Išvykimo ir atvykimo laikai: patikimas pervežimas į Vokietiją – ką reikia žinoti klientui?

Vokietija jau dešimtmečiais yra viena pagrindinių Lietuvos prekybos partnerių. Kasdien tarp šalių važiuoja tūkstančiai sunkvežimių, gabenančių viską – nuo mažų siuntų iki industrinių atsarginių dalių ir maisto produktų. Dirbęs šioje srityje beveik dvidešimt metų, galiu drąsiai pasakyti: nors atstumas tarp Vilniaus ir Berlyno ar Miuncheno atrodo nedidelis, logistika – tai sudėtingas mechanizmas, kuriame viena mažiausia detalė gali sužlugti laikų grafiką. Dažniausiai klientus domina ne tiek kaina, kiek tikslumas – kiekvienas nori būti tikras, kad jo krovinys išvyks ir atvyks tada, kada buvo pažadėta.

Šiame straipsnyje aš ne tik paaiškinsiu, kaip formuojasi išvykimo ir atvykimo laikai, bet ir padėsiu suprasti, kodėl retai kada įmanoma nustatyti „minutę į minutę“. Suprasdami procesus, kurie vyksta „už scenos“, galėsite geriau planuoti savo verslą ir išvengti nereikalingo streso. Patikimas pervežimas į Vokietiją neprasideda vairuotojo įsijungimu variklio, jis prasideda geru planavimu ir realiomis lūkesčiais.

Įvadas: Kodėl laikas logistikoje yra reliatyvus

Kai klientas kreipiasi į mus dėl pervežimo į Vokietiją, pirmasis klausimas visada tas pats: „Kada tai atvyks?“. Atsakymas „rytoj“ ar „po penkių dienų“ dažnai skamba per paprastai. Tačiau mano praktika rodo, kad tokie paprasti atsakymai dažniausiai klaidina. Tarptautiniuose pervežimuose nėra vieno universalaus laikrodžio.

Vokietija – tai didžiulė šalis su tankiu automobilių kelių tinklu, griežtais pareigūnų reikalavimais ir savita kultūra. Vienas krovinys gali nukeliauti į Hamburgo uostą, kitas – į Bavarijos kalnų regioną, o trečias likti Šiaurės Reino-Vestfalijos pramoniniame rajone. Kiekvienas maršrutas turi savo niuansų. Be to, Lietuvoje ir Vokietijoje galioja skirtingi darbo laikai, poilsio režimai, o net orų sąlygos gali smarkiai pakeisti planus.

Per dvidešimt metų mačiau, kaip keitėsi rinka. Anksčiau pakakdavo telefono skambučio vairuotojui, kad jis praneštų savo vietą. Dabar naudojame sudėtingus GPS stebėjimo sistemas, kurios leidžia matyti krovinio padėtį realiu laiku. Tačiau technologijos neišsprendžia pagrindinio iššūkio – fizinio atstumo ir žmogiškojo faktoriaus. Todėl, kalbėdami apie išvykimo ir atvykimo laikus, visada turime žiūrėti plačiau, įvertinant ne tik važiavimo greitį, bet ir apkrovimo, iškrovimo bei muitinės procedūras (nors ir esant ES erdvei, formalumų išlieka).

Straipsnio tikslas – suteikti jums žinių, kurios leis jausti ramybę, perduodant krovinį logistikos partneriui. Suprasdami, kas veikia pristatymo terminus, galėsite ne tik geriau derėtis su savo klientais Vokietijoje, bet ir išvengti nereikalingų baudų už vėlavimus bei planuoti savo sandėlių atsargas efektyviau. Žemiau pateikiamas išsamus DUK (Dažniausiai užduodamų klausimų) skyrius, kuris atskleidžia visas šios srities paslaptis.

DUK: Kas lemia išvykimo ir atvykimo laikus?

Šiame skyriuje suformulavau dešimt labiausiai aktualių klausimų, kuriuos klientai užduoda man kasdien. Atsakymai į juos paremti ilgamečia praktika ir tikruoisiais logistikos įstatymų bei realybės niuansais.

1. Kiek vidutiniškai trunka krovinio pervežimas iš Lietuvos į Vokietiją?

Vidutinis pervežimo laikas priklauso nuo to, į kurį konkretų Vokietijos regioną keliame. Jei kalbame apie vakarinę Vokietiją (pvz., Berlynas, Hamburgas, Brėmenas), atstumas yra mažesnis, ir standartinis krovininio transporto (FTL – pilna mašina) pervežimas gali užtrukti nuo 24 iki 36 valandų, atsižvelgiant į vairuotojo poilsio režimus. Jei krovinys keliauja į pietus (Miunchenas, Štutgartas) arba į labiau į vakarus nutolusius rajonus (Zarbrukenas, Reino kraštas), laikas gali išsitiesti iki 48 ar net 60 valandų.

Svarbu atskirti „važiavimo laiką“ nuo „pristatymo termino“. Važiuoti 1000 km vairuotojas gali per 10–12 valandų, tačiau pagal ES tachografo reglamentus, jis privalo daryti pertraukas (45 min. po 4,5 val. važiavimo) ir ilgesnį poilsį (11 valandų per parą). Tai reiškia, kad net ir trumpiausias maršrutas be pernakvojimo neįmanomas, jei jis viršija 9 valandas. Todėl, užsakydami pervežimą, visada turite žiūrėti ne į žemėlapio atstumą, o į logistinį dienų skaičių. Paprastai, jei mašina užsuka pas jus apie 12:00 valandą dieną, ji Vokietijoje gali būti kitą dieną popietę arba po dienos priklausomai nuo iškrovimo organizacijos.

2. Kodėl išvykimo laikas nėra nustatomas tiksliai, pvz., „10:00 valanda“, o pateikiamas kaip intervalas?

Tai vienas dažniausių nesusipratimų. Logistikoje yra vadinamoji „apkrovimo lango“ (loading window) koncepcija. Nustatyti tikslų išvykimo laiką (pvz., 10:15) yra ne tik neatsakinga, bet ir dažnai neįmanoma dėl objektyvių priežasčių. Prieš išvykstant vairuotojui reikia atlikti techninę mašinos apžiūrą, užpildyti reikiamus dokumentus (CMR kvitas, važiaraščiai), o kartais – laukti, kol jūsų sandėlyje bus baigtas formuoti paletes arba paruoštas krovinių sąrašas.

Be to, vairuotojas gali užstrigti ankstesnėje užduotyje. Jei mašina važiavo iš kitos šalies arba išsikrovė kitame Lietuvos mieste, ir kelyje į jus įvyko eismo įvykis arba atsirado didelių spūsčių (pvz., ties Kaunu ar Vilniumi), jo atvykimas pas gali pavėluoti. Todėl profesionalios logistikos kompanijos visada nurodo intervalą, pvz., „išvykimas tarp 10:00 ir 14:00“. Tai leidžia vairuotojui pasiekti jūsų objektą saugiai ir legaliai, nepraradus laiko, o jums – planuoti savo darbuotojų laiką, neprivalant stovėti prie vartų nuo ryto iki vakaro. Tikslumo reikalaujantys klientai turi suprasti, kad pernelyg griežti grafikai dažnai lemia greitį, kuris kenkia saugumui.

3. Kaip savaitgaliai ir šventės veikia pristatymo į Vokietiją laikus?

Vokietija yra griežčiausiai reglamentuota šalis Europoje, kalbant apie vairuotojų darbo laiką ir poilsį. Vokietijoje galioja griežtas draudimas važiuoti sunkvežimiais (virš 7,5 tonos) sekmadieniais ir šventinėmis dienomis. Tai vadinama „Sonntagsfahrverbot“. Jei jūsų krovinys turi atvykti į Vokietiją pirmadienį ryte, tai reiškia, kad mašina turi būti Vokietijos teritorijoje arba pasiekti paskirties vietą iki sekmadienio vidurnakčio.

Pavyzdžiui, jei krovinys išvyksta iš Lietuvos penktadienį vakare, vairuotojas gali važiuoti šeštadienį, tačiau sekmadienį jis privalo sustoti. Jei jis dar nepasiekė paskirties vietos, jis turi laukti iki pirmadienio 22:00 valandos (kai baigiasi poilsio laikas) arba antradienio ryto, priklausomai nuo grafiko. Tai reiškia, kad pristatymas gali pavėluoti diena. Todėl, planuodami siuntas į Vokietiją, būtina atsižvelgti į kalendorių. Prieš šventes (pvz., Velykas, Kalėdas) Vokietijoje susidaro didžiulės spūstys, nes visi vairuotojai stengiasi pasiekti galutinius taškus arba palikti šalį iki draudimo pradžios. Patirtis rodo, kad geriausia siųsti krovinius savaitės pradžioje (antradienį–ketvirtadienį), kad išvengtumėte savaitgalio „užstrigimo“ rizikos.

4. Kas yra „konsolidacija“ ir kaip ji prailgina pervežimo laiką?

Jei siunčiate mažą kiekį prekių, kurios neužpildo visos sunkvežimio vilkiko (mažiau nei apie 10–15 tonų arba mažiau nei 33 europaletės), jūsų siunta greičiausiai bus vežama konsoliduotu būdu (LTL – Less than Truckload). Tai reiškia, kad vienoje mašinoje bus kelių klientų kroviniai. Prieš išvykstant į Vokietiją, vairuotojas arba logistikos agentas turi surinkti visus šiuos krovinius iš skirtingų siuntėjų Lietuvoje (ir kartais Latvijoje ar Estijoje).

Konsolidacija procesas trunka. Jei jūsų krovinys paruoštas antradienį, o kitas klientas, kurio krovinys eis į tą patį vilkiką, pasiruošia tik ketvirtadienį, mašina negali išvykti anksčiau. Ji laukia, kol bus pilna (arba pakankamai užpildyta, kad maršrutas būtų ekonomiškas). Po to, atvykus į Vokietiją, mašina važiuoja pagal maršrutą, atiduodant krovinius vienam po kito. Jei esate paskutinis sąraše, jūsų pristatymas gali užtrukti ilgiau nei standartinės 24–48 valandos. Nors tai brangina laiką, konsolidacija leidžia žymiai sutaupyti pinigų, nes mokate tik už užimtą vietą, o ne už visą mašiną.

5. Kokios yra pagrindinės priežastys, dėl kurių vėluoja kroviniai Vokietijoje?

Per 20 metų darbo patirties galiu išskirti kelias pagrindines priežastis. Pirmoji – tai eismo įvykiai ir spūstys ant Vokietijos automagistralių (Autobahn). Vokietijos keliai, ypač A1, A2 ir A9, yra pagrindinės aterijos, juos naudoja ne tik prekiniai transportai, bet ir keleiviai. Avarijos, kurios įvyksta rytiniais valandomis, gali sukelti spūstis, trunkančias kelias valandas.

Antroji priežastis – problemos prieš išvykimą (pre-booking issues). Kartais gavėjas Vokietijoje nenurodo tikslų iškrovimo laiko arba atsisako priimti krovinį dėl netinkamų dokumentų (pvz., trūksta EX1 sertifikatų arba neteisingai užpildytas pristatymo lapas). Tada vairuotojas privalo laukti vietoje, kol išsiaiškinama situacija.

Trečioji – orai. Žiemą Vokietijoje, ypač kalnuotuose regionuose (Bavarija, Schwarzwaldas), pasitaiko sunkių sniego audrų, dėl kurių gali būti uždaromi keliai arba įvedami greičio apribojimai sunkvežimiams. Visos šios situacijos yra neprognozuojamos, ir nors stebėjimo sistemos leidžia mums matyti, kad mašina stovi, mes negalėsime pakeisti oro arba išspręsti eismo įvykio per 5 minutes. Čia svarbiausia yra operatyvi komunikacija – klientas turi sužinoti apie vėlavimą kuo anksčiau.

6. Ar galiu sekti savo krovinio judėjimą realiu laiku, ir kaip tai veikia?

Šiuolaikinėje logistikoje be stebėjimo technologijų neįsivaizduojama. Taip, dauguma profesionalių pervežėjų siūlo krovinių stebėjimo galimybę. Sistemose naudojami GPS davikliai, įmontuoti sunkvežimiuose, kurie siunčia duomenis apie mašinos vietą, greitį ir net degalų lygį. Kaip klientas, jūs galite gauti nuorodą į portalą, kur matysite mašinos judėjimą žemėlapyje.

Tačiau verta pažymėti, kad GPS duomenys gali būti vėluojantys (atnaujinami kas 15–30 minučių) arba netikslūs didžiuosiuose sandėliuose arba terminaluose, kur signalas silpnas. Be to, vienas žiūrėti į žemėlapį nėra pakankamai. Žymiau svarbiau yra „Live Update“ funkcija, kai dispečeris rankiniu būdu arba automatizuota sistema praneša apie svarbius įvykius: „Krovinys pakrautas“, „Pasiektas Lenkijos-Vokietijos pasienio punktas“, „Pradėtas iškrovimas“. Tokių pranešimų kombinacija suteikia pilną vaizdą. Mano patirtis rodo, kad geriausias stebėjimo būdas yra tiesioginis ryšys su vadybininku, kuris gali sužinoti iš vairuotojo situaciją „iš pirmų lūpų“, kai GPS rodo, kad mašina „stovi“, bet vairuotojas tiesiog gėrina kavą arba pildo dokumentus.

7. Kaip muitinė ir dokumentai veikia greitį, jei prekės keliauja ne iš ES arba yra su specialiu režimu?

Nors Lietuva ir Vokietija yra ES narės ir Schengeno erdvėje, tai nereiškia, kad vairuotojas gali važiuoti be sustojimų. Jei krovinys yra iš trečiosios šalies (pvz., iš Kinės atvykęs į Lietuvos sandėlį ir persiunčiamas į Vokietiją), turi būti užtikrintas T1 dokumento (vidinės tranzito procedūros) užbaigimas. Jei vairuotojas turi neteisingą arba nepilną dokumentaciją, jis gali būti sulaikytas muitinės poste net Vokietijoje.

Taip pat yra specialių krovinių, tokių kaip alkoholis, tabakas, arba pavojingos medžiagos (ADR), kurie reikalauja ypatingų leidimų. Pavyzdžiui, gabenant alkoholį, reikia turėti specialius akcizo dokumentus (EMCS), kurių klaidingas užpildymas gali sustabdyti visą procesą dienai ar dviem, kol išaiškinama su Muitinės departamentu. Vokietijos pareigūnai yra labai atidūs dokumentams. Jei CMR kvite nurodytas prekių kodas (HS kodas) neatitinka realios krovinio turinio, gali sekti išsamus patikrinimas. Todėl, norint užtikrinti greitą išvykimą ir atvykimą, dokumentai turi būti užpildyti be klaidų dar prieš vairuotojo atvykimą į sandėlį.

8. Kaip „paskutinis kilometras“ (Last Mile) logistika veikia Vokietijoje?

Dažnai klientai mano, kad kai mašina atvyksta į miestą, pvz., į Frankfurtą, tai reiškia, kad po valandos krovinys bus pas gavėją. Tačiau „paskutinis kilometras“ Vokietijos didmiesčiuose gali būti tikras košmaras. Vokietijos miestuose griežtai ribojamas sunkvežimių įvažiavimas į centrines dalis (Umweltzone – ekologinės zonos). Mašina privalo turėti specialią žalią kortelę (Umweltplakette), jei jos nėra, vairuotojas gaus baudą ir neįvažiuos į miestą.

Be to, daugelyje Vokietijos miestų naktiniais arba popietėmis (nuo 12:00 iki 15:00) galioja privalomi poilsio laikai (Mittagsruhe) arba galioja garsaus triukšmo draudimai. Tai reiškia, kad vairuotojas negali atlikti iškrovimo gyvenamųjų namų rajonuose šiuo laiku. Jei gavėjo sandėlis yra miesto centre arba gyvenamajame rajone, pristatymas gali būti atidėtas iki ryto. Todėl, planuodami pervežimą, būtina tiksliai nurodyti, ar gavėjas turi krovimo rampą, ar tai yra „pirmas aukštas be lifto“, ir ar yra prieiga sunkvežimiui. Šios detalės lemia, ar vairuotojas iškrovos klausimu iš karto, ar turės laukti specialios leidimo valandos.

9. Kuo skiriasi „ekspresinis“ pervežimas nuo standartinio, ar verta tai mokėti?

Ekspresinis pervežimas (Express) – tai paslauga, kurioje krovinys yra vežamas tiesiai be sustojimų (Direct Delivery) arba su minimaliais sustojimais. Šiuo atveju vairuotojui gali būti paskirti du vairuotojai vienoje mašinoje, kad važiuotų be ilgo poilsio pertraukų, arba naudojama mažesnė, 3,5 tonų transporto priemonė („kablys“), kuri gali važiuoti greičiau ir neturi tiek griežtų apribojimų.