Kada geriausia užsisakyti siuntų pervežimą į Vokietiją? Strateginis požiūris į logistiką

Dirbant tarptautinių pervežimų srityje daugiau kaip dvidešimt metų, sužinojai vią pagrindinę tiesą: logistika – tai ne tik fizinis krovinių judėjimas iš taško A į tašką B. Tai yra sudėtingas orkestras, kuriame kiekviena minutė, kiekviena diena ir net kiekviena metų laikis turi savo reikšmę. Vokietija, kaip didžiausia Europos ekonomika ir pagrindinė prekybos partnerė Lietuvai, yra arterija, kuria nuolat cirkuliuoja tūkstančiai tonų prekių. Tačiau dažnai pasitaiko situacijų, kai net ir patys patikimesni verslininkai, susidūrę su būtinybe išsiųsti siuntą į Vokietiją, kyla klausimą: „Kada tai padaryti, kad būtų efektyviausia, greičiausia ir pigiausia?“.

Atsakymas nėra vienareikšmis. Jis priklauso nuo to, ką vežate, kokio dydžio yra jūsų krovinys ir, svarbiausia, kokio tikslate siekiate – greičio ar taupymo. Per šiuos dešimtmečius mačiau, kaip nepakankamas planavimas sukdavo milžiniškus ratą aplink galvą tiek siuntėjams, tiek gavėjams, ir kaip protingas laiko pasirinkimas galėjo sutaupyti ne tik nervus, bet ir nemažai lėšų. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip tinkamai suplanuoti siuntos išvežimą į Vokietiją, kad procesas vyktų sklandžiai.

Vokietijos rinka yra unikali savo disciplinuotumu, tačiau ir griežtais reikalavimais. Čia neįmanoma atvykti „kažkada apie vidurdienį“ ir tikėtis, kad viskas vyks savaime. Vokiškas tikslumas reikalauja to paties ir iš mūsų. Todėl, kai kalbame apie optimalų užsakymo laiką, turime atsižvelgti ne tik į vairuotojo darbo laiką, bet ir į galimas užstatas ant kelių, vokiškas poilsio dienas bei logistikos centrų darbo režimus. Geriausias laikas užsisakyti pervežimą – tai ne vakar (kaip dažnai juokuojasi logistikos ekspertai), o gerai apgalvota ir strategiškai parinkta data.

Toliau nagrinėsime pagrindinius aspektus, padedančius išsirinkti tą pačią „auksinę vidurio“ kiekvienam siuntai.

DUK (Dažnai užduodami klausimai)

1. Kiek laiko iš anksto reikia užsakyti krovinių pervežimą į Vokietiją, kad gautum geriausią kainą?

Remiantis mano daugiamete patirtimi, optimalus laikas siekiant geriausios kainos yra nuo 3 iki 5 darbo dienų prieš planuojamą išvežimą. Tokiu atveju ekspeditorius turi pakankamai laiko surinkti kelias siuntas į vieną sunkvežimį (jei kalbame apie dalinius krovinius) arba suderinti patogų maršrutą vairuotojui. Kai užsakymą atliekate prieš savaitę ar dvi, tikimybė gauti „lankstų“ tarifą gerokai didesnė, nes transporto kompanijos dar neįsipildžiusios savo grafikuose. Skubaus užsakymo (prieš 24 valandas ar mažiau) kaina gali šokti net 30–50 proc., nes tenka ieškoti vairuotojo, kuris gali nukrypti nuo savo plano arba važiuoti tuščia grįžtamuoju maršrutu.

2. Ar yra tam tikrų savaitės dienų, kurios yra geriausios siuntų išsiuntimui į Vokietiją?

Taip, tikrai. Profesionalai šioje srityje gerbia taisyklę: „kuo anksčiau savaitėje, tuo geriau“. Idealios dienos yra pirmadienis, antradienis ir trečiadienis. Kodėl? Jei užsakote pervežimą pirmadienį ar antradienį, krovinys dažniausiai pasiekia sandėlį Vokietijoje dar tos pačios savaitės pabaigoje (ketvirtadienį-penktadienį). Tai leidžia išvengti streso susijusio su savaitgalio pristatymu (apie tai kalbėsime toliau). Ketvirtadienis ir penktadienis yra rizikingesni dėl galimų eismo užstaigų ar techninių problemų, kurios gali pastumti pristatymą į savaitgalį, kai Vokietijoje galioja griežti apribojimai.

3. Kokios yra specifinės Vokietijos eismo taisyklės, kurios gali įtakoti pristatymo laiką?

Vienas svarbiausių dalykų, ką reikia žinoti, yra vokiškas poilsio laikas ir važiavimo apribojimai. Vokietijoje sunkvežimiai su kroviniu dažniausiai negali važiuoti sekmadieniais ir šventinėmis dienomis (nuo 00:00 iki 22:00). Tai vadinama „Sonntagsfahrverbot“. Tai reiškia, kad jei jūsų krovinys vėluoja ir atvyksta į paskirties vietą penktadienio vakarą arba šeštadienį, vairuotojas gali būti priverstas laukti iki pirmadienio ryto, kad iškrautyti prekes. Be to, yra apribojimų naktiniame laike (nuo 22:00 iki 06:00) tam tikrose vietovėse, ypač gyvenamuosiuose rajonuose. Todėl planuodami pervežimą, visada tikrinkite, ar nenumatote pristatymo artimiausią savaitgalį.

4. Kaip metų laikai ir sezonai veikia pervežimų į Vokietiją kainas ir pasiekiamumą?

Logistika, kaip ir kaimo ūkis, yra glaudžiai susijusi su sezonais. Pavasario ir vasaros pradžia (balandis–birželis) yra intensyvus statybų sezone, todėl statybinės medžiagos ir technika gali būti brangiausios ir sunkiau pasiekiamos. Ruduo, ypač rugsėjis ir spalis, yra „aukso sezonas“ prekybai prieš Kalėdas. Šiuo laikotarpiu Vokietijos sandėliai būna permesti, o laisvų sunkvežimių trūksta staiga padidėja. Žiema gali sukelti vėlavimus dėl oro sąlygų (sniegas, ledas), ypač važiuojant per kalnų perėjas (Alpes) arba esant rūkui Vokietijos autostradose. Geriausia užsakyti pervežimus anksčiau, jei jūsų prekės yra sezoniškos.

5. Ar verta laukti paskutinės minutės, tikintis, kad kaina nukris?

Tai viena dažniausių klaidų, kurią pastebiu. Klientai kartais laukia, tikėdamiesi, kad pasirodys „paskutinės minutės pasiūlymas“. Rinka veikia atvirkščiai. Kuo artimesnė išvykimo data, tuo mažiau pasirinkimų turi ekspeditorius, ir tuo brangiau tampa transportas. Jei vairuotojas jau turi užsakymą, jis neatsisakys jo dėl mažesnės kainos, nebent jums pasiseks rasti „tuščią važiavimą“ (backload), kuris yra retas reiškinys konkrečiai jūsų maršrutui ir datai. Planavimas iš anksto leidžia fiksuoti kainą ir išvengti rinkos svyravimų.

6. Kuo skiriasi pilno krovinio (FTL) ir dalinio krovinio (LTL) užsakymo laikas?

Jei vežate pilną sunkvežimį (FTL – Full Truck Load), jums dažniausiai užtenka užsakyti pervežimą 2–3 dienas iš anksto, nes sunkvežimis tiesiog atvyksta pas jus, užkraunamas ir važiuoja tiesiai į paskirties vietą. Tačiau jei tai dalinis krovinys (LTL – Less than Truck Load), kuris keliauja kartu su kitų klientų siuntomis, situacija kitokia. Tam, kad surinktų pilną sunkvežimį, ekspeditoriams reikia daugiau laiko – dažniausiai 4–7 dienų. Vėlavimas šiuo atveju gali reikšti, kad jūsų siunta nebus įtraukta į artimiausią išvykimą ir bus praleista sekmadienis, kas prailgins pristatymą dar savaitę.

7. Ar yra kokios nors specialios šventės Vokietijoje, kurias reikia atsižvelgti planuojant pervežimus?

Žinoma, be bendrųjų krikščioniškų švenčių (Velykos, Kalėdos), Vokietijoje yra daug regioninių švenčių, kurios gali paveikti logistiką. Pavyzdžiui, Vokietijos vienybės diena (Spalio 3 d.) arba darbininkų diena (Gegužės 1 d.) yra dienos, kai sandėliai dažnai uždaryti, o važiavimai apriboti. Taip pat reikia atsižvelgti į karnavalą tam tikrose srityse (pvz., Kelne, Maince), kai eismas miestuose gali būti sutrikdytas. Visada patariu patikrinti Vokietijos kalendorių prieš planuodami išvežimą, net jei Lietuvoje tai darbo diena.

8. Kaip dokumentų paruošimas įtakoja greitį? Ar tai gali pagreitinti procesą?

Dokumentų tvarka yra pusė sėkmės. Nors Vokietija yra ES narė ir sienos kontrolės dažniausiai nėra, tinkamai parengti prekių sandėravimo lapai (Packing List), komercinės sąskaitos (Invoice) ir CMR važtaraščiai yra būtini. Jei šie dokumentai pateikiami iš anksto (pvz., el. paštu dar prieš krovinio išvežimą), vokiškiems brokeriams arba gavėjo sandėliams yra lengviau pasiruošti priėmimui. Jei dokumentuose yra klaidų arba jie neatitinka tarptautinių standartų, krovinys gali būti sulaikytas patikrinimui, kas sukels vėlavimus. Greitas ir tikslus dokumentų apsikeitimas gali „užtikrinti“ vietą iškrautyme greičiau.

9. Ar yra skirtumas tarp prekių gabenimo į Vokietijos miestus (pvz., Miunchenas vs. Hamburgas)?

Taip, geografinė padėtis turi įtakos. Jei vežate į Rytų arba Pietų Vokietiją (Miunchenas, Niurnbergas), reikia atsižvelgti į tai, kad maršrutai eina per užimtas trasas, o Pietų Vokietijoje (Bavarijoje) eismo intensyvumas gali būti didelis. Be to, artumas prie Alpių reiškia, kad žiemą keliaujantys ten vairuotojai gali turėti papildomų apribojimų. Vežant į Šiaurės Vokietiją (Hamburgas, Brėmenas), reikia atsižvelgti į jūrų uostų koncentraciją ir galimas eismo spūstis dėl konteinerių transporto. Užsakydami pervežimą, paminėkite tikslų miestą ir pašto kodą – tai padės ekspeditoriui tiksliau įvertinti laiką.

10. Kokias patarimus duotumėte klientui, kuriam reikia skubaus pervežimo į Vokietiją, bet jis vėluoja su užsakymu?

Jei jau įvyko vėlavimas ir reikia skubaus pervežimo, nedarykite klaidos pasirinkdami pigiausią variantą be patikrinimo. Skubaus pervežimo atveju reikia ieškoti patikimo partnerio, kuris turi tiesioginę ryšį su vairuotojais vietos (Vokietijos ar Lenkijos/Czechų) rinkoje. Būkite sąžiningi: pasakykite ekspeditoriui, kad vėluojate, ir klauskite, ar įmanoma organizuoti tiesioginį važiavimą be perkraustymų (transhipment). Nors tai kainuos brangiau, tai sumažins riziką, kad krovinys dingbus arba bus vėluojamas tarpiniuose sandėliuose. Skubus režimas reikalauja pilno skaidrumo ir nuolatinio ryšio.

Išvada

Apibendrinant, klausimas „kada geriausia užsisakyti siuntų pervežimą į Vokietiją?“ neturi vieno universalaus atsakymo, tačiau turi aiškių gairių. Pagrindinis dalykas, kurį per savo dvidešimt metų praktikos išmokiau, yra tai, kad laikas – tai pinigai, bet ir ramybė. Planuodami pervežimą 3–5 dienas (o idealiau – savaitę) iš anksto, vengdami savaitgaliių ir švenčių bei atsižvelgdami į sezoniškumą, jūs ne tik sutaupysite biudžete, bet ir užtikrinsite, kad jūsų klientai Vokietijoje gaus prekes laiku.

Vokietijos rinka nemėgsta netikrumo. Čia vežėjų ir gavėjų pasitikėjimas kuriamas ne žodžiais, o preciziškumu. Todėl, jei norite, kad jūsų verslas augtų ir būtų vertinamas kaip patikimas partneris, logistika turi tapti jūsų pranašumu, o ne neapykantos šaltiniu. Naudokitės šiais patarimais, bendraukite su ekspeditoriais atvirai ir nebijokite klausti patarimų – geriausias pervežimas yra tas, kuris buvo apgalvotas dar prieš ratukus pasisukus kelyje.