Efektyvūs pervežimai iš Vokietijos su puikiu aptarnavimu: Vadovas sėkmingai logistikai

Vokietija yra ne tik didžiausia Europos Sąjungos ekonomika, bet ir vienas svarbiausių Lietuvos prekybos partnerių. Kasdien tarp šalių keliauja tūkstančiai tonų krovinių – nuo mažmeninės prekybos prekių ir automobilių detalių iki pramonės įrenginių ir statybinių medžiagų. Esdamas šioje srityje daugiau nei dvi dešimtmetis, galiu drąsiai teigti: nors atstumas tarp Vilniaus ir Berlyno ar Miuncheno nėra milžiniškas, sėkmingas pervežimas priklauso ne tik nuo važiavimo greičio. Tai sudėtingas mechanizmas, kurį sukuria planavimas, patirtis ir, svarbiausia, aptarnavimo kultūra.

Daugelis klientų, dažnai ir patyrę verslininkai, logistiką matai tik kaip kainą eilučių sąraše. Tačiau profesionalus požiūris į pervežimus iš Vokietijos keičia šį įvaizdį. Efektyvus pervežimas tai ne tik tai, kad krovinys atvyksta į paskirties vietą. Tai garantija, kad jis atvyks saugiai, laiku, o visa dokumentacija bus tvarkinga, kad išvengtumėte nemalonių netikėtumų muitinėje ar sandėlyje. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo žiniomis, kaip sudaryti taiklą logistikos sistemą, atsižvelgiant į Vokietijos specifiką ir Lietuvos rinkos reikalavimus.

Įvadas: Kodėl Vokietijos kryptis yra unikali?

Dirbdama su Vokietija daugiau kaip 20 metų, pastebiu vieną ryškų dalyką – vokiečiai vertina tiesmukumą ir tikslumą. Jų logistikos sistemos yra vienos pažangiausių pasaulyje, tačiau tai gali tapti ir dvinašmeniu kalvu. Jei mūsų (kaip pervežėjo ar ekspeditoriaus) procesai nėra suvienodinti, gausime vėlavimus. Pavyzdžiui, netikslus užsakymo laikas (Time Window) vokiškame prekybos centre (Handelszentrum) gali reikšti, kad vairuotojas nebus įleistas į rampą ir privers švaistyti brangius valandas laukdamas išvykimo.

Efektyvumas čia pradedamas ne nuo to, kai sunkvežimis užsiveda variklį, o kai tik gaunate užsakymą iš tiekėjo. Puikus aptarnavimas reiškia, kad jums nereikės rūpintis: ar sunkvežimis turi atitinkamą liftą ar "huckepack" priemonę, ar krovinys pakrautas pagal paletės standartus, ar yra reikalingi specialūs fiksavimo juostos. Mane visada stebina, kaip mažai dėmesio skiriama pakavimui. Tinkamai supakuota prekė Vokietijoje – tai pusė sėkmės. Jei dėžė su trintimi ar netinkamai užsegta ant paletės, iškrenta iš mūsų kontrolės, ir kelyje gali atsirasti žalos.

Štai kodėl šiame straipsnyje nesikoncentruosime tik ties kainomis. Kalbėsime apie procesą. Kalbėsime apie tai, kaip užtikrinti, kad jūsų prekės iš Kelno ar Hamburgo pasiektų Lietuvą ne tik pigiau, bet ir protingiau. Šiandieninė rinka reikalauja lankstumo, bet ne užtikrintumo kokybės sąskaita. Žemiau pateikiami dažniausiai užduodami klausimai padės jums suprasti šios srities niuansus ir išvengti dažniausių klaidų.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kiek laiko užtrunka standartinis krovinių pervežimas iš Vokietijos į Lietuvą?

Tai vienas populiariausių klausimų, ir atsakymas nėra vienareikšmis. Viskas priklauso nuo to, ką mes vadiname "standartiniu". Esant pilnaviduriui sunkvežimiui (FTL – Full Truck Load), kai jis užsakomas tam tikram klientui ir važiuoja tiesiai į paskirties vietą be sustojimų, tranzitas paprastai trunka nuo 1 iki 3 dienų. Pavyzdžiui, krovinys iš Miuncheno į Vilnių gali būti pristatytas per 24–30 valandas, jei vairuotojas pradeda važiuoti iš karto po pakrovimo.

Tačiau dažniausiai verslas naudojasi dalinėmis krovininėmis (LTL – Less than Truck Load) arba grupiniais pervežimais. Čia laikas gali padidėti iki 3–5 darbo dienų. Kodėl? Nes sunkvežimis turi surenkti krovinius iš skirtingų siuntėjų Vokietijoje (pavyzdžiui, Kelne, Frankfurte, Štutgarte), o turi Lietuvoje juos išskirstyti. Be to, labai svarbu atsižvelgti į užsakymo pateikimo laiką. Jei dokumentai ir užsakymas pasiekia mūsų dispečerius iki 12:00 valandos Vokietijos laiku, krovinys dažniausiai paėmamas tą pačią dieną. Vėliau pateikus užsakymą – tik kito ryto. Taip pat reikia atsižvelgti ir į savaitgalius ar šventes, kai vokiški sandėliai dirba pagal griežtą grafiką.

2. Kokius dokumentus reikia parengti sklandžiam pervežimui?

Dokumentacija yra logistikos kraujas. Neturėti teisingų dokumentų – tas pat, kas važiuoti automobiliu be benzinų. Pagrindinis dokumentas yra siuntos vairuotojo sąskaita-faktūra (CMR sąskaita). Ji turi būti pildoma labai tiksliai: čia nurodomas siuntėjas, gavėjas, krovinio svoris, vietų skaičius ir prekių pavadinimas. Dažna klaida – pernelyg bendras prekių aprašymas, pvz., "įrankiai" ar "dalys". Vokiškai muitinė arba policija gali reikalauti detaliausio aprašymo (pvz., "Plieniniai veržtuvai, 5 vnt., 2kg each"). Be to, būtina pateikti prekių pirkimo-sutarties (Invoice) kopiją, kuri patvirtina prekių vertę ir kilmę.

Jei pervežame pavojingas krovinius (ADR), reikalingas specialus ADR sertifikatas ir priedėlis prie CMR. Jei prekės yra maisto arba reikalauja specialių temperatūros režimų – reikia FITO sertifikatų arba temperatūros dienynų. Mano patirtis rodo, kad dauguma vėlavimų susidaro dėl to, kad klientas laukia, kol vairuotojas atvyks, o tada pradeda spausdinti dokumentus. Profesionalus aptarnavimas reiškia, kad visi dokumentai turi būti patikrinti ir gauti elektronšiu prieš tai, kai sunkvežimis pasiekia siuntėjo vartus.

3. Kas lemia pervežimo kainą ir kodėl ji svyruoja?

Kainodara logistikoje yra dinamiška kaip akcijų birža. Pirmasis ir pagrindinis faktorius – kuras. Kai benzino ar dyzelino kaina pasaulyje kyla, automobilių vežėjai priversti kelti tarifus (fuel surcharge). Antras faktorius – rinkos pasiūla ir paklausa. Yra "laidojimo" savaitės, pavyzdžiui, prieš Kalėdas ar vasaros atostogas, kai visi nori vežti kuo daugiau, o laisvų sunkvežimių trūksta. Tada kainos šuoliais aukštyn.

Taip pat įtakos turi atstumas ir konkreti vieta. Pervežimas iš Berlyno bus pigesnis nei iš tolimo Bavarios kaimelio, nes reikia skaičiuoti vairuotojo grįžtimo tuščia kelionę (deadhead). Svarbu ir krovinio charakteristika: jei reikia "šaldytuvo" sunkvežimio, kaina bus aukštesnė. Jei prekės netelpa į standartinę eurofietą (pvz., per ilgos ar per sunkios), reikia specialios technikos. Taigi, kai gaunate pasiūlymą, žiūrėkite ne į galutinę sumą, o į tai, kas ją sudaro – ar įtrauktas iškrovimas, ar apdraustas krovinys, ar nėra paslėptų mokesčių už užlaikymą.

4. Ką daryti, jei krovinys atvyko pažeistas?

Tai kiekvieno importuotojo košmaras, tačiau sužinojimas, kaip elgtis, gali padėti išsaugoti tūkstančius eurų. Pirmasis ir pagrindinis taisyklė: žalą aptikęs iš karto reikia užfiksuoti. Negalima pasirašyti CMR dokumento su pastaba "be priekaištų", jei matote, kad dėžės sutrūkinėjusios ar drėgnos. Vairuotojas ir gavėjas turi kartą surašyti "protokolą dėl žalos" (damage report), kuriame tiksliai aprašoma, kas buvo pažeista, kiek vietų ir kokia apimtimi.

Tada nedelsiant reikia pranešti savo draudiko ar pervežėjo. Esu matęs atvejų, kai klientai laukia keleto dienų prieš pranešdami, o tada draudimo kompanijos atsisako mokėti kompensaciją, nurodydamos, kad žala galėjo atsirasti jau pas gavėjo sandėlyje. Svarbiausia – nuotraukos. Šiandien kiekvienas turi telefoną, tad fotografuokite spėjotą pažeidimo vietą, važiuoklę, o jei įmanoma – filmuokite iškrovimo procesą. Profesionalus logistikos partneris padės sudaryti visus reikalavimus ir pranešimus vokiškai draudikui, kas labai pagreitina procesą.

5. Ar verta rinktis dalinius (grupinius) pervežimus, ar geriau užsisakyti pilną sunkvežimį?

Tai klasikinis kainos ir greičio derinimo klausimas. Jei turite 1-3 paletes, logiškiau naudotis daliniais pervežimais. Jums bus paskaičiuota tik už užimtą vietą (pavyzdžiui, už 1 metrą ilgio arba už vieną vietą fietoje). Tai ekonomiška. Tačiau čia yra savas rizikos faktorius – krovinias bus pakrautas ir iškraunamas kelis kartus sandėliuose (tarpinėse bazėse), todėl padidėja sugadinimo ar praradimo rizika, nors ir nežymiai, jei sandėliai profesionalūs.

Pilnas sunkvežimis (FTL) yra optimalus, jei turite 22-33 paletes arba krovinį, kuris užima daugiau kaip 80 proc. sunkvežimio talpos. Tada jūsų krovinys važiuoja nuo A iki B be perpakavimų. Jis saugesnis ir greitesnis. Tačiau jei užsakote pilną fietą, bet ją užpildote tik pusiau, mokate už tą pačią distanciją pilną kainą. Mano patarimas: jei prekės brangios ar labai trapios, investuokite į pilną fietą arba dalinį pervežimą su papildoma "Care" paslauga (kai krovinys dedamas į atskirą, neperkraunamą zoną).

6. Kaip užtikrinamas krovinio saugumas kelyje?

Saugumas prasideda pakavime. Vokietijoje yra griežti taisyklės dėl krovinio užtvirtinimo (VDI direktyvos). Vairuotojas privalo užtikrinti, kad krovinys nepajudėtų staigiai stabdant ar sukant. Naudojamos specialios apkabos, fiksavimo juostos, oro pagalvės (dunnage bags) tarp paletų. Tačiau ir siuntėjas turi savo atsakomybę – dėžės turi atlaikyti viršutines apkrovas (pvz., jei viena dėžė bus ant kitos).

Be fizinio saugumo, yra ir techninis. Modernūs sunkvežimiai yra aprūpinti GPS stebėjimo sistemomis, kurios leidžia mums matyti sunkvežimio vietą realiu laiku. Jei sunkvežimis sustoja neplanuotai ilgesniam laikui, sistema siunčia įspėjimą. Taip pat visiems savo vairuotojoids įdedame papildomą draudimą (CMR draudimas), kuris padengia žalą iki 330 000 SDR (specialių traukimo teisių), tačiau klientas visada gali pasirinkti ir savo nuožiūra didesnį draudimą, ypač jei vežama labai brangus krovinys (pvz., elektronika ar vaistai).

7. Kas nutinka, jei vairuotojas užsilenkia laiku (užlaikymo baudos)?

Vokietijoje laikas – pinigai. Kiekviena didelė parduotuvė ar sandėlis turi savo taisykles dėl vairuotojų prileidimo. Jei vairuotojas atvyksta 15 minučių vėlai, jis gali būti nukreiptas į eilės galo arba visai neįleistas tą dieną. Tai sukelia vėlavimus. Kita vertus, jei pirkėjas Lietuvoje užtrunka iškraunant ilgiau nei numatyta (paprastai duodamos 2 valandos nemokamai), vokiška vežėjo pusė gali paskaičiuoti užlaikymo mokestį (waiting time charge).

Šios baudos gali būti gana aukštos – nuo 40 iki 60 eurų per valandą. Kaip ekspertas, visada patariu savo klientams pasirūpinti iškrovimu iš anksto. Įsitikinkite, kad sandėlyje yra keltuvas, o žmonės yra pasiruošę. Jei žinote, kad krovinys sudėtingas, praneškite apie tai iš anksto, kad būtų planuojamas ilgesnis laikas. Geras ryšys tarp dispečerio ir kliento gali padėti išvengti šių nereikalingų išlaidų.

8. Ar galima vežti nestandartinius (per didelius ar per sunkius) krovinius?

Žinoma, tai yra viena įdomiausių logistikos sričių, bet ir viena sudėtingiausių. Nestandartinis krovinys (Out of Gauge / OOG) gali būti didelė mašina, vamzdžiai, nameliai ar statybinių konstrukcijų dalys. Tokiems pervežimams nereikia paprasto sunkvežimio – reikia specialių priemonių su žemomis platformomis (low-loader), pailgintais rėmais arba specialių trailerių.

Čia svarbiausia yra leidimai. Toks sunkvežimis su per dideliu kroviniumi negali tiesiog važiuoti keliais. Reikia gauti specialius leidimus kelių policijai Vokietijoje ir Lietuvoje, o kartais reikalingas ir lydintis automobilis (pilotinis automobilis), kuris įspėja kitus vairuotojus apie didelį krovinį. Planuojant tokį pervežimą, reikia atsižvelgti į tiltų aukštį, tunelių matmenis ir kelių sankasą. Tai reikalauja daugiau laiko (planavimas gali trukti savaitę), bet su patirtimi viskas įmanoma įgyvendinti sklandžiai.

9. Kodėl aptarnavimas ir komunikacija yra svarbiau už mažiausią kainą?

Per savo dvidešimtmetį darbo mačiau nemažai verslininkų, kurie pasirinkdavo pigiausią pasiūlymą, o galų gale patirdavo didelių nuostolių. Pigus pervežėjas dažnai taupo vairuotojų atlyginimus, techninę priežiūrą arba neturi tinkamų draudimų. Kai atsiranda problema – vairuotojas sulūžta kelyje, arba dingsta krovinys – toks pervežėjas "išjungia telefoną".

Puikus aptarnavimas reiškia, kad galite skambinti savo ekspeditoriui bet kuriuo paros laiku ir gauti atsakymą: "Kur yra mano krovinys?". Tai reiškia, kad jei atsiranda klaida dokumentuose, mes ją ištaisome dar prieš tai, kelias pasiekia sieną. Tai reiškia protingumą. Geras partneris ne tik veža, bet ir konsultuoja: gali pasakyti, kad šis tiekėjas Vokietijoje yra "problematiškas" ir patarti pakeisti pakavimo būdą. Investicija į kokybišką aptarnavimą apsimoka per ramybą ir užtikrintumą.

10. Kokios tendencijos matomos Vokietijos ir Lietuvos logistikos sektoriuje šiuo metu?

Logistika keičiasi spartiai. Viena ryškiausių tendencijų – digitalizacija. Anksčiau vairuotojas nešdavo popierinius CMR lapus, kuriuos reikėjo pasirašyti ir nuskanuoti. Dabar vis dažniau naudojami elektroniniai CMR (e-CMR), kurie pasirašomi planšetėje, o informacija iš karto patenka į sistemą. Tai greitina procesą ir mažina klaidas.

Kita sritis – ekologija. Vokietijoje labai stiprus spaudimas dėl "žaliosios" logistikos. Dauguma dideliųjų tiekėjų reikalauja, kad pervežėjai naudotų elektrinius arba vandenilinius sunkvežimus, arba bent jau mažinauja CO2 emisijas. Taip pat matome automobilių vairuotojų trūkumą visoje Europoje, kas verčia kelti atlyginimus ir, kartu, pervežimo kainas. Lietuvoje vystomas intermodalinis transportas (traukiniai), kuris leidžia dalį krovinio pervežti geležinkeliais, o tik paskutinius kilometrus – keliais.