Efektyvus užsakymo procesas į Vokietiją greitai: Vadovas verslui ir privatiems asmenims

Vokietija yra viena pagrindinių Lietuvos prekybos partnerių, o krovinių pervežimai į šią šalį yra kasdienybė tūkstančiams įmonių ir vairuotojų. Per daugiau kaip dvidešimt metų praleistų tarptautinės logistikos srityje esu matęs ne vieną situaciją, kai brangiausias krovinys vėluoja ne dėl kelių būklės ar techninių trukdžių, o dėl netinkamai organizuoto užsakymo proceso. Greitas ir efektyvus siuntos išsiuntimas nėra stebuklas – tai taiklaus planavimo, tikslios informacijos ir profesinio požiūrio rezultatas.

Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip užtikrinti, kad Jūsų krovinys į Vokietiją pasiekti paskirties vietą kuo greičiau ir be nereikalingų nervų. Nesvarbu, ar esate didelės gamyklos logistikos vadovas, ar norite išsiųsti asmeninę siuntą – pagrindiniai principai išlieka tie patys. Efektyvumas pradedamas dar tuomet, kai krovinys dar stovi Jūsų sandėlyje.

Įvadas

Kai kalbame apie pervežimus į Vokietiją, pirmas dalykas, kurį reikia suprasti, yra tai, kad šios šalies logistikos sistema veikia kaip tiksliai sukalibrotas laikrodis. Vokiečiai vertina laiką, punktualumą ir procedūrų laikymąsi. Jei Jūsų dokumentai neteisingi, o krovinys nepakankamai apsaugotas, net geriausias vairuotojas negalės padaryti stebuklo. Užsakymo procesas – tai ne tik telefono skambutis ar el. laiškas su prašymu „paskambinti vairuotojui“. Tai kompleksinis veiksmų rinkinys, prasidedantis nuo duomenų rinkimo ir baigiantis kroviniu pas gavėją.

Daugelis klientų klysta manydami, kad „greitas pervežimas“ reiškia tik tai, kad sunkvežimis turi važiuoti didesniu greičiu. Tai yra klaidingas požiūris. Greitis šiuo atveju formuojamas iš operatyvumo: kiek greitai galime suorganizuoti transportą, kiek greitai bus pateikti teisingi dokumentai ir kiek efektyviai bus išvengta muitinės ar kitų procedūrinių uždelstų. Esu matęs, kaip dėl vienos trūkstamos skaičius sąskaitoje faktūroje pilna sunkvežimio prekių buvo sulaikyta sienoje keletą valandų, o kartais ir dienų. Tokiomis situacijomis siekiame išvengti.

Šiame straipsnyje mes išnagrinėsime visus užsakymo etapus, atsimsime į dažniausiai užduodamus klausimus ir pateiksime praktinius patarimus, kurie padės Jums sutaupyti laiko ir pinigų. Mūsų tikslas – padaryti logistiką ne „juodąja dėže“, o aiškia ir kontroliuojama proceso dalimi.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Žemiau pateikiamas klausimų ir atsakymų sąrašas, kuris susiformavo per daugelį metų dirbant su klientais, renkančiais greitus ir patikimus sprendimus krovinių gabenimui į Vokietiją.

1. Kokia informacija būtina norint užsakyti pervežimą kuo greičiau?

Norint, kad procesas vyktų sklandžiai ir be uždelstų, reikia mums pateikti kuo tikslesnę informaciją iš karto. Pagrindiniai duomenys yra: krovinio svoris ir tūris (ilgis, plotis, aukštis), adreso atsiėmimo ir pristatymo vietos (įskaitant pašto kodus), krovinio tipas (ar tai tai paletės, gabenimai ant ratų, kabinos, neįprastos formos kroviniai) ir, žinoma, pageidaujamas atsiėmimo bei pristatymo laikas. Taip pat būtina nurodyti, ar krovinys reikalauja įkrovos technikos (autokrautuvo), ar yra galimas „keltuvas“ (keliamos galinės sienelės). Kuo daugiau detalių sužinosime iš karto, tuo greičiau galėsime pasiūlyti tinkamą transportą ir išvengti papildomų klaustymų, kurie tik atidėlioja procesą.

2. Kiek laiko užtrunka krovinio pristatymas į Vokietiją?

Pristatymo laikas priklauso nuo atstumo ir to, ar tai yra pilnas sunkvežimis (FTL), ar dalinis krovinys (LTL). Įprastai, gabenant dalinį krovinią (kai sunkvežimias važiuoja kelių klientų siuntas), terminas Lietuvos – Vokietija svyruoja nuo 2 iki 4 darbo dienų. Jei užsakote pilną sunkvežimį, kuris važiuoja tiesiai iš punktą A į punktą B, krovinys gali pasiekti paskirties vietą per 24–48 valandas (priklausomai nuo vairuotojo darbo laiko apribojimų ir atstumo, pvz., į Miuncheną ar Hamburgą keliauti ilgiau negu į Berlyną). Verta prisiminti, kad šios šalies didmiesčiuose dažnai pasitaiko „spūstys“, todėl planuojant laiką visada verta palikti nedidelę laiko rezervą.

3. Ar reikalingas muitinės deklaravimas siunčiant prekes į Vokietiją?

Kadangi ir Lietuva, ir Vokietija yra Europos Sąjungos narių bei Schengeno erdvės šalys, prekių judėjimas tarp šalių yra laisvas, ir standartinis muitinės deklaravimas (tiekimo grandinės procedūra) nėra taikomas. Tačiau tai nereiškia, kad dokumentai nereikalingi. Būtina turėti tinkamai pildytas prekių siuntimo kvitą (CMR), sąskaitą-faktūrą ir, jei reikia, priesaikos deklaraciją (EX-1), jei prekės atvyksta iš ne ES šalių. Jei krovinys yra pavojingas (ADR), tabako gaminiai ar alkoholiniai gėrimai, gali būti taikomi specialūs reikalavimai ir akcizų dokumentai. Patirtis rodo, kad net ir tarp ES šalių gali būti atsitiktinių muitinės patikrų, todėl dokumentai turi būti idealiai sutvarkyti.

4. Kodėl kaina gali pasikeisti momentiniu užsakymu?

Momentiniai („express“) užsakymai, kai reikia transporto tą pačią dieną ar kitą rytą, visada brangesni dėl paprastos priežasties: mes turime surasti vairuotoją, kuris jau yra kelyje ir turi laisvos vietos ar gali nukreipti savo maršrutą. Tai reiškia, kad vairuotojui gali tekti važiuoti tuščiu atgal nuo pradinio taško iki Jūsų arba pakeisti savo planuotą grafiką. Be to, tokiu atveju dažnai tenka mokėti už „laukimą“ arba už tuščią važiavimą (dead mileage). Planuojant pervežimą iš anksto (pavyzdžiui, savaitę iki išvykimo), kaina yra žymiai optimizesnė, nes logistikos kompanija gali efektyviau suplanuoti maršrutus ir sujungti krovinius.

5. Kaip teisingai supakuoti krovinį, kad jis nenukentėtų?

Tai vienas svarbiausių dalykų, kurį dažnai nepaisome. Vokietijos klientai yra labai reiklūs dėl prekių būklės. Krovinys turi būti užfiksuotas ant paletės taip, kad neišslystų per posūkius ar stabdymus. Naudokite aukštos kokybės plastikines juostas (ne popierines, jos drėgnėja ir trūksta), o viršuje uždenkite apsauginę pleistrą (stretch film) keletą sluoksnių. Jei prekės yra lengvos, bet didelės (pvz., putų polistirenas), jas reikia įtvirtinti ypatingai atsargiai, nes vėjas gale sunkvežimio gali jas nuverti. Jei krovinys brangus, rekomenduoju dėžių antplėšio apsaugas (security seals). Blogai supakuota krovinio pristatymas ne tik gali baigtis prekių sugadinimu, bet ir papildomų išlaidų dėl perkrovimo ar sandėliavimo Vokietijoje.

6. Kas yra CMR važtaraštis ir kodėl jis svarbus?

CMR važtaraštis yra pagrindinis tarptautinio krovinių pervežimo dokumentas. Jis patvirtina sutartį tarp siuntėjo ir pervežėjo bei fiksuoja krovinio būklę paėmimo metu. Mano praktikoje buvo atvejų, kai be CMR kopijos neįmanoma įrodyti, kad prekės buvo pažangios ar nebuvo pažeistos gabenimo metu. Įsitikinkite, kad CMR važtaraštyje nurodytas tikslus krovinio svoris ir prekių pavadinimai, o ne tik „prekės“. Jei vairuotojas pasirašo CMR be pastabų, vėliau ginčytis dėl mechaninių pažeidimų bus labai sunku. CMR taip pat būtinas apdraudžiant krovinį.

7. Kas daryti, jei gavėjo Vokietijoje nėra vietos ar jis nepasiekiamas?

Tai gana dažna problema, ypač kai pristatoma dideliuose prekybos centruose ar sandėliuose, kurioje yra griežti grafikai. Jei vairuotojas atvyksta į vietą ir negali įvažiuoti arba gavėjo atstovas nepasirodo, prasideda laukimo mokesčiai. Vokietijoje laukimo kainos (Standgeld) yra vienos aukščiausių Europoje. Siekiant išvengti to, būtina iš anksto susitarti dėl pristatymo lango (time slot) ir patikrinti, ar vieta pritaikyta sunkvežimiui (ar nėra aukščio ar svorio apribojimų). Jei žinote, kad gavėjas gali vėluoti, praneškite mums iš anksto – mes galime susiderėti su vairuotoju dėl papildomo laiko, o tai dažnai pigiau nei staigi atsisakymo grėsmė.

8. Kaip susitarti dėl pristatymo su iškrovimu (su įranga)?

Naudodami terminą „su įranga“, turime omenyje, kad sunkvežimis turi autokrautuvą (forklift) arba keltuvą (tail lift). Labai svarbu tiksliai įvertinti gavėjo galimybes. Jei Vokietijos sandėlyje yra tik 5 tonų keltuvas, o mes atvešame 30 tonų krovinį su 2 tonų autokrautuvu, iškrovimas neįvyks. Be to, reikia nurodyti, kokio tipo įranga reikalinga: šoninis autokrautuvas (jei gatvė siaura) ar standartinis. Jei ši informacija nepateikiama iš anksto, vairuotojas atvykęs gali atsisakyti iškrovimo, o tuomet reikės skubiai ieškoti kitos transporto priemonės, kas kuria nereikalingas išlaidas ir vėlavimus.

9. Ar verta drausti krovinius ir kaip tai veikia greitį?

Krovinio draudimas nėra privalomas, tačiau kaip ekspertas aš visada rekomenduoju jį turėti. Nors vairuotojai yra atsakingi už krovinius pagal CMR konvenciją, jų atsakomybės limitai yra riboti (paprastai pagal SDR – specialių traukimo teisių – vienetus, kas dažnai siekia tik kelias ar keliolika eurų už kilogramą). Jei gabenate brangią elektroniką ar mašinų dalis, šis limitas nebus pakankamas. Draudimas neišlaikina procesą, tačiau suteikia ramybę. Jei įvyksta incidentas, draudimo išmoka padeda greičiau išspręst problemas ir kompensuoti nuostolius be ilgų teisinių ginčų su pervežėju. Draudimo polisas paprastai išrašomas momentaliai pateikus duomenis.

10. Kuo skiriasi ekspresinis pervežimas nuo standartinio?

Ekspresinis pervežimas (Express) reiškia, kad krovinys yra prioritetas. Standartiniame pervežime (dažniausiai daliniame krovinyje) sunkvežimis sustoja tarpiniuose taškuose, perkrauna kitas siuntas, laiko grafiką pagal kitų klientų poreikius. Ekspresiniu atveju mes skiriame transportą, kuris keliauja tiesiai arba turi minimalų sustojimų skaičių. Tai taikoma tada, kai Jums reikia, kad prekės būtų Vokietijoje jau rytoj ar net šiandien. Tai brangesnė paslauga, bet ji leidžia išvengti gamybos sustabdymo ar sudėtingų situacijų su klientais, kurie laukia prekių „vakar“.

Išvada

Efektyvus užsakymo procesas į Vokietiją nėra tiesiog techninis darbas – tai partnerystė tarp kliento ir logistikos specialisto. Per daugiau nei 20 metų patirties esu įsitikinęs, kad sėkmę lemia ne automobilių greitis, o dėmesys detalėms: tikslūs duomenys, kokybiškas pakavimas ir supratimas, kaip veikia tarptautiniai pervežimai. Vokietija – rinka, kurioje klaidos kainuoja brangiai, tačiau pasiruošęs klientas visada laimi.

Nebijokite klausti logistikos bendrovės patarimų. Jei nesate tikri dėl dokumentų formavimo ar pakavimo būdo, pasitikėkite ekspertų žinia. Geriau paprašyti patarimo iš anksto nei spręsti problemas užsienyje, kai vairuotojas laukia prie vartų, o laikas bėga. Taisyklingai organizavę savo užsakymą, Jūs ne tik sutaupysite pinigų, bet ir įgysite pasitikėjimo savo verslo partneriais, kurie mato, kad Jūsų logistika – ne atsitiktinumas, o patikimas procesas.

Tikiuosi, kad šis straipsnis padės Jums suprasti pagrindinius niuansus ir kitą kartą, kai reikės siųsti krovinius į Vokietiją, procesas vyks sklandžiai, greitai ir be nereikalingų komplikacijų.