, kuris leistų jam saugiai atvykti be naktinio važiavimo draudimų ar per didelio skubėjimo. Visada rekomenduoju klientams realiai įvertinti savo galimybes paruošti krovinią ir pranešti tikslų laiką.

7. Ar galima užtikrinti „Just-in-Time“ (Tiksliai laiku) pristatymą Vokietijoje?

„Just-in-Time“ (JIT) logistika yra labai populiari Vokietijoje, ypač automobilių pramonėje. Tačiau ji reiškia didžiulę atsakomybę. Taip, galime suderinti tikslų pristatymo laiką, pvz., antradienį 10:00 valandą ryte. Tačiau tam reikalingas idealus planavimas ir papildomas rezervas.

Jei norite JIT pristatymo, mes negalime važiuoti „paskutinę minutę“. Paprastai tokiems kroviniams siunčiame vairuotoją diena ar dviem anksčiau, kad jis būtų Vokietijoje arba netoli paskirties vietos ryte, prieš pristatymą. Taip išvengiame rizikos, kad dėl padangos plyšio ar spūsties prie vieno miesto krovinys pavėluos. JIT reiškia, kad vairuotojas turi būti laiku, o ne kad jis važiuoja kaip galima greičiau paskutinę minutę. Taip pat būtina, kad gavėjas Vokietijoje būtų pasiruošęs priimti krovinią nurodytu laiku – vokiškas tikslumas veikia abiem kryptimis.

8. Kaip metų laikas (žiema/vasara) veikia kelionės trukmę?

Žiema Vokietijoje ir Lenkijoje gali sukelti nemalonumus. Sniegas, šlapdriba ar ledas automagistralėse gali priversti vairuotojus važiuoti gerokai lėčiau nei leidžiamas 80 km/h sunkvežimiams. Be to, žiemą dažniau pasitaiko avarijų, kurios sukelia didelius spūstius (Stau).

Vasarą kiti iššūkiai – karščio bangos. Kai temperatūra viršija 30 laipsnių, Vokietijoje gali būti įvesti greičio ribojimai dėl padangų išsiplėtimo rizikos (pvz., greitis ribojamas iki 60 km/h visiems sunkvežimiams). Taip pat vasarą vyksta daugiau kelio remonto darbų. Planuodami išvykimą, visada patariu pasitikrinti orų prognozes ir, jei tikimasi blogo oro, pridėti papildomą pusę dienos rezervo.

9. Kokį vaidmenį vaidina dokumentų tvarka (CMR) laiko derinime?

Dokumentai – tai ne tik popierius, tai kelionės leidimas. CMR kontraminės kvitos (CMR waybill) užpildymas turi būti tikslus. Jei dokumentuose yra klaidų (neteisingas svoris, gavėjo adresas ar prekių kodai), Vokietijos muitinė (jei reikalinga) ar net policija gali sulaikyti mašiną patikrinimui.

Sulaikymas gali trukti nuo valandos iki kelių dienų, jei kyla įtarimų dėl mokesčių ar prekių kilmės. Norint išvengti to, visi duomenys turi būti pateikti ekspeditoriui dar prieš išvykstant. Tikslus dokumentų paruošimas užtikrina, kad vairuotojas nepraleis laiko pasienio kontrolėje arba muitinės punktuose, nors tarp ES šalių (Lietuvos ir Vokietijos) kontrolė dažniausiai vyksta judėjime, tačiau tikrinimai vis tiek pasitaiko.

10. Kas daryti, jei vėluojame ir negalime pasiekti paskirties vietos laiku?

Visada turi būti „Plan B“. Per savo 20 metų patirtį mačiau, kad geriausias sprendimas yra atvira komunikacija. Jei matome, kad dėl eismo spūsties ar techninio gedimo vėluojame, mes nedelsdami informuojame klientą ir gavėją Vokietijoje.

Vokietijoje dauguma sandėlių dirba pagal griežtą grafiką – pvz., priėmimas vyksta tik nuo 8:00 iki 16:00 valandos. Jei vėluojame ir atvykstame 17:00, raktai gali būti padėti, o vairuotojas likti laukti iki ryto. Tokiu atveju bandoma derėtis su sandėlio vadovu, ar jie gali laukti 30 minučių, arba, jei tai neįmanoma, reikia rasti saugią aikštelėlę laukimui naktį. Niekada nesistengiame „prasibrauti” uždarų vartų, tai sukelia tik konfliktus. Profesionalus požiūris yra pranešti apie vėlavimą iš anksto.

Išvada

Suderinti išvykimo ir atvykimo laikus į Vokietiją – tai menas, kuris reikalauja ne tik techninių žinių, bet ir intuicijos, įgytos per metus. Kaip ekspertas, galiu pasakyti viena: niekada nepasikliaukite vien optimizmu. Geriausias logistikos planas yra tas, kuris turi rezervą neveikiančioms aplinkybėms.

Sėkmingas pervežimas priklauso nuo trijų stulpų: tikslaus laiko planavimo (atsižvelgiant į vairuotojo poilsį ir savaitgalio draudimus), kruopštaus dokumentų paruošimo ir atviro komunikacijos tarp ekspeditoriaus, siuntėjo ir gavėjo. Jei visos šios pusės veikia sinchroniškai, Vokietija tampa ne toliu, o patogiu ir tiksliu prekybos partneriu.

Nepamirškite, kad logistika – tai ne tik prekių judėjimas, tai ir laiko valdymas. Pasitikėkite savo ekspeditoriaus patirtimi, nedelskite klausti klausimų ir visada planuokite savo veiksmus su šiek tiek „užkandžiu“ laiko. Tada jūsų krovinys visada pasieks paskirties vietą laiku, o jūsų verslo procesai vyks sklandžiai.