Atvykimo laikai ir išvykimo laikai iš Vokietijos: Vadovas patikimiems duomenims ir planavimui

Įvadas

Dirbant tarptautinių krovinių pervežimų srityje daugiau nei dvidešimt met�, sužinojai vią pagrindinę tiesą: laikas – tai ne vien skaičiai, o pinigai ir, dar svarbiau, kliento pasitikėjimas. Vokietija, kaip didžiausia Europos ekonomika ir pagrindinė Lietuvos prekybos partnerė, nuolat generuoja milžiniškus krovinių srautus. Kasdien tūkstančiai sunkvežimių kerta Vokietijos ir Lietuvos ribas, vežami įvairiausi kroviniai – nuo automobilių detalių iki maisto produktų. Tačiau, nors atstumas tarp šalių nėra milžiniškas, dažnai kyla klausimų dėl tikslaus atvykimo ir išvykimo laiko nustatymo.

Kodėl taip sunku pavadinti tikslią valandą? Kodėl kartais krovinys atvyksta vėlai, nors vairuotojas važiavo be sustojimų? Šiame straipsnyje aš, kaip ilgametis šios srities praktikas, padėsiu jums suprasti, kaip susiformuoja šie laikai, kokie veiksniai įtakoja jų patikimumą ir kaip tinkamai interpretuoti duomenis, kuriuos gaunate iš savo logistikos partnerio ar ekskavatoriaus. Mes ne tik aptarsime vidutinius tranzito laikus, bet ir panagrinsime į procesus, vykstančius užkulisiuose – nuo užsakymo patvirtinimo vokietiškame sandėlyje iki prekės iškrovimo Vilniuje ar Klaipėdoje.

Suprasti atvykimo ir išvykimo laikų logiką reiškia galėti efektyviau planuoti savo verslą, mažinti sandėliavimo kaštus ir išvengti nereikalingo streso. Štai išsamus vadovas, padėsiantis jums gauti kuo tiksliausią ir patikimiausią informaciją apie krovinių pervežimus iš Vokietijos.

DUK

1. Koks vidutinis tranzito laikas kroviniui iš Vokietijos į Lietuvą?

Tai vienas dažniausiai užduodamų klausimų, ir atsakymas nėra vienareikšmis. Paprastai, kalbant apie standartinį 20 pėdų ar 40 pėdų tentą (FTL – Full Truck Load), tranzito laikas priklauso nuo konkretaus Vokietijos regiono. Jei krovinys surenkamas šiaurės Vokietijoje (pvz., Hamburge, Bremene ar Brėmente), atvykimas į Lietuvą įvyksta vidutiniškai per 18–24 valandas. Jei kalbame apie vakarinę dalį (Šiaurės Reinas-Vestfalija, Düsseldorfis, Kelnas), tai taip pat yra apie 24 valandas.

Daugiau laiko reikia, jei krovinys vyksta iš pietų (Miunchenas, Štutgartas, Niurnbergas) arba rytų (Berlynas, Dresdenas). Iš pietinių regionų tranzitas gali trukti 30–36 valandas, o kartais ir ilgiau, dėl ilgesnio maršruto. Svarbu prisiminti, kad tai yra grybas važiavimo laikas. Realaus atvykimo laiko apskaičiavimas visada turi įtraukti ir vairuotojo poilsio laiką (pagal ES reguliavimas vairuotojas turi privalomą 45 minučių pertrauką po 4,5 valandos vairavimo ir 11 valandų poilsio per parą), todėl realiame gyvenime „rytoj“ išsiųstas krovinys iš Miuncheno dažniausiai atvyksta ne po 24 valandų, o po dviejų dienų. Taigi, planuodami, visada pridėkite 12–24 valandų rezervą prie grynojo važiavimo laiko.

2. Kas tiksliai lemia išvykimo laiką iš siuntėjo sandėlio Vokietijoje?

Dauguma klientų manoma, kad išvykimo laikas priklauso tik nuo to, kada sunkvežimis atvyksta prie sandėlio vartų. Tačiau kaip ekspertas galiu pasakyti, kad tai tik maža proceso dalis. Išvykimo laikas (ETD – Estimated Time of Departure) yra kritiškai priklausomas nuo vadinamojo „loading window“ (įkrovimo lango) arba užsakymo numerio (Order Number) validumo.

Vokietijos sandėliai, ypač didieji logistikos centrai (pvz., Audi, BMW, Siemens ar mažmeninės prekybos grandinės), dirba pagal griežtas tvarkaraščius. Net jei vairuotojas atvyksta į sandėlį 07:00 ryte, bet jo užsakymas numatytas tik 14:00 valandai, jis privalo laukti. Tai vadinama „apylanka“ arba laukimu. Be to, patį įkrovimo procesą taip pat reikia įvertinti. Paprasta paletės įkrova gali trukti 30 minučių, o sudėtingas, dalinis krovinys (LTL) arba prekės, reikalaujančios specialios tvirtinimo priemonių (kabeliai rulonuose, staklės ant pamatų), gali užtrukti 3–4 valandas.

Taigi, patikimas išvykimo laikas nustatomas tik tada, kai sandėlys patvirtina, kad krovinys paruoštas (picking baigtas) ir vairuotojas gali pradėti įkrovą. Dažnai įvyksta situacijų, kai vairuotojas įvežia sunkvežimį į doką, o sandėlininkai praneša, kad prekės dar nėra arba buvo klaida etiketėse. Tai visi dalykai, kurie stumia išvykimo laiką pirmyn.

3. Ar savaitgalis veikia tranzito laiką iš Vokietijos?

Absoliučiai taip. Vokietijoje griežtai reglamentuojamas vairuotojų darbo laikas ir krovininių transporto priemonių judėjimas. Vokietijoje galioja visiškas krovinių transporto judėjimo draudimas (Wochenendfahrverbot) nuo šeštadienio 22:00 valandos iki sekmadienio 22:00 valandos. Yra išimčių (pvz., šaldytuvų transportas su maisto produktais, kai šaldymo įranga veikia nuolatinės degimo varikliu, arba kai krovinys yra „skubus“, tačiau tai reikalauja specialių leidimų ir yra retas atvejis).

Ką tai reiškia klientui? Jei jūsų krovinys bus įkeltas penktadienį vakare, vairuotojas tikriausiai važiuos iki artimiausios stotelės (parkavimo aikštelės) ir išvažiuos tik sekmadienio vėlų vakarą arba pirmadienio ryte. Tai automatiškai prailgina tranzito laiką dviem dienomis. Todėl, planuodami atvykimą pirmadienį ryte, būtina užtikrinti, kad krovinys būtų išsiųstas ne vėliau kaip ketvirtadienį arba ankstyvą penktadienį. Savaitgaliai taip pat veikia ir sandėlių darbą – dauguma Vokietijos sandėlių dirba tik pirmadienį-penktadienį, taigi, jei atvykstate penktadienį po pietų ir trūksta dokumentų, jūsų krovinius gali užstrigti iki pirmadienio.

4. Kaip skiriasi FTL (pilna mašina) ir LTL (dalinis krovinys) atvykimo laikų tikslumas?

Tai esminis dalykas, kurį dažnai pamiršta. FTL (Full Truck Load), kai išsinuomate visą sunkvežimį tik savo kroviniui, yra daug tiksliau planuojamas. Vairuotojas važiuoja tiesiai iš jūsų siuntėjo pas jums (arba į jūsų sandėlį). Nėra papildomų sustojimų.

Kitaip yra su LTL (Less Than Truck Load) arba grupinėmis siuntomis. Čia viename sunkvežimyje gali būti 5, 10 ar net 15 skirtingų klientų krovinių. Tokiu atveju maršrutas yra sudėtingas: vairuotojas turi apvažiuoti 3–4 sandėlius Vokietijoje, kad surinktų krovinius, o tada Lietuvoje ar Lenkijoje jis gali važiuoti į 5 skirtingas iškrovimo vietas. Kiekvienas sustojimas – tai laukimas eilėje įkrovimo/iškrovimo metu, dokumentų tvarkymas ir galimi nesklandumai.

LTL siuntoms atvykimo laikas dažnai nurodomas kaip „tarp 2 ir 4 dienų“ arba kaip dienos intervalas (pvz., „antradienis–ketvirtadienis“). Tokiose siuntose tikslaus valandos laiko nustatyti beveik neįmanoma, nes niekas negali prognozuoti, kiek laiko užtruks kito kliento iškrova prieš jus. Jei jums svarbus tikslumas – visada rinkitės FTL arba ekspresines siuntas.

5. Kokios technologijos padeda užtikrinti patikimus duomenis apie laiką?

Šiuolaikinėje logistikoje be technologijų neįsivaizduojama. Patikimi duomenys gaunami iš kelių šaltinių: GPS stebėjimo sistemų, transporto valdymo sistemų (TMS) ir tiesioginio ryšio su vairuotojais.

GPS sekimas leidžia mums matyti sunkvežimio vietą realiu laiku. Mes matome, ar jis stovi, ar važiuoja, ir ar jo greitis atitinka ribojimus. Tačiau GPS nepadės sužinoti, kodėl jis stovi – ar tai eismas, ar tai įkrova. Čia įsitraukia TMS sistemos, kuriose vairuotojai arba dispečeriai įveda statusus (pvz., „Loading started“, „Customs“, „Ferry“). Naujausios sistemos netgi leidžia klientams matyti šią informaciją per mobiliąją programėlę arba interneto svetainę.

Be to, naudojame duomenis apie eismo intensyvumą (pvz., Google Maps arba profesionalius sunkiasvorio transporto navigacijos įrenginius, kurie rodo „Stau“ – spūstis Vokietijos autostradose). Tai leidžia koreguoti numatomą atvykimo laiką (ETA) dinamiškai. Jei matome, kad yra 10 km spūstis prie Hanoverio, sistemą automatiškai praneša klientui, kad atvykimas vėluos 1 valandą.

6. Kaip Vokietijos automagistralių eismo sąlygos („Stau“) veikia atvykimo laikus?

Vokietija garsėja savo autostradomis (Autobahn), tačiau jos taip pat garsėja ir didžiulėmis spūstimis. Ypač intensyvus eismas būna ruošiantis atostogoms (pvz., vasarą prieš keliones prie jūros) arba per statybų sezoną. Vokietijoje nuolat vyksta kelių remonto darbai, dažnai ribojamas greitis arba uždaramos juostos.

Didžiausios problemos kyla šiaurės-pietų kryptimi (A7 autostrada) ir rytų-vakarų (A2, A4). Jei krovinys važiuoja iš Miuncheno į Lietuvą, jis privalo kirsti šias magistrales. Vien didelė avarija gali sustabdyti eismą valandoms. Mano patirtis rodo, kad reikia visada turėti „laiko buferą“. Net jei maršrutą atrodo idealus, viena stambus spūstis gali sukeltai 2–3 valandų vėlavimą. Profesionalios logistikos kompanijos visada seka šią situaciją ir informuoja klientus iš anksto, tačiau reikia suprasti, kad tai yra force majeure (nepervengiama aplinkybė), kurios neįmanoma tiksliai prognozuoti dieną anksčiau.

7. Ar muitinės procedūros daro įtaką tranzito laikui, jei Vokietija ir Lietuva yra ES šalys?

Teoriškai, judant tarp dviejų Europos Sąjungos šalių, muitinės kontrolės neturėtų būti, tačiau praktikoje viskas kiek kitokia. Nors tai yra vidinė rinka, krovinius gali tikrinti muitinės pareigūnai dėl variousių prekių (pvz., tabakas, alkoholis, vaistai) arba atsitiktinių patikrų.

Dažniau problema kyla ne su patikra, o su dokumentais. Jei vairuotojas neturi teisingai užpildytos EX1 deklaracijos (nors ji nebūtina kiekvienam siuntimui, bet kai kurios kompanijos ja naudojasi vidiniam kontrolės tikslui) arba jei prekių santraukoje (CMR) yra klaidų, krovinys gali būti sulaikytas. Be to, jei krovinias atvyksta iš Vokietijos, bet prekės yra iš trečiosios šalies (pvz., Kinijos) ir Vokietijoje nebuvo galutinai customizuotos (išleistos į laisvą apyvartą), Lietuvoje gali reikėti atlikti muitinės procedūras.

Tačiau, lyginant su laikais, kai reikėjo kirsti sienas su muitinėmis, šiandien ši įtaka yra minimali – dažniausiai tai tik kelios dešimtys minučių, ne dienos. Bet visada verta pasitikrinti, ar visi dokumentai yra tvarkingi, kad išvengtumėte nereikalingų uždelstų.

8. Kaip sezoniniai svyravimai veikia pervežimų užimtumą ir laiką?

Logistika turi savo „aukso“ ir „juodojo“ sezonų laikus. Vokietijoje ypač intensyvus laikas prasideda rugsėjo mėnesį („Back to school“ ir prekybos aktyvumas) ir tęsiasi iki Kalėdų. Šiuo laikotarpiu visi sandėliai dirba maksimaliomis galimybėmis, o vairuotojų trūkumas jaučiamas visą Europą.

Kas tai reiškia jums? Kalėdų- Naujųjų Metų periodu (nuo gruodžio vidurio) atvykimo laikai gali ilgėti ne dėl vairuotojo greičio, o dėl to, kad sunku rasti laisvą vairuotoją krovinio išvežimui arba dėl didžiulių eilių prie sandėlių. Priešingai, vasarą (ypač liepos–rugpjūčio mėn.) Vokietijoje daugelis gamyklų turi savaitines atostogas („Werksferien“), todėl gali būti, kad krovinio negalima bus įkelti planuotu laiku, nes sandėlys uždarytas.

Geri planuotojai visada atsižvelgia į šiuos kalendorinius niuansus ir užsako transportą iš anksto, o klientams primena, kad šiais laikotarpiais reikia būti kantriais.

9. Ką daryti, jei krovinys vėluoja, o duomenys sistemoje neatsinaujina?

Tai viena įžambiausių situacijų. Kartais GPS rodo, kad mašina stovi vietoje jau valandą, o sistema rodo „Vyksta įkrova“. Ką daryti klientui? Pirmiausia – nepanikuoti. Vairuotojai dažnai negali atsakyti į telefoną, nes jie yra įkrovimo metu, tvirtina krovinius arba ilsisi (pagal įstatymus jie negali kalbėti telefonu be „hands-free“ įrangos, o dažnai tiesiog ilsisi poilsio metu).

Geriausias sprendimas – susisiekti su savo logistikos brokeriu arba ekspeditoriumi. Profesionali kompanija turi dispečerius, dirbančius 24/7, kurie gali paskambinti vairuotojui per specialų ryšio kanalą arba paskambinti tiesiai į sandėlį Vokietijoje. Dažnai atsitinka, kad vairuotojas tiesiog pamiršė paspausti mygtuką sistemoje (pvz., „Loading finished“), arba buvo prastas ryšys. Dispečeris greitai išsiaiškins situaciją ir duos patikimus atnaujintus duomenis. Savarankiškas „medžiojimas“ vairuotojo dažnai neduoda rezultato ir tik sukelia stresą.

10. Kaip užtikrinti, kad gaučiau tiksliausią atvykimo laiko prognozę pagal mano poreikius?

Norėdami gauti 99 proc. tikslumo prognozę, pačiuose pradžioje reikia teisingai perduoti informaciją. Logistikos agentas nėra burtininkas – jis dirba su tuo, ką jam duodate. Norėdami maksimaliai tikslaus laiko, pateikite šią informaciją:

1. Tikslus adresas ir pašto kodas Vokietijoje. Vokietijos adresavimo sistema labai specifika, net kelių metrų skirtumas gali lemti, ar sunkvežimis gali privažiuoti prie vartų.
2. Kontaktinis asmuo sandėlyje su telefonu. Leidimas vairuotojui paskambinti į sandėlį iš anksto (pvz., 30 min. prieš atvykimą) leidžia išvengti eilių vartuose.
3. Specialūs reikalavimai. Ar reikalingas liftas? Ar reikia atgalinės prekės (pallet exchange)? Ar yra aukščio ar svorio apribojimai? Šie dalykai gali drastiškai pakeisti planą.
4. Realūs terminai. Jei prekės bus paruoštos tik 15:00, nenurodykite, kad „vairuotojas gali atvykti ryte“. Tai sukuria klaidingą lūkesčį.

Bendradarbiaujant kaip partneriams, kai abi pusės turi pilną informaciją, galime pasiekti tobulo sinchronizavimo. O jei vis tik įvyksta vėlavimas, patikimas partneris visada praneš apie tai pirmiausia, o ne tada, kai klientas pats pradeda ieškoti savo siuntos.

Išvada

Apibendrinant daugiau kaip dvidešimt metų patirtį šioje srityje, galiu teigti, kad „patikimi duomenys“ apie atvykimo ir išvykimo laikus nėra statinis dydis, o dinaminis procesas, priklausantis nuo šimtų veiksnių. Nuo to, kaip gerai dirba vokiškas sandėlininkas, iki to, kaip staiga užsidegė stabdžiai sunkvežimyje arba kaip didelė eismo spūstis staiga atsirado Kelno apylinkėse.

Raktas į sėkmę – tai ne tik technologijos ar greiti automobiliai, o ir atvirumas, kantrybė bei profesionalus komunikacija. Klientas turi suprasti, kad tranzito laikas nėra tik atstumas padalytas iš greičio. Tai kompleksinė operacija, kurioje svarbu kiekviena minutė. Naudodamiesi šiuo straipsnyje pateiktais patarimais ir suprasdami procesus, galėsite geriau planuoti savo verslą ir mažiau nerimauti dėl savo krovinių.