Išvykimo laikai į Vokietiją: Efektyvus Grafikas Jūsų Verslo Sėkmei

Vokietija jau dešimtmečiais išlieka svarbiausia Lietuvos prekybos partnerė. Nenuostabu, kad kasdien tarp šalių vyksta tūkstančiai krovinių, o logistika tampa ne tiesiog paslauga, o verslo kraujujujų. Per daugiau nei dvidešimt metų praleistų šioje srityje esu matęs, kaip net menkiausias nukrypimas nuo grafiko gali sukelti grandininę reakciją – vėluojanti detalė sustabdo gamybos liniją, o pavėluotas prekių pristatymas priverčia klientą ieškoti kitų tiekėjų. Todėl išvykimo laikai į Vokietiją nėra tik sausi skaičiai lentelėje; tai sudėtinga sistema, kurią reikia suprasti, norint užtikrinti sklandų savo verslo funkcionavimą.

Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip susiformuoja išvykimo grafikai, ką jie reiškia jūsų kroviniui ir kaip galite pasinaudoti šia žinią, kad maksimaliai sumažintumėte laukimo laiką ir išlaidas. Nesvarbu, ar siunčiate mažą siuntą asmeniniais reikalais, ar planuojate didelę partiją prekių į Miuncheno parodą – suprasimas, kaip veikia logistikos laikas, yra jūsų pranašumas.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Šioje skiltyje suformulavau atsakymus į dešimt labiausiai aktualių klausimų, kuriuos klientai visada klausdavo mano karjeros metu. Jie padės jums suprasti ne tik „kada“, bet ir „kodėl“.

1. Kaip dažnai vyksta reisai į Vokietiją iš Lietuvos?

Dažnumas priklauso nuo konkretaus maršruto ir krovinio tipo, tačiau kalbant apie standartinius krovinius, situacija yra tokia: Vokietija yra pagrindinė „ašis“ mūsų logistikos lange. Didžiausi miestai, tokie kaip Berlynas, Hamburgas, Miunchenas ir Frankfurte, pasiekiami beveik kasdien. Pavyzdžiui, į Berlyną ir jo apylinkes krovininiai automobiliai gali išvykti kasdien ar net kelis kartus per dieną, jeigu yra pakankamai krovinių (taip vadinami „suvestiniai“ arba konsoliduoti reisai). Reikia pažymėti, kad Lietuvoje dauguma logistikos kompanijų, įskaitant ir mūsų partnerius, formuoja maršrutus taip, kad vairuotojai pradėtų savaitę nuo krovinių surinkimo pirmadienį, o išvykti galėtų jau pirmadienio vakare arba antradienio ryte. Tačiau esant aukštam apkrovimui, reisai gali būti organizuojami ir savaitgalį, nors tai reikalauja ypatingo planavimo dėl vairuotojų poilsio laiko apribojimų.

2. Kiek laiko trunka kelionė į Vokietiją?

Standartinis pristatymo laikas priklauso nuo atstumo, tačiau tarkime, kad kalbame apie vidutinį atstumą (pvz., į Berlyną ar Hamburgą). Jeigu tai yra „pilna mašina“ (FTL – Full Truck Load), kuri važiuoja tiesiai į paskirties vietą be sustojimų, kelionė trunka apie 12–14 valandų vairavimo. Tačiau realiame laike, atsižvelgiant į muitinės procedūras (nors jos ir greitinos, tačiau šiuolaikinės elektroninės sistemos kartais užstringa), technines pertraukas ir galimas eismo spūstis, especially prie Lenkijos-Vokietijos sienos arba didžiuosiuose Vokietijos miestuose, viskas trunka apie 1–2 dienas. Jeigu siuntite mažesnį krovinią daliniu reisu (LTL – Less Than Truck Load), jam gali prireikti papildomo laiko konsolidaciniame sandėlyje Lietuvoje (1 diena) ir galbūt tarpinio sandėlio Vokietijoje iškrovimui (dar 1 diena). Taigi, viskas gali užtrukti nuo 2 iki 4 darbo dienų.

3. Ar išvykimo laikas priklauso nuo to, kokį krovinį vežu?

Absoliučiai taip. Tai vienas svarbiausių dalykų, dėl ko reikia susitarti iš anksto. Standartinis paletinis krovinių (prekybos centrams, sandėliams) pervežimas vyksta pagal fiksuotą grafiką. Tačiau jeigu turite krovinius, kurie reikalauja specialių sąlygų – šaldomi produktai, pavojingi krovniai (ADR), perkelti krumpliaračiai arba neįprastų matmenų siuntos (projektinė krovinių gabenimas) – grafikas gali keistis. Šaldomi reisai turi griežčiausius laiko apribojimus, nes vairuotojas negali leisti, kad šaltojėje pakiltų temperatūra, todėl tokios mašinos dažnai turi prioritetą ir išvyksta tik užpildomos arba pagal specialų „just-in-time“ grafiką. Pavojingų krovinių pervežimas taip pat reikalauja specifinių maršrutų, kurie gali skirtis nuo greitiausių automagistralių, todėl išvykimas gali būti planuojamas tam tikromis dienomis, kai yra galimybė suderinti lydėjimo dokumentus.

4. Kada geriausia užsakyti pervežimą, kad išvyktų greičiausiai?

Esu dirbęs srityje pakankamai ilgai, kad galėčiau pasakyti: „Kuo anksčiau, tuo geriau“. Idealus variantas yra užsakyti pervežimą 3–4 dienas prieš planuojamą išvykimą. Tai leidžia logistikos vadybininkui surasti tinkamiausią vietą mašinoje (jeigu tai dalinis krovinys) arba rezervuoti vairuotojui ir automobiliui laiką. Jeigu užsakote pervežimą tą pačią dieną ar vakare prieš išvykimą, tai vadinama „skubiu užsakymu“. Tokiu atveju mes darome viską, kas įmanoma, tačiau kaina gali būti aukštesnė, o išvykimo laikas gali būti nustatytas tik tada, kai surandamas laisvas vairuotojas, kuris dar nėra pasiekęs savo vairavimo laiko limito. Taigi, norint patogaus ir garantuoto grafiko, planavimas yra raktas.

5. Ar yra specifiniai dienų laikai, kai reisų yra daugiau?

Taip, logistika turi savo „pulsą“. Paprastai savaitės pradžia (pirmadienis, antradienis) yra aktyviausia išvykimų laikas. Pirmadieniais surinkti kroviniai iš klientų sandėlių yra konsoliduojami ir paruošiami išvykimui antradienio ryte arba pirmadienio vėlume. Ketvirtadieniais ir penktadieniais taip pat vyksta daug reisų, tačiau reikia atsižvelgti į tai, kad Vokietijoje (kaip ir visoje Europoje) nėra leidžiama vykdyti krovinių pervežimo darbuotojams tam tikromis valandomis švenčių metu, o savaitgaliais yra griežti apribojimai. Todėl, jeigu norite, kad jūsų krovinius Vokietijoje iškrautų pirmadienį ryte, mašina turi išvykti iš Lietuvos penktadienį arba šeštadienį ryte (jeigu vairuotojas spėja įveikti kelią prieš savaitgalio poilsio laiką prasidedant). Dažniausiai klientai pageidauja, kad prekės būtų paskirties vietoje pradžios savaitės metu, todėl penktadienio išvykimai yra labai populiarūs.

6. Kaip vairuotojų darbo laikas veikia išvykimo grafiką?

Tai techninis, bet labai svarbus dalykas, kurį dažnai pamiršta klientai. Europos Sąjungoje galioja griežti vairuotojų darbo laiko ir poilsio reglamentai (taisyklės 561/2006). Vairuotojas gali vairuoti tik 4,5 valandas iš eilės, po to privalo padaryti 45 minučių pertrauką. Per parą jis gali vairuoti ne daugiau kaip 9 valandas (gali išplėsti iki 10 valandų dukart per savaitę). Kas savaitę jis privalo turėti 45 valandų nepertraukiamą poilsį. Ką tai reiškia jums? Jeigu užsakote pervežimą, kuris trunka 12 valandų, o vairuotojas jau yra pavairavęs 8 valandas prieš tai paimdamas kitą krovinią, jis negali išvykti nedelsiant. Jis privalo atsisakyti. Todėl patikimi logistikos partneriai visada stebi savo vairuotojų laiką ir planuoja išvykimus taip, kad kelionė nebūtų nutraukta dėl teisinių pažeidimų. Tai gali perkelti išvykimą į kitą dieną, jeigu planavimas buvo netinkamas.

7. Kas nutinka, jeigu mašina vėluoja dėl eismo spūsčių ar oro sąlygų?

Per 20 metų esu matęs viską: nuo uraganų, kurie uždarė automagistrales, iki tūkstančių kilometrų spūsčių Vokietijos autostradose. Jeigu vėlavimas įvyksta dėl stichinių sąlygų (blogas oras, kelio eismo incidentai), logistikos įmonė nedelsiant informuoja klientą. Mes stengiamės kuo greičiau pakeisti maršrutą (jeigu įmanoma) arba pranešti apie naują numatomą atvykimo laiką. Svarbu suprasti, kad šiuo atveju vėlavimas yra „force majeure“ (beyond our control) ir logistikos įmonė paprastai neprisiima atsakomybės už prarastą pelną, tačiau visada darome viską, kad sumažintume žalą. Naujosios telematikos sistemos, kurios yra beveik visose moderniose mašinose, leidžia mums matyti mašinos vietą realiu laiku, todėl galime tiksliai prognozuoti, kiek vėluosime, ir informuoti gavėją Vokietijoje, kad jis galėtų susiderėti su savo sandėlininkais.

8. Ar galima užsakyti ekspresinį pervežimą į Vokietiją ir kaip tai veikia?

Taip, ekspresas yra viena iš brangiausių, tačiau efektyviausių paslaugų. Ekspresinis pervežimas reiškia, kad jūsų krovinys yra vienintelis mašinoje (arba maždaug 80-90 proc. vietos užima jūsų siunta), o mašina važiuoja tiesiai į paskirties vietą be jokių sustojimų tarpiniuose sandėliuose. Išvykimas šiuo atveju gali būti organizuojamas net ir tą pačią dieną, kai gavome užsakymą, jeigu tik turime laisvą vairuotoją. Tokiu atveju vairuotojas gali naudotis dviejų vairuotojų komanda (jeigu kelionė labai ilga), kad kelionė nebutų stabdoma poilsio pertraukų, arba tiesiog važiuoja maksimaliu leistinu greičiu, laikydamasis visų taisyklių. Ekspresinis pervežimas į Vokietiją gali užtrukti tik 1 dieną (išvykimas ryte, atvykimas vakare arba kitą rytą). Tai idealu tais atvejais, kai stokoje gamybai reikalingos detalės arba kai reikia pristatyti prekes į parodą ar renginį.

9. Kaip susitvarkoma su muitinės procedūromis kelyje į Vokietiją?

Nors Lietuva ir Vokietija yra ES narės ir tarp jų nėra sienų kontrolės, muitinės procedūros vis dar egzistuoja, ypač jeigu prekės keliauja iš trečiųjų šalių arba yra akcizuojamos (alkoholis, tabakas, degalai). Esant „paprastam“ prekių apyvartai tarp ES šalių, dažniausiai naudojamos Intrastat deklaracijos, kurios pateikiamos vėliau, ir tai neįtakoja išvykimo laiko. Tačiau jeigu krovinys yra iš Rusijos, Baltarusijos ar kitų ne ES šalių (nors Lietuvoje jis buvo muitinės išvalytas), Vokietijoje gali būti atliekama papildoma dokumentų patikra. Esu matęs atvejų, kai neteisingai pildytas TIR karnetas arba eksporto deklaracija sustabdydavo mašiną kelias valandas. Todėl mūsų užduotis – dar prieš išvykimą patikrinti visus dokumentus. Jeigu viskas tvarkinga, išvykimas nebus uždelstas.

10. Kaip klientas gali sekti savo krovinio judėjimą?

Anksčiau (prieš 20 metų) tekdavo skambinti vadybininkui ir klausti, „kur mašina?“. Dabar technologijos leidžia mums suteikti klientams visišką skaidrumą. Užsakius pervežimą, gausite sekimo numerį (tracking number) arba nuorodą į sistemą, kurioje galite matyti mašinos vietą realiu laiku. Matysite ne tik tikslų išvykimo laiką, bet ir tai, kiek mašina nuvažiavo, ar sustojo poilsio pertraukai, ir netgi kuro lygį (daugumoje modernių sistemų). Tai leidžia jums patiems planuoti savo darbą – žinoti, kada reikia paruošti sandėlio komandą iškrovimui arba informuoti savo klientus Vokietijoje. Mano patirtis rodo, kad klientai, kurie aktyviai naudojasi šia funkcija, jačiasi ramiau ir daugiau pasitiki savo logistikos partneriu.

Išvada

Išvykimo laikai į Vokietiją nėra atsitiktinis dydis – tai kruopščiai suplanuota sistema, atsižvelgianti į tūkstančius veiksnių, nuo vairuotojo poilsio iki oro prognozės. Kaip ekspertas, galiu užtikrinti, kad pagrindinis sėkmės raktas yra komunikacija ir planavimas. Nebijokite klausti logistikos vadybininko apie detales – kodėl mašina išvyksta tik antradienį, kodėl reikia laukti dienos konsolidacijai arba kokia yra tikimybė vėluoti.

Suprasdami šiuos procesus, jūs ne tik išvengsite nereikalingo streso, bet ir galėsite optimizuoti savo išlaidas, pasirinkdami tarp greičio (ekspresas) ir ekonomiškumo (suvestiniai reisai). Vokietijos rinka yra disciplinuota ir reikalauja tikslumo, o su tinkamu logistikos partneriu jūsų krovinys visada pasieks paskirties vietą laiku. Logistika ne tiesiog perveža dėžes – ji jungia žmones, rinkas ir galimybes. Pasiruoškite savo siuntas iš anksto, ir jūsų verslas Vokietijoje veiks be trukdžių.