Kada geriausia rezervuoti pervežimą į Vokietiją iš anksto? Eksperto Vadovas Optimaliam Planavimui

Įvadas

Per dvidešimt metų, praleistų tarptautinių krovinių pervežimų industrijoje, mačiau ne vieną aibę situacijų, kai planavimas (arba jo trūkumas) nulėmė sėkmę ar visišką procesų išsiokvidinimą. Vokietija – tai ne tik Lietuvos pagrindinis prekybos partneris, bet ir didžiausia Europos ekonomika, per kurią kasdien vyksta tūkstančiai tonų prekių. Logistika šioje šalyje veikia kaip tiksliai suderintas laikrodis, tačiau šis laikrodis gali strigti, jei jo mechanizmuose nepaisoma pagrindinės ašies – laiko.

Daugelis klientų, kreipiančiųsi į mane dėl pervežimų į Vokietiją, dažnai klausia to pačio: „Kada aš turiu pasakyti, kad mašina reikalinga?“ Atsakymas nėra vienas trumpas skaičius, nes jis priklauso nuo krovinio tipo, sezono, apkrovos rinkoje ir jūsų tolerancijos rizikai. Tačiau viena dalyka yra aiški: žmonėms, dirbantiems su Vokietija, „rytoj“ dažnai reiškia „per vėlu“.

Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir padėsiu suprasti, kaip veikia pervežimų rinka, kad galėtumėte priimti informuotus sprendimus ir išvengti nereikalingo streso. Mes išnagrinėsime ne tik teorinius optimumus, bet ir praktinius niuansus, kurie lemia jūsų prekių sklandų atvykimą į Hamburgą, Miuncheną ar Berlyną.

DUK: Dažniausiai užduodami klausimai apie pervežimų į Vokietiją rezervavimą

Šioje skyriuje pateikiamas išsamus klausimų ir atsakymų sąrašas, kuris padės jums suorientuoti situacijoje ir suprasti logistinius procesus giliau.

1. Kiek dienų iš anksto rekomenduojama rezervuoti standartinį krovinių pervežimą į Vokietiją?

Esu kalbėjęs su šimtais logistikos vadovų, ir visi sutaria dėl vieno: auksinis standartas yra 3–5 darbo dienos prieš planuojamą išvežimą, kai kalbame apie dalinius krovinius (LTL – Less Than Truckload). Tokiu atveju ekspeditorius turi pakankamai laiko surasti vietą bendrame krovininyje, suderinti maršrutą ir užtikrinti, kad prekės pateks į reikalingą terminalą.

Jei planuojate pervežti pilną sunkvežimio krovinį (FTL – Full Truckload), idealus laikas yra savaitė – dvi prieš kelionę. nors Vokietija yra arti, ir techniškai mašina gali atvykti per 24 valandas, rinka yra dinamiška. Rezervuojant iš anksto, mes galime pasirinkti ne pirmąjį pasitaikiusį vairuotoją, o patikimą pervežėją su geru įvertinimu. Be to, ankstyvas užsakymas leidžia išvengti situacijų, kai dėl staigių užsakymų tenka mokėti dvigubą kainą vėlai vakare arba savaitgalį.

2. Ar yra ypatingų laikotarpių (sezonų), kai reikia rezervuoti anksčiau nei įprasta?

Absoliučiai taip. Logistika turi savo pulsą, ir Vokietija čia nėra išimtis. Yra trys kritiniai laikotarpiai, kuriuos aš visada pažymiu savo kalendoriuje kaip „aukščiausios rizikos“.

Pirmasis – tai rugpjūčio pabaiga ir rugsėjis. Vokietijos pramonė grįžta iš atostogų, gamyklos suka apsukas iki maksimumo, norint pasiekti metinius tikslus prieš Kalėdas. Šiuo laikotarpiu mašinų trūksta jaučiamas kaip niekas kitas.

Antrasis – lapkričio viduo ir gruodis. Kalėdinis laikotarpis ne tik prekybai, bet ir pramonei reiškia, kad visi nori suspėti išsiųsti prekes iki metų pabaigos. Be to, didžioji dalė vairuotojų taip pat planuoja atostogas, todėl pasiūla sumažėja.

Trečiasis – šventės (Velykos, Kalėdos, Naujieji Metai). Jei jūsų krovinys turi būti pristatytas prieš šventes arba iškart po jų, rezervuoti reikia ne dienomis, o savaitėmis iš anksto. Mano patirtis rodo, kad bandant užsisakyti mašiną gruodžio 20-ąją į sausio 2-ąją, susiduriate su beveik neįmanoma misija.

3. Kas nutinka, jei krovinys skubus, o aš negalėjau rezervuoti iš anksto?

Skubaus pervežimo (Express transport) pasaulis visiškai skiriasi nuo standartinio. Jei skambinate man ir sakote: „Reikia, kad mašina būtų pas klientą Vokietijoje rytoj“, tai techniškai įmanoma, tačiau tai atsieina.

Esu matęs, kaip įmonės, taupydamos planavimo laiką, galiausiai moka už ekspresinį pervežimą 3–4 kartus daugiau nei įprasta kaina. Skubaus pervežimo metu mes ieškome vairuotojo, kuris šiuo metu yra tuščiai važiuojantis arba turi trumpą sustojimą ir gali nukrypti nuo maršruto.

Taip pat reikia prisiminti, kad skubiu atveju gali kilti problemų su dokumentais. Jei sandėlyje trūksta koks nors eksporto dokumentas arba neteisingai užpildytas sandorio dokumentas, ties Express transportu nėra laiko taisyti klaidų. Vokietijos muitinė, nors ir ES viduje, gali atlikti tikrinimus, o uždelstas pristatymas gali sutrikdyti visą gamybos grandinę. Todėl skubus pervežimas turi būti išimtis, o ne taisyklė.

4. Kaip ankstyvas rezervavimas veikia kainą? Ar tikrai taip svarbu?

Tai vienas svarbiausių ekonominių klausimų. Logistikos rinka veikia pagal paklausos ir pasiūlos principą. Kiekviena mašina yra turto vienetas, ir jei ji tuščia stovi vienoje vietoje, ji ne uždirba. Todėl, jei užsakymą gauname iš anksto, mes galime jį įtraukti į maršruto planavimą kaip „užpildą“.

Pavyzdžiui, jei vairuotojas važiuoja į Miuncheną ir turi numatytą grįžimą tik po trijų dienų, jis gali sutikti vežti jūsų krovinį ten pigiau, tik kad neišleistų laiko. Tačiau jei kreipiatės paskutinę minutę, mes turime ieškoti mašinos, kuri yra specialiai skirta jums, o tai dažnai reiškia, kad reikia mokėti už „tuščią važiavimą“ (deadhead) iki jūsų sandėlio.

Mano praktika rodo, kad pastovūs klientai, kurie rezervuoja pervežimus savaitę iš anksto, gali taupyti nuo 10 % iki 20 % biudžeto lyginant su retkarčiais užsakovais, kurie skambina „šiandien už rytoj“. Be to, ankstyvas užsakymas užtikrina, kad gausite mašiną su reikiamu įranga (pvz., liftas, temperatūros režimas), o ne tas, kurios vos vos tinka.

5. Ar rezervavimo laikas priklauso nuo to, kokį krovinį vežame (pvz., pavojingi kroviniiai, šaldytuvai)?

Be abejo, čia kalbame apie visiškai kitą lygmenį. Standartinis paletinis krovinys (pavėsinės prekės) yra lengviausiai randamas. Tačiau jei kalbame apie pavojingus krovinius (ADR), kuriems reikalingi specialūs sertifikatai, arba temperatūrinio režimo krovinius (šaldytuvai), situacija pasikeičia drastiškai.

ADR krovinių pervežimą į Vokietiją rekomenduojama rezervuoti mažiausiai 5–7 dienas iš anksto. Vokietija yra labai griežta saugumo klausimais, ir ne kiekvienas vairuotojas turi teisę vežti tam tikras ADR klases. Jei laukiate paskutinę minutę, gali tekti laukti, kol vairuotojas gaus specialų leidimą arba kol rasime mašiną, kuri atitinka visus reikalavimus.

Dar sudėtingiau su šaldytais krovinais. Šaldytuvų (frigo) parkas visame kontinente yra ribotas. Ypatingai vasarą, kai temperatūra šuoliuoja, o reikia pervežti maisto produktus ar vaistus, šaldytuvų trūksta jaučiamas labai stipriai. Aš visada patariu savo klientams, kurie prekiauja maistu, planuoti šių pervežimų grafiką bent dvi savaites į priekį, ypač jei reikalingas specifinis temperatūros režimas (pvz., -20°C).

6. Ar yra skirtumas tarp pervežimo į didžiuosius miestus (Berlynas, Hamburgas) ir mažus miestelius?

Žinoma, ir šis skirtumas dažnai būna nepastebėtas. Didžiuosiuose logistikos centruose, tokiuose kaip Hamburgas, Miunchenas, Frankfurtas ar Štutgartas, mašinų srautas yra milžiniškas. Ten lengviau rasti atgalinį krovinį (backload), todėl ir kainos gali būti konkurencingesnės. Taip pat ten yra daugiau terminalų, todėl net jei pirmasis vairuotojas atsisako, galima greitai rasti kitą.

Tačiau jei reikia pristatyti krovinį į mažą miestelį Bavarijoje arba kalnuotose vietovėse, situacija pasikeičia. Vairuotojams nėra labai patogu važiuoti į atokias vietas, nes ten sunku rasti naują krovinį grįžimui. Todėl, jei jūsų gavėjas yra mažame mieste, rezervuoti reikia dar anksčiau – kad mes turėtume laiko surasti vairuotoją, kuris sutiktų nukrypti nuo pagrindinių automagistralių. Kartais netgi reikia mokėti papildomą mokestį už užvažiavimą į „negyvenamą“ zoną (kai nėra galimybės išvengti tuščio važiavimo).

7. Kaip dokumentų parengimas įtakoja rezervavimo laiką?

Daugelis klientų mano, kad dokumentai tai tik popierizmas, su kuriuo galima susitvarkyti vėliau. Mano 20 metų patirtis sako, kad dokumentai yra vienas dažniausių vėlavimo priežasčių. Net jei mašina jau stovi prie jūsų sandėlio durų, jei neteisingai užpildytas CMR sąrašas arba trūksta EX1 (jei tai trečiųjų šalių prekės pervežimas), krovinys neišvažiuos.

Esant dideliam greičiui, vairuotojas negali laukti valandų, kol jūs susitvarkote su buhalterija. Vokietijos klientai, ypač didelios prekybos centrai (pvz., Kaufland, Lidl sandėliai), turi griežtas priėmimo taisykles. Jei dokumentuose nurodytas neteisingas SVB (Identifikacinis prekės kodas) arba trūksta kokių nors sertifikatų, krovinys gali būti atmestas tiesiog prie vartų.

Todėl idealu yra, kai rezervuodami pervežimą iš anksto, kartu siunčiate ir visus išankstinius duomenis apie prekes. Tai leidžia mums iš anksto patikrinti dokumentų suderinamumą ir išvengti nemalonių staigmenų išvažiavimo dieną.

8. Ar rinkos situacija (pavyzdžiui, kuro kainos, vairuotojų trūkumas) lemia rezervavimo strategiją?

Absoliučiai taip. Per pastaruosius kelerius metus matėme, kaip rinka gali suktis kaip vėjas. Vairuotojų trūkumas Rytų Europoje yra realus problemą, kurios nepavyko išspręsti jau dešimtmetį. Kai rinkoje mažiau vairuotojų, o kuro kainos šuoliuoja (kaip buvo 2022 metais), pervežėjai tampa labai išrankūs.

Esant tokiai situacijai, „iš anksto“ reiškia ne 3 dienas, o geriau savaitę ar dvi. Pervežėjai turi užtikrinti, kad maršrutas būtų pelningas. Jei kuro kainos aukštos, jie neims užsakymų, kurių maršrą sunku suplanuoti ekonomiškai.

Aš visada stebiu rinkos tendencijas. Jei matau, kad kuro kainos pradeda augti arba artėja nauji reguliavimai (pvz., „Mobility Package“ reikalavimai, ribojantys vairuotojų darbo laiką), aš iš karto informuoju savo klientus didinti užsakymų apimtį iš anksto. Tai yra protinga draudimo politika nuo rinkos svyravimų.

9. Kodėl grįžtamasis krovinys (return load) taip svarbus rezervavimui?

Tai vienas logistikos pagrindinių akmenų, kurį dažnai pamiršta klientai. Kiekviena mašina, kuri važiuoja į Vokietiją, nori grįžti atgal – į Lietuvą, Lenkiją ar kitur. Jei mes randame jums mašiną, kuri jau ir taip važiuoja į Vokietiją tuščia (arba su daliniu kroviniu), kaina bus žymiai mažesnė.

Tačiau tokias mašinas rasti sunkiau. Jos dažniausiai pasirodo prekybos platformose (pvz., TimoCom) kelias dienas prieš kelionę. Jei jūsų užsakymą gauname vėlai, mes negalime laukti, kol atsiras toks „idealus“ grįžtamasis krovinys. Mes turime imti bet kurį laisvą sunkvežimį, kuris gali būti brangesnis.

Todėl, jei jūsų grafikas lankstus, ir galite palaukti dieną-dvi, ankstyvas rezervavimas leidžia mums surasti tą mašiną, kuri jau ir taip keliauja į jūsų kryptį. Tai yra laimė ir jums (pigiau), ir pervežėjui (uždirba už grįžtamąjį maršrutą).

10. Kokie yra realūs rizikos neplanuojant pervežimo laiku, išskyrus kainą?

Be pinigų, didžiausia rizika yra jūsų reputacija pas klientą Vokietijoje. Vokiečiai yra žinomi dėl savo punktualumo ir tikslumo. Jei pažadėjate, kad prekės bus sandėlyje antradienį, o jos atvykta penktadienį be jokio paaiškinimo, gali būti taikomi baudos (delays penalties) arba sutarties nutraukimas.

Be to, yra rizika likti be sandėlio vietos. Didelių Vokietijos prekybos centrų sandėliai dirba pagal griežtas „Time Windows“ (laiko langus) sistemą. Jei atvykstate vėlai, net 15 minučių, vartai gali būti uždaryti, ir mašina turi laukti iki kito dienos. Tai sukelia papildomų išlaidų už vairuotojo laukimą (standby charges).

Galiausiai, blogai suplanuotas pervežimas sukelia stresą jums pačiam. Vietoj to, kad galėtumėt užsiimti verslo vystymu, jūs praleidžiate valandas telefonu, ieškodami, kur dingo jūsų krovinys. Mano kaip eksperto užduotis – padėti jums išvengti to streso.

Išvada

Apibendrinant ilgus metus praleistus šioje srityje, galiu teigti viena: logistika nėra tik prekių judėjimas iš taško A į tašką B. Tai sudėtingas žaidimas, kur laikas, informacija ir planavimas yra pagrindiniai resursai. Klausimas „kada geriausia rezervuoti pervežimą į Vokietiją“ neturi vieno atsakymo „penktadienį“, bet turi aiškiai formulę: kuo anksčiau, tuo geriau, su atsižvelgimu į krovinio tipą ir metų laiką.

Jei jūsų verslas priklauso nuo reguliarių siuntų į Vokietiją, geriausia strategija yra sukurti ilgalaikį planavimo mechanizmą. Nereikia laukti, kol klientas užsakys prekę, kad pradėtum šauktis ekspeditoriaus. Geriausia yra turėti numatytas „debesis“ (time slots) savo grafikuose.

Nepaisant to, kad technologijos tobulėja ir atsiranda vis daugiau platformų, leidžiančių rasti mašinas per kelias minutes, žmogiškasis faktorius ir rinkos dinamika lieka nepakeisti. Patikimas partneris, kuris žino rinkos niuansus ir gali patarti, kada reikia „spaisti gazą“, o kada galima ramiai laukti, yra vertingiausias turtas logistikoje.