Užsakyti kelionę į Olandiją greitai ir paprastai: Vadovas be nereikalingo streso

Olandija (Nyderlandai) jau dešimtmečiais išlieka vienu svarbiausių logistikos ir verslo centrų visoje Europoje. Kasdien tarp Lietuvos ir šios šalies juda tūkstančiai tonų krovinių ir šimtai keleivių. Esąs šioje srityje daugiau kaip dvidešimt metų, galiu drąsiai pasakyti: maršrutas į Olandiją yra vienas populiariausių, tačiau ir vienas daugiausia klaidų keliančių, jei žmogus netikiškai planuoja savo kelionę arba krovinio pervežimą. Dažnai klientai sako: „Reikia greitai nuvažiuoti į Amsterdamą ar Roterdamą“, tačiau retai suvokia, kas slypi už to „greitai“.

Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir parodysiu, kaip užsakyti kelionę arba transporto paslaugas taip, kad procesas būtų ne tik sklandus, bet ir be jokio nereikalingo streso. Nesvarbu, ar planuojate verslo kelionę, ar reikia pervežti svarbų krovinį, principai išlieka tie patys – tikslumas, supratimas ir partnerių pasirinkimas. Rinkos realybė tokia, kad „greitai“ dažniausiai reiškia „brangiai“, jei nieko neplanuojate iš anksto, tačiau su tinkama žinią galite sujungti greitį ir protingą kainą.

Įvadas

Kiekvienas, kas bent kartą bandė organizuoti kelionę į užsienį, žino, kad tai gali tapti tikras galvos skausmas. Telefonų skambučiai, el. laiškai, neaiškios kainos, vėlavimai ir nežinojimas, kur jūsų krovinys arba autobusas yra tam tikru momentu. Per dvidešimt metų, praleistų tarptautinių pervežimų versle, mačiau viską – nuo puikių, laiku įgyvendintų projektų iki visiškai susimulusių situacijų, kurių buvo galima išvengti. Didžioji dalis problemų kyla ne iš blogų kelių ar orų, o dėl neteisingai sudarytos užsakymo struktūros ir klaidingų lūkesčių.

Olandija yra unikali savo tankiu kelių tinklu ir ypatingai dideliu prekybos intensyvumu. Roterdamo uostas – tai Europos „vartai“, pro kuriuos praeina didžioji dalis prekių, keliaujančių į kontinentą. Tokio intensyvumo sąlygomis bet kokia neryžtinga veikla gali sukelti didelių užuolaių. Todėl šio straipsnio tikslas – paprastai ir aiškiai paaiškinti, kaip veikia ši sistema. Mes nekalbėsime sudėtingomis profesinėmis terminologijomis, kurias supranta tik logistikos inžinieriai, mes kalbėsime kaip žmogus su žmogumi. Jūs sužinosite, kaip pasiruošti, ką klausti ir kaip atpažinti patikimą partnerį. Po šio straipsnio skaitymo užsakyti kelionę į Olandiją taps ne misija, o paprasta kasdiena.

Kadangi dažniausiai kylančios priežiūros susijusios su praktiniais dalykais, toliau pateikiame išsamų Dažniausiai Užduodamų Klausimų (DUK) sąrašą. Jį sudarėme remdamiesi realia klientų patirtimi ir statistika, kurią matome kasdien.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kokia informacija būtina norint užsakyti kelionę ar transportą kuo greičiau? Norint, kad procesas vyktų sklandžiai ir be vėlavimų, pagrindinis dalykas – tikslumas. Jei kalbame apie keleivių pervežimą, mums reikalingi: tikslūs adresas atvykimo ir išvykimo (su pašto kodais, nes Olandijoje jie labai svarbūs), keleivių skaičius, bagažo kiekis ir norimas laikas. Jei kalbame apie krovinius, reikia žinoti: vietų skaičių (palečių kiekį), svorį, krovinio matmenis ir, labai svarbu, jo tipą (ar tai šaldytas krovinys, ar brangūs daiktai, ar standartinė prekė). Dažnai klientai sako „krovinių mažai“, tačiau „mažai“ gali reikšti ir penkias dėžes, ir dvidešimt. Kuo tiksliau pateiksite informaciją iš karto, tuo greičiau gausite tikslią pasiūlymą ir vairuotojas galės išvykti be nereikalingų uždelčimų.

2. Kiek laiko trunka kelionė iš Lietuvos į Olandiją? Standartiškai, važiuojant sunkvežimiu ar autobusu, kelionė iš Vilniaus (ar kitų didžiųjų Lietuvos miestų) iki Amsterdamo ar Roterdamo trunka apie 20–24 valandas, priklausomai nuo maršruto, oro sąlygų ir užtrukimo pasienio punktuose (nors šiuo metu kontrolės yra minimalios). Tačiau kaip ekspertas privalauju įspėti: tai yra gryvas važiavimo laikas. Reikia atsižvelgti į vairuotojo poilsio laikus. Pagal ES taisykles, vairuotojas turi privalomus pertraukas. Jei užsakote ekskursiją arba keleivių pervežimą, reikia suprasti, kad tai nėra lenktynės – saugumas yra pirmiausia. Taip pat reikėtų numatyti laiką techninėms pertraukoms. Taigi, planuokite, kad nuo užsakymo iki atvykimo gali praeiti maždaug 1–2 dienos, jei tai yra krovinys, arba viena pilna diena keleiviams.

3. Ar galima užsakyti skubų pervežimą („Express“) ir kiek tai kainuoja? Taip, galime. Tai yra kasdieninė mūsų praktika. Skubus pervežimas, kai vairuotojas važiuoja be sustojimų arba kai tam skiriama speciali komanda, kainuoja gerokai brangiau. Tokio paslaugos kaina gali būti 40–60 %, o kartais ir dvigubai didesnė už standartinę. Kodėl? Nes tenka keisti planus kitoms ekipažams, naudoti papildomus išteklius, o vairuotojams dažnai tenka dirbti nenumatytu laiku. Jei jums tikrai skubu, pirmiausia pasidomėkite, ar nesiverčia mokėti „skubos mokesčio“. Jei krovinys gali laukti vieną dieną ilgiau, taupykite. Jei ne – pasiruoškite padidinti biudžetą. Skubą visada lemia pinigai.

4. Kaip susiformuoja kaina? Kas į ją įeina? Kaina nėra imama iš lubų. Ji susideda iš kelių pagrindinių komponentų: kuro kainos (kuri svyruoja rinkoje), kelių mokesčių (Vignette'ius Vokietijoje ir mokesčius už tunelius ar tiltus Belgijoje/Olandijoje), vairuotojo atlyginimo ir transporto priemonės priežiūros. Taip pat į kainą įeina ir mūsų marža, kuri leidžia mums teikti kokybiškas paslaugas ir užtikrinti draudimą. Dažnai klientai stebisi, kodėl kaina šį mėnesį skiriasi nuo praėjusio. Atsakymas paprastas: kuro kaina. Pas mus, profesionaliose kompanijose, kainos formuluojamos atvirai, todėl visada galite klausti, iš ko ji susideda.

5. Ką daryti, jei keliaujant įvyko avarija ar techninis gedimas? Tai vienas baisiausių dalykų, bet esame pasiruošę ir jam. Patikima transporto kompanija visada turi techninę pagalbą ir draudimą. Jei įvyko gedimas, vairuotojas nedelsdamas praneša dispacheriui, o mes pradedame veikti: siunčiame pagalbą arba organizuojame krovinio/kelionių perkrovimą į kitą transportą. Klientui svarbiausia yra komunikacija. Jei jums niekas nepasako, kas vyksta, tai kelia nerimą. Mūsų politika paprasta: pranešame apie problemą nedelsiant ir pateikiame sprendimo planą. Jums nereikia nieko daryti, tiesiog laukite informacijos.

6. Ar reikia rūpintis muitinės formalumiais važiuojant į Olandiją? Kadangi abi šalys (Lietuva ir Nyderlandai) yra Europos Sąjungos narės ir Schengeno zonoje, fizinės muitinės kontrolės sienose nėra. Tai reiškia, kad standartinis keleivis ar krovinys gali važiuoti be sustojimų. Tačiau jei pervežate prekes, kurios yra reglamentuojamos (pvz., alkoholis, tabakas dideliais kiekiais, arba gyvūnai), būtina turėti atitinkamus dokumentus. Taip pat, jei krovinys yra iš trečiosios šalies (pvz., iš Jungtinės Karalystės po „Brexit“), tada TIR procedūros ir eksporto/importo dokumentai būtini. Paprastam žmogui, važiuojančiam į kelionę, pasas arba asmens kodas pakanka.

7. Kaip užtikrinti, kad mano krovinys ar asmuu bus saugūs? Saugumas – mūsų prioritetas Nr. 1. Visos mūsų transporto priemonės yra apdraustos (CMR draudimas kroviniams, keleivių draudimas autobusams). Tačiau klientas taip pat turi atsakomybės. Jei palikate brangius daiktų neuzrakintame automobilyje arba patalpinate juos taip, kad judėjimo metu gali susigadinti, draudimas negali padėti. Patarimas: visada užfiksuokite krovinio būklę prieš pakrovimą (nuotraukos). Pervežiant keleivius, visada naudojame saugos diržus ir laikomės greičio režimo, o Olandijoje greičio kontrolė yra itin griežta, todėl mūsų vairuotojai yra ypač disciplinuoti.

8. Kokį transportą pasirinkti: autobusą, mikroautobusą arba sunkvežimį? Viskas priklauso nuo jūsų poreikių. Jei keliaujate maža grupe (iki 8-9 žmonių) ir norite maksimalaus lankstumo, mikroautobusas geriausias sprendimas – jis gali užvažiuoti į smulkesnes gatves, greičiau įveikia miesto spūstis. Jei grupė didelė (pvz., 40–50 žmonių), reikalingas autobusas. Kroviniams – sunkvežimis. Svarbu tiksliai nurodyti, ką pervežate. Ne kartą matę, kai klientas pageidauja mažesnės mašinos, tačiau krovinys netelpa, ir tenka skubiai keisti planus. Geriau iš karto pasakyti tiesą apie tūrį.

9. Ar galima sekti transporto priemonės judėjimą realiu laiku? Šiuolaikinėje logistikoje tai yra standartas. Mes naudojame GPS sekimo sistemas, leidžiančias matyti, kur yra transporto priemonė, koks jos greitis ir kada numatomas atvykimas. Kai užsakote kelionę, galite paprašyti nuorodos į stebėjimą. Tai suteikia ramybės – nebėra reikalo klausinėti „kur jis jau?“, tiesiog pažiūrite į telefoną ar kompiuterį. Taip pat šios sistemos padeda mums dispacheriams efektyviau planuoti maršrutus.

10. Kiek laiko iš anksto reikia užsakyti kelionę? Idealus variantas – 1–2 savaitės prieš kelionę. Taip mes galime pasirinkti geriausią vairuotoją, paskaičiuoti optimalią kainą ir užtikrinti, kad transportas bus laisvas. Tačiau žinome, kad gyvenimas neprognozuojamas. Dirbame ir „vakariniu“ režimu – galime užsakyti net ir po 12 valandų, jei turime laisvų mašinų. Bet čia jau grįžtame prie pirmo klausimo: kuo greičiau, tuo brangiau ir tikimybė gauti norimą laiką mažesnė. Planuokite iš anksto, jei norite taupyti.

Išvada

Užsakyti kelionę į Olandiją gali būti tiek paprasta, tiek sudėtinga – viskas priklauso nuo to, kaip tai darote. Esąs srityje jau daugiau kaip dvidešimt metų, galiu pasakyti vieną: sėkmė slepiasi detalesėse. Tai nėra tiesiog užsakymas „nuo A iki B“. Tai sudėtingas mechanizmas, kuriam sukti reikalingi tikslūs duomenys, patikimi partneriai ir supratingumas.

Nepamirškite, kad Olandija yra viena užimiausių šalių Europoje. Čia eismas neverkia, jis tiesiog nuolat juda dideliu greičiu. Norint, kad jūsų kelionė ar krovinys pasiektų tikslą laiku ir saugiai, reikia patikėti šį procesą profesionalams, o patiems pasirūpinti tikruomeniu: dokumentais, adresais ir aiškiais reikalavimais.

Tikiuosi, kad šis straipsnis padėjo jums suprasti, kaip veikia ši sistema, ir kitą kartą, kai reikės važiuoti į Amsterdamą, Roterdamą ar Hagą, jausitės tikrai. Pasiruoškite, užsakykite laiku ir mėgaukitės kelione, nes kai viskas užtruškinama teisingai, kelionė turi būti malonumas, o ne nervų dirginimas.