Išvykimo ir atvykimo laikai: tikslūs tvarkaraščiai į Vokietiją

Dirbant tarptautinių krovinių pervežimo srityje, daugiau kaip dvidešimt metų nuolat girdiu tą pačią aistrą, kylančią tarp klientų ir logistikos specialistų. Tai klausimas, kuris atrodo paprastas, tačiau jo atsakymas slepia begalę niuansų: „Kada tiksliai krovinius išvešite ir kada jie atvyks į Vokietiją?“ Vokietija, būdama Lietuvos pagrindine prekybos partnerė, yra ta kryptis, kurioje laiko apskaitos kiekis didžiausias, o reikalavimai – griežtiausi.

Esu matęs viską – nuo idealiai suderintų „Just-in-Time“ pristatymų, kai vairuotojas atvyksta prie sandėlio durų penkiomis minutėmis iki nurodyto laiko, iki komplikuotų situacijų, kai techninė prastova arba neišplanuotas eismo įvykis gali visą grafiką sujaukti. Šiame straipsnyje nenusprendžiau pasakyti jums tiesiog „priklauso“. Kaip ekspertas, aš noriu jums atskleisti tą mechanizmą, kuris sukuria tvarkaraščius. Suprasdami procesą, jūs ne tik tapsite ramūs, bet ir galėsite geriau planuoti savo verslą. Tikslas – parodyti, kaip tarp tūkstančių kilometrų ir griežtų terminų randamas optimalus balansas.

Įvadas: kodėl laikas logistikoje – tai daugiau nei skaičius navigacijoje?

Kai verslo atstovas užsakoma krovininį pervežimą į Vokietiją, dažnai įsivaizduoja paprastą schemą: išvežimas – važiavimas – atvykimas. Tačiau per mano dvidešimt metų patirtį sužinojau, kad kiekviena ši grandis turi savo vidinę logiką, kurią lemia ne tik geografinis atstumas, bet ir teisiniai, techniniai bei žmogiškieji faktoriai. Vokietija yra unikali rinka dėl savo organizuotumo, tačiau šis organizuotumas reikalauja ir iš mūsų, tiekėjų, absoliučios tikslumo.

Tikslaus tvarkaraščio formavimas prasideda ne tada, kai sunkvežimis užsiveda variklį, o dar prieš kelias savaites, kai tik kuriamas maršrutas. Vokietijos autostradų (Autobahn) tankis, griežti vairuotojų darbo laiko apribojimai (EU reglamentai) bei pati vokiška sandėlių kultūra, kurioje pristatymo langai (delivery windows) gali būti nustatyti su 15 minučių tikslumu, verčia mus žiūrėti į laiką kaip į brangų resource‘ą.

Šiame straipsnyje mes panagrinėsime, kaip susiformuoja išvykimo ir atvykimo laikai, ką jie reiškia jūsų verslui ir kaip užtikrinti, kad jūsų krovinys Vokietijoje pasirodytų laiku. Nesvarbu, ar tai dalinis krovinys (LTL), ar pilna sunkvežimio priekaba (FTL) – principai išlieka panašūs, o skiriasi tik detalių skalė. Sėkmingas logistikos valdymas – tai ne stebuklas, o sisteminis požiūris, kurį aš bandysiu jums perduoti toliau pateiktame atsakymų į klausimų skyriuje.

DUK (Dažnai užduodami klausimai)

Šiame skyriuje suformulavau dešimt labiausiai aktualių klausimų, kuriuos dažniausiai girdėnu iš savo klientų. Atsakymai į juos sukurti remiantis ilgamečia praktika ir žiniomis apie Vokietijos rinkos specifiką.

1. Kodėl negalite nustatyti fiksuoto išvykimo laiko, pvz., būtent 08:00 ryte?

Tai vienas dažniausių nesusipratimų. Klientas įsivaizduoja autobuso stotelę – autobusas išvyksta 08:00 ir taip yra. Tačiau krovinių pervežime „išvykimo laikas“ nėra momentinis įvykis. Tai procesas. Vokietijos kryptims dažnai naudojame dalinius krovinius, reiškiančius, kad prieš išvykstant į Vokietiją, sunkvežimis turi užpildyti savo priekabą kitais kraisčiais Lietuvoje arba aplinkiniuose regionuose.

Pavyzdžiui, jei numatytas išvykimas yra antradienį, tai reiškia, kad pirmadienio vakarą arba antradienio ankstyvą rytą vyksta „krovimo procesas“. Jei vienas klientas pavėluoja paruošti prekes, tai pastumia visą grandinę. Be to, reikia laiko parengti visus dokumentus (CMR sąvaržos, eksporto deklaracijos), o vairuotojas turi atlikti techninę apžiūrą prieš važiuojant į kelią. Todėl mes dažniau nurodome išvykimo dieną arba laiko tarpą (pvz., „išvykimas tarp 08:00 ir 12:00“), o ne tikslų minutę. Tai leidžia mums užtikrinti, kad krovinys bus paruoštas saugiai ir legaliai, o ne paskubomis, kas gali sukelti riziką kelyje.

2. Kiek laiko trunka kelionė iš Lietuvos į Vokietiją?

Atstumas nuo Vilniaus iki Berlyno yra apie 1000 km. Teoriškai, važiuojant vidutiniškai 80 km/h greičiu, tai užtruktų maždaug 12–13 valandų važiavimo. Tačiau logistikoje mes nedirbame su teorine fizika. Realus laikas priklauso nuo konkretaus maršruto. Jei krovinių paskirties vieta yra Miunchenas (pietūs), atstumas didėja iki 1400 km, o jei Hamburge (šiaurė) – taip pat viršija 1100 km.

Tačiau svarbiau nei atstumas yra vairuotojo darbo laikas. Europos Sąjungos reglamentai draudžia vairuotojams vairuoti ilgiau nei 4,5 valandas be pertraukos ir daugiau nei 9 valandas per dieną (išskyrus išskirtines atvejus). Tai reiškia, kad net ir jei kelyje nėra spūsties, vairuotojas privalo padaryti 45 minučių pertrauką. Dažnai kelionė trunka 1–2 dienas. Jei išvykstame pirmadienio ryte, į Vokietiją dažniausiai atvykstame antradienio vakare arba trečiadienio ryte. Verta atsižvelgti ir į tai, kad Vokietijoje sunkvežimiams griežtai ribojamas važiavimas naktį ir poilsio dienomis (sekmadienis, šventės), jei kelyje yra tam tikrų tipų krovinių (pvz., pavojingi).

3. Kas labiausiai veikia atvykimo laiko nukrypimą nuo tvarkaraščio?

Per savo karjerą galiu teigti, kad didžiausią įtaką turi trys veiksniai: eismo spūstys, orai ir techninė būklė. Vokietijos autostrados, nors ir puikios, yra linkusios į didžiules spūstis, ypač prie didžiųjų miestų (Frankfurtas, Kelnas, Niurnbergas) ir statybų zonų. Stau (spūstis) Vokietijoje gali užtrukti valandą, o kartais ir kelias. Tas laikas yra neišvengiamas.

Orai taip pat sukuria neapibrėžtumą. Žiemos metu, kai kelių dangos būna paslidžios, sunkvežimių greitis ribojamas, o manevravimas užtrunka ilgiau. Taip pat negalima pamiršti techninių gedimų. Nors mūsų parkas prižiūrimas pagal aukščiausius standartus, padanga gali plyšti arba variklis gali pranešti apie klaidą. Patyręs ekspertas visada įtraukia į grafiką „rezervinį laiką“ (buffer time) šiems nepageidaujamiems įvykiams, tačiau klientas turėtų žinoti, kad 100 proc. garantijos nėra niekas.

4. Kaip veikia „pristatymo langai“ (Time Windows) Vokietijos sandėliuose ir kodėl jie svarbūs?

Vokietijos logistika yra pasaulinio lygio, o tai reiškia maksimalų efektyvumą. Didžioji dalį Vokietijos gavėjų (suvestinių centų, parduotuvių, gamyklų) dirba pagal griežtai apibrėžtus pristatymo langus. Tai reiškia, kad jei jūsų krovinys numatytas pristatyti 10:00 ryto, gavėjas tikisi, kad sunkvežimis atvyks tarp 09:45 ir 10:15.

Atvykus anksčiau, vairuotojas gali būti nepriimtas, nes sandėlis dar užimtas arba dar nebuvo atlikta inventorizacija. Atvykus vėliau – krovinys gali būti atmestas (rejected), kas sukelia didžiulius nuostolius ir reikalauja perplanavimo. Mano patirtis rodo, kad šiuo atveju komunikacija yra raktas. Mes visada stengiamės koordinuoti vairuotojo važiavimo greitį taip, kad atvyktų būtent į laiką, kartais netgi liekdami poilsio aikštelėje netoli sandėlio, kad „neužpultų“ per anksti.

5. Kuo skiriasi dalinio (LTL) ir pilno (FTL) krovinio tvarkaraščiai?

Tai esminis dalykas, kurį klientai dažnai painioja. FTL (Full Truck Load) – tai kai jūsų prekės užpildo visą sunkvežimį. Šiuo atveju tvarkaraštis yra lankstesnis ir dažniausiai greitesnis, nes vairuotojas važiuoja tiesiai iš jūsų sandėlio į gavėjo sandėlį Vokietijoje be sustojimų kelyje (išskyrus įprastas pertraukas).

LTL (Less than Truck Load) – tai dalinis krovinys. Čia sunkvežimis yvoja paėmęs kelis dešimtis skirtingų krovinių iš skirtingų siuntėjų. Tvarkaraštis čia yra sudėtingesnis. Pirmiausia vyksta „rinkimas“ arba konsolidacija. Vėliau, Vokietijoje, sunkvežimis važiuoja pagal maršrutą, atiduodamas krovinius vienam po kito. Jei jūsų krovinys yra paskutinis sąraše, atvykimo laikas gali skirtis nuo pirmojo keliomis valandomis ar net diena. LTL transportas yra pigesnis, bet reikalauja daugiau kantrybės dėl ilgesnio trukmės.

6. Ar klientas gali sekti savo krovinio vietą realiu laiku, ir kaip tai veikia?

Šiuolaikinėje logistikoje „transparencija“ (skaidrumas) yra standartas. Naudojame GPS stebėjimo sistemas, kurios leidžia matyti sunkvežimio vietą realiu laiku. Mūsų klientai gauna nuorodą arba prieigą prie sistemos, kurioje gali matyti, kur yra jų krovinys.

Tačiau verta paaiškinti, kaip skaityti šias žymas. Jei matote, kad sunkvežimis stovi vietoje, tai nebūtinai reiškia gedimą. Gali būti, kad vyksta iškrovimas kito klientui, arba vairuotojas atlieka privalomą poilsį. Jei stovėjimas trunka ilgiau nei numatyta, sistema gali siųsti įspėjimus, ir tuomet mes, kaip ekspertai, įsikišame – paskambinsime vairuotojui ir sužinosime priežastį. Tai leidžia išvengti staigmenų ir informuoti jūsų klientą Vokietijoje iš anksto.

7. Kokios yra teisinės pasekmės, jei krovinys atvyksta pavėluotai?

Tai rimtas klausimas, ypatingai kalbant apie sutartines sankcijas. Tarptautiniu mastu galioja CMR konvencija, kuri reglamentuoja krovinių pervežimą. Jei krovinys atvyksta pavėluotai, gavėjas turi teisę reikalauti žalos atlyginimo, tačiau tik jei gali įrodyti, kad pavėlavimas sukėlė tiesioginę materialinę žalą (pavyzdžiui, gamybos linijos sustojimas dėl trūkstamų detalių).

Tačiau daugumoje atvejų, jei pavėlavimas nėra kritiškas arba jei jis įvyko dėl „jėgos majeure“ (nepageidaujamos aplinkybės, kurių negalima kontroliuoti, pvz., uraganas ar uždaryta siena), atsako ribojamos. Visgi, mano filosofija per 20 metų buvo tokia: geriau iš anksto pranešti apie pavėlavimą ir derėtis, nei slėpti tiesą. Vokiški partneriai labai vertina sąžiningą ir laiku pateiktą informaciją apie galimus nukrypimus. Tai dažnai išgelbėja verslo santykius net ir esant nedideliems pavėlavimams.

8. Kaip savaitgaliai ir šventės veikia pervežimus į Vokietiją?

Vokietija turi griežčias taisykles, susijusias su poilsiu ir sunkvežimių judėjimu. Sunkvežimiai, sveriantys daugiau nei 7,5 tonos, yra griežtai apriboti važiuoti sekmadieniais ir šventinėmis dienomis nuo 00:00 iki 22:00 (kai kuriuose regionuose ilgiau). Tai reiškia, kad jei jūsų krovinys išvyksta penktadienį, vairuotojas turi suspėti atvykti į paskirties vietą iki sekmadienio ryto arba sustoti poilsio zonoje.

Jei krovinys turi būti pristatytas pirmadienio ryte, jis turi būti Vokietijoje jau penktadienio vakare arba šeštadienį. Planuodami tvarkaraščius, mes visada atsižvelgiame į šiuos draudimus. Būna, kad krovinys „užstringa“ poilsio aikštelėje prieš sieną, laukdamas leidimo važiuoti. Todėl, jei jūsų prekės skubios, svarbu neužsibrėžti terminų, kertančių sekmadienius, nebent tai yra ypatingas (pvz., šaldytas) transportas, kuriam gali būti išduodamos specialios leidimai.

9. Kaip pasiruošti krovinį, kad jis nepavėluotų dėl siuntėjo kaltės?

Dauguma pavėlavimų, kuriuos aš mačiau per savo karjerą, nebuvo susiję su keliu, o su krovinio paruošimu. Siuntėjas turi būti pasiruošęs. Tai reiškia: 1. Krovinys turi būti supakuotas ir pažymėtas (gabra). Jei vairuotojas atvyksta, o darbuotojai dar dėlioja prekes į padėklus, tai prarastas laikas. 2. Dokumentai turi būti paruošti. CMR sąvarža turi būti užpildyta teisingai. Jei trūksta duomenų, vairuotojas negali išvykti, kol viskas nesutvarkoma. 3. Užkrovimo technika. Jei reikia krauti su kranu ar štabeliatoriumi, ši technika turi būti paruošta vietoje.

Patariu klientams visuomet suderinti „Ready time“ – laiką, kai krovinys yra 100 % pasiruošęs pakrovimui. Dažnai klientai nurodo paruošimo laiką 10:00, tačiau realiai paruošia tik 11:30. Tas valanda sukelia dominos efektą, dėl kurio vėliau atšaukiami pristatymo laikai Vokietijos sandėliuose.

10. Kuo skiriasi „Ex Works“ ir „DDP“ sąlygų įtaka laikui?

Tai INCOTERMS standartai, kurie tiesiogiai lemia, kas atsakingas už laiką. „Ex Works“ (gamykloje) reiškia, kad mūsų pareiga prasideda tik tada, kai atvykstame pas jums paimti prekę. Jei jūs pavėluojate paruošti prekę, visas tvarkaraštis pasislenka.

„DDP“ (pristatyta su mokesčiais) reiškia, kad mes imamės visos atsakomybės, įskaitant ir galimą vėlavimą. Jeigu dirbame pagal DDP, mes planuojame laiką daug griežčiau ir dažniau sekiame procesus, nes galutinis atsakomybės svoris yra ant mūsų pečių. Pasirinkdami transporto sąlygas, klientas taip parenka ir laiko valdymo modelį. DDP dažniausiai užtikrina geresnį laiko tikslumą, nes logistikos kompanija kontroliuoja visą grandinę nuo durų iki durų.

Išvada

Apibendrinus dvidešimties metų patirtį, galiu teigti viena: tikslumo logistikoje nepavyksta pasiekti tikėjimu, jis pasiekiamas planavimu ir supratimu. Išvykimo ir atvykimo laikai į Vokietiją nėra statiniai dydžiai – tai gyvas organizmas, kuris reaguoja į orus, eismą, dokumentus ir žmonių veiksnius.

Jums, kaip klientui, svarbiausia yra ne tik tikslus laikas žemyje, bet ir realių lūkesčių formavimas. Suprasdami, kad Vokietijos kryptis reikalauja griežtos disciplinos, bet ir leidžia tam tikrų išorinių veiksnių įtakos, galite geriau derinti savo verslo procesus. Naudokite GPS stebėjimą, pasirūpinkite dokumentais iš anksto ir bendraukite su savo logistikos partneriu atvirai.

Tikslus tvarkaraštis – tai derinys tarp jūsų poreikių ir realybės, kurią mums sukuria keliai. Pasirinkdami patikimą partnerį, kuris turi patirties ir žino Vokietijos rinkos niuansus, jūs minimizuojate rizikas. Galų gale, sėkmingas pervežimas tas, kur prekės atvykta ne tik laiku, bet ir saugiai, o jūsų partneris Vokietijoje lieka patenkintas. Tą ir siekiame, kiekvieną kartą įjungiant variklius ir važiuojant link Vokietijos sienos.