Užsakymo procesas pervežimams iš Olandijos: Kaip visa tai veikia ir kodėl tai yra paprasta

Olandija (Nyderlandai) jau dešimtmečiais yra viena svarbiausių logistikos sankryžų visoje Europoje. Didžiulis Roterdamo uostas, išvystyta kelių infrastruktūra ir geografinė padėtis lemia tai, kad prekės iš šios šalies į Lietuvą keliauja nepertraukiamai. Per savo daugiau kaip dvidešimt metų patirtį tarptautinių pervežimų srityje daugybę kartų esu girdėjęs vieną tą patį klausimą iš verslo atstovų ir privačių asmenų: „Ar tai sudėtinga?“.

Atsakymas vienareikšmis – ne.

Šiuolaikinė logistika, ypač vykdant pervežimus iš tokios organizuotos šalies kaip Olandija, yra sudėliota taip, kad klientui reikėtų skirti kuo mažiau laiko ir nervų. Procesas yra standartizuotas, efektyvus, jei žinomi pagrindiniai žingsniai. Šiame straipsnyje aš padėsiu jums suprasti mechanizmus, kurie vyksta „už scenos“, ir paaiškinsiu, kaip užsisakyti krovinį taip, kad jis pasiektų tikslą laiku ir be nereikalingų rūpesčių.

Nors manęs nesimatote, aš stoviu šio proceso centre – tarp jūsų, siuntėjo Olandijoje ir vairuotojo, kuris vairuoja sunkiasvorį vilkiką. Mano užduotis – užtikrinti, kad informacija tekėtų sklandžiai, o krovinys nešiotųsi saugiai. Žemiau išsamiai aprašau visą procesą, pradedant nuo pirmojo telefono skambučio ar el. laiško ir baigiant prekių iškrovimu jūsų sandėlyje ar kieme.

Įvadas

Kodėl pervežimai iš Olandijos taip populiarūs? Visų pirma dėl prekių kiekio ir įvairovės. Čia perkamos mašinos, statybinės medžiagos, technika, baldai, maisto produktai ir t.t. Antra – dėl greito ir patikimo aptarnavimo. Olandai yra žinomi kaip žmonės, kurie vertina laiką ir kruopštumą, todėl jų parengti dokumentai ir kroviniai dažniausiai būna idealiai tvarkingi. Tai gerokai palengvina mūsų, logistikos ekspertų, darbą.

Tačiau, nors procesas yra „paprastas ir greitas“, jis reikalauja profesionalaus valdymo. Užsakymo procesas prasideda ne tada, kai vilkikas atvažiuoja pas siuntėją, o daug anksčiau – kai tik jūs suvokiate, kad reikia pervežti prekes.

Pirmasis ir svarbiausias žingsnis yra komunikacija. Kai kreipiatės į mus, mums reikia kuo tikslių duomenų. Nereikia būti logistikos ekspertu, kad užsakyti pervežimą. Pakanka žinoti, ką norite pervežti, kur jis yra ir kur turi būti atvežtas. Likusį mes atliekame. Mes susisiekiame su Olandijos partneriais, aptarnaujančiais vietinius siuntėjus, suderiname laikus, randame tinkamą transportą (priklausomai nuo to, ar tai dalinis krovinys, ar pilna mašina) ir pateikiame jums aiškią kainą.

Technologijos leidžia mums sekti krovinius realiu laiku, o elektroniniai dokumentų mainai apima beveik visą biurokratiją. Anksčiau reikėjo valandų brangžodžių faksų siuntimo, dabar viskas vyksta per kelias minutes. Tačiau žmogiškasis faktorius lieka svarbiausias. Patirtis leidžia mums numatyti galimas problemas – pvz., uždarytas sandėly per šventes ar specifinius reikalavimus dėl krovinio fiksavimo – ir išvengti jų dar prieš tai, kai vilkikas išvažiuoja iš Amsterdamo ar Roterdamo.

Šiame straipsnyje mes panagrinėsime dažniausiai užduodamus klausimus, kad galėtumėte jausti visišką pasitikėjimą, renkant logistikos partnerį ir užsakydami pervežimą. Suprasite, kas yra CMR sąvoka, kodėl kaina svyruoja ir ką daryti, jei krovinys vėluoja.

DUK (Dažnai Užduodami Klausimai)

Šioje skyriuje surinkau dešimt labiausiai aktualių klausimų, kuriuos klientai klausia apie pervežimus iš Olandijos. Atsakymai paremti mano ilgamečia praktika ir tiksliausia informacija apie šiuo metu galiojančias taisykles.

1. Kokia informacija reikalinga norint gauti tikslią pervežimo kainą?

Norėdami pateikti kuo tikslesnę ir galutinę kainą be vėlesnių pakeitimų, mums reikalingi trys pagrindiniai parametrai: krovinio svoris ir tūris (arba matmenys – ilgis, plotis, aukštis), siuntos paėmimo adresas Olandijoje ir pristatymo adresas Lietuvoje. Be to, svarbu žinoti, ar krovinys reikalauja specialių sąlygų (pvz., šaldymas, pavojingos medžiagos, „kabančios“ kėdės transportavimas). Jei prekės yra ant paletų, būtina nurodyti paletų kiekį. Kuo daugiau detalių iš karto, tuo greičiau galime pasiūlyti geriausią sprendimą – dalinį krovinį (kai dalis mašinos skiriama kitiems klientams) ar pilną mašinos užsakymą.

2. Kiek laiko užtrunka pervežimas iš Olandijos į Lietuvą?

Standartinis tranzito laikas sunkvežimiu nuo Olandijos iki Lietuvos svyruoja nuo 24 iki 48 valandų, priklausomai nuo konkretaus maršruto (pvz., ar tai yra šiaurinė Olandija, ar pietinė dalis), taip pat nuo oro sąlygų ir eismo intensyvumo Vokietijoje ir Lenkijoje. Jei užsakote pilną mašiną (FTL), krovinys gali būti pristatytas net per 1 dieną, jei vairuotojas pradeda važiuoti iš karto po pakrovimo. Daliniai kroviniai (LTL) gali šiek tiek užtrukti ilgiau, nes reikia laiko surinkti prekes iš kitų siuntėjų arba iškrauti kitas prekes tarpiniais taškais. Visada rekomenduoju planuoti siuntą bent 2-3 dienas iki pageidaujamo pristatymo datos, kad būtų užtikrintas sklandumas.

3. Ar reikia dalyvauti prekių pakrovime Olandijoje?

Dažniausiai – ne. Didžioji dalis pervežimų iš Olandijos yra organizuojami taip, kad vairuotojas arba mūsų atstovas atvyksta į sandėlį, paima paruoštas prekes ir išvyksta. Olandijos sandėlininkai yra labai disciplinuoti, todėl dokumentai ir prekės dažniausiai būna paruoštos laiku. Viskas, ko jums reikia – suderinti pakrovimo laiką su savo tiekėju Olandijoje. Jei prekės nėra ant paletų ar yra sunkiai pakraunamos (pvz., neįrūpintas technikos gabenas), gali prireikti papildomo krautuvo arba rankų, apie ką būtina susitarti iš anksto, kad vairuotojas nepraleistų savo vairavimo laiko.

4. Kokius dokumentus reikia parengti pervežimui?

Pagrindinis dokumentas yra prekių sandėravimo sąskaita-faktūra (invoice), kurią turi pateikti siuntėjas. Joje turi būti nurodytos prekės, jų kiekis, svoris, prekių kodai (HS kodai) ir kaina. Be to, būtina pateikti pakavimo sąrašą (packing list), jei prekių yra daug ir skirtingų rūšių. Patys pervežimą atliekantys ekspeditoriai parengia tarptautinį krovinių vežimo sąskaitą – CMR dokumentą. Jis yra pagrindinis įrodymas, kad sutartis buvo įvykdyta, ir jame užfiksuojami krovinio būklės duomenys pakrovimo metu. Jei prekės yra iš trečiųjų šalių (ne ES zonas) ir keliauja per Olandiją, gali prireikti muitinės deklaracijų (T1 dokumentų), tačiau šiuo atveju logistikos įmonė paprastai tvarko šias procedūras.

5. Kaip apskaičiuojama pervežimo kaina ir nuo ko ji priklauso?

Kaina nėra fiksuota ir priklauso nuo kelių veiksnių. Pagrindinis dydis – kuro kaina, kuri, kaip žinome, nuolat kinta. Taip pat į kainą įeina vairuotojo darbo užmokestis, kelių mokesčiai Vokietijoje, Belgijoje, Lenkijoje ir Lietuvoje, bei mokesčiai už užsienio reisų leidimus. Jei krovinys yra nestandartinis (lengvesnis už 1 toną, bet užimantis daug vietos), kaina gali būti skaičiuojama pagal užimamą vietą (mėginėmis) plokštumėje. Taip pat įtakos turi ir rinkos situacija – pvz., „Kalėdinių“ laikotarpiu kainos gali šoktelėti dėl vairuotojų trūkumo. Profesionali logistikos kompanija visada stengiasi pasiūlyti konkursišką kainą, neprarandant kokybės.

6. Kas yra CMR draudimas ir ar jis apsaugo mano krovinį?

CMR draudimas yra privalomas ir įtrauktas į pervežimo kainą. Tačiau svarbu suprasti jo ribas. Pagal tarptautines konvencijas, standartinė atsakomybė yra apribota (dažniausiai apie 8,33 SDR vieną kilogramą arba apie 10 EUR/kg, priklausomai nuo sutarties sąlygų). Jei vežate brangias prekes (pvz., elektroniką, brangius baldus, vartotojų techniką), ši suma gali nepadengti nuostolių, jei įvyks įvykis (pvz., avarija, gaisras). Tokiu atveju aš visada rekomenduoju susitarti dėl papildomo krovinio draudimo (All Risk), kuris padengs visą prekių vertę nuo pakrovimo iki iškrovimo momento. Tai nedidelis priedas prie kainos, tačiau suteikia ramybės.

7. Kas atsitinka, jei prekės pažeidžiamas transporto metu?

Tai retas atvejis, tačiau įvykiai įvyksta. Jei vairuotojas iškraudamas krovinį pastebi pažeidimus (sugadintas dėžė, drėgmė), jis privalo tai užfiksuoti CMR dokumente pažeidimų skyriuje ir, jei įmanoma, padaryti nuotraukas. Tai yra pagrindinis jūsų apsaugos įrankis. Jei pažeidimai pastebimi tik iškrovimo metu Lietuvoje, būtina nedelsiant susisiekti su ekspeditoriumi, surašyti „pranešimą apie nuostolius“ (protokolą) ir užfiksuoti žalą (nuotraukos, vaizdo įrašai). Mano patirtis rodo, kad greitas ir tikslus dokumentavimas lemia tai, kad draudimo išmokos gautos per keletą savaičių, o ne mėnesių.

8. Ar galima sekti krovinio judėjimą realiu laiku?

Taip, šiandyna tai yra standartas. Mūsų naudojami vilkikai yra aprūpinti GPS stebėjimo sistemomis. Kai tik užsakote pervežimą, galite gauti nuorodą arba prisijungti prie sistemos, kurioje matysite, kur yra jūsų krovinys. Be to, dažnai siunčiame SMS pranešimus ar el. laiškus, kai krovinys pakrautas, kai pradeda važiuoti ir kai artėja prie iškrovimosi vietos. Tai leidžia jums geriau planuoti savo sandėlio darbuotojų laiką ar laukti prekių namuose.

9. Ar galima užsakyti pervežimą „iš durų į duris“ su iškrovimo pagalba?

Žinoma. „Iš durų į duris“ (Door to Door) reiškia, kad mūsų atsakomybė prasideda siuntėjo sandėlyje Olandijoje ir baigiasi pas jūsų nurodytu adresu Lietuvoje. Tačiau dėl iškrovimo pagalbos svarbu pasakyti iš anksto. Standartinis vilkikas turi tik vairuotoją. Jei reikia iškrauti 20 paletų be krautuvo, vairuotojas to fiziškai negalės atlikti. Jei neturite savo krautuvo ar šaklių, mes galime užtikrinti vilkiką su „autokrautuvo“ (kranas su galinėje pusėje) įranga arba organizuoti atvykstantį krautuvą su operatoriumi iškrovimo vietą. Tai papildoma paslauga, kurią reikia suplanuoti.

10. Kokiais atvejais reikalingas papildomas muitinės formalumų tvarkymas?

Nors Olandija ir Lietuva yra ES šalys ir tarp jų nėra sienų kontrolės, muitinės procedūros gali būti reikalingos tam tikrais atvejais. Pirmiausia, jei prekės yra iš trečiųjų šalių (pvz., iš Kinės ar JAV) ir yra siunčiamos iš Olandijos sandėlio, gali reikėti ES susitarimo (Intrastat) duomenų arba išleidimo į laisvą apyvartą procedūros. Taip pat, jei vežate alkoholio ar tabako gaminius, reikalingi akcizo dokumentai (EMCS sistema). Jei prekės yra pavojingos (ADR), turi būti pateikti specialūs leidimai. Visais šiais atvejais logistikos įmonė padeda suformuoti reikiamus deklaracijas, kad krovinys nebuvo sustabdytas patikros punktuose.

Išvada

Pervežimų iš Olandijos organizavimas iš tiesų yra paprastas ir greitas procesas, jei jis patikimas patyrusių profesionalų rankose. Mano dvidešimt metų patirtis šioje srityje leidžia teigti, kad sėkmės paslaptis slepiasi ne tiesioginėje mašinos nuomoje, o dėmesye smulkmenoms: tiksliam informacijos perdavimui, dokumentų tvarkymui ir nuolatinei komunikacijai.

Klientui nereikia žinoti visų tarptautinių konvencijų išgalvų. Jums reikia partnerio, kuris klausys „Ką norite pervežti?“ ir atsako „Tai bus padaryta“. Olandija yra vienas iš patikimiausių ir efektyviausių logistikos partnerių Europoje, ir naudodamiesi šiuo potencialu, jūsų verslas gali augti be logistikos „spragių“.

Nesijaukinate klausti klausimų. Nesijaukite reikalauti aiškumo. Užsakant pervežimą, jūsų ramybė ir prekių saugumas turi būti prioritetas. Tikiuosi, šis straipsnis padėjo jums suprasti, kaip veikia šis mechanizmas, ir kitą kartą, kai reikės atvežti prekių iš Amsterdamo, Eindhoveno ar Roterdamo, jausitės tikrai užtikrintai. Pasiruoškite duomenis, susisiekite su ekspeditoriumi, o likusią dalį palikite mums – mes žinome kelią.