Grupinių kelionių pervežimas į Vokietiją: geriausias pasirinkimas

Vokietija jau dešimtmečiais išlieka viena populiariausių kryptų ne tik verslo kelionėms, bet ir poilsiniam turizmui bei edukacinėms išvykoms. Nuo Berlyno spindesio iki Miuncheno Oktoberfiesto, nuo Frankfurto verslo parodų iki Alpių papėdės ramybės – šalis siūlo begalę galimybių. Tačiau, kai susiduriama su užduotimi organizuoti kelionę didesnei grupei, iškyla daug klausimų: kaip nuvykti patogiai, saugiai ir, svarbiausia, ekonomiškai? Per daugiau nei dvidešimt metų dirbau tarptautinių pervežimų srityje, ir galiu pasakyti viena tikrai: nors atrodo, kad viską galima suplanuoti internete, profesionalus grupinis pervežimas yra tas raktas, kuris užtikrina sėkmę.

Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi, paaiškinsiu, kodėl autobusų nuoma yra ne tiesiog būdas patekti iš taško A į tašką B, o strateginis sprendimas, kuris gali lemti visos kelionės kokybę. Mes aptarsime techninius niuansus, teisinius reikalavimus ir praktinius patarimus, kurie padės išvengti dažniausių klaidų renkantis transporto partnerį.

Įvadas

Organizuojant kelionę į Vokietiją, grupės vadovai arba HR skyrių atstovai dažnai stovi prieš sunkų pasirinkimą: keliauti atskirais automobiliais, leisti lėktuvais arba visgi pasikliauti autobusu. Kiekvienas atvejis turi savo privalumų, tačiau kalbant apie grupes nuo 10 iki 50 žmonių, autobusų nuoma arba tiesioginis grupinis pervežimas dažniausiai išlieka nepakartojamai geriausias sprendimas.

Kodėl? Viskas prasideda nuo logistikos. Vokietija – šalis su išvystyta kelių infrastruktūra, tačiau ir gausiu eismo intensyvumu. Autobano („Autobahn“) sistema, nors ir efektyvi, gali būti išbandymas nepatyrusiam vairuotojui, o mokamos apžvalgos aikštelės miestuose gali suvalgyti nemažai biudžeto. Be to, grupės dinamika – tai ne tik fizinis pervežimas. Tai laikas, kai žmonės susirenka, bendrauja, pailsista prieš renginį arba apibendrina įspūdžius grįžtant namo. Modernus autobusas tampa judančia konferencijos salėje ar poilsio zona.

Mano patirtis rodo, kad sėkminga kelionė susideda iš trijų stulpų: patikimumo, komforto ir kainos ir efektyvumo santykio. Pasirinkus patikimą pervežėją, klientas ne tik nusiperka bilietą, bet ir įsigyja ramybę. Šiuolaikiniai autobusai, kuriuos mes naudojame maršrutuose į Vokietiją, yra pritaikyti ilgoms kelionėms: jie turi ergonomiškas sėdynes, dirbtinę ventiliaciją, WC, o dažnai ir Wi-Fi bei įkrovimo priemones. Tai leidžia keleiviams išlaikyti produktyvumą net ir keliaujant.

Taip pat negalima pamiršti ekologijos. Vienas autobusas pakeičia dešimtis automobilių, taip sumažindamas anglies dioksido išmetimus. Šiandien įmonės vis dažniau vertina savo „pėdsaką“, todėl grupinis pervežimas atitinka darnaus vystymo principus.

Vis dėlto, rinktis pervežimą nėra taip paprasta. Rinkoje gausu pasiūlos, bet ne visi tiekėjai gali pasiūlyti tą pačią kokybę. Žemiau pateiksiame išsamią DUK (Dažniausiai užduodamų klausimų) sekciją, kurioje atsakau į visus, mane per šiuos metus užduotus, klausimus apie grupinius pervežimus į Vokietiją.

DUK

1. Kodėl verta rinktis autobusą, o ne traukinę ar lėktuvą kelionėms į Vokietiją?

Tai vienas dažniausiai pasitaikančių klausimų, ir atsakymas priklauso nuo jūsų prioriteto, tačiau autobusas turi akivaizdžių pranašumų, ypač grupėms. Pirmiausia – „Door-to-door“ (nuo durų iki durų) principas. Lėktuvu reikės nuvykti į oro uostą (priklausomai nuo miesto, tai gali užtrukti valandą ir daugiau), praėti registraciją, saugumo patikrą, o atvykus į Vokietiją – vėl laukti bagažo ir nuvykti į galutinį tašką. Traukinys dažnai būna greitesnis už automobilį, tačiau jis veža tik tarp didžiųjų stočių. Jei jūsų viešbutis ar konferencijos centras yra mažesname mieste arba už miesto ribų, reikės dar persėsti į autobusą ar taksį.

Autobusu vykstant, mes paimame grupę tiesiogiai iš jums patogios vietos (pvz., biudo aikštelės Vilniuje) ir vežame iki pat patogiausios vietos prieš viešbutį Miunchene arba Hamburge. Antra – bagažas. Lėktuvu vežami lagaminai yra griežtai ribojami svoriu ir matmenimis, o traukinyje tenka juos nešti patys. Autobuse kiekvienas keleivis paprastai gali pasiimti po du didelius lagaminus ir rankinį bagažą be papildomo mokesčio. Trečia – grupės bendravimas. Autobuse žmonės gali sėdėti kartą, kalbėtis, planuoti programą, kas yra neįmanoma skrendant atskirais vietose ar sėdint traukinyje be išankstinio rezervavimo.

2. Kaip užtikrinamas, kad vairuotojas yra patyręs ir gali saugiai vairuoti Vokietijoje?

Saugumas yra mūsų prioritetas nr. 1. Pervežimo įmonėms, dirbančioms tarptautinėse reisų rinkose, yra taikomi griežti reikalavimai. Visi mūsų vairuotojai turi turėti ne tik „122“ kodą vairuotojo pažymėjime (leidžiantis vairuoti tarptautinius reisus), bet ir ilgametę patirtį. Prieš išvykdami į Vokietiją, vairuotojai praeina specialius instruktažus apie šalies eismo taisykles.

Vokietijoje eismo kultūra skiriasi nuo Lietuvos. Ten yra didesnės greičio ribos autobanuose, griežtesnė draudimų zona (pvz., vairuoti nuo alkoholio yra visiškai neleidžiama – 0,0 promilės), o ir sunkiasvoriai transporto priemonės turi savo specifinius apribojimus. Mūsų vairuotojai gerbia „Lenkimo laiko“ taisykles (tachografų kontrolę), kas garantuoja, kad vairuotojas niekada nevairuos išvargęs. Tai kritiška ilguose maršrutuose. Be to, autobusai yra aptarnaujami licencijuotose serviso centruose prieš kiekvieną ilgesnį reisą, o techninė apžiūra atliekama pagal griežčiausius standartus. Mes taip pat turime visapusišką civilinę atsakomybės draudimą, kuris dengia net ir didžiausias rizikas.

3. Kiek laiko užtrunka kelionė į Vokietiją ir kaip planuojamos poilsio pertraukos?

Kelionės trukmė priklauso nuo tikslo krypties. Vykstant į Berlyną arba Hamburgą, kelionė paprastai trunka apie 14–16 valandų, į Miuncheną arba šalies pietus – iki 18–20 valandų. Tai ilgas kelias, todėl jo planavimas yra esminis. Mes nelaikome kelionės kaip lenktynių – mūsų tikslas yra sklandžiai ir saugiai nuvežti keleivius.

Pagal ES reglamentus, vairuotojas privalo daryti pertraukas: po 4,5 valandų vairavimo būtina 45 minučių pertrauka (arba 30 min. + 15 min.). Mūsų maršrutuose šios pertraukos planuojamos patogiuose poilsio vietuose (Rasthof) Vokietijoje arba keliuose per Lenkiją. Šios vietos turi švarias wc, maisto prekių parduotuves ir dažnai kavines. Jei kelionė trunka ilgiau kaip 9 valandas, taisyklės reikalauja 11 valandų nepažeidžiamo poilsio (t.y., vairuotojas turi praleisti naktį miegodamas). Mūsų įmonė visada tai įskaičiuoja į grafiką. Tai reiškia, kad jei vykstate į tolimą vietą, greičiausiai kelionė bus padalinta į dvi dienas su nakvyne kelyje arba atvyksite į vietą poilsingai ne ryte, o dieną, leisdami vairuotojui atsipalaiduoti. Nors tai atrodo kaip prarastas laikas, tai investicija į saugumą.

4. Kokius autobusus naudojate ir kiek žmonių juos gali tilpti?

Savo darbe stengiuosi neversti klientų į „vieno dydžio“ sprendimus. Turime įvairlį autoparką, pritaikytą skirtingoms grupėms. Mažoms grupėms (nuo 8 iki 19 žmonių) siūlome VIP mikroautobusus (pvz., Mercedes-Benz Sprinter arba Volkswagen Crafter serijos). Tai yra idealus pasirinkimas verslo delegacijoms, kurios reikalauja didesnio konfidencialumo, arba šeimoms. Šiuose mikroautobusuose yra patogios „avinės“ sėdynės, stalai, dažnai pasiekiamas WiFi ir galima įsirengti mobiliąją konferenciją kelyje.

Didesnėms grupėms (nuo 20 iki 50+ žmonių) naudojame standartinius arba prabangius turistinius autobusus (tokius kaip Setra, Neoplan, Volvo arba Mercedes-Benz Tourismo). Šie autobusai turi nuo 49 iki 63 sėdimų vietų. Svarbu paminėti, kad 52 vietų autobusas, palyginti su 59 vietų variantu, siūlo daugiau vietos kojoms, todėl yra patogesnis ilgiems maršrutams. Visi mūsų autobusai yra ne senesni kaip 7–8 metai, o dažniausiai – naujesni. Jie yra aprūpinti: kondicionieriais (veikiančiais tiek žiemą, tiek vasarą), WC (cheminis tualetas), DVD grotuvais, mikrofonais (reikalingais gidams), ir dauguma turi USB jungtis bei Wi-Fi prieigą.

5. Kaip suformuojama kaina ir ar yra paslėptų mokesčių?

Kainos formavimas yra skaidrus procesas, nors dažnai klientams gali atrodyti sudėtingas. Pagrindinės kainos sudedamosios dalys yra: automobilio nuomos kaina (priklauso nuo autobuso klasės), vairuotojo darbo užmokestis (skaičiuojamas pagal valandas arba dienas), kuras, o svarbiausia – kelių mokesčiai. Vokietijoje sunkiasvoriams transportui yra mokami mokesčiai už važiavimą autobanais (LKW-Maut). Tai nėra pigu, ir ši išlaida įskaičiuojama į bendrą sumą.

Taip pat į kainą įeina mokesčiai už įvažiavimą į miestus (pvz., jei reikės važiuoti į „Low Emission Zone“ zonas, reikalinga speciali aplinkosauginė vėliavėlė – Plakette) ir mokesčiai už stovėjimą (parkavimas prie viešbučių Vokietijos centruose gali būti brangus). Mano patirtis rodo, kad pigiausias pasiūlymas dažnai pasirodo brangiausiu, nes jis gali neįtraukti šių priedų. Mes visada pateikiame galutinę kainą su visais mokesčiais, kad klientas nebūtų staigiai nustebintas papildomų sąskaitų. Taip pat svarbu suprasti, kad kaina gali keistis priklausomai nuo sezono (pvz., per Kalėdas ar parodų dienas kainos gali šokti dėl paklausos).

6. Ar galima organizuoti kelionę į specifinius renginius, pvz., parodas arba futbolo varžybas?

Žinutina, kad apie 40 proc. mūsų reisų į Vokietiją susiję būtent su renginiais. Vokietija yra verslo širdis – Hanoverio, Düsseldorfo, Frankfurto ir Kelno parodos pritraukia tūkstančius lankytojų. Mes dažnai vežame verslo delegacijas būtent ten. Esu susidūręs su ypatingomis situacijomis, kai reikėjo užtikrinti, kad grupė atvyktų būtent į tam tikrą parodų centro įėjimą laiku, kadangi eismas aplink parodų zonas yra chaotiškas.

Taip pat aktyviai vežame sirgalius į futbolo varžybas (pvz., į „Bayern“ areną Miunchene ar „Borussia Dortmund“ stadioną). Čia yra savitumų: reikia turėti leidimus stovėti specialiose zonose (Kombitickets), o vairuotojas turi žinoti, kur leidžiama stovėti su autobusu, kad neparalyžiuotų eismo. Esu patyręs tokių kelionių organizavimą ir visada derinu grafiką su renginio laiku, atsižvelgdamas į galimas eismo spūstis. Taip pat galime organizuoti ir papildomą programą – ekskursijas po miestą prieš ar po renginio, kad kelionėtų ne tik dėl verslo ar sporto.

7. Kas atsitinka, jei autobusas sugenda kelyje? Ar yra alternatyvus sprendimas?

Tai klausimas, kurį užduoda tik atsakingi organizatoriai, ir man labai patinka, kad jį klausiama. Nors mūsų techninis aptarnavimas yra aukščiausio lygio, technika yra technika, ir gedimai gali įvykti. Esu šioje srityje 20 metų ir galiu pasakyti: nėra nieko blogesnio už užstrigusią grupę priešais Kauną ar Varšuvą. Todėl mes turime sudarytas partnerystes su technine pagalba visame maršrute – Lietuvoje, Lenkijoje ir Vokietijoje.

Jei įvykta nemaža gedimas, kurio neįmanoma išspręsti vietoje per 1-2 valandas, mes aktyvuojame „Rescue Plan“. Tai reiškia, kad iš artimiausios bazės arba iš Vilniaus išvyksta rezervinis autobusas, kad pakeistų sugedusį. Jei kelionė yra kritiška (pvz., reikia spėti lėktuvą ar parodą), stengiamės organizuoti greitą pervežimą kitu transportu arba susisiekti su vietiniais partneriais Vokietijoje dėl pakeitimo. Svarbiausia – mes niek nepalikame grupės likimo valiai. Vairuotojas turi instrukciją nedelsiant pranešti dispacheriui, o mes imamės sprendimų. Mūsų draudimas taip pat dengia šiuos nesklandumus.

8. Kaip susitvarkoma su maistu ir gėrimais kelionės metu?

Tai smulkmena, bet daro didelę įtaką kelionės kokybei. Standartinės praktikos yra tokios: kiekvienas keleivis gali pasiimti sau maisto ir gėrimų (išskyrus stiprius alkoholinius gėrimus, kurie yra draudžiami vartoti autobuse). Tačiau, jei kalbame apie ilgas keliones, mes galime pasiūlyti papildomų paslaugų. Pavyzdžiui, galime sustoti prie nurodytos užeigos, kur grupė galėtų papietauti arba pietus už fiksuotą kainą (tai dažnai pigiau ir greičiau, kai maitinasi 30 žmonių vienu metu).

Kai kurie klientai pageidauja organizuoti „kavos pertraukę“ autobuse, tačiau dėl saugumo (judančio autobuso vibracijos ir karšto skysčio rizikos) tai nėra rekomenduojama, nebent autobusas stovi. Jei tai VIP kelionė, mes galime užtikrinti, kad autobuse būtų paruoštas vanduo, gaivieji gėrimai ar net lenggi užkandžių lėkštė. Visada aptariame šiuos dalykus iš anksto, kad vairuotojas būtų pasiruošęs.

9. Ar galima keisti maršrutą kelionės metu, pvz., sustoti pamatyti lankytiną vietą?

Žinoma, jei tai leidžia laikas ir vairuotojo darbo grafikas. Esu patyręs vadovus, kurie nori pamatyti „Marienburgą“ arba sustoti prie Baltijos jūros, kai važiuojame pro ją. Mes visada stengiamės būti lankstūs, nes kelionė turi būti maloni patirtis, o ne tik mechaninis pervežimas.

Tačiau čia yra vienas svarbus „bet“. Jei grupė nusprendžia sustoti neplanuotai 2 valandoms, tai gali sujaukti vairuotojo poilsio laikus ir sukelti pavojų vėliau nebespėjant atvykti į vietą arba viršijant leidžiamą vairavimo laiką. Todėl visi pakeitimai turi būti derinami su vairuotoju arba mūsų dispacheriu. Paprastai, jei tai trumpa (15–30 min.) sustojimo pertrauka prie įdomios vietos, mes niekuo neabejojame. Jei tai ilgesnė ekskursija, gali reikėti papildomo mokesčio už vairuotojo laiką ar net naktinio papildomo mokesčio, jei dėl to užtrunka kelionė. Visada rekomenduoju šiuos dalykus aptarti iš anksto, o ne kelyje.

10. Kokius dokumentus reikia turėti keleiviams ir organizatoriui kelionės į Vokietiją metu?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra Schengeno zonos šalys, fizinės sienos patikros paprastai nėra, tačiau dokumentai būtini. Kiekvienas keleivias privalo turėti galiojantį asmens tapatybės dokumentą (pasą arba ID kortelę). Nerekomenduoju keliauti tik su vairuotojo pažymėjimu, nes jis nėra kelionės dokumentas.