Kada geriausia planuoti kelionę į Vokietiją – reguliarūs reisai?

Vokietija jau dešimtmečiais išlieka vienu svarbiausių Lietuvos prekybos partnerių. Kasdien tarp šalių važinėja tūkstančiai sunkvežimių, vežančių įvairiausius krovinius – nuo mažmeninės prekybos prekių iki sudėtingų pramonės įrengimų. Esu dirbęs šioje srityje daugiau kaip dvidešimt metų ir per tą laiką matavau, kaip pasikeitė rinka, technologijos ir klientų lūkesčiai. Vienas dalykas vis tiek išlieka nepakitęs: krovinių pervežimo sėkmė priklauso ne tik nuo to, kaip greitai vairuotojas vairuoja, bet ir nuo to, kiek gerai buvo suplanuota pati kelionė.

Kai kalbame apie reguliarius reisus į Vokietiją, dauguma klientų galvoja, kad tai tik paprasta eilės tvarka – užsakote, važiuoja. Tačiau profesionalioje logistikoje tai sudėtingas orkestro darbas. Reguliarūs reisai (angliškai line haul arba regular lines) reiškia, kad transporto bendrovė turi fiksuotą tvarkaraštį ir maršrutus, kurie veikia nepriklausomai nuo to, ar sunkvežimis pilnas, ar ne. Tai klientui suteikia stabilumo, tačiau reikalauja ir tam tikro planavimo gudrumo.

Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kada ir kaip geriausia planuoti krovinių pervežimus reguliariais reisais, kad jūsų verslas veiktų be stabdžių, o išlaidos būtų prognozuojamos. Mes aptarsime sezoninius svyravimus, savaitės dienų ypatumus, dokumentacijos niuansus ir, svarbiausia, kaip išvengti tipiškų klaidų, kurias daro net patys didžiausi importuotojai ir eksportuotojai.

DUK: Dažniausiai užduodami klausimai apie planavimą ir reguliarius reisus

Dirbdamas su klientais, dažnai girdiu tą pačią problemas ir klausimus. Žemiau pateikiamas išsamus atsakymų rinkinys, kuris padės jums suprasti logistikos mechanizmus ir geriau pasiruošti bendradarbiavimui su transporto kompanija.

1. Ką tiksliai reiškia „reguliarus reisas“ ir kaip jis skiriasi nuo įprasto užsakymo?

Reguliarus reisas – tai tai, kai transporto įmonė nustato fiksuotą maršrutą ir išvykimo datas (pavyzdžiui, Vilnius – Berlynas – Miunchenas ir atgal du kartus per savaitę) ir juos vykdo sistemingai, nepaisant to, ar krovininė yra pilna, ar ne. Skirtumas nuo tiesioginio užsakymo (spot) yra tas, kad „spot“ rinkoje vairuotojas važiuoja tik tada, kai yra konkretaus užsakovo krovinys, o po to gali grįžti tuščias arba laukti kito užsakymo. Reguliariais reisais važiuojantys sunkvežimiai surenka krovinius iš įvairių klientų (taip vadinami daliniai kroviniai arba groupage), todėl kaina dažniausiai yra mažesnė, o terminai – stabilesni. Jums kaip klientui tai reiškia, kad neturite laukti, kol surinksime pilną mašiną – jūsų kroviniui vietos yra rezervuojamos pagal tvarkaraštį.

2. Kelias dienas iki planuojamos išvykos reikia teikti užsakymą, kad gautumėte vietą reguliariajame reise?

Tai vienas kritiškiausių klausimų. Idealus atvejis – kai užsakymą pateikiate 2–3 darbo dienas iki krovinio paruošimo datos. Reguliarieji reisai turi savo „uždarimo“ laikus (cut-off times), pvz., jei reisas išvyksta antradienį, dokumentus ir krovinius reikia pateikti iki pirmadienio 12:00 valandos. Jei užsakote vėliau, rizikuojate, kad vietos sunkvežimyje jau nebeliks, nes jis bus užpildytas ankstesnių klientų krovinais. Esu matęs situacijų, kai klientai skambina sekmadienio vakare ir tikisi, kad jų 10 paletų paims į ryto išvykstantį reisą. Tai galima tik tada, jei yra laisvos vietos, tačiau tokio planavimo negalima vadinti strategišku. Stabiliam verslui rekomenduoju daryti tai savaites (ar net mėnesius) iš anksto, ypač jei turite pastovius krovinių srautus.

3. Ar yra tam tikros dienos savaitėje, kai geriau siųsti krovinius į Vokietiją?

Absoliučiai taip. Praktika rodo, kad geriausia siųsti krovinius, kurie būtų išvežti antradienį, trečiadienį arba ketvirtadienį. Kodėl? Pirmadieniais logistikos centrai ir sandėliai dažnai būna užgrousti po savaitgalio – kaupiasi neišvežti kroviniai, vairuotojai grįžta iš poilsio, o dokumentų apdorojimas gali vėluoti. Be to, jei krovinys išvyksta pirmadienį, jis dažnai atvyksta į Vokietiją antradienį, kai vokiški sandėliai irgi gali būti perkrauti. Penktadienis irgi yra rizikingas dėl galimų eismo spūstių prieš savaitgalį bei dėl to, kad jei atvykstate vėlai penktadienį arba šeštadienį, gali tekti laukti iki pirmadienio iškrovimo, nes Vokietijoje daugelis sandėlių nedirba šeštadieniais (nors didieji prekybos centrai ir dirba). Optimalus variantas – planuoti taip, kad krovinys būtų išvežtas vidur savaitės, tuomet atvykimas ir iškrovimas vyktų sklandžiausiai.

4. Kaip sezoniniai svyravimai veikia reguliarius reisus (pvz., Kalėdos, vasaros atostogos)?

Sezoniškumas logistikoje – tai ne mitas, o ožys, su kuriuo kovoja kiekvienas ekspertas. Vokietijoje yra du ypatingai „karšti“ periodai: prieš Kalėdas (lapkričio–gruodžio mėn.) ir vasaros pabaigoje (rugpjūtis–rugsėjis), kai baigiasi gamintojų atostogos ir prasideda intensyvus gamybos startas. Kalėdiniu laikotarpiu vietos reguliuos reisuose išseksta labai greitai – rekomenduoju užsakyti net 2–4 savaites iš anksto. Vasarą, ypač liepos–rugpjūčio mėnesiais, Vokietijoje vyksta daug pramonės šakų atostogų (vadinamos Betriebsferien), todėl dalis sandėlių gali būti uždaryta, o reisų dažnumas gali šiek tiek sumažėti. Taip pat reikia atsižvelgti į žiemos sezoną – blogų oro sąlygų rizika gali prailginti kelionę, todėl planuodami svarbius krovinius žiemą, visada palikite laiko rezervą (1–2 dienos).

5. Ar galiu planuoti pervežimą atgal iš Vokietijos tuo pačiu sunkvežimiu (importas/eksportas)?

Taip, tai yra vienas efektyviausių būdų sumažinti išlaidas. Transporto kompanijoms labai svarbu, kad sunkvežimis grįžtų ne tuščias, bet su kroviniu. Jei jūsų įmonė tiek importuoja prekių iš Vokietijos, tiek eksportuoja į ją, galite derinti krovinius (taip vadinamas backhaul arba dvikryptis pervežimas). Pavyzdžiui, jei mūsų sunkvežimis veža jūsų prekes į Miuncheną, mes galime jį užpildyti kitu klientu iš Vokietijos ir parvežti atgal į Lietuvą jūsų užsakymą. Tačiau čia reikalingas tikslus sinchronizavimas. Negalima laukti, kol atvyksime į Vokietiją, tuomet ieškoti krovinio atgal – tai brangu ir neefektyvu. Tokiu atveju reikia planuoti abi kryptis bent savaitę iš anksto, kad vadybininkai galėtų suderinti maršrutą.

6. Kokios yra dažniausios klaidos dėl dokumentų, vėlinančios kelionę?

Nepaisant to, kad vežame tarp ES šalių ir nėra custominių formalumų tarp Lietuvos ir Vokietijos, dokumentų kokybė yra kritinė. Dažniausia klaida – neteisingai arba neaiškiai pateikti prekių pakavimo sąrašai (packing list) arba prekių faktūros. Jei vokiškame sandėlyje atsiranda abejonių dėl prekių kilmės, pavadinimo ar kiekio, jie gali atsisakyti priimti krovinį, kol bus pateikta papildoma informacija. Tai sukuria „botneck“ efektą – vairuotojas stovi ir laukia, o vėliau vėluoja į kitą iškrovą. Dar viena problema – neteisingai nurodyti svoriai ar matmenys. Jei deklaravote 500 kg, o realu yra 2 tonos, gali reikėti keisti transporto priemonę (jei vietos nebeužtenka), kas sustabdo visą reiso eigą. Visada tikrinkite duomenis du kartus prieš išsiunčiant juos vadybininkui.

7. Kaip Vokietijos šventės veikia planavimą, ar jos skiriasi nuo Lietuvos?

Jos skiriasi ir gali sukelti nemalonumus tiems, kurie nesiruošia. Vokietijoje yra daugiau regioninių švenčių nei Lietuvoje. Pavyzdžiui, kai kuriose žemėse švenčiamas „Vokietijos vienybės diena“ spalio 3 d., kiti regionai gali turėti savo katalikiškas šventes, kai sandėliai nedirba. Be to, Vokietijoje labai griežtai laikomasi vairuotojų poilsio taisyklių ir važiavimo draudimų švenčių metu. Jei planuojate krovinį, kuris turi atvykti prieš šventes, užtikrinkite, kad gausite patvirtinimą apie sandėlio darbo laiką. Niekada neskubėkite siųsti krovinio, kuris turi atvykti šeštadienį, jei neesate 100 proc. tikri, kad jį iškraus. Paprastai geriau praleisti šventę Lietuvoje ir išvykti iš karto po jos, nei laukti kelias dienas prie užrakintų vartų.

8. Ar verta rinktis dalinius krovinius (LTL) reguliuos reisuose, ar laukti, kol susikaups pilna mašina (FTL)?

Tai priklauso nuo jūsų prioritetų: kaina ar greitis. Jei jums svarbiausia kaina ir krovinys nėra labai skubus, daliniai kroviniai reguliuos reisuose – puikus pasirinkimas. Jums mokate tik už užimtą vietą (pavėsinės metrus arba paletės vietą). Tačiau jei krovinys yra jautrus laikui arba turi būti pristatytas „fixed time“ (fiksuotu laiku), geriau užsisakyti pilną mašiną (FTL). Reguliarieji reisai su daliniais krovinais užtrunka ilgiau, nes turi sustoti prie kelių ar dešimčių sandėlių iškrauti ir pakrauti kitų klientų prekes. Pilna mašina važiuoja tiesiai iš taško A į tašką B. Esu matęs, kaip klientai, norėdami sutaupyti 50 eurų, siunčia brangų įrangą daliniu kroviniu, o vėliau praranda klientus dėl dienos vėlavimo. Čia svarbi žinojimo kaina.

9. Kaip techninė būklė ir krovinio pakavimas veikia sėkmingo reiso planavimą?

Net geriausiai suplanuotas reisas gali žlugti dėl blogo pakavimo. Vokietijos logistika yra labai „automatizuota“ – daugelyje sandėlių naudojamos konvejerinės linijos, kurios gali sugadinti blogai supakuotas dėžes. Jei krovinys yra kietas, ant paletės, jis turi būti tvirtai suvyniojamas pleistuoku. Jei tai neįformintas krovinys (pavyzdžiui, technika ant ratų ar nestandartiniai gaminiai), reikia ypatingo planavimo – ne kiekvienas reguliarus reisas priima tokius krovinius dėl įkrovimo/iškrovimo sudėtingumo. Taip pat būtina nurodyti, ar krovinis reikalauja temperatūros režimo (šaldytuvas), ar yra pavojingas (ADR). Tokią informaciją reikia pateikti planavimo etape, ne tada, kai vairuotojas jau atvyko pasiimti prekių.

10. Kokie yra pagrindiniai logistikos centrai Vokietijoje, į kuriuos važiuoja reguliarieji reisai, ir kodėl tai svarbu?

Žinoti, kur tiksliai vyksta jūsų krovinys, labai padeda planuoti. Didžiausių logistikos mazgai Vokietijoje yra šalia didmiesčių: Hamburgo (jūrų uosto regionas, labai intensyvus krovinių srautas), Miuncheno (pietų Vokietija, ryšiai su Austrija ir Italija), Frankfurto (centras, oro uostas), Štutgarto (automobilių pramonės regionas) ir Berlyno. Jei jūsų krovinys keliauja ne į didelį miestą, o į mažą kaimą, tai gali reikšti, kad vairuotojas turės nukrypti nuo pagrindinio magistralės, o tai užtrunka. Reguliarieji reisai dažniausiai aptarnauja pagrindinius maršrutus, todėl, jei paskirties viena yra atokiau nuo autostrados, gali tekti planuoti papildomą laiką arba net vietinį pervežimą (tarpinė transportavimo paslauga) nuo hubo iki galutinio vartotojo. Suprantant šią geografiją, galima tiksliau numatyti pristatymo terminus.

Išvada

Planuoti kelionę į Vokietiją reguliariais reisais – tai ne vienkartinis veiksmas, o nuolatinis procesas, reikalaujantisžinojimo ir bendradarbiavimo. Kaip kasdien šioje srityje dirbantis ekspertas, galiu pasakyti viena: sėkmė slepiasi detalėse. Tai ne tik data, kai krovinys išvyksta, bet ir tai, kokia savaitės diena, kokie yra vokiški sandėlių darbo grafikai, ar dokumentai be klaidų, ar pakavimas atsparus transportavimui.

Naudodamiesi reguliariosios linijos privalumais – pastovumu ir kainų aiškumu – visada laikykitės auksinės taisyklės: praneškite savo logistikos partneriui apie planuojamus pervežimus kuo anksčiau. Geriau užsakyti reisą savaitę iš anksto ir būti ramu, nei ieškoti sprendimų paskutinę minutę, kai rinka jau perkrauta, o kainos šokuoja.

Vokietijos rinka yra disciplinuota ir pareiginga, ji moko taip pat būti ir mums. Tikslus planavimas leis jums ne tik išvengti nereikalingų stresų ir baudų už vėlavimus, bet ir optimizuoti savo verslo išlaidas. Tad, kitą kartą kai galvosite apie siuntą į Vokietiją, pasidomėkite ne tik kaina, bet ir reiso tvarkaraščiu bei savo poreikių išankstine analizę. Tai tas investicijas, kurios atsiperka ilgame laikotarpyje.