Efektyvus kelionių organizavimas iš Vokietijos grupėms: Vadovas be nerimo

Įvadas

Dirbant tarptautinių keleivių pervežimų srityje, ypač tarp Vokietijos ir Lietuvos, dažnai pastebiu vieną pasikartojantį scenarijų. Organizatorius, būnant geresniu žmogumi, bando sujungti kelis dešimtis žmonių, suderinti skirtingus lūkesčius ir viską pakelti ant dviejų ratų – o dažniausiai ir ant daugiau – neprarandant proto. Po daugiau kaip dvidešimties metų šioje srityje galiu drąsiai pasakyti: kelionės organizavimas grupėms nėra tik transporto nuoma. Tai sudėtinga logistika, psichologija ir, svarbiausia, tikslus planavimas.

Vokietija yra unikali rinka. Čia gyvena didžiulė lietuvių bendruomenė, veikia daugybė korporacijų, kurios renkasi komandų integracijas (team building) ne vien Miuncheno alpėse, bet ir Lietuvos gamtoje, bei kasmet vyksta tūkstančiai piligrimų, turistų ir konferencijų dalyvių. Visi jie vienaip ar kitaip susiduria su tame pačiame iššūkiu: kaip nuvežti 30, 50 ar 80 žmonių taip, kad keliautojai atvyktų poilsiais, o ne išsekę?

Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu ne teoriniais vadovėlių quote'ais, o praktine patirtimi. Mes kalbėsime apie tai, kaip išvengti standartinių klaidų, ką reiškia vairuotojo darbo laiko apribojimas Vokietijoje ir kodėl kaina – tai ne vienintelis kriterijus renkant transportą. Jei planuojate kelionę iš Vokietijos – ar tai būtų ekskursija į Vilnių, slidinėjimas Austrijoje arba komandos kelionė į jūrą – šis tekstas padės Jums susiformuoti pilną paveiksllą ir jaustis saugiai.

Svarbu suprasti, kad efektyvumas šiuo atveju nereiškia „kaip įmanoma greičiau“. Efektyvumas reiškia „kaip įmanoma sklandžiau ir be nesklandumų“. Pradėkime nuo pagrindų, pereinant prie konkrečių klausimų, kuriuos dažniausiai girdėju savo klientų.

DUK (Dažnai Užduodami Klausimai)

Šioje skyriuje surinkau dešimt labiausiai aktualių klausimų, kurie sukelia daugiausia neaiškumų organizuojant grupines keliones iš Vokietijos. Atsakymai paremti ilgamete praktika ir žiniomis apie Vokietijos bei visos Europos transporto teisę.

1. Kiek laiko iš anksto reikia užsakyti autobusą ar mikroautobusą grupės kelionei?

Tai vienas kritiškiausių klausimų, ir atsakymas priklauso nuo kelionės pobūdžio, tačiau taisyklė paprasta: kuo anksčiau, tuo geriau. Profesionalių keleivinių autobusų parkai Vokietijoje yra riboti, o paklausa, ypač šiltuoju metų laiku (nuo gegužės iki rugsėjo) ir per šventes (Velykos, Kalėdos, Naujieji), išauga eksponentiškai.

Idealus variantas – kreiptis mažiausiai 2–3 mėnesius iki kelionės. Tokiu atveju turime didžiausią galimybę pasirinkti ne tik tinkamą transporto priemonę (pavyzdžiui, naujesnį modelį ar autobusą su didesniu bagažo skyriumi), bet ir patyrusius vairuotojus, kurie jau yra važiavę Jūsų numatytu maršrutu. Jei planuojate kelionę populiariu datamis, pavyzdžiui, per vasaros atostogų pradžią ar tarp Vokietijos mokyklinių atostogų (Ferien), rekomenduoju kreiptis net 4–6 mėnesius iš anksto. Vėlyvi užsakymai ne tik padidina kainą (dėl rinkos trūkumo), bet ir gali privesti prie to, kad teks susiderėti su mažiau patikimais pasiūlymais.

2. Kokį transportą rinktis: mikroautobusą (8-19 vietų) ar didelį autobusą?

Pasirinkimas priklauso ne tik nuo žmonių skaičiaus, bet ir nuo komforto, kurio tikimasi, bei bagažo kiekio. Dažnai klientai, kuriems reikia pervežti 18-20 žmonių, bando „supti“ juos į vieną mikroautobusą. Tačiau tai yra klaida.

Mikroautobusai (pvz., Mercedes Vito ar VW Crafter), net jei turi 19 vietas, turi labai ribotą bagažinės erdvę. Jei grupė važiuoja į savaitgalio išvyką su dideliais lagaminais, bagažas tiesiog netilps į salono gale esantį skyrių. Tokiu atveju geriau pasirinkti du mažesnius mikroautobusus arba vieną mažesnį autobusą (30-40 vietų).

Didelieji autobusai (40-60 vietų), tokie kaip Setra ar Mercedes-Benz Tourismo, suteikia aukštesnį komfortą: WC, virtuvėlę (kavos aparatas), galinę vaizdo sistemą, ergonomiškas sėdynes, kurios gali atsilenkti miegui. Jei maršrutas ilgas (pvz., iš Miuncheno į Vilnių – tai apie 12-13 valandų), komfortas tampa prioriteto numeris vienas. Ilgomis kelionėms visada rekomenduoju standartinį turistinį autobusą.

3. Kaip susiformuoja kaina ir nuo ko ji priklauso?

Kaina nėra fiksuotas skaičius, pasakytas iš galvos. Ji susiformuoja iš kelių pagrindinių komponentų. Pirmasis – dienos norma (kaina už darbo dieną). Vairuotojų darbas reglamentuojasi griežtais Europos Sąjungos įstatymais, todėl negali tiesiog „važiuoti 24 valandas“. Ilgesnėse kelionėse reikia įskaičiuoti nakvynės vairuotojui (ar vairuotojams) ir maitinimo išlaidas.

Antrasis komponentas – kuras. Jo kaina svyruoja, tačiau įtraukiama į sąskaitą pagal numatomą nuvaziuotą atstumą. Trečias – kelių mokesčiai, ypač Vokietijoje. Maut (mokesčiai už automagistralių naudojimą) sunkvežimiams ir autobusams yra gana aukšti. Be to, jei maršrutu reikia važiuoti per mokamus tunelius ar tiltus (pvz., Austrijoje ar Šveicarijoje), tai taip pat didina sąskaitą. Ketvirtas – įėjimo mokesčiai į miestus arba specialūs leidimai (pvz., važiavimas į „Low Emission Zone“ zonas Vokietijos miestuose, kur reikalingas „Umweltplakette“ ženklas.

Geriausiai, kai klientas pateikia išsamią užklausą: maršrutą, datą, žmonių skaičių ir pageidaujamus privalumus. Tada galiu pateikti tikslią, be paslėptų mokesčių, kainą.

4. Kokie yra vairuotojo darbo laiko apribojimai ir kaip tai veikia maršrutą?

Tai vienas svarbiausių techninių dalykų, apie kurį neprofesionaliai organizuojančios grupės dažnai pamiršta. ES reglamentai (EG 561/2006) griežtai reglamentuoja vairuotojo darbo laiką. Vairuotojas gali vairuoti ne daugiau kaip 4,5 valandas be pertraukos. Po to privaloma padaryti 45 minučių pertrauką (kurią galima suskaldyti į 15 min. + 30 min.). Per vieną parą vairuotojas gali vairuoti maksimaliai 9 valandas, o savaitę – 56 valandas (su papildomais apribojimais).

Kas tai reiškia Jums? Jei planuojate kelionę iš Berlyno į Milaną, negalima tikėtis, kad vairuotojas nuvažiuos 10 valandų iš eilės, sustos pusvalandį ir važiuos toliau. Ilgesnėms nei 9-10 valandų trukmės kelionėms būtina įtraukti vairuotojo poilsio laiką arba net nakvynę. Jei kelionė trunka virš 12-13 valandų, dažniausiai reikalingas antras vairuotojas (dviguba ekipažas), kadangi vienas fiziškai negali atlikti tokio darbo legaliai ir saugiai. Planuodami grafiką, visada palikite „rezervą“ vairuotojo poilsiui.

5. Ar į kainą įeina vairuotojo nakvynė ir maitinimas?

Standartinėje praktikoje, kai užsakote autobusą su vairuotoju (pvz., „Charter“ reisas), kaina dažnai apima tik transportą. Vairuotojo išlaikymas (nakvynė, pusryčiai, pietūs) paprastai mokamas atskirai, tiesiogiai viešbučio ar restorano sąskaitą, arba įtraukiamas į bendrą sąskaitą kaip „dienos normos“ dalis.

Vokietijoje ir kitose šalyse yra nustatyti minimalūs standartai vairuotojų apgyvendinimui. Tai nėra prabangus viešbutis, bet turi būti švarus, ramas kambarys su dušu ir wi-fi. Jeigu kelionė trunka kelias dienas, organizatorius turi užtikrinti, kad vairuotojas turi kur ilsėtis. Nusipelnytas poilsis – tai saugaus vairavimo garantas. Aš visada derinu šias sąlygas iš anksto, kad kelionės dieną klientams netektų galvoti apie tai, kur miegs vairuotojas.

6. Kaip vyksta bagažo pervežimas ir ar yra svorio apribojimai?

Tai dažnai painu pointas. Skirtingai nei lėktuvuose, autobusuose nėra standartinio 20 kg apribojimo vienam keleiviui, tačiau yra fizinis bagažinės skyriaus talpos limitas.

Vidutinis 55 vietų turistinio autobuso bagažinės skyrius talpina maždaug 4–5 kubinius metrus. Tai daug, tačiau jei 40 žmonių keliauja su slidėmis, golfo lazdymis ar dideliais muzikiniais instrumentais, vieta gali baigtis. Būtina pranešti apie nestandartinį bagažą iš anksto.

Taip pat svarbu pažymėti, kad bagažinėje negali būti transportuojamos vertingosios ar labai trapios medžiagos (pinigai, dokumentai, lūžtantys daiktai), jei jos nėra specialiai supakuotos ir uždraustos. Vairuotojas neatsakingas už bagažo turinį, jeigu nebuvo pasirašyta speciali pažyma (pristatymas-įteikimas). Patariu visada su savimi turėti rankinį bagažą su brangiausiais daiktais.

7. Ką daryti, jei grupė nukelia vėlai iš vienos vietos į kitą?

Tai vienas dažniausių stresų grupiniuose turuose. Jei turite fiksuotą laiką, pvz., lėktuvo išvykimą iš Frankfurto oro uosto 18:00 val., o grupė dėl „paskutinio pivo“ arba dėl ekskursijos užtrunka, tai sukuria grandinę problemų.

Profesionalus organizavimas numato laiko rezervus. Aš visada planuoju grafiką taip, kad tarp išvykimo iš viešbučio ir reikalingo atvykimo (pvz., į oro uostą) būtų mažiausiai 30-60 minučių atsarga. Tačiau jei vėlavimas yra didelis (virš 2 valandų), gali kilti pavojus, kad vairuotojas viršys leistiną darbo laiką, arba mes tiesiog pavėluosime.

Jeigu žinote, kad grupė gali užtrukti, praneškite vairuotojui arba dispečeriui iš karto. Mes galime pakeisti maršrutą, praleisti vieną sustojimą arba pakeisti greitį (jei leidžia greičio ribos), tačiau komunikacija čia yra raktas. Tyčinis vėlavimas, kurį sukelia keleiviai, gali būti grindžiamas baudomis sutartyje, todėl laiko sąžinėgėda čia veikia abiem kryptimis.

8. Ar galima organizuoti keliones į specifinius renginius (pvz., futbolo rungtynes, koncertus)?

Žinoma, ir tai yra didelė mūsų verslo dalis. Vokietija yra futbolo širdis – Bayern Munich, Borussia Dortmund, ir t.t. Tačiau čia yra savotiški subtilumai.

Atvykimas į didelius renginius (pvz., „Oktoberfest“ Miunchene arba Čempionų lygos finalą) reikalauja specialių leidimų. Autobusams dažnai negalima stovėti tiesiai prie arenos – jiems nustatomos specialios zonos (Park & Ride), iš kurių žmonės vežami specialiais autobusais arba pėsčiomis.

Be to, tokių renginių metu eismą dažnai riboja policija. Mano kaip eksperto užduotis – susirasti legalią stovėjimo vietą, iš kurios grupė lengvai pasieks renginį, ir užtikrinti, kad vairuotojas galės laukti arba išvykti į numatytą vietą poilsio. Reikia suprasti, kad tokiomis dienomis centruose važiuoti sunkvežimiais ir autobusais gali būti visiškai draudžiama. Planuokite tai iš anksto.

9. Kokius dokumentus turi turėti keleiviai, vykdami tarptautinę kelionę autobusu?

Nors tai nėra tiesiogiai susiję su vairuotoju, bet kaip organizatorius aš visada primenu: atsakomybė už dokumentus gulia ant keleivių pečių. Važiuojant per Vokietijos, Lenkijos ar kitas ES šalių sienas, vidinės sienos kontrolės dažnai nėra, tačiau ji gali būti atliekama bet kurią minute.

Būtina turėti galiojantį asmens dokumentą (pasą arba ID kortelę). Jei kelionėje vyksta nepilnamečiai, be tėvų – reikalingas raštiškas sutikimas (ne visose šalyse, bet rekomenduojama). Jei maršrutu eina per šalis ne ES (pvz., Šveicarija, Ukraina), reikia tikrinti vizų reikalavimus.

Taip pat verta paminėti, kad autobusas turi būti aptarnautas: turi būti galiojantis techninis apžiūros lapas, vairuotojo darbo laiko kortelės (tachografo juosta) ir kelionės manifestas (keleivių sąrašas). Tai reikalauja įstatymai, tai užtikrina saugumą.

10. Kodėl verta rinktis patikimą, licencijuotą pervežėją, o ne „pigrųjų“ pasiūlymus?

Rinka pilna pasiūlymų, kurie atrodo per gerai, kad būtų tikri. Žemiausia kaina dažnai reiškia pažeidimus. Kas tai gali būti? Vairuotojas be atostogų, kuris vairuoja 20 valandų iš eilės (pavojinga!), senas autobusas, kuris gali sugesti autostradoje, arba įmonė, neturinti licencijos (kadangi Vokietijoje keleivių pervežimas reikalauja specialios „Verkehrsunternehmen“ licencijos).

Pasirinkdamas patikimą partnerį, Jūs mokate ne tik už ratus. Jūs mokate už tai, kad jei autobusas sugers, po 2 valandų atvyks pakeitimas. Jūs mokate už tai, kad vairuotojas yra blaivas, ilsėjęsis ir mandagus. Jūs mokate už draudimą, kuris padengs žalą, jei nutiktų nesklandumų. Mano patirtis rodo, taupymas ant transporto kainos dažniausiai baigiasi kur kas brangiau – prarastu laiku, sugadintu nuotaikos ir reputacijos smūgiu.

Išvada

Efektyvus kelionių organizavimas iš Vokietijos grupėms – tai menas sujungti logistikos tikslumą su žmogiškuoju požiūriu. Per 20 metų šioje srityje mačiau viską: nuo puikių, be rūpesčių praėjusių vestuvių procesijų iki sudėtingų evakuacijų Alpėse. Vienas dalykas lieka pastovus: sėkmė slepiasi detaliuose.

Nerimaujantys organizatoriai dažnai susikoncentruoja tik vienam – kainoje. Tačiau tikrasis efektyvumas matomas tada, kai grupė atvyksta į vietą laiku, nusivargę tik nuo kelionės malonumo, o ne nuo streso, kai bagažas vietoje, o vairuotojas šypsoasi ir pasiruošęs padėti. Planuokite iš anksto, klauskite apie vairuotojų darbo laiką, nebijokite klausti apie autobusų amžių ir būkite atviri komunikacijai.

Kelionė turi prasidėti ne tada, kai atvykstate į paskirties vietą, o tada, kai įlipate į autobusą Vokietijoje. Jei šis įlipimas yra sklandus, organizatorius gali jaustis laimėjęs. Tikiuosi, šie patarimai ir atsakymai padės Jums sukurti tokią kelionę, apie kurią Jūsų grupė kalbės dar metus po to.