Išvykimo laikai į Vokietiją: lankstūs ir patogūs tvarkaraščiai

Įvadas

Vokietija jau daugiau nei du dešimtmečius išlieka viena pagrindinių Lietuvos prekybos partnerių. Kasdien tarp šalių važiuoja tūkstančiai sunkvežimių, gabenantų viską – nuo mažmeninės prekybos prekių iki sudėtingų pramonės įrenginių. Dirbant šioje srityje beveik dvidešimt metų, esu matęs, kaip pasikeitė logistika: anuomet tai buvo tiesiog prekių pervežimas iš taško A į tašką B, šiandien tai – sudėtingas orkestras, kur kiekviena minutė turi savo kainą, o kliento lūkesčiai dėl greičio ir tikslumo auga kasdien.

Vienas dažniausiai kylančių klausimų, su kuriuo susiduriu bendraudamas su verslo atstovais bei privačiais asmenimis, yra susijęs su išvykimo laikais. Anksčiau logistika buvo kaip traukinys – jei praleidai išvykimą, tekdavo laukti dieną ar dvi. Šiandien situacija kitokia. Rinka reikalauja lankstumo. Klientams nebeužtenka žinoti, kad sunkvežimis išvyksta „ryte“; jiems svarbu žinoti, kada prekės bus paimtos ir kada tiksliai pasieks paskirties vietą, atsižvelgiant į Vokietijoje galiojančias „Fensterzeiten“ – iš anksto numatytas krovimo ir iškrovimo laikas.

Šiame straipsnyje norime paaiškinti, kaip suformuoti lankstus ir patogius tvarkaraščius, kad jums nebūtų tenka susirūpinti dėl vėlavimų ar nesusipratimų. Mes pasidalinsime savo patirtimi ir parodysime, kad modernūs pervežimai gali būti pritaikyti jūsų, o ne ne atvirkščiai. Suprasdami procesus ir galimybes, galėsite lengviau planuoti savo verslą ar asmeninius reikalus.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kaip dažnai vyksta reguliarios reisai į Vokietiją ir ar tai įtakoja išvykimo laiką?

Per pastaruosius dešimtmetis intensyvumas tarp Lietuvos ir Vokietijos išaugo eksponentiškai. Anksčiau būdavo taip, kad reisai buvo susisteminti pagal savaitės dienas – pavyzdžiui, į Miuncheną važiuodavome antradieniais, o į Hamburgą ketvirtadieniais. Šiandien tokia rigidumo forma nebėra efektyvi nei mums, nei klientams.

Dabar kalbame apie beveik kasdienius išvykimus. Didžiausių Vokietijos logistikos mazgų, tokių kaip Berlynas, Miunchenas, Hamburgas, Frankfortas ar Štutgartas, kryptimis transporto priemonės išvyksta kasdien, o dažnai net kelis kartus per dieną. Tai leidžia mums pasiūlyti klientams labai lankstų išvykimo laiką. Jei jums reikia nuvežti siuntą į Berlyną, mes nekalbame apie „kitą antradienį“, mes ieškome galimybės išvykti jau šiandien arba rytoj ryte, priklausomai nuo to, kada prekės bus paruoštos. Toks tankus tvarkaraštis užtikrina, kad net jei viena diena dėl techninių priežasčių išvykti nepavyktų, kitą galimybė turime vos po kelių valandų.

2. Ką reiškia „lankstus išvykimo laikas“ ir kaip jis veikia praktiškai?

Lankstumas šiuo atveju nereiškia, kad vairuotojas gali atvykti bet kada jam patinka. Tai yra profesionalaus planavimo rezultatas. Lankstus išvykimo laikas reiškia, kad pritaikome savo logistikos grandines prie jūsų poreikių, o ne atvirkščiai.

Praktiškai tai atrodo taip: susitariau dėl siuntos pervežimo, nurodau, kada prekės bus paruoštos. Mūsų dispečeriai turi realų laiką matantį transporto parką. Jei jūsų siunta paruošta 14:00 valandą, o mums tūkstantį kilometrų nuvažiuojantis sunkvežimis reikia 2 valandas pailsėti pagal tvarkaraštį, mes suderiname išvykimą taip, kad jis atvyktų pas jums pasiimti prekes 16:30. Mes nebegriežtai sakome „išvykstame 8:00 ryte“, todėl turite būti pasiruošę 7:30. Mes sakome: „mes paimsime prekes tada, kada jums patogu, atsižvelgiant į maršruto logistiką“. Tai sumažina stresą ir leidžia jums efektyviau planuoti savo darbo dieną.

3. Ar įmanoma užsakyti ekspresinį pervežimą, jei prekės būtinos Vokietijoje jau rytoj?

Žinoma, ir tai yra viena dažniausių paslaugų, kurią teikiame verslo klientams, kurie dirba „just-in-time“ (tik laiku) principu. Ekspresinis pervežimas skiriasi nuo standartinio tuo, kad čia nėra jokios „kolektyvinės siuntos“ – tai yra dedikuota transporto priemonė jūsų kroviniui.

Jeigu situacija kritinė, mes galime organizuoti išvykimą net ir tą pačią valandą, kai gavame užsakymą. Tokiu atveju vairuotojas gali išvykti iš Lietuvos (arba kitos šalies, kur jis yra) nedelsiant ir važiuoti be sustojimų iki paskirties vietos Vokietijoje. Atsižvelgiant į mano patirtį, tokiems reisams dažniausiai naudojame mažesnes, judresnes transporto priemones, kurios gali lengviau manevruoti ir greičiau įveikti maršrutą. Tačiau čia svarbu suprasti, kad Vokietijoje yra griežti vairuotojų poilsio režimai. Net ir ekspresiniame reise mes negalime laužyti įstatymų, todėl tikslų atvykimo laiką apskaičiuojame atsižvelgdami į privalomus poilsio intervalus, tačiau visada stengiamės juos optimizuoti kiek įmanoma.

4. Kaip vežėjo pasiruošimas ir dokumentai įtakoja išvykimo laiką?

Tai vienas svarbiausių aspektų, kurį dažnai pamiršta klientai. Net jei mūsų tvarkaraštis yra lankstus ir mes pasiruošę išvykti akimirksniu, dokumentų nebuvimas gali viską sustabdyti. Kalbu ne tik apie paprastus eksporto dokumentus, bet ir apie specifinius leidimus, pavyzdžiui, jei pervežame pavojingas krovinius (ADR), brangiąją techniką ar reikia specialios kvotos.

Praktikoje dažniausiai pasitaiko situacija, kai klientas sako: „prekės pasiruošusios“, tačiau pats CMR sąskaita-faktūra arba priedai nėra suformuoti teisingai. Jei vairuotojas atvyksta į padėjimą paimti krovinius, o dokumentuose trūksta numerių ar svorių, išvykimas atidėliojamas, kol viskas bus pataisyta. Mano patarimas kaip ekspertui: visada pasidarykite dokumentų „check-list“ ir juos paruoškite bent prieš valandą iki numatyto išvykimo laiko. Tai leidžia mums išvykti be jokių uždelčių ir laikytis suplanuoto tvarkaraščio.

5. Ar „Fensterzeiten“ (laiko langai) Vokietijoje įtakoja tai, kada mes išvykstame iš Lietuvos?

Absoliučiai taip. Vokietijos logistika yra žinoma savo preciziškumu, o sandėliuose ir parduotuvėse galioja griežti laiko langai, kai krovinius galima priimti ar išduoti. Jei jūsų gavėjas Vokietijoje nurodė, kad krovinius galima priimti tik tarp 08:00 ir 10:00 ryto, mums tenka suplanuoti išvykimą iš Lietuvos taip, kad atvyktume būtent tuo laiku.

Tai reiškia, kad mes negalime išvykti tuomet, kai patogu mums ar net jums, jei norime išvengti laukimo Vokietijoje (kas kainuoja pinigus) arba vėlavimo. Todėl lankstus tvarkaraštis dirba abiem kryptimis. Mes atgaliai skaičiuojame maršrutą: atvykimo laikas Vokietijoje minus važiavimo laikas, minus poilsio laikai, minus pasiruošimo laikas Lietuvoje. Tokiu būdu nustatome optimalų išvykimo laiką, kuris užtikrina sklandų įvežimą į sandėlį be papildomų rūpesčių gavėjui.

6. Kaip elgiamės su dalinėmis siuntomis (LTL) – ar jų išvykimo laikai yra pastovesni?

Dalinės siuntos (Less than Truckload) yra sudėtingesnės, nes vienoje transporto priemonėje sujungiame keleto klientų krovinius. Anksčiau tai reiškė, kad tekdavo laukti, kol pilna mašina užsipildo, ir tik tada išvyksta. Tačiau šiuolaikinėje logistikoje naudojame konsolidacijos sandėlius ir išmanų maršrutų planavimą.

Dalinėms siuntoms taip pat taikome lankstų tvarkaraštį, bet čia labiau pasireiškia dinamiškumas. Mes turime pagrindinius išvykimo „langus“, pavyzdžiui, kasdien 18:00 valandą vyksta konsolidacija. Jei jūsų krovinys į mūsų terminalą atvyksta 17:00, jis puikiai patenka į tą naktinį išvykimą. Jei vėluojate iki ryto, jis gali patekti į kitą grupę, kuri išvyksta po pietų. Tačiau dėl didelio srautų tankumo, net ir dėl to vėluojant nedaug, dažnai galime surasti vietą ir tarpinėse stotyse arba peradresuoti per partnerius, kad siunta pasiektų Vokietiją kuo greičiau. Čia svarbus nuolatinis ryšys su dispečeriu.

7. Kokius veiksnius, nepriklausančius nuo mūsų, reikia įvertinti planuojant išvykimą?

Nors mes ir esame ekspertai, yra veiksnių, kurių negalime valdyti, bet kuriuos turiame įvertinti planuodami tvarkaraštį. Vienas pagrindinių – orų sąlygos, ypač žiemą. Žiemos metu per Kaliningrado sritį arba Lenkiją važiuojant link Vokietijos, gali kilti stiprūs sniego audros, kurios uždelsia maršrutą.

Kitas faktorius – eismo įvykiai ir spūstys. Vokietijoje, ypač „Ruhr“ srityje arba prie didžiųjų miestų, spūstys yra kasdienybė. Planuodami išvykimą, mes įtraukiame į skaičiavimus laiko rezervą (buffer time), kuris leidžia išvengti vėlavimo paskirties vietoje, net jei kelyje užstrigsame valandą ar dvi. Taip pat reikia atsižvelgti į šventes – tiek Lietuvoje, tiek Vokietijoje, tiek keliuose esančiose šalyse (Lenkija, Čekija). Per šventes išvykimų tvarkaraščiai gali keistis, todėl visada rekomenduoju klientams planuoti siuntas iš anksto arba klausti apie galiojančius grafikus šventiniu laikotarpiu.

8. Ar galima sekti savo krovinio judėjimą realiu laiku ir kaip tai padeda sužinoti tikslią išvykimo ar atvykimo laiką?

Be abejo, šiandien technologijos leidžia mums pasiūlyti pilną skaidrumą. Kiekviena mūsų transporto priemonė yra aprūpinta GPS stebėjimo sistema. Klientui suteikiame prieigą prie sistemos, kurioje jis gali matyti ne tik, kur mašina yra, bet ir jos greitį, bei prognozuojamą atvykimo laiką (ETA).

Tai padeda išvengti nesusipratimų. Pavyzdžiui, jei vairuotojas dėl eismo įvykio vėluoja valandą, sistema tai automatiškai atnaujina. Klientas Vokietijoje matys, kad reikės šiek tiek palaukti, arba gali susitvarkyti savo darbus kitaip. Tai leidžia mums būti protingiems partneriais – mes nepranešame apie vėlavimą tada, kai jau pavėlavome, o klientas mato situaciją realiu laiku. Taip pat tai leidžia mums tiksliau planuoti tolimesnius išvykimus tos pačios mašinos tvarkaraštyje.

9. Kaip kaina koreliuoja su išvykimo laiku? Ar lankstesnis tvarkaraštis kainuoja brangiau?

Tai logiškas klausimas, ir atsakymas priklauso nuo to, ką įtraukiame į sąvoką „lankstumas“. Standartiniai, iš anksto suplanuoti išvykimai (pavyzdžiui, krovinių surinkimas iš keleto klientų vienam maršrutui) yra pigiausi, nes mes efektyviau panaudojame transporto priemonės talpą.

Tačiau jei kalbame apie individualų lankstumą – t. y. reikalaujame, kad mašina atvyktų pasiimti siuntą neįprastu laiku, arba reikalaujame ypatingo greičio – tai gali brangti. Ekspresinės siuntos arba išvykimai naktį, savaitgaliais ar šventinėmis dienomis reikalauja papildomų išlaidų (vairuotojų viršvalandžiai, naktiniai darbai). Tačiau ilgalaikėje partnerystėje mes stengiamės rasti kompromisą. Jei dirbame nuolat, galime pasiūlyti fiksuotas kainas net ir tam tikrų išvykimo laikų variantams, nes žinome jūsų poreikius ir galime juos integruoti į savo bendrą maršrutų tinklą taip, kad išlaidos būtų pasidalintos.

10. Ką klientas turėtų padaryti, kad užtikrintų sklandų išvykimą pagal tvarkaraštį?

Remiantis mano daugiamete patirtimi, sėkmė priklauso nuo trijų dalykų: komunikacijos, pasiruošimo ir tikslumo. Pirmiausia, kuo anksčiau praneškite apie planuojamą siuntą. Kuo anksčiau mes žinome apie krovinį, tuo geriau galime jį integruoti į mūsų tvarkaraštį ir rasti optimalų išvykimo laiką.

Antra, užtikrinkite, kad krovinys yra paruoštas ir užfiksuotas dokumentuose prieš numatytą atvykimo laiką. Jei vairuotojas turi laukti, kol supakuosite prekes arba išrašysite dokumentus, tai gali sumušti visą maršrutą ir vėliau atsiliepti kitems klientams.

Ir trečia, būkite tikslūs nurodydami adresą ir kontaktinius duomenis Vokietijoje. Vokietijoje gatvių numeriavimas ir įvažiavimai į sandėlius gali būti sudėtingi. Jei vairuotojas praleis įvažiavimą dėl netikslaus adreso ir praras valandą ieškodamas vietos, tai vėluos. Geras ryšys ir išsamus informacijos pateikimas yra pusė sėkmės užtikrinant sklandų ir laiku vykstantį išvykimą.

Išvada

Išvykimo laikai į Vokietiją šiais laikais yra daugiau nei tik datos ir valandos skaičiuoklė. Tai sudėtingas derinimas tarp jūsų poreikių, vairuotojų darbo režimo, Vokietijos sandėlių tvarkaraščių ir kelių sąlygų. Dirbdami logistikos srityje beveik dvidešimt metų, esu įsitikinęs, kad geriausias rezultatas pasiekiamas ne tada, kai stengiamės priversti klientą prisitaikyti prie standartinio autobuso tvarkaraščio, o tada, kai sugebame pasiūlyti sprendimą, kuris elgiasi kaip chameleonas – prisitaiko prie situacijos.

Lankstūs ir patogūs tvarkaraščiai leidžia jums mąstyti apie savo verslo plėtrą, o ne apie tai, ar prekės atvyks laiku. Mūsų užduotis – paslėpti visas šios sudėtingos mašinos variklius už užuolaidos ir jums pateikti paprastą atsakymą: „mes išvyksime taip, kaip jums reikia, ir atvyksime tada, kada sutarėme“. Nors iššūkių kelyje visada pasitaiko – nuo sniego audrų iki eismo spūsčių – patirtis ir technologijos leidžia mums valdyti šiuo procesus taip, kad jūsų siuntos būtų saugios ir laiku paskirties vietoje. Pasitikėkite profesionalais, ir jūsų logistika taps ne rūpesčiu, o konkureciniu pranašumu.