Ar reikalinga išankstinė rezervacija iš Vokietijos? Logistikos eksperto aiškinimas

Vokietija – tai ne tik didžiausia Europos Sąjungos ekonomika, bet ir pagrindinė logistikos arterija, per kurią kasdien vyksta tūkstančiai tonų krovinių. Per daugiau nei dvidešimt metų, praleistų šioje srityje, daug kartų esu girdėjęs tą patį klausimą iš verslo atstovų ir privačių asmenų, kurie planuoja siuntą iš šios šalies: „Ar tikrai reikia rezervuoti transportą iš anksto, ar galima susitvarkyti ir paskutine minute?“ Atsakymas, kaip ir visada logistikoje, nėra paprastas „taip“ ar „ne“. Jis priklauso nuo begalės veiksnių, kuriuos, būdamas šioje srityje, stengiuosi ne tik suprasti, bet ir numatyti.

Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kodėl išankstinė rezervacija dažnai yra ne tik rekomenduojama, bet ir būtina sėkmingiam veiksmui, taip pat atsižvelgsiu į situacijas, kada skubas yra vienintelis variantas. Suprasdami, kaip veikia tarptautinių pervežimų mechanizmas, galėsite išvengti nereikalingų rūpesčių, išlaidų ir, svarbiausia, pristatymo vėlavimų.

Įvadas

Vokietijos logistikos rinka yra unikali savo dydžiu ir apimtimis. Kasdien Vokietijos keliais važiuoja milijonai sunkvežimių, kurie gabeną viską – nuo automobilių detalių iki maisto produktų. Lietuva, glaudžiai integruota į šią rinką, yra vienas iš pagrindinių partnerių, todėl krovinių srautai tarp šalių yra itin intensyvūs. Tačiau didelis rinkos tūris nereiškia, kad transportas yra pasiekiamas bet kuriuo metu be pasiruošimo.

Dirbdamas su šiais maršrutais, pastebiu, kad dauguma klientų klaidingai manyti, kad sunkvežimis yra kaip taksi – iškviečiate jį ryte, ir jis atvyksta popiet. Tikrovėje tarptautinis pervežimas yra sudėtingas mozaikos sudėliojimas. Čia svarbu ne tik rasti vairuotoją, bet ir suderinti su pačiu siuntėju (gavėju), tvarkyti dokumentus, užtikrinti, kad krovinys atitinka techninius reikalavimus, ir, visų pirma, rasti „grįžtamąjį krovinį“ (return load). Be tokio plano, transportavimo kaina gali išaugti dvigubai, arba net trigubai.

Išankstinė rezervacija – tai ne formalumas, o strateginis sprendimas. Ji leidžia logistikos bendrovei surasti optimalų maršrutą, pasirinkti tinkamą transporto priemonę (pavėžinė, šaldytuvas, tentas) ir, svarbiausia, užtikrinti, kad vairuotojas turės reikiamą poilsio laiką prieš pradedant darbą. Vokietijoje griežtai laikomasi darbo laiko ir poilsio taisyklių, todėl net ir atvykusios mašinos negali pradėti krovos akimirksniu, jei vairuotojas nebuvo teisingai suplanavęs savo grafiką.

Šiame straipsnyje mes gilinsimės į niuansus, kurie lemia rezervacijos būtinumą. Mes kalbėsime apie sezoniškumą, krovinio tipus, kainų svyravimus ir tai, kaip netinkamas planavimas gali sugadinti verslo ryšius. Tikimės, kad po šio skaitymo Jūsų požiūris į transporto rezervaciją pasikeis nuo „būtino pikto“ į „strateginio pranašumo“ šaltinį.

DUK (Dažnai užduodami klausimai)

Šioje skyriuje pateikiame išsamius atsakymus į dešimt dažniausiai užduodamų klausimų apie išankstinę transporto rezervaciją iš Vokietijos. Siekiame padengti visus esminius aspektus, kad jums būtų lengviau suprasti procesą.

1. Ar tikrai reikia rezervuoti transportą iš Vokietijos iš anksto, ar galima rasti mašiną ir tą pačią dieną?

Teoriškai galima rasti transportą ir tą pačią dieną, tačiau praktikoje tai yra labai rizikinga ir brangi strategija. Vokietijoje didžiulis krovininių transportų skaičius klysta, tačiau dauguma jų dirba pagal ilgalaikius kontraktus arba jau yra užimti einamąjį savaitę. Jei kreipiatės ryte ir pageidaujate, kad mašina atvyktų tą pačią dieną arba kitą rytą, ieškome vadinamojo „spot“ (rinkos) transporto. Tokios paslaugos kaina yra didesnė, nes ekspeditorius turi kažką papildomai mokėti vairuotojui už staigų maršruto keitimą arba tuščią važiavimą. Be to, didelė tikimybė, kad gausite mašiną, kuri nėra tinkamiausia Jūsų kroviniui (pvz., reikės šaldytuvo, o atvyks tik tentas), todėl gali tekti derėtis dėl kompromisų. Esu matęs atvejų, kai neįsirežavę klientai likdavo be mašinos visai savaitgaliui, nes vairuotojai jau buvo susiskyrę grafikus.

2. Kiek laiko iš anksto reikėtų atlikti standartinės siuntos rezervaciją?

Optimalus laikas yra nuo 3 iki 5 darbo dienų prieš planuojamą įkrovą. Tokiu laikotarpiu mes turime galimybę pasiūlyti krovinį mūsų nuolatiniams partneriams, kurie jau yra patikimi ir žino mūsų reikalavimus. Taip pat galime iš anksto suderinti vairuotojo darbo laiką, kad jis būtų poilsio vietoje (pvz., netoli įkrovos vietos Vokietijoje) ir būtų pasirengęs pradėti darbą tiksliai laiku. Jei kalbame apie didesnes siuntas arba specialią techniką, rekomenduojama kreiptis net savaitę-dvi iš anksto. Rezervuojant prieš 3–5 dienas, kaina dažniausiai būna rinkos lygio (normali), o ne „skubos“ kaina.

3. Ar rezervacijos poreikis priklauso nuo krovinio tipo (pvz., kieti kroviniai, šaldomi, pavojingi krovinių medžiagos)?

Absoliučiai taip. Tai vienas svarbiausių veiksnių. Paprastas tentinis krovinys (kietos prekės ant paletės) rinkoje yra dažniausias, todėl jo surasti lengviau. Tačiau jei kalbame apie šaldytuvą (temperatūros režimas), situacija pasikeičia. Šaldyti krovinių mašinos dažnai turi fiksuotus maršrutus tarp didžiųjų logistikos centrų, todėl netrukdomai įsiterpti į jų grafiką yra sudėtingiau. Dar labiau tai taikoma pavojingoms krovinių medžiagoms (ADR). Tokioms siuntoms reikalingi specialiai sertifikuoti vairuotojai ir techniškai tinkamos mašinos. Tokio transporto rinkoje yra mažiau, todėl išankstinė rezervacija čia ne tik rekomenduojama, bet ir būtina. Neretai ADR krovinius tenka rezervuoti net savaitę iš anksto, kad būtų galima suderinti vairuotojo sertifikato galiojimą ir poilsio laikus.

4. Kaip sezoniškumas veikia galimybę rezervuoti transportą be išankstinio įspėjimo?

Sezoniškumas logistikoje yra kaip audros jūroje – jis verčia keisti planus. Vokietijoje yra aiškūs „piko“ laikotarpiai: prieš Velykas, prieš Kalėdas (nuo lapkričio vidurio) ir vasaros atostogų pradžioje (birželį–liepą). Šiuo laikotarpiu gamyklos didina apimtis, norėdamos išvežti prekes prieš atostogas, o transporto pasiūla sumažėja, kadangi dauguma vairuotojų taip pat planuoja atostogas. Be išankstinės rezervacijos šiais laikotarpiais (ypač pietų Vokietijoje – Bavarijoje arba Badene-Viurtemberge), rasti laisvą mašiną yra beveik neįmanoma. Kainos šiuo metu „šoka“ į dangų. Mano patirtis rodo, kad klientai, kurie rezervuoja transportą rugsėjo mėnesiu (ruošdamiesi Kalėdoms), sutaupyti iki 30 % lyginant su tais, kurie kreipiasi gruodžio pradžioje.

5. Ar brangiau kreiptis į ekspeditorių paskutine minute?

Taip, be abejo. Logistikos grandinė veikia pagal paklausos ir pasiūlos principą. Kai kreipiatės paskutinę minutę, mums tenka ieškoti vairuotojo, kuris jau yra užimtas, bet galėtų nukreipti savo maršrutą arba atšaukti kitą, mažiau pelningą užsakymą. Norint įtikti vairuotoją priversti pakeisti planus, reikia mokėti premiją. Be to, skubaus užsakymo apdorojimas reikalauja daugiau administracinių išteklių – greitesnio dokumentų tvarkymo, telefonų skambinimų po naktį (jei reikia rasti vairuotoją Rytų Europoje, laiko skirtumo dėka). Visi šie kaštai permunami klientui. Ilgalaikėje partnerystėje, kurioje rezervuojama iš anksto, galime derėtis dėl fiksuotų kainų, o „spot“ rinkoje kaina visada yra srovės momentu.

6. Ką reiškia „pilotinis krovinys“ ir kodėl jis svarbus rezervuojant iš Vokietijos į Lietuvą?

„Pilotinis krovinys“ (angliškai backhaul arba return load) yra krovinys, kurį mašina veža atgal į savo bazę arba į regioną, iš kurio ji dažniausiai gauna užsakymus. Lietuva dažnai yra toks regionas daugeliui Vokietijoje dirbančių vežėjų. Jei mes galime pasiūlyti vairuotojui, kuris atvyko į Vokietiją iš kitos šalies (pvz., Ispanijos arba Prancūzijos) ir iškrauną ten, krovinią į Lietuvą, tai yra idealus atvejis. Tokiu atveju vairuotojas nenori važiuoti tuščias, todėl sutinka imti krovinį už mažesnę kainą. Tačiau rasti tokią mašiną, kuri būtų tinkamame laike ir tinkamoje vietoje, be išankstinės rezervacijos yra labai sunku – tai kaip laimėti loterijoje. Išankstinė rezervacija leidžia mums susieti šiuos „pilotinius“ maršrutus ir pasiūlyti klientui geriausią kainą rinkoje.

7. Ar yra skirtumai rezervuojant transportą iš skirtingų Vokietijos regionų (pvz., Hamburgas vs. Miunchenas)?

Žinoma, ir skirtumai gali būti didžiuliai. Vokietija didelė šalis, ir jos regionų ekonominis potencialas skiriasi. Šiaurės Vokietija (Hamburgas, Brėmenas) yra uostamiestis, čia gausu jūrinių konteinerių, todėl daugiau mašinų dirba su konteineriais, o ne su tentais. Pietų Vokietija (Miunchenas, Štutgartas) yra pramonės širdis, čia daug gamyklų (automobilių, mechanikos), todėl konkurencija dėl transporto čia yra didesnė. Be to, atstumas taip pat svarbu – iš Miuncheno į Lietuvą yra didesnis kelias nei iš Berlyno, tai reiškia, kad vairuotojas turės praleisti daugiau laiko kelyje. Rezervuojant transportą iš toliau esančių regionų, reikia atsižvelgti į tai, kad vairuotojui gali reikti ilgesnio poilsio prieš išvykstant, arba reikės rasti vairuotojų komandą (du vairuotojai vienoje mašinoje), kas taip pat brangiau. Išankstinis planavimas čia leidžia išvengti situacijų, kai vairuotojas atvyksta į vietą, bet dėl laiko apribojimų negali pradėti kelionės.

8. Kokios rizikos kyla, jei nereservuojate transporto, o tik tikite į „stovinčias mašinas“?

Pasitikėjimas tuo, kad prie gamyklos ar sandėlio stovės laisvų sunkvežimių, yra didžiausia klaida. Vokietijoje, priešingai nei kai kuriose Rytų Europos šalyse, retai kada sunkvežimiai stovi „prie kelio“ ir laukia atsitiktinio krovinio. Dauguma jų dirba pagal gps sistemos nustatytus grafikus arba laukia logistikos parkuose (LKW-Park), kurie dažnai yra užmesti už miestų ribų. Jei nereservuojate iš anksto, rizikuojate, kad krovinys liks sandėlyje. Gamyklose Vokietijoje griežtai laikomasi grafikų – jei mašina neatvykta susitarusiu laiku, krovinys gali būti grąžintas atgal į sandėlį, o Jums gali būti paskirta bauda už sandėlio vietos užimtumą. Be to, dokumentinė pusė (CMR sąskaitos-faktūros, eksporto deklaracijos) turi būti paruošta anksčiau, o ne kai vairuotojas jau stovi prie vartų ir verčia „ką nors daryti“.

9. Kaip techninės priemonės (pvz., krovinio svoris, matmenys) įtakoja rezervacijos procesą?

Kiekviena mašina turi technines apribojimas – svorio (dažniausiai 24 tonos bendro svorio, nors yra ir mažesnių 3,5 t arba 7,5 t sunkvežimių) ir tūrio (apie 90–100 m3 standartiniame tente). Jei Jūsų krovinys yra nestandartinis (pvz., per sunkus vienai paletės vietai, per ilgas arba reikalauja specialių tvirtinimų), tai turi būti nurodyta rezervuojant. Iš anksto nepaminėjus, kad krovinys sveria 26 tonas (jei tai ne visos siuntos svoris, o vienas detalės komplektas), gali atsitikti, kad atvykusi mašina tiesiog negalės jo pasiimti legaliai. Tokios situacijos sukelia ne tik vėlavimus, bet ir papildomus išlaidas, nes reikės skubiai ieškoti kitos, stipresnės mašinos. Teisingai užpildžius užklausą iš anksto, mes galime priskirti tinkamą techniką (pvz., žemagrindę mašiną arba sunkvežimį su hidrauline rankove) ir išvengti nesusipratimų vietoje.

10. Kodėl verta pasitikėti profesionaliu ekspeditoriumi rezervacijos klausimu, o ne ieškoti vairuotojo patys?

Profesionalus ekspeditorius turi ne vieną ar du kontaktus, o didžiulę duomenų bazę ir patirtį. Kai kreipiatės patys į atsitiktinį sunkvežimį, kurį matote skelbimuose, jūs rizikuojate patikti ne profesionalui, o įvairių tarpininkų grandinei, kurioje kaina kiekvieno etape didėja. Ekspeditorius, turintis 20 metų patirties, žino, kurie vežėjai yra patikimi, kurie laikosi terminų ir kurie turi gerus sąlyginio transporto draudimus (Conditional Average). Be to, jei įvyka nesklandumas (pvz., mašina sugenda arba pasikeičia krovinio vieta), ekspeditorius yra atsakingas už problemos sprendimą – jis turi rezervinius variantus. Jei dirbate tiesiogiai su vairuotoju, ir jis susiranda problemų kelyje, Jūs liksite vieni su savo krovinio problema be pagalbos. Ekspeditorius užtikrina processų kontrolę ir saugumą.

Išvada

Apibendrinant, galima teigti, kad išankstinė rezervacija iš Vokietijos nėra papildoma „malonumo paslauga“, o būtinas verslo įrankis, siekiant užtikrinti sklandžią ir efektyvią logistiką. Nors techninės galimybės rasti transportą ir paskutinę minute egzistuoja, tokios strategijos kaina – ne tik piniginė, bet ir emocinė, bei laiko – pernelyg didelė.

Per daugelį metų šioje srityje esu įsitikinęs, kad sėkmė logistikoje priklauso ne nuo greičio, su kuriuo reaguojate į problemas, o nuo kruopštumo, su kuriuo planuojate procesus. Vokietijos rinka yra discipline ir preciziškumo paveikta, todėl čia veikia taisyklė: „kas gerai planuoja, tas sėkmingai veža“. Išankstinė rezervacija suteikia ramybę, leidžia užtikrinti fiksuotą kainą, pasirinkti tinkamą transportą ir, svarbiausia, išvengti situacijų, kai Jūsų verslo partneriai laukia prekių, o jų nėra.

Nepaisant to, jei visgi atsiranda skubos situacija, patirtis ir profesionalių ekspeditorių tinklas gali padėti išeiti iš padėties, tačiau visada verta prisiminti, kad tokių išbandymų galima išvengti. Planuokite iš anksto, bendraukite su logistikos partneriais laiku, ir Jūsų krovinių iš Vokietijos kelias bus toks pat sklandus kaip autobanas, kuriuo važiuoja. Logistika – tai ne tik pervežimas, tai ir pasitikėjimas, kuris pradedamas statyti būtent rezervacijos momentu.