Ieškote lankstaus pervežimo iš Vokietijos su galimybe keisti datą? Vadovas verslui ir asmenims

Tarptautinių pervežimų pasaulyje, kur viskas sukasi apie griežtus grafikus, "just-in-time" principus ir tironiškus terminus, idėja apie lankstumą dažnai atrodo kaip svajonė. Per dvidešimt metų, praleistų šioje srityje, mačiau ne vieną klientą, kuris dėl vienos dienos vėlavimo prarado sudėtingą sandorį arba turėjo mokėti astrominius baudas sandėliuose Vokietijoje. Tačiau logistika, kaip ir gyvenimas, yra neprognozuojama. Gamykla sustojo dėl gedimo, prekybos partneris vėluoja su mokėjimais, arba tiesiog pasirodo nauji, neprognozuojami kliūtys. Būtent todėl lankstus pervežimas su galimybe keisti datią nebe yra prabangus papildymas, o būtinybė.

Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip veikia ši paslauga, ką reikia žinoti, ieškant transporto, ir kodėl pigiausias pasiūlymas dažniausiai kainuoja brangiausiai, kai reikia skubiai keisti planus. Mes išnagrinėsime techninius niuansus, sutarčių subtilybes ir padėsime jums suprasti, kaip apsaugoti savo verslą nuo netikėtumų, gabenant krovinius iš Vokietijos.

Įvadas: Kodėl griežtas grafikas gali tapti problemiškas?

Vokietija yra Lietuvos pagrindinis prekybos partneris. Kasdien tarp šalių važiuoja tūkstančiai sunkvežimių, gabenantčių viską – nuo automobilių detalių iki maisto produktų. Standartinė logistika užtikrina, jei užsakote transportą antradienį, jis atvyksta ketvirtadienį. Tačiau kas nutinka, kai jūsų vokiškas tiekėjas praneša: "Mes negalime išsiųsti prekių antradienį, jos bus paruoštos tik penktadienį"?

Senovėje, dar prieš "Flexi" paslaugų atsiradimą, situacija būdavo katastrofiška. Jei vairuotojas jau buvo pakrautas ir važiavo į paskirties vietą, jo tekdavo stovėti (už kokį nors didelį mokestį) arba grįžti tuščias. Klientui tai reiškė dvigubas išlaidas: už atšauktą pervežimą ir už naują užsakymą.

Šiandien rinka pasikeitė. Profesionalios transporto kompanijos, superdamos klientų poreikius, siūlo sprendimus, leidžiančius keisti krovinio išvežimo ar pristatymo datas be didelių nuostolių. Tai neapsiriboja tik paprastu telefoniniu skambučiu. Tai reikalauja sudėtingos logistikos sistemos, patirties ir, svarbiausia, supratimo iš abiejų pusių.

Rašydamas šį tekstą, nenuilsnu kartoti: lankstumas – tai ne galimybė "kažką nuolat keisti be pasekmių". Tai draudimas nuo rizikos. Tai žinoti, kad jei kas nors negerai nutiks taisyklingame grandinėlės ryšyje, transporto kompanija nepaliks jus vieno su problema. Žemiau išsamiai atsakysiu į dažniausiai užduodamus klausimus, kurie iškyla, ieškant tokio tipo paslaugų.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kas tiksliai yra lankstus pervežimas ir kaip jis skiriasi nuo standartinio?

Standartinis pervežimas (paprastai vadinamas "spot" arba "fixed" transportu) remiasi griežta sutartimi. Užsakovas pateikia užsakymą su nurodyta išvežimo data, ir pervežėjas įsipareigoja atvykti konkrečiu laiku. Jei klientas pageidauja atidėti išvežimą, dažnai taikomos baudos arba reikalaujama padengti išlaidas, susijusias su vairuotojo laukimo laiku ar tuščia kelione.

Lankstus pervežimas (angliškai dažnai vadinamas "Flexible transport" arba "Option to change date") yra paslauga, kurios metu sutartyje iš anksto numatomos galimybės keisti datas. Pavyzdžiui, užsakius transportą su savaitės galiojimo "lange", klientas gali pranešti, kad krovinys bus paruoštas ne antradienį, o ketvirtadienį, be papildomų didelių baudų. Tokios paslaugos kaina gali būti šiek tiek aukštesnė, tačiau ji suteikia ramybę ir apsaugo nuo neprognozuojamų išlaidų, jei tiekėjas vėluoja. Tai yra tarpinis variantas tarp pilnai fiksuoto krovinio ir ilgalaikio nuomos (charter) modelio.

2. Ar galima keisti datą tada, kai vairuotojas jau yra pasiekęs siuntėją Vokietijoje?

Tai vienas sudėtingiausių klausimų, su kuriuo susiduriama praktikoje. Atsakymas priklauso nuo to, kada tiksliai pranešama apie pakeitimą.

Jeigu vairuotojas jau stovi prie vartų arba yra įvykęs "check-in" procedūra sandėlyje, datos keitimas tampa labai sudėtingas. Vokietijos sandėliai griežtai laikosi grafikų – jei vairuotojas nepakrautas laiku, jam gali tekti važiuoti į artimiausią stovėjimo vietą ir laukti, kas sukelia stovėjimo mokesčius. Tokiu atveju lankstumas reiškia tai, kad pervežėjas gali sutikti laukti 24 ar 48 valandas (paprastai už papildomą mokestį, tačiau ne taip brangiai, kaip atšaukiant visą transportą).

Geriausias variantas yra pranešti apie datos pakeitimą prieš vairuotojo atvykimą į siuntėjo sandėlį. Tada logistikos vadybininkas gali susisiekti su vairuotoju, nukreipti jį į kitą užsakymą tą dieną, o Jūsų krovinį įtraukti į kitą maršrutą po kelių dienų. Profesionali kompanija visada turi "Plan B" net ir tada, kai ratas jau pradėtas sukti.

3. Kiek kainuoja tokia lankstumo galimybė ir ar ji verta pinigų?

Dažnai klientai, matydami didesnę kainą už paslaugą su galimybe keisti datą, pasirenka pigiausią variantą. Tai yra klasikinė klaida, kurią aš vadinu "užsaveikimu".

Lankstaus pervežimo kaina paprastai apima tam tikrą rizikos premiją. Ji gali būti 5–15 % aukštesnė už standartinį rinkos tarifą. Tačiau palyginkime tai su rizika. Jei atšaukiate standartinį pervežimą prieš pat išvežimą, gali būti taikoma 100 % bauda (pilna transporto kaina), nes vairuotojas jau skiriamas Jums ir praranda galimybę uždirbti kitur. Be to, reikės ieškoti naujo automobilio, kuris gali kainuoti dar brangiau dėl skubos.

Taigi, mokėdami šiek tiek daugiau iš pradžių, jūs įsigyjate "draudimo polisą". Jei planai pasikeičia – jūsų nuostoliai minimalūs arba jų nėra. Jei planai nepasikeičia – sumokėjote už ramybę. Statistiškai, dirbant su Vokietija, kur tiekimo grandinės labai sudėtingos, tikimybė, kad reikės keisti datą, yra pakankamai didelė (ypač gamybinėms įmonėms), kad ši investicija apsimokėtų per vieną sėkmingai išvengtą krizę.

4. Ar yra skirtumas tarp pilno krovinio (FTL) ir dalinio (LTL) pervežimų, keičiant datą?

Absoliučiai taip. Tai yra vienas svarbiausių techninių dalykų, kurį reikia suprasti.

Pilnas krovinys (Full Truck Load – FTL) yra Jūsų automobilis. Jis važiuoja tiesiai iš A taško į B tašką. Čia lankstumas didžiausias – jei keičiate išvežimo datą, keičiame tik vairuotojo atvykimo laiką. Sunkiausia čia yra suderinti vairuotojo poilsio laiką (tachoografas) ir maršruto planavimą, tačiau techniniu požiūriu tai įmanoma.

Dalinis krovinys (Less than Truck Load – LTL) yra kaip mazgas. Vienas automobilis veža kelių skirtingų klientų krovinius. Jei Jūsų krovinys, kuris turi būti paimtas Miunchene, vėluoja, tai gali sugriauti visą vairuotojo maršrutą, nes po Miuncheno jis turi važiuoti į kitą miestą paimti kito kliento prekių. Daliniuose pervežimuose datos keitimas yra daug sudėtingesnis ir dažnai įmanomas tik tuo atveju, jei pervežėjas turi pakankamai didelį automobilių parką, kad galėtų perkelti Jūsų krovinį į kitą reisą. Todėl, jei Jūsų tiekimo grafikas nestabilus, visada rekomenduoju rinktis FTL arba dalių pervežimą su aiškiai užfiksuota lankstumo sąlyga.

5. Kokį pranešimo terminą turiu laikytis, norėdamas nemokėti baudos?

Visos transporto kompanijos turi savo vidinius taisykles, tačiau egzistuoja neparašytas logistikos etiketo kodeksas ir praktiniai standartai, kuriuos vadovaujuosi aš ir mano komanda.

Idealus atvejis – pranešti apie datos keitimą ne vėliau kaip 48 valandos (darbo dienomis) prieš planuojamą išvežimą. Tai leidžia vadybininkui susirasti kitą užsakymą vairuotojui, kuris buvo skirtas Jums, taigi jis nepraras pajamų, o Jums nereikės mokėti kompensacijos.

Pranešimas 24 valandoms iki išvežimo dažnai kelia problema. Jei vairuotojas jau pradėjo važiuoti link siuntėjo, gali būti taikomas pranešimo mokestis (pvz., 50–100 eurų) arba reikalaujama padengti degalų sąnaudas.

Pranešimas prieš pat pradžią arba nepranešimas visiškai dažniausiai baigiasi bauda, kuri gali siekti 30–50 %, o kartais ir 100 % sutarties vertės. Svarbiausia nuomonė: nedelskite. Susidūrę su problema su tiekėju Vokietijoje, skambinkite logistikos partneriui iš karto. Net jei data dar tik nežinoma, informuokite apie riziką – tai leis paruošti atsarginį planą.

6. Kaip užtikrinti, kad mano krovinys bus saugus, jei jis bus paliktas sandėlyje ilgiau dėl atidėjimo?

Didžiausia kliento baimė – kad atidėjus išvežimą, krovinys gali būti pažeistas, pameštas arba "pasiimtas" kieno nors kito. Čia svarbu vaidmuo tenka ne tik pervežėjui, bet ir sandėliui.

Profesionalus pervežimas su lankstumo galimybe visada įtraukia ir sandėlio paslaugas (Warehousing). Jei reikia atidėti krovinį, jis turi būti oficialiai užregistruotas sandėlio sistemoje, padėtas atskiroje zonoje su užraktais arba saugumo juostomis. Prieš išvežiant vairuotojui, būtina atlikti pakartotiną vizualinę patikrą (būklės aktas), kad įsitikintume, jog jokia žala nebuvo padaryta per laukimo laikotarpį.

Rengiantis tokiam pervežimui, visada klauskite savo logistikos brokerio: "Kur bus laikomas mano krovinys, jei aš atidėsiu datą?". Jei atsakymas neaiškus ("kažkur lauke", "prie vartų"), tai raudonas vėliavėlė. Patikimos kompanijos turi sutartis su saugiais sandėliais visoje Vokietijoje.

7. Ar lankstumas taikomas ir ADR (pavojingų krovinių) pervežimams?

Taip, tačiau čia viskas yra daug sudėtingesnė ir brangesnė. Pavojingų krovinių pervežimas reikalauja specialių leidimų, įrangos ir labai griežtų saugumo protokolų.

Jei reikia keisti ADR krovinio datą, nebegalime tiesiog "užmesti" krovinio į bet kurį sandėlį. Sandėlis turi turėti licenciją laikyti konkretaus tipo pavojingas medžiagas (pvz., degalus, chemikalą). Be to, vairuotojai, dirbantys su ADR, yra mažiau, o jų darbo laikas yra griežtai reglamentuojamas. Atidėjus ADR krovinį, gali kilti problema, kad tas pats vairuotojas dėl poilsio laiko nebegalės jį nuvežti vėliau, ir reikės keisti ne tik datą, bet ir vairuotoją bei, greičiausiai, automobilį (jei jis neįrengtas ADR įrangai).

Todėl, dirbant su pavojingais krovinais, lankstumo sąlygos turi būti aptariamos iš anksto, o kaina už tokį "draudimą" yra didesnė dėl didesnės atsakomybės ir techninių apribojimų.

8. Kokius dokumentus reikia pakeisti, jei keičiame krovinio išvežimo datą?

Nors tai atrodo kaip techninis smulkmenas, dokumentų tvarka yra kritinė, ypač vykstant muitinės kontrolės postuose tarp Vokietijos ir Lietuvos (arba per Lenkiją).

Pagrindinis dokumentas – CMR važtaraštis. Jame turi būti nurodyta faktinė prekių išvežimo data. Jei sutartyje planuota data buvo kita, o ji pasikeitė, CMR turi būti išduodamas pagal naują datą. Tai svarbu dėl to, kad muitinė gali užklausti, kodėl prekės išvežtos vėliau, nei numatyta, arba kodėl CMR data nesutampa su sandėlio iškrovimo dokumentais.

Be to, jei naudojate Ex1 dokumentus (eksporto deklaracijas), jose taip pat gali reikėti keisti datos arba pridėti paaiškinimus. Geras logistikos partneris visada pasirūpins, kad CMR ir kiti dokumentai būtų sutvarkyti pagal realią situaciją, kad Jums nereikėtų gailestis ties muitine.

9. Kaip pasirinkti patikimą pervežėją, siūlantį lankstumo galimybes?

Rinkoje gausu "tarpininkų", kurie tiesiog peradresuoja skambučius ir nežino, kas vyksta realiame laike. Ieškodami lankstumo, ieškokite ekspertų.

Pirmiausia, klauskite apie jų automobilių parką. Ar jie turi savo vairuotojus, ar dirba tik su subrangovais? Kompanijos, turinčios savų resursų, gali kontroliuoti situaciją geriau. Antra, skaitykite atsiliepimus (ypač dėl to, kaip įmonė elgiasi problemų atveju). Trečia, ir svarbiausia – tiesiog pasikalbėkite su vadybininku. Paklauskite: "Ką darysite, jei aš negalėsiu išsiųsti prekių planuotu laiku?". Jei jis pradeda kalbėti apie baudas ir nepertraukiamumą – ieškokite kito. Jei jis pasiūlo variantus ir sako, kad "mes susitarsime", tai Jūsų žmogus.

Mano dvidešimt metų patirtis sako, kad geriausias partneris yra tas, kuris nebijo problemų, o jas numato ir turi planą jų išvengti arba suvaldyti.

10. Ar galima keisti datą kelis kartus vieno krovinio metu?

Teoriškai – taip, praktiškai – tai labai nepageidautina ir tampa brangu.

Logistika yra verslas, kuris remiasi pasikartojančiais procesais. Jei vienam krovininiui keičiate datą tris kartus (pirmadienis – trečiadienis – penktadienis), transporto kompanija praranda galimybę uždirbti šiuo laiku. Kiekvieną kartą keičiant grafiką, vairuotojo maršrutas "sugadinamas", o kompanija patiria nuostolius.

Paprastai sutartyse būna nurodyta, kad datas galima keisti 1–2 kartus nemokamai (arba už mažą mokestį), tačiau tolesni keitimai gali būti vertinami kaip naujo užsakymo pateikimas. Taip pat reikia atsižvelgti į tai, ar toks elgesys neįtraukia Jūsų į "juodąjį sąrašą". Profesionalūs santykiai remiasi abipuse pagarba: jei Jūsų tiekimas yra chaotiškas, būkite sąžiningi ir pasakykite tai iš karto. Tada galima susitarti dėl "atviro" grafiko (open loading), kai vairuotojas važiuoja tada, kai tik prekės tikrai paruoštos, o ne fiksuotu laiku.

Išvada

Ieškodami lankstaus pervežimo iš Vokietijos, jūs ieškote ne tik transporto priemonės, kurios nugabentų prekes iš taško A į tašką B. Jūs ieškote partnerio, kuris supranta šiuolaikinio verslo dinamiką ir jo neigiamą pusį – netikėtumus. Kaip kasdien šioje srityje dirbantis ekspertas, galiu teigti: geriausias logistikos sprendimas nėra tas, kuris kuo pigiausias, o tas, kuris leidžia Jums miegoti ramiai, žinant, kad net jei kas nors nepasiseks Vokietijos pusėje, Jūsų verslas Lietuvoje nenukentės.

Lankstumas – tai investicija į stabilumą. Ji leidžia išvengti baudų, išlaikyti gerus santykius su Jūsų klientais ir išvengti streso. Renkantis pervežėją, nebijokite klausti sunkių klausimų, reikalaukite aiškumo ir tikrinkite, ar pasiūlytas "lankstumas" nėra tik gražiai skambantis žodis sutartyje, o reali galimybė spręsti problemas.

Tikiuosi, kad šis straipsnis padėjo Jums suprasti, kaip veikia ši mechanika ir ką ieškoti, susisiekiant su logistikos kompanija. Planuokite protingai, rinkitės patikimus partnerius, ir omenyje turėkite, kad net ir geriausias planas gali pasikeisti – svarbiausia turėti ką nors, kas gali Jums padėti tame susitvarkyti. Sėkmės Jūsų kelionėse ir versle!