Atvykimai iš Vokietijos: Kodėl svarbu rezervuoti pervežimą iš anksto?

Dirbant tarptautinių pervežimų srityje beveik dvi dešimtis metų, galima pastebėti vieną nuolat pasikartojantį scenarijų, kuris dažnai sukuria nereikalingą stresą verslui. Vadybininkas skambina ryte ir prašo: „Ar galite šiandien paimti krovinių iš Miuncheno ir atvežti į Vilnių? Jis labai skubus.“ Atsakymas dažniausiai būna tas pats: „Galbūt, tačiau tai kainaus dvigubai brangiau, ir nėra 100 % garantijos, kad vairuotojas atvyks laiku.“

Vokietija yra viena pagrindinių Lietuvos prekybos partnerių. Kasdien mūsų keliais važiuoja tūkstančiai sunkvežimių, gabenančių įvairiausią produkciją – nuo automobilių detalių ir mašinų iki maisto produktų ir tekstilės. Ši šalis yra logistikos širdis Europoje, todėl ten vykstantys procesai turi tiesioginės įtakos mūsų šalies verslui. Tačiau būtent dėl to intensyvumo, dažnai pasitaiko situacijų, kai planavimo trūkumas gali atsieiti brangiai.

Šiame straipsnyje, remiantis ilgamečia praktika, noriu padalinti patirtį ir paaiškinti, kodėl rezervuoti krovininį transportą iš Vokietijos iš anksto ne tik yra protingas sprendimas, bet kartais ir vienintelis būdas užtikrinti sklandžią savo verslo veiklą. Kalbėsime ne tik apie kainas, bet ir apie logistikos psichologiją, rizikos valdymą bei tai, kaip ankstyvas planavimas gali pagerinti jūsų santykius su klientais.

Kodėl Vokietijos kryptis yra specifinė?

Vokietijos ekonomika yra labai stipri, o jos gamybos sektorius veikia kaip tik laikrodis. Vokiškas tikslumas reiškia, kad tiekėjai laikosi griežtų grafikų. Jei jūsų krovinys nepasirodo tuo laiku, kai buvo numatyta, tai gali sustabdyti visą gamybos liniją arba parduotuvės atsargų papildymo procesą. Be to, Vokietija yra viena didžiausių tranzito šalių. Per ją eina milžiniškas srautas krovininių mašinų, važiuojančių iš Britanijos, Ispanijos, Italijos ir kitų šalių į Rytų Europą.

Šis didelis srautas sukuria specifinę rinkos situaciją. Laisvų sunkvežimių, kurie būtų pasirengę keliauti iš Vokietijos į Lietuvą, skaičius nėra begalinis. Ypač jei kalbame apie tam tikrus reikalavimus – pavyzdžiui, reikia mašinos su „kelto“ įranga (autovežis), šaldytuvo, mašinos su atidaromomis šoninėmis sienelėmis arba kurios atitinka konkretaus krovinių tvarkymo terminalo reikalavimus. Kuo specifiškas krovinys, tuo mažiau yra laisvų mašinų, galinčių jį pergabenti.

Daugelis klientų mano, kad sunkvežimis stovi už kampo ir laukia skambučio. Realybėje, transporto parkų valdymas yra sudėtingas žaidimas, kur mašinos būna planuojamos savaitėmis į priekį. Jei norite užtikrinti, kad jūsų prekės bus paimtos iš Vokietijos fabrikos ar sandėlio be nenuvalkymų ir brangių skubos priemokų, planavimas turi tapti jūsų verslo strategine dalimi.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Šioje skyriuje suformulavau dešimt labiausiai aktualių klausimų, kuriuos dažniausiai girdėnu iš savo klientų, bei atsakymus į juos, paremtus ilgamečia patirtimi. Ši informacija padės jums geriau suprasti logistikos procesus ir priimti teisingesnius sprendimus.

1. Kiek iš anksto reikėtų rezervuoti pervežimą iš Vokietijos?

Idealus atvejis – kuo anksčiau, tuo geriau. Praktikoje rekomenduojama kreiptis mažiausiai prieš 3–5 darbo dienas iki planuojamo krovimo. Jei kalbame apie dalinius krovinius (LTL – Less than Truck Load), kurie reikalauja konsolidacijos (suvienodinimo), terminas gali išsitempti iki savaitės. Tuo tarpu pilnos mašinos kroviniai (FTL – Full Truck Load) dažnai gali būti organizuojami ir per 24–48 valandas, tačiau tai priklauso nuo sezono. Pavasarį ir rudenį, kai didėja žemės ūkio produkcijos pervežimai, arba prieš šventes (Kalėdas, Velykas), laisvų mašinų skaičius staigiai sumažėja, todėl savaitės atsarga čia nebus perteklius. Ankstyva rezervacija leidžia ne tik užtikrinti mašiną, bet ir išsirinkti patikimą vežėją už fiksuotą, neišpuolusią kainą.

2. Ar tikrai brangiau užsakyti pervežimą paskutinę minutę?

Taip, be abejo. Tai viena pagrindinių taisyklių logistikoje. Transporto rinka veikia pagal paklausos ir pasiūlos principą. Jei ieškote mašinos, kuri turi atvykti į Vokietiją „šiandien arba rytoj“, tai reiškia, kad transporto kompanija turi perorientuoti savo vairuotoją, kuris galbūt jau buvo planuojamas važiuoti kitu maršrutu, arba skubiai ieškoti laisvo mašinos rinkoje. Abu šie veiksmai kainuoja. Skubos priemoka (angliškai vadinama „urgent fee“) gali svyruoti nuo 20 % iki net 50 % papildomai nuo standartinės rinkos kainos. Be to, paskutinę minutę tenka sutikti su tuo, kas yra pasiūloje, o ne rinktis geriausią variantą pagal kainos ir kokybės santykį.

3. Kuo skiriasi dalinis krovinys nuo pilnos mašinos krovinio planavimo atžvilgiu?

Tai esminis skirtumas. Pilnas krovinys (FTL) reiškia, kad jūsų prekės užpildo visą sunkvežimį. Tokiu atveju mašina važiuoja tiesiai iš jūsų siuntėjo Vokietijoje į jūsų gavėją Lietuvoje. Planuoti šį maršrutą paprasčiau. Tuo tarpu dalinis krovinys (LTL) reiškia, kad vienoje mašinoje gabenamas kelių skirtingų klientų krovinių. Kad tai būtų įmanoma, reikia laiko surinkti (konsoliduoti) visus krovinius vienoje vietoje – dažniausiai Vokietijoje esančiame terminale. Todėl, jei užsakote dalinį krovinį, reikia atsižvelgti į tai, kad jūsų prekės gali praleisti 1–2 dienas terminale, laukiant kitų krovinių. Norint, kad šis procesas neatidėliotų jūsų atvykimo, rezervacija turi būti atliekama iš anksto, kad jūsų krovinys būtų įtrauktas į tam tikros savaitės konsolidacijos grafiką.

4. Kokios rizikos kyla, jei nerezervuojate iš anksto?

Pagrindinė rizika – vėluojantis atvykimas ir verslo nuostoliai. Jei mašinos nėra, jūsų prekės lieka sandėlyje Vokietijoje. Tai gali reikšti sandėliavimo mokesčius, kurie Vokietijoje yra gan aukšti. Dar blogiau, jei šios prekės yra būtinos gamybai – tuomet gali sustoti visa jūsų gamykla Lietuvoje. Taip pat yra rizika susidurti su nekokybišku vežėju. Kai skubiai ieškoma mašinos, kartais tenka kreiptis į mažai patikimus „brokerius“, kurie siūlo neaiškias kainas arba neturi patikimos transporto priemonės parko. Tai gali baigtis krovinio sugadinimu, vėlavimu ar net sukčiavimu atvejais. Ilgamečiai veikiantys, patikimi vežėjai dažniausiai turi užpildytus grafikus, todėl be išankstinio užsakymo jų paslaugų tiesiog nepavyksta gauti.

5. Ar dokumentų rengimas taip pat reikalauja papildomo laiko?

Absoliučiai taip. Vienas dažniausių vėlavimų priežasčių ne dėl mašinos, o dėl dokumentų. Nors Vokietija ir Lietuva yra ES šalys ir tarp jų nėra sienos kontrolės, krovinio apyvardos dokumentai turi būti tvarkingi. Reikia paruošti komercinę invoice (sąskaitą-faktūrą), pakavimo sąrašą (packing list), o jei krovinys yra pavojingas (ADR) ar reikalauja specialių leidimų – ir juos. Dažnai pasitaiko, kad vokiški partneriai vėluoja pateikti šiuos dokumentus. Jei transportas jau atvykęs, o dokumentų nėra, vairuotojas negali išvažiuoti. Rezervuodamas pervežimą iš anksto, taip pat turite laiko koordinuoti dokumentų rengimą su savo tiekėju Vokietijoje, įsitikinti, kad visi duomenys (svoris, tūris, prekių kodai) yra tikslūs. Tai išvengia nereikalingų rūpesčių krovinio išsiuntimo dieną.

6. Ar yra sezoniniai svyravimai pervežimų iš Vokietijos kainose?

Žinoma, yra. Logistika kaip ir kiekvienas kitas verslas turi savo sezonus. Pavyzdžiui, rugsėjo mėnesį po vasaros atostogų prasideda aktyvus gamybos įsisavinimas, ir paklauga staigiai išauga. Prieš šventes (ypač Kalėdas) visi nori parsivežti prekių iki metų pabaigos, todėla laisvų mašinų stoka yra juntama labai ryškiai. Vasarą gali būti stabilesnė situacija, tačiau tada veikia kitokie veiksniai – statybų sektorius, kai daug mašinų užimta su statybinėmis medžiagomis. Rezervuodami kelionę iš anksto, jūs „užfiksuojate“ kainą, kuri buvo galiojanti užsakymo momentu, ir apsisaugote nuo sezono metu kylančių kainų šuolių. Tai leidžia tiksliau planuoti savo biudžetą ir maržas.

7. Kaip ankstyva rezervacija padeda išvengti problemų su vairuotojų poilsio laiku?

Tai techninis, bet labai svarbus dalykas. Vairuotojų darbo ir poilsio laiką reglamentuoja griežtos ES taisyklės. Jei užsakote pervežimą paskutinę minutę, gali atsitikti taip, kad artimiausias vairuotojas jau važiavo 4,5 valandas ir jam netrukus reikės 45 minučių pertraukos. Jei krovimo vieta yra toli nuo autostrados, ši pertrauka gali sutrikdyti grafiką. Dar sudėtingiau, jei reikia, kad vairuotojas būtų pasiruošęs įvežti krovinius tam tikru laiku (pvz., „time windows“ sandėliuose). Planuojant iš anksto, logistikos specialistas gali suderinti vairuotojo darbo grafiką taip, kad atvykimas į Vokietijos sandėlį būtų tiksliai pagal grafiką, neviršijant leidžiamų vairavimo valandų. Tai užtikrina sklandų krovimą be nemandalaus laukimo.

8. Ar rezervuojant iš anksto galima pasirinkti patikimesnį vežėją?

Taip, tai viena didžiausių privalumų. Kai kreipiatės iš anksto, turite laiko patikrinti potencialaus vežėjo istoriją, reitingus, transporto priemonių amžių ir apsaugos lygį. Galite pasirinkti mašinas, kurios turi šiuolaikinius vaizdo stebėjimo kamerų sistemas, temperatūros sensorius (jei gabenate maistą) arba kurios turi „green“ (ekologiškas) sertifikatą, leidžiantį įvažiuoti į Vokietijos miestuose esančias „Umweltzone“ zonas. Užsakydami paskutinę minutę, dažnai tenka imti pirmąjį pasiūlymą – tai gali būti senas, techninės apžiūros nepraėjęs sunkvežimis, kuris gada sugesti kelionės metu, kas vėliau sukuria daugiau problemų nei sutaupyta pinigų.

9. Ką daryti, jei krovinio Vokietijoje dar nėra, bet noriu užfiksuoti datą?

Tai dažna situacija, ypač kai prekės dar pagaminamos arba renkamos gamykloje. Tokiu atveju logistikos kompanijoje galima padaryti „taukiamąją“ (angliškai „slot“) rezervaciją. Tai reiškia, kad jūsų užsakymas užfiksuotas tam tikrai datai su sąlyga, kad krovinys bus paruoštas iki tam tikros valandos. Jei krovinys vėluoja, rezervacija gali būti prarasta. Todėl, net jei prekės dar nėra, verta pranešti apie planuojamą pervežimą, kad transporto kompanija galėtų jums išskirti resursus. Verta aptarti su tiekėju Vokietijoje griežtas krovimo pabaigos terminus, kad išvengtumėte situacijos, kai mašina stovi prie vartų, o darbuotojai vis dar renka dėžes.

10. Ar rezervacija iš anksto padeda geriau planuoti atsargas Lietuvoje?

Be abejo. Tai vadinamoji „Supply Chain“ (tiekimo grandinės) logika. Tiksliai žinodami, kada prekės atvyks, galima sumažinti sandėliuojamų atsargų kiekį (Just-in-Time principas). Jei nežinote, k krovinys atvyks rytoj ar po savaitės, būsite priversti laikyti didesnes atsargas „kipšui“, kad nustotų gamyba. Tai užšaldžia pinigus. Planuojamas atvykimas leidžia jums tiksliai suderinti savo sandėlininkų darbo grafiką, parduotuvių papildymą ir klientų pristatymus Lietuvoje. Taigi, logistika – tai ne tik prekių pervežimas iš taško A į tašką B, tai verslo proceso sinchronizavimas, kuris prasideda būtent išankstine rezervacija.

Išvada

Apibendrinant daugiametę patirtį, galima teigti, kad sėkmingas verslas Vokietijos-Lietuvos kryptimi priklauso ne nuo to, kaip greitai galite paskambinti vežėjui, kai problema jau atsirado, o nuo to, kaip gerai sugebate numatyti savo poreikius. Rezervuoti pervežimą iš anksto – tai ne išlaida, o investicija į savo ramybę, stabilumą ir pelningumą.

Logistika yra sudėtingas mechanizmas, kurio dalys turi susiderinti. Kai viena dalis (užsakymas) vėluoja, visuma sugenda. Pasirūpinkite savo krovinių pervežimu taip pat atsakingai, kaip ir jų pirkimu ar gamyba. Naudokitės profesionalų patarimais, planuokite savo keliones savaitėmis, o ne valandomis, ir tikrai pastebėsite, kaip sumažėja stresas, o verslo procesai tampa sklandesni. Atvykimai iš Vokietijos gali būti prognozuojami ir patikimi, jei tik iš anksto užtikrinsite savo vietą „geležinkelio“ – tarptautinio transporto – maršrute.