Efektyvus krovinių transportas į Vokietiją: greitas užsakymo procesas

Vokietija jau dešimtmečius išlieka viena svarbiausių Lietuvos prekybos partnerių. Statistika nepalieka abejonių: šios šalies ekonominės santvarkos stabilumas, didelė įsigytoji jėga ir strateginė centrinės Europos padėtis lemia tai, kasdien tūkstančiai sunkvežimių kerta sienas, siekdami pristatyti prekes laiku. Tačiau patirtis rodo, kad sėkmingas verslas nėra tik apie tai, ką gaminame ar parduodame, bet ir apie tai, kaip efektyviai sugeba organizuoti tiekimo grandinę.

Dirbdamas tarptautinių pervežimų srityje beveik dvidešimt metų, esu matęs ne vieną situaciją, kai puiki prekė prarado savo vertę dėl vėluojančio pristatymo arba klaidingai suformuoto užsakymo. Transportas į Vokietiją – tai ne tik fizinis kelių atkarpų įveikimas. Tai kompleksinis procesas, kurio pradžia – tikslus, greitas ir profesionalus užsakymo procesas. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo žiniomis, kaip šį procesą supaprastinti, padaryti efektyvių ir išvengti dažniausių klaidų, kurios kainuoja brangiai – tiek laiko, tiek pinigų.

Svarbu suprasti, kad Vokietijos rinka yra viena iš reikliausių. Vokiečių partneriai įpratę precizikumo. Jei pažadėjote prekes pristatyti antradienį iki 8:00 ryto, vėluojant valanda gali lemti ne tik neigiamą atsiliepimą, bet ir sutarties nutraukimą bei baudas. Todėl užsakymo procesas turi vykti kaip sutartinis mechanizmas – be trikčių ir nereikalingų delsimų. Šiame tekste mes panagrinėsime, kaip nuo pirmojo susisiekimo su logistikos bendrove iki pat krovinio išvežimo užtrukti kuo mažiau laiko, išlaikant aukščiausią kokybę.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Kadangi transporto rinka yra dinamiška, o klientai dažnai turi panašių abejonių, sudėliau svarbiausius klausimus ir atsakymus, kurie padės geriau suprasti užsakymo mechaniką.

1. Kokia informacija būtina greitam ir tiksliam užsakymui pateikti?

Tai, galima sakyti, pagrindinis akmuo, nuo kurio prasideda visa eiga. Dažnai klientai skambina ir sako: „Reikia nuvežti ką nors į Miunsterį“. Toks informacijos kiekis neužtenka nei greitam, nei tiksliam pasiūlymui paruošti. Norint, kad procesas vyktų efektyviai, jums iš karto reikės turėti šiuos duomenis: tikslų siuntos ir atsiėmimo adresus (įskaitant pašto kodus, kurie Vokietijoje yra labai svarbūs maršruto planavimui), krovinio svorį ir matmenis (arba tai, kiek tai užima vietos ant sunkvežimio – pvz., kiek eurų paletėse), prekių pavadinimą ir jų specifiką (ar tai yra pavojingos krovinių (ADR), ar reikia šaldymo, ar prekės ypač trapios). Be to, labai svarbu nurodyi pageidaujamą atsiėmimo ir pristatymo laiką. Turėdami šią informaciją iš karto, galime jums pateikti tikslią kainą ir vairuotojo išvykimo laiką vos per kelias minutes. Jei informacijai tenka klaustyti ir laukti, procesas užtrunka, o laikas – yra pinigas.

2. Kiek laiko užtrunka užsakymo apdorojimas ir kada vairuotojas gali atvykti?

Esu kalbėjęs su daugeliu klientų, kurie mano, kad užsakovę transportą, vairuotojas jau sėdi prie jų vartų. Tačiau realybė tarptautiniame transporte yra šiek tiek kitokia. Standartinis užsakymo apdorojimas, kai visi duomenys tikslūs, trunka nuo 30 iki 60 minučių. Per šį laiką turiu susisiekti su vairuotoju, patikrinti jo vietą, įvertinti maršrutą ir pateikti patvirtinimą klientui. Jei užsakymas pateikiamas anksti ryte (pvz., 8:00 val.), dažniausiai vairuotojas gali atvykti tą pačią dieną arba kitą rytą, priklausomai nuo atstumo. Tačiau jei kalbame apie ekspresinį transportas (pvz., „sprinteris“ arba viena vieta „tentai“), kuris skirtas labai skubioms siuntoms, čia reakcijos laikas gali būti ir 2–4 valandos. Svarbiausia yra ne uždelsti informacijos – kuo anksčiau pranešate apie poreikį, tuo greičiau galime jums priskirti laisvą transportą.

3. Kokio tipo transportą pasirinkti: pilnąją dalį (FTL) ar dalinį (LTL) krovinių pervežimą?

Tai vienas dažniausiai pasitaikančių klausimų, o atsakymas tiesiogiai įtakoja užsakymo greitį ir kainą. Jei turite 33 europalėtes (arba 22–24, jei kalbame apie šilumos vazonus), tuomet jums reikalingas FTL (Full Truck Load) – pilna sunkvežimio mašina. Tokiu atveju procesas paprastas: užsakovote, mašina važiuoja tiesiai pas jus ir tiesiai į paskirties vietą Vokietijoje. Tai greičiausias ir saugiausias būdas. Tačiau jei turite tik 2–4 paletes, tuomet mums tenka kalbėti apie LTL (Less than Truck Load) – dalinių krovinių pervežimą. Čia procesas sudėtingesnis, nes reikia surasti mašiną, kuri turi laisvos vietos ir važiuoja tame pačiame kryptime arba susikonsoliduoti krovinius terminaluose. Užsakymo procesas čia gali trukti ilgiau, nes reikia suderinti klientų ir pervežėjų interesus, o patiekimo terminai gali būti šiek tiek ilgesni (1–3 dienos). Vis dėlto, jei jūsų krovinys nedidelis, LTL yra ekonomiškai naudingiausias sprendimas.

4. Ar galima užsakyti transportą į Vokietiją su įrenginiais (keltuvais, kranais)?

Žinoma, ir tokių užsakymų Vokietijoje yra nemažai, ypač statybų sektoriuje. Tačiau čia užsakymo procesas turi savų niuansų. Nenurodžius iš kadro, kad reikalingas spec. technika, galime priskirti paprastą vairuotoją, kuris atvyks ir negalės iškrauti prekių. Todėl, klausiant apie greitą užsakymą, ši informacija yra kritiška. Jei reikia „autokrano“, „hidy“ arba „šakinių keltuvų“ (forklift) su galimybe išvežti prekes į gatvę, tai turi būti nurodyta pačiame pradžioje. Tokio tipo transportas yra ribotas, todėl užsakymas gali užtrukti ilgiau – kartais reikia 1–2 dienų, kad surastume tinkamą techniką netoliese. Taip pat būtina tiksliai nurodyti, ar krovinys gali būti iškraunamas „užpakaline“ arba „šonine“ pusėmis, nes tai lemia technikos parinkimą.

5. Kaip susiformuoja kaina ir kodėl ji gali skirtis priklausomai nuo užsakymo laiko?

Kainodara tarptautiniuose pervežimuose nėra statinė – ji gyva ir priklauso nuo daugelio veiksnių. Pagrindinis dalykas, kurį klientai turi žinoti, yra degalų kainos (pasiūlymuose jos dažnai įtraukiamos kaip degalų priedas) ir Vokietijos kelių mokesčiai (MAUT). Tačiau kalbant apie užsakymo proceso greitį, čia veikia paklausos ir pasiūlos dėsnis. Jei užsakovote transportą penktadienį popietę vakarui į Vokietiją, kaina gali būti aukštesnė, nes vairuotojai stengiasi nevažiuoti per savaitgalį (jie turi poilsio laiko apribojimus). Skubus užsakymas (tą pačią dieną arba naktį) visada brangesnis, nes tenka ištraukti vairuotoją iš poilsio arba siųsti tuščią mašiną („feribotas“) į kitą miestą, kad pasiimtų jūsų krovinių. Greitas užsakymo procesas reiškia ir tai, kad esate pasiruošę sumokėti už greitumo privalumą.

6. Kokius dokumentus reikia paruošti krovinio išvežimui iš Lietuvos į Vokietiją?

Nors Lietuva ir Vokietija yra ES narės ir prekyba vyksta be muitų, dokumentacija išlieka labai svarbi. Greitas užsakymo procesas sustoja, jei vairuotojas atvyksta į sandėlį, o prekių nėra. Būtina turėti paruoštas prekių pardavimo sąskaitas-faktūrų (invoice) kopijas ir pakavimo lapus (packing list). Ypač svarbu, kad sąskaitoje būtų nurodytos HS (Harmonized System) kodas, prekės svoris ir kilmės šalis. Nors tai atrodo kaip buhalterinės detalės, bet vokiečių pareigūnai (pvz., „Zoll“) gali sustabdyti mašiną ir patikrinti dokumentų tikslumą. Jei dokumentuose yra klaidų, krovinys gali būti uždelstas dienoms. Todėl, norint efektyvaus transporto, dokumentai turi būti paruošti dar prieš vairuotojo atvykimo momentą.

7. Ar yra kokių nors specifinių Vokietijos taisyklių, kurias reikia žinoti užsakant transportą?

Taip, ir mano dvidešimtmetė patirtis sako, kad ignoruojant šias taisykles, kainos auga, o terminai nubėga. Pirmiausia, tai vairuotojų darbo laiko apribojimai ir poilsio laikas. Vokietijoje griežtai stebima, ar vairuotojai laikosi taisyklių. Negalima užsakyti transporto taip, kad vairuotojas turėtų „važiuoti per naktį“ pažeisdamas poilsio režimus, nes tai ne tik nelegalu, bet ir labai pavojinga. Antra, Vokietijos miestuose yra daug „Umweltzone“ (ekologinių zonų), į kurias negali važiuoti senesni, aplinkai teršiantys sunkvežimiai. Užsakant transportą, mes visada tikriname, ar mūsų mašina atitinka reikalavimus („Euro 6“ standartas ir žalia spalva). Trečia, pristatymo langai. Vokietijos sandėliai dažnai dirba pagal griežtus grafikus: pvz., priimti krovinį tik nuo 8:00 iki 12:00 val. Jei vairuotojas pavėluos 10 minučių, gali tekti laukti iki kito darbo dienos. Todėl užsakymo metu būtina tiksliai suderinti laikus.

**8. Kaip vyksta krovinio stebėjimas ir kontrolė?

Daugelis klientų nerimuoja, kai tik išvežia krovinių, ir nori žinoti, kur jis yra. Šiuolaikinėje logistikoje be stebėsimo sistemų neįsivaizduojamas efektyvumas. Užsakymo proceso metu nurodome Jums nuorodą, kurioje galite realiu laiku matyti mašinos vietą. Tačiau patirtis moko, kad technologija nėra viskas. Mes visada palaikome tiesioginį ryšį su vairuotojais. Jei atsirasta eismo įvykio ar techninio gedimo, mes informuojame klientą nedelsdami. Taigi, efektyvus transportas reiškia ne tik greitą išvežimą, bet ir nuolatinę informacijos srautą. Jums nereikia nerimauti ar skambinti vairuotojui (jis gali važiuoti ir negali atsiliepti), pakanka susisiekti su savo logistikos vadybininku.

9. Kas daro, jei gavėjas Vokietijoje atsisako priimti prekę arba jo nėra vietoje?

Tai baisiausias scenarijus, bet, deja, įvyksta. Vokietijos rinka yra griežta: jei vairuotojas atvyksta, o sandėlis uždarytas arba prekės netikėtai nereikalingos, prasideda problemos. Tokiu atveju prasideda „laukimo mokestis“ (stand-by charge). Vairuotojo laikas nebegali būti panaudotas kitam darbui, todėl jis turi būti apmokėtas. Norint išvengti šios situacijos, būtina užsakymo metu patvirtinti, kad gavėjas žino apie prekių atvykimą ir yra pasiruošęs jas priimti. Patariu visada siųsti pranešimą („Aviso“) gavėjui su numatomu atvykimo laiku. Tai mažina riziką, kad mašina stovės be reikalo.

10. Kodėl verta rinktis ilgalaikę partnerystę vietoje vienkartinio užsakymo?

Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti tikrai: pastoviumas užtikrina efektyvumą. Jei dirbate su viena transporto kompanija nuolat, mes jums pažįstame. Mes žinome, koks jūsų standartas, kokios prekės, kaip jas supakuoti. Užsakymo procesas tampa trumpesnis, nes galiu net nebeklausti kai kurių standartinių klausimų. Be to, ilgamečiai partneriai gauna优先o teisę (prioritetą) esant trūkumi transporto (pvz., švenčių metu). Vienkartiniai užsakymai dažnai brangesni ir reikalauja daugiau formalumų. Efektyvumas kyla iš pasitikėjimo ir bendros istorijos.

Išvada

Efektyvus transportas į Vokietiją nėra stebuklas ar atsitiktinumas. Tai rezultatas, pasiekiamas dėl geros organizacijos, tikslaus informacijos srauto ir profesinio požiūrio. Greitas užsakymo procesas, apie kurį kalbėjome, neapsiriboja vien trumpu skambučiu. Tai prasideda nuo jūsų paruošimo: kuo tiksliau žinosite, ką ir k norite vežti, tuo greičiau ir pigiau mes galėsime tai įgyvendinti.

Vokietija nelaukia. Jos rinka dirba kaip tikslus laikrodis. Norint būti sėkmingu šioje rinkoje, jūsų logistika turi būti tokia pat patikima kaip ir jūsų gaminamos prekės. Tikiuosi, kad šis straipsnis padės jums suprasti, kaip užtikrinti, kad jūsų krovinių kelias būtų sklandus, o bendradarbiavimas su logistikos partneriais – efektyvus. Nors aš nebežiūriu į šią sritį kaip į paprastą darbą, o kaip į gyvenimo būdą, mano tikslas visada išlieka tas pats – padėti verslui augti, nebijant kelionių ir iššūkių. Užsakykite protingai, ir keliaukite ramiai.