Kaip rasti geriausias pervežimo kainas neišsižadėjus puikios aptarnavimo kokybės?

Per daugiau nei dvidešimt metų praleistų tarptautinių pervežimų versle mačiau ne vieną rinkos kilnojimąsi. Viena konstanta visada išlieka ta pati – klientas visada nori gauti daugiau už mažiau. Tai yra natūralus verslo ir logistikos dėsnis. Tačiau, kai kalbame apie krovinių gabenimą, „pigiau“ dažnai asocijuojasi su „blogiau“, o „brangiau“ nebūtinai garantuoja „geriau“. Tikrasis profesionalumas slypa ne vien tame, kad rastume pigiausią vairuotoją, kuris sutys vežti už pusę kainos, o tame, kaip subalansuojame kainą su patikimumu, greičiu ir, svarbiausia, saugumu.

Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip veikia kainodara logistikos srityje, kodėl pats žemiausias pasiūlymas gali tapti brangiausia klaida ir kaip atrasti tą „auksinį vidurkį“, kur kaina atitinka aptarnavimo kokybę. Mes išnagrinėsime procesus, kurie vyksta už uždarų durų, ir suteiksiu jums žinių, kurios leis jaustis drąsiau renkantis transporto partnerį.

Įvadas

Logistika – tai ne tik fizinis krovinių judėjimas iš taško A į tašką B. Tai sudėtingas mechanizmas, kurį sudaro tūkstančiai dalių: dokumentai, muitinės procedūros, vairuotojų darbo laiko apskaita, kuro kainų svyravimai ir geopolitiniai pokyčiai. Per dvidešimt metų mano darbo šioje srityje mačiau, kaip smulkios organizacinės klaidos ar bandymus sutaupyti rūbai pavirsta dideliais nuostoliais.

Klientai dažnai kreipiasi su paprasta užduotimi: „Pervežkite šį krovinį į Londoną (arba Berlyną, Romą, Varšuvą) kuo pigiau“. Ir tai yra jų teisė. Tačiau kaip ekspertas, kuris žino, kas vyksta „po gaubtu“, turiu pareigą paaiškinti, kad kaina – tai tik matmuo. Kita matmuo yra rizika. Kai mes kalbame apie geriausias pervežimo kainas su puikiu aptarnavimu, mes kalbame apie investiciją į ramybę.

Puikus aptarnavimas logistikoje reiškia, kad jums nereikia nerimti, ar jūsų prekės sėdėtini įstrigusios pasienio punkte dėl neteisingai užpildyto dokumento, ar vairuotojas nebuvo priverstas ilgiau ilsėtis dėl poilsio laiko pažeidimų. Tai reiškia, kad kai atsiranda nesklandumų (o jie atsiranda visada), jūsų ekspeditorius jau sprendžia problemą, kol jūs dar sužinojote, kad ji egzistuoja.

Šiame straipsnyje mes suksimės giliau. Mes aptarsime, iš ko iš tikrųjų susiformuoja kaina, kaip atpažinti „raudonus vėliavas“ pernelyg pigiuose pasiūlymuose ir kodėl ilgalaikis bendradarbiavimas su vienu patikimu partneriu visada aplenkia trumpalaikius „lošimus“ pigiaisiais maršrutais. Mano tikslas – padaryti jus informuotu klientu, kuris gali vertinti ne tik skaičius sąskaitoje-faktūroje, bet ir kokybę, kuri užtikrina sėkmingą verslo plėtrą.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Šioje skyriuje surinkau dešimt dažniausiai man užduodamų klausimų, susijusių su kainodara ir aptarnavimo kokybe. Atsakymai paremti mano ilgamečia praktika ir rinkos realijomis.

1. Kodėl pervežimo kainos taip stipriai svyruoja tarp skirtingų kompanijų?

Tai vienas dažniausiai pasitaikančių nustebimų. Gavęs penkis pasiūlymus, klientas gali matyti skirtumą nuo 30 iki net 50 proc. Kodėl taip atsitinka? Visų pirma, tai priklauso nuo to, kaip kompanija valdo savo išlaidas. Didelės logistikos korporacijos turi didžiulius administracinius aparatų išlaidas, kurias tiesiogiai ar netiesiogiai permoka klientui. Mažesnės, lanksčios kompanijos, tokių kaip mūsų, gali siūlyti konkurencingesnes kainas dėl mažesnės „savarankiškos kainos“ (overhead).

Antra, svarbu vairuotojų pasiekiamumas. Jei kompanija turi savą transportą, jos kainos gali būti stabilesnės. Jei ji dirba tik kaip tarpininkas (brokeris) ir ieško transporto biržose, kaina priklauso nuo dabartinės situacijos rinkoje – ar yra laisvų sunkvežimių, ar yra „piko“ sezonas. Trečia, ir galbūt svarbiausia, yra maršruto planavimas. Kai kuriems siūlo tiesioginį maršrutą, kiti gali siūlyti pervežimą su persėdimais (perkraustymais), kas yra pigiau, bet lėčiau ir rizikingiau kroviniui. Žemiausia kaina dažnai reiškia, kad krovinys bus gabenamas kaip „priedas“ kitam didesniam krovininiui, o tai gali lemti delsas.

2. Ar visada verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Trumpas atsakymas: ne. Ilgas atsakymas: pigiausias pasiūlymas dažnai turi slepiamųjų išlaidų, kurios iškyla vėliau. Per savo karjerą mačiau nemažai verslininkų, kurie, siekdami sutaupyti 100 eurų pervežime, prarado tūkstančius dėl vėluojančio krovinio.

Pigiausias pasiūlymas dažnai remiasi vairuotojų, dirbančių be atostogų ar laikinaijų leidimų, paslaugomis, arba senais, techniškai prižiūrėtais sunkvežimiais. Taip pat būna, kad kompanija, siekdama pritraukti klientą pigia kaina, pirmą kartą atlieka darbą „nuostolingai“ arba be pelno, o vėliau, kai jau esate „įkabinami“, kainas staiga pakelia. Be to, labai pigūs pervežimai dažnai neturi tinkamo draudimo. Jei įvyksta avarija ir krovinys sugadinamas, paaiškėja, kad draudimo suma dengia tik dalį vertės, arba draudimas visai neveikia dėl pažeidimų. Kokybiškas aptarnavimas niekada nebus pigiausias rinkoje, jis bus „teisingas“.

3. Iš ko tiksliai susiformuoja pervežimo kaina?

Kad suprastumėte, ar kaina yra teisinga, turite žinoti jos struktūrą. Pagrindinis komponentas yra kuras. Jis sudaro apie 30–40 proc. visų išlaidų. Kuro kainos svyruoja, todėl dažnai galite matyti kuro priedą (fuel surcharge), kuris kinta kas savaitę ar mėnesį.

Kita didelė dalis – tai vairuotojo atlyginimas ir socialiniai mokesčiai. Vakarų Europos šalyse (pvz., Vokietija, Prancūzija) reikalavimai vairuotojų atlyginimams (Mindestlohn) yra gerokai aukšesni nei Rytų Europoje, todėl pervežimai į šias šalis brangiau. Taip pat į kainą įeina kelių mokesčiai (vignettes), mokesčiai už tiltus ir tunelius (pvz., Gotardo tunelis Šveicarijoje), techninė priežiūra, amortizacija ir, žinoma, pelnas.

Dar vienas dalykas, kurį dažnai pamiršta, yra grįžtamasis krovinys (backhaul). Jei sunkvežimis važiuoja į tuščią šalį be krovinio atgal, kaina ten yra padidinta, kad padengtių tuščios kelionės kaštus. Puikus aptarnavimas reiškia, kad ekspeditorius sugebia surasti grįžtamąjį krovinį ir taip sumažinti jūsų išlaidas neprarandant kokybės.

4. Kaip galiu sumažinti pervežimo išlaidas neišsižadėdamas kokybės?

Yra keletas patikimų būdų, kaip tai padaryti. Pirmasis ir efektyviausias – planavimas. Jei galite perduoti savo užsakymą ne „rytoj reikia“, o 3–5 dienas (ar dar geriau – savaitę) iki įkėlimo, ekspeditorius turi laiko surasti geriausią variantą. Skubiai pervežimai (express) visada kainuoja dvigubai ar trigubai brangiau.

Antrasis būdas – lankstumas su data ir laiku. Jei sutinkate, kad prekės būtų paimtos pietų metu vietoj ryto, arba jei galite leisti vairuotojui pristatyti prekes pirmadienio ryte vietoj penktadienio vakare, mes galime pasiūlyti rinktis maršrutą, kuris tinka mums ar mūsų partneriams, taip gaudant nuolaidą.

Trečiasis dalykas – dalinių krovinių (groupage) pasirinkimas. Jei jūsų krovinys neužpildo viso sunkvežimio, verta pagalvoti apie jo sujungimą su kitais krovinais. Tai lėčiau, bet žymiai pigiau. Taip pat svarbu tiksliai nurodyti prekių svorį ir matmenis. Netikslūs duomenys verčia vairuotoją keisti planus vietoje, kas kainuoja brangiai.

5. Kas yra „puikus aptarnavimas“ logistikos pasaulyje?

Dauguma klientų mano, kad aptarnavimas yra tai, kad operatorius atsiliepia į el. laišką per 5 minutes. Tai svarbu, bet tik paviršius. Tikras puikus aptarnavimas – tai proaktyvumas.

Pavyzdžiui, vairuotojas, kuris gabenasi jūsų krovinį, susiranda problemą su technine įranga Lenkijoje. Blogas aptarnavimas yra tas, kai jūs sužinote apie tai tik tada, kai jūsų klientas skambina ir klausia, kur prekės, o operatorius tik tada pradeda skambinti vairuotojui. Puikus aptarnavimas yra tas, kai mes sužinome apie problemą iš pirmų rankų, iš karto organizuojame remontą arba krovinio perkrovą į kitą sunkvežimį, ir informuojame jus: „Įvyko nesklandumas, bet mes jau sprendžiame, prekės atkeliaus laiku“.

Tai taip pat reiškia skaidrumą. Jūs turite matyti, kur yra jūsų krovinys, turite gauti visus dokumentus laiku, ir jums neturėtų tekti spręsti muitinės klausimų, jei sutarte pasirinkote „su muitinės aptarnavimu“ paslaugą. Puikus aptarnavimas sukuria pasitikėjimą – jūsų sandėlio vadybininkas gali ramiai miegoti, žinodamas, kad prekės atvyks.

6. Kaip patikrinti, ar pervežėjas yra patikimas?

Pirmiausia, patikrinkite licencijas. Lietuvoje tai yra VĮ „Regitra“ išduotos transporto licencijos. Jei jų nėra – tai nelegali veikla, ir tokia kompanija neturi nei draudimo, nei atsakomybės.

Antra, pažiūrėkite į kompanijos „istoriją“. Naujos kompanijos gali būti ambicingos, bet neturi patirties spręsti krizinių situacijų. Kompanija, dirbanti rinkoje daugiau nei 10 metų, kaip mūsų, jau išgyveno krizes, kuro brangimą ir pandemiją, todėl tikėtina, kad ji išgyvens ir jūsų užsakymą.

Trečia, skaitykite atsiliepimus, bet kritiškai. Vienas neigiamas atsiliepimas tarp šimto teigiamų gali būti ir kliento kaltė. Jei matote daug skundų dėl vėlavimų ar dingusių krovinių – tai signalas. Galiausiai, paprašykite kontakto esamo kliento. Patikimas pervežėjas niekada nesislėps ir suteiks duomenų, su kuo galite pasikalbėti.

7. Kokios yra slepiamosios išlaidos, apie kurias dažnai užmirštama?

Tai vienas pavojingiausių dalykų. Dažnai klientas gauna pasiūlymą, kur atrodo, kad kaina yra fantastiška, tačiau jame nėra įtrauktos papildomos paslaugos. Pavyzdžiui, „krovinio įkėlimas“ gali reikšti, kad vairuotojas padės rankomis, jei tai vienas žmogus. Jei reikia keltuvo (forklift) ar rankininkų komandos, tai gali kainuoti papildomai 50–150 eurų vietoje.

Kita slepiamoji išlaida – laukimo laikas. Dauguma pasiūlymų numato 1–2 valandas įkėlimui ir iškėlimui. Jei jūsų sandėlis vėluoja ir vairuotojas laukia 5 valandas, mokesčiai už laukimą (waiting time) gali būti gana aukšti (apie 30–50 EUR/val).

Taip pat būkite atidi su muitinės procedūromis. Jei pasiūlyme parašyta „kaina be muitinės“, o jūsų prekės reikalauja eksporto deklaravimo, tai kainuos papildomai. Visada klauskite: „Ar ši kaina yra galutinė, ar gali pasikeisti?“. Mūsų filosofija – visada pasakyti apie galimas papildomas išlaidas iš karto, kad jūsų biudžetas neišsišoktų.

8. Ar pervežimo rūšis (kelių, jūrų, oro) stipriai įtakoja kainą ir aptarnavimą?

Žinoma. Kelių transportas yra standartinis ir lankstus, tačiau jis brangsta dėl kuro ir vairuotojų trūkumo. Jūrų transportas (konteineriai) yra žymiai pigesni dideliems kiekiams, bet jis yra lėtas ir aptarnavimas čia yra sudėtingesnis dėl uostų biurokratijos. Oro transportas – tai greitis, bet kaina gali būti dešimtis kartų didesnė.

Puikus aptarnavimas čia reiškia tinkamą rūšies pasirinkimą. Kartais klientas nori skubiai pervežti nedidelę partiją lėktuvu, nors galima būtų susiplanuoti ir vežti keliu pigiau. Kaip ekspertas, aš visada siūlau optimalų variantą, o ne brangiausią. Pavyzdžiui, tarpinės (multimodal) transporto rūšys – krovinių gabenimas keliu iki uosto, tada laivu, ir vėl keliu – gali suteikti puikią kainos ir greičio balansą. Čia svarbi ne tik kaina, bet ir logistinė schema, kuri užtikrina, kad prekės nebus pažeistos persikrovimo metu.

9. Kokį vaidmenį vaidina draudimas kainos formavime?

Draudimas – tai ne papildoma „priemonė uždirbti“, o būtinas apsaugos elementas. Kaina už draudimą (CMR draudimas) paprastai svyruoja nuo 0,3 % iki 1 % krovinio vertės. Dažnai klientai, norėdami sutaupyti šiuos keliasdešimt eurų, atsisako draudimo.

Tačiau pasakykime taip: jei krovinys, vertas 20 000 eurų, sudegė arba buvo pavogtas, ir be draudimo, pervežėjo atsakomybė pagal tarptautines konvencijas (pvz., CMR) yra labai ribota (paprastai apie 8,33 SDR už kilogramą, kas yra maždaug 10 eurų). Taigi, jei dingsta 2 tonos prekių, gausite tik apie 20 000 eurų atlyginimo? Ne, gausite tik labai mažą dalį. Profesionalus aptarnavimas reiškia, kad mes visada priminsime apie draudimo svarbą ir pasiūlysime geriausias sąlygas draudimo brokeriams, kad jūsų turtas būtų apsaugotas 100 %. Tai nedidelė investicija į didelę saugę.

10. Ar galima derėtis dėl kainos?

Žinoma, verslas yra derėjimosi menas. Tačiau derėtis reikia protingai. Jei jūs ateinate ir sakykate: „Sumažinkite kainą 20 proc., kitaip eisiu prie konkurento“, tai nėra konstruktyvu. Taip elgiantis, rizikuojate gauti paslaugą, kuri taip pat bus sumažinta 20 proc. – t.y. vairuotojas nebus tikrinamas, krovinys nebus užfiksuotas, arba bus paimtas blogesnis maršrutas.

Geriausias būdas derėtis – yra ilgalaikei partnerystei. Jei pasakykite: „Mes turime stabilų srautą, 10 sunkvežimių per mėnesį, ir norėtume su jumis sudaryti metinę sutartį“, tada mes galime sėdėti prie stalo ir skaičiuoti. Galime užtikrinti fiksuotas kainas ilgesniam laikotarpiui, atsisakyti kai kurių priedų, suteikti prioritetą įkėlimui. Tokiu atveju abiejų pusčių interesai sutampa – jūs gaunate stabilią kainą ir puikų aptarnavimą, o mes gaunate užtikrintą darbo apimtį. Tai yra vienintelis būdas gauti „geriausią“ kainą ilgame laikotarpyje.

Išvada

Apibendrinant, paieška „geriausių pervežimo kainų su puikiu aptarnavimu“ nėra paprasta „Google“ paieška ir mažiausios skaičiaus pasirinkimas. Tai yra strateginis sprendimas, kuris reikalauja supratimo, kas vyksta užkulisiuose. Kaip žmogus, kuris praleido dvidešimt metų šioje srityje, galiu drąsiai teigti: pigiausias variantas dažniausiai pasiduoda brangiausiu, o brangiausias nebūtinai yra geriausias.

Tikrasis kokybės ir kainos balansas randamas tarpumoose: skaidrume, planavime ir partnerystėje. Kai renkatės logistikos partnerį, žiūrėkite ne tik į eurų sumą sąskaitoje. Žiūrėkite į tai, kaip greitai ir profesionaliai jie atsako į jūsų užklausas, ar jie klauso išsamiai apie jūsų krovinį, ar jai siūlo sprendimus, o ne tik braižo kainas.

Puikus aptarnavimas yra tai, kas saves apmoka, kai atsiranda problemų. O kainos, kurios atrodo teisingos ir pagrįstos, leidžia jums planuoti savo verslo biudžetą be staigių siurprizų. Logistika turėtų būti jūsų verslo variklis, o ne stabdis. Pasirinkdami patikimus, patyrusius ekspertus, jūs investuojate į savo ramybę ir savo klientų pasitenkinimą. O tai, galiausiai, yra brangiausia valiuta verslo pasaulyje.