Kada Geriausia Užsakyti Pervežimą į Vokietiją? Eksperto Vadovas Optimaliam Planavimui

Vokietija yra ir liks viena pagrindinių Lietuvos prekybos partnerių. Kasdien tarp šalių važiuoja tūkstančiai sunkvežimių, vežančių viską – nuo mažmeninės prekybos prekių iki sudėtingų pramonės įrengimų. Per daugiau nei dvidešimt metų praleistų tarptautinės logistikos srityje esu matęs, kaip smulkūs planavimo niuansai gali padaryti didelę įtaką ne tik transportavimo kainai, bet ir viso verslo procesų sklandumui. Dažnai klientai klausia: „Kada tiksliai reikia skambinti brokeriui ar logistikos paslaugų teikėjui?“ Atsakymas nėra vienareikšmis, tačiau egzistuoja aiškios taisyklės ir modeliai, kuriuos vadovaujantis galima išvengti nereikalingų nervų ir piniginių nuostolių.

Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi ir aiškiai paaiškinsiu, kaip susiprogramuoti pervežimus į Vokietiją, kad jums viskas veiktų kaip laikrodis. Mes ne aptarsime tik abstrakčias teorijas, bet ir praktiškai analizuosime sezoniškumą, savaitės dienas bei specifinius krovinių tipus.

Įvadas: Kas lemia pervežimo sėkmę?

Logistika – tai ne tik fizinis daiktų perkėlimas iš taško A į tašką B. Tai sudėtingas orkestras, kuriam groti reikia tikslumo. Vokietijos rinka yra viena disciplinuotiausių pasaulyje. Vokiškos įmonės (gamyklos, sandėliai, parduotuvės) paprastai labai griežtai laikosi suplanuotų laikų (angliškai vadinamų „time slots“). Jei vairuotojas atvyksta penkias minutes vėlai, gali būti, kad jį neįleis į rampą, o tai reiškia dienos uždelstį ir papildomus išlaidas laukimui.

Todėl klausimas „kada užsakyti“ iš tiesų reiškia „kada užtikrinti, kad transportas bus ten tada, kai jo tikimasi“. Pervežimo užsakymo laikas tiesiogiai įtakoja tris pagrindinius dalykus: kainą, vietos prieinamumą (ar išvis bus laisvas sunkvežimis) ir paslaugos kokybę.

Dažnai pasitaiko situacijų, kai klientas skambina penktadienio pavakare ir prašo paimti krovinią tą pačią dieną, kad jis būtų Vokietijoje pirmadienį ryte. Teoriškai tai įmanoma, tačiau tokio „skubo“ (angliškai – „spot“) kaina gali būti 30–50 proc. didesnė nei įprasta. Be to, rasti patikimą pervežėją paskutinę minutę visada yra rizikinga. Ilgalaikė patirtis moko, kad geriausias logistikos sprendimas yra tas, kuris padarytas iš anksto.

DUK: Dažniausiai užduodami klausimai apie pervežimų planavimą

Norėdamas padaryti šią informaciją kuo praktiškesnę, sukūriau išsamią DUK (dažniausiai užduodamų klausimų) skyrių. Čia rasite atsakymus į tai, kas labiausiai rūpina verslo atstovams planuojantiems siuntas į Vokietiją.

1. Kiek laiko iš anksto reikia užsakyti standartinį krovinių pervežimą į Vokietiją?

Idealiu atveju standartinis pervežimas (tarp 20–24 tonų krovinių arba dalinis krovinys) turėtų būti užsakytas mažiausiai 3–5 darbo dienas prieš planuojamą įkėlimą. Tokiu atveju logistikos kompaniš turi pakankamai laiko surasti tinkamą transportą, suderinti vairuotojo darbo laiką ir užregistruoti reikiamus laikų slotus vokiškuose sandėliuose. Jei užsakydate savaitę-dvi iš anksto, galite tikėtis geriausių kainų rinkoje, nes transportavimo kompanijos gražiau įvertina prognozuojamą užkrovimą.

2. Ar yra tam tikri „pavojingi“ mėnesiai, kai būtina užsakyti transportą dar anksčiau?

Absoliučiai taip. Logistikoje egzistuoja aiškus sezoniškumas. Pavojingiausi laikotarpiai yra rugsėjo mėnesio pradžia (kai grįžta iš atostogų visos Europos gamyklos), prieškalėdinis laikotarpis (nuo lapkričio vidurio iki gruodžio pabaicos) ir gegužės mėnuo. Šiais laikotarpiais rinka yra perminta – transporto trūksta. Jei planuojate siuntas šiais mėnesiais, rekomenduoju užsakyti pervežimą net 2–3 savaites iš anksto. Priešingu atveju rizikuojate likti be transporto arba mokėti astronomines kainas.

3. Kokia savaitės diena geriausia tinka pervežimo užsakymui, kad kaina būtų mažesnė?

Stebėjimai rodo, kad geriausia užsakyti pervežimą antradienį arba trečiadienį, planuojant įkėlimą kitą savaitę. Kodėl? Todėl, kad pirmadieniais logistikos skyriai dažnai „užgriūva“ po savaitgalio, sprendžia nesusivienijimus iš praėjusios savaitės, todėl dėmesys naujiems užsakymams gali būti trumpesnis. Ketvirtadieniais ir penktadieniais imamasi skubių, paskutinių minutei užsakymų, kurie brangiau. Planuodami vidury savaitės, suteikiate laiko transporteriui rasti pigesnį variantą, pavyzdžiui, surasti grįžtančią mašiną (angliškai – „backload“).

4. Kaip vokiškosios šventės ir mugės (pvz., Hannover Messe) veikia pervežimų galimybes?

Vokietijoje šventės yra laikomos šventai. Per didžiąsias šventes (Velykos, Kalėdos, Velykos) vežėjai turi ilgas poilsias, be to, galioja vairuotojų poilsio laiko apribojimai. Be to, didelės mugės, tokios kaip Hannover Messe arba IAA automobilių parodos, sukuria milžinišką spaudimą viešbučiams ir, svarbiausia, transportui. Viešbučiai užimti, o aikštelės – užpildytos. Jei jūsų krovinys turi būti pristatytas į miestą, kuriame vyksta mugė, užsakykite transportą bent savaitę anksčiau, nes vietos gali tiesiog nebūti.

5. Ar skiriasi planavimas, jeigu vežamas dalinis krovinys (LTL) palyginti su pilnu sunkvežimiu (FTL)?

Taip, skiriasi ir tai labai svarbu. Pilnas sunkvežimis (FTL) – tai jūsų ekskliuzyvus transportas. Jį lengviau užsakyti net ir paskutinę minutę (už pinigus), nes reikia tik vieno vairuotojo. O dalinis krovinys (LTL) reiškia, kad mašina važiuos rinkti dar kelių klientų krovinių. Čia sudėtingesnė logistika: reikia suderinti maršrutą, kad visi įkėlimai ir iškrovimai būtų logiški. LTL krovinius rekomenduoja planuoti dar labiau iš anksto – 5–7 dienas prieš įkėlimą, kad būtų galima suformuoti efektyvų maršrutą.

6. Kokia įtaka turi tai, kad krovinys turi būti pristatytas į Vokietiją pirmadienį ryte?

Tai viena dažniausių klientų klaidų. Visi nori, kad prekės patektų į sandėlį pirmadienį rytą, kad prasidėtų savaitės darbai. Tačiau visi taip pat mano. Rezultatas – pirmadieniais rytiniais valandomis prie vokiškų sandėlių susirenka ilgiausi eilės. Vairuotojai gali praleisti pusę dienos laukdami iškrovimo. Jei įmanoma, mūsų patirtis rodo, kad geriau planuoti atvykimą antradienį arba ketvirtadienį. Taip išvengsite eilių, o vairuotojas greičiau išlaisvins savo laiką kitam užsakymui.

7. Kuo pavojingas pervežimo užsakymas paskutinę minutę (tą pačią dieną)?

Užsakant pervežimą tą pačią dieną arba vakare prieš pat įkėlimą, patiriate didžiausią riziką. Pirmiausia, kaina. Tokios siuntos yra klasifikuojamos kaip „skubios“ arba „urgentinės“, ir jų kaina tiesiog „šuoliuoja“. Antra, kokybė. Radus transportą paskutinę minutę, dažnai tenka imti mašinas, kurios nebūtų pirmąjį pasirinkimą (senesnis parkas, mažiau patikimi vežėjai). Trečia, dokumentacija. Greitai veikiant padidėja klaidų su važtaraščiais (CMR) arba komercinėmis dokumentais rizika, o Vokietijoje net menkiausias netikslumas gali sustabdyti siuntą muitinėje arba sandėlyje.

8. Ar reikia atsižvelgti į vairuotojų poilsio laiką ir darbo laiko apribojimus planuojant pervežimą?

Be abejo. Tai vienas techninių dalykų, kurį dažnai pamiršta klientai. ES reglamentai griežtai reglamentuoja vairuotojų darbo laiką. Jei planuojate ilgesnį pervežimą, tarkime, iš Klaipėdos į Miuncheną, reikia suprasti, kad vairuotojas negali važiuoti 10 valandų be perstojo. Jei užsakysite transportą taip, kad vairuotojas turi būti Vokietijoje ryte, o jam reikėtų pažeisti poilsio laiko taisykles, jis tiesiog nebus įleidžiamas į šalį arba bus baudžiamas. Profesionalus logistikos partneris visada įskaičiuoja šias „technines pertrasas“ į grafiką, todėl nenuokrypia nuo taisyklių.

9. Kaip specifiniai krovinių tipai (pvz., šaldytuvai, ADR, perkrauta) veikia užsakymo laiką?

Kuo specifiškesnis krovinys, tuo anksčiau reikia užsakyti. Standartinį tentą (dry van) rasti lengviau. Jei reikia šaldytuvo („refrigerated“), kurio temperatūra turi būti -20 laipsnių, arba ADR (pavojingų krovinių) transporto, rinka yra daug siauresnė. Tokių mašinų yra mažiau. Jei jums reikia perkrautos mašinos (overweight) arba su specifine įranga („hanging garments“ drabužiams), planuokite tai savaitėmis iš anksto. Gali prireikti specialių leidimų arba specifinio transporto paieškos, kas užtrunka.

10. Ar verta laukti su užsakymu, kad galbūt kaina nukristų?

Tai klasikinis lošimas. Rinka yra dinamiška, tačiau istoriniai duomenys rodo, kad kainos dažniau kyla (dėl degalų brangimo, trūkumo) nei staiga krenta be aiškios priežasties. Jei matote, kad kaina šiuo metu atitinka jūsų biudžetą, geriau užfiksuoti ją. Laukiant „geresnio momento“, rizikuojate patekti į situaciją, kai po savaitės kaina šuoliuoja aukštyn dėl kažkurio didelio renginio ar netikėto rinkos pokyčio. Stabilumas logistikoje dažnai vertingesnis už potencialią 5 proc. sutaupymą, kuris gali neišsipildyti.

Išvada: Protingas planavimas – jūsų ramybės garantas

Apibendrinant, klausimas „kada geriausia užsakyti pervežimą į Vokietiją“ neturi vieno dato atsakymo (pavyzdžiui, „antradienį“). Atsakymas yra strateginis: kuo anksčiau, tuo geriau, tačiau atsižvelgiant į sezoniškumą ir krovinio specifiką.

Esu dirbęs šioje srityje pakankamai ilgai, kad žinčiau: sėkmė logistikoje nėra atsitiktinis dalykas. Tai rezultatas, gaunamas dirbant su patikimais partneriais ir gerai suprantant rinkos dėsnius. Jei jūsų verslas priklauso nuo laiku pristatytų detalių ar prekių Vokietijos rinkoje, laikykitės šio paprasto patarimo: nedelskite. Užsakykite transportą, kai tik tiksliai žinote savo gamybos ar paruošimo datas.

Nebijokite klausti savo logistikos poskyrio ar eksternalų partnerio apie rinkos situaciją. Paklauskite, ar artimiausią savaitę planuojami dideli užsakymai, ar nėra žinių apie galimas eismo spūstis. Komunikacija yra raktas. Planuodami iš anksto, jūs ne tik sutaupote pinigų, bet ir duodate savo vokiškiems partneriams signalą, kad esate patikimas ir profesionalus verslo atstovas, kuris vertina jų laiką.

Logistika gali būti sudėtinga, tačiau su teisingu planavimu ji tampa jūsų konkurenciniu pranašumu.