Užsakymo procesas: kaip paprastai ir greitai užsisakyti pervežimus keliaujant

Esu dirbęs šioje srityje beveik dvi dešimtis metų ir per tą laiką matavau, kaip pasikeitė logistika. Dar ne taip seniai užsisakyti krovinių pervežimą reiškė valandas praleisti telefonu, faksu siunčiant dokumentus ir nekantraujant laukti patvirtinimo, kuris kartais ateidavo po kelių dienų. Šiandien situacija visiškai kitokia. Pasaulis tapo mobilius, o kartu su juo ir paslaugų užsakymo procesas turi būti pritaikytas žmogui, kuris nuolat juda.

Keliaujant, verslo kelionėse arba gyvendamas laikinai kitur, dažnai iškyla būtinybė greitai ir efektyviai organizuoti pervežimus. Tai gali būti nupirktų prekių išsiuntimas iš užsienio, automobilio transportavimas arba asmeninių daiktų gabenimas į naująją gyvenamąją vietą. Svarbiausia tokioje situacijoje – nereikalaujant, kad klientas būtų fiziškai biure ar prie kompiuterio. Moderni logistika veikia taip pat kaip ir jūsų telefonas – viskas vyksta keletu paspaudimų, nepaisant to, esate Vilniuje, Berlyne ar atostogaujate Ispanijoje.

Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip šiuolaikinis užsakymo procesas yra supaprastintas iki maksimumo, kad jums nebereikėtų rūpintis techninėmis detalėmis, o galėtumėte concentratingi į savo kelionę ar verslą.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Žemiau pateikiu atsakymus į dešimt dažniausiai kylančių klausimų, susijusių su pervežimų užsakymu keliaujant. Ši informacija padės jums suprasti mechanizmą ir išvengti nereikalingų nervingumų.

1. Kaip pradėti užsakymo procesą, kai esu užsienyje ir neturimu laiko ilgam telefonu kalbėti?

Pradėti galite bet kuriuo paros metu, nepriklausomai nuo jūsų buvimos vietos ir laiko juostos. Patyrusiems ekspeditoriams pakanka keleto detalių, kurias galite pateikti el. paštu arba užpildyti paprastą užklausos formą svetainėje. Svarbiausia nurodyti krovinių išvežimo ir pristatymo adresus, apytikslį svorį ar tūrį bei, jei įmanoma, nuotraukas.

Esu matęs, kaip klientai, atostogaujantys Italijoje, nupirko baldus ir tiesiog nufotografavo juos bei išsiuntė mums žinutę su matmenimis per "WhatsApp" ar el. paštą. Mums užtenka šios informacijos, kad per 30–60 minučių pateiktumėm tikslią pasiūlymą. Jums nereikia skambinti ir laukti operatoriaus – visą komunikaciją galite vykdyti raštu, kas yra patogu, jei esate susirinkime arba tingite kalbėti ne gimtąja kalba.

2. Kokią informaciją turiu pateikti, kad gaučiau tikslią kainą ir terminus?

Kad gautumėte ne "apytikslę", o tikslią kainą, reikalingi trys pagrindiniai parametrai: adresas (iš kur į kur), krovinių charakteristika ir pasirinktas aptarnavimo lygis.

Adresas turi būti tikslus – nurodykite miestą, pašto kodą ir, jei žinote, ar prie pastato gali privažiuoti sunkvežimis (ar yra siauri vartai, ar reikia specialios leidimo). Krovinio charakteristika – tai ne tik svoris, bet ir matmenys (ilgis, plotis, aukštis). Jei siunčiate keletą dėžių, nurodykite kiekvienos matmenis. Taip pat būtina nurodyti, ar tai yra standartinė prekė, ar reikalinga speciali apsauga (pvz., šaldymas, trapūs daiktai, brangmenos).

Aptarnavimo lygis nulemia terminą. Jei keliaujate ir skubite, gali būti, kad reikės "Express" reiso, kuris yra brangesnis, bet pristatytas per 24–48 valandas. Jei laiko nėra, galima rinktis ekonomiškesnį variantą, kai krovinys sueiliamas su kitais siuntomis. Tiksli informacija leidžia mums išvengti papildomų korekcijų vėliau.

3. Ar galiu užsisakyti pervežimą be dokumentų faksavimo ar skubaus važiavimo į biurą?

Absoliučiai taip. Faksai ir popieriniai dokumentai lieka praeityje. Šiuolaikinis užsakymo procesas yra visiškai digitalizuotas. Visi sutarčių projektai, užsakymo patvirtinimai ir kitos bylos siunčiamos pasirašyti elektroniniu būdu. Lietuvoje ir daugelyje kitų šalių galiojantis "Qualidoc" ar panašios sistemos leidžia pasirašyti dokumentą saugiai ir legaliai, tiesiog išmaniajame telefone ar planšetėje.

Jums nereikia stabdyti savo kelionės, kad nueitumėte pasirašyti dokumentų. Gavę pasiūlymą, jį peržiūrite, jei sutinkate – pasirašote elektroniniu parašu, ir mes pradedame darbą. Tai taupo ne tik jūsų, bet ir mūsų laiką, leidžiant pradėti pervežimą tą pačią dieną.

4. Kaip vyksta apmokėjimas, kai esu užsienyje ir neturiu prieigos prie Lietuvos banko?

Tai vienas dažniausių rūpesčių. Tačiau tarptautinės logistikos įmonės pritaikėsi prie mokėjimų įvairovės. Paprastai pateikiame sąskaitą faktūrą su IBAN kodu, leidžiančiu atlikti mokėjimą iš bet kurio pasaulio banko (SEPA ar SWIFT pavedimu). Dažnai sąskaitos pateikiamos ir Euru, ir JAV doleriais, arba svarais sterlingais, kad išvengtumėte nesėkmingų valiutos konversijų.

Be to, vis dažniau įmonės siūlo mokėjimo kortele arba "PayPal" sistemos galimybę. Tai ypač patogu mažesnėms sumoms ar depozitams. Esu matęs atvejus, kai klientai, sėdėdami kavinėje Paryžiuje, per kelias minutes apmokėdavo pervežimo paslaugas iš savo telefono programėlės. Svarbiausia pasirūpinti, kad jūsų bankas nebūtų apribojęs tokių operacijų, todėl vertėtų juos informuoti išvykstant į ilgą kelionę.

5. Kas nutinka, jei negaliu būti vietovėje, kai atvyksta vairuotojas paimti krovinio?

Tai nėra problema. Logistikoje dažnai tenka vežti krovinius iš vietų, kur savininkas fiziškai negali būti. Yra keletas sprendimų. Pirmiausia, galite pavedimą atlikti trečiajam asmeniui – pvz., draugui, giminaičiai ar net sandėlio darbuotojui. Mums tereikia gauti asmens, kuris perduos krovinį, pavardę, vardą ir telefono numerį.

Antrasis variantas – "kontaktinis" pristatymas. Vairuotojas susisieks su jumis telefonu, atvykęs į vietą. Jūs nurodote, kur dėti siuntas (pvz., prie durų, saugumo posto ar greta garažo), padarysite nuotrauką, kad krovinys perduotas, ir vairuotojas išvyksta. Taip pat galima užsakyme nurodyti instrukciją, kad krovinys gali būti paliktas be jūsų buvimo (pvz., atiduodamas namų administratoriui). Mūsų tikslas – pritaikyti procesą prie jūsų grafiko, o ne atvirkščiai.

6. Kaip užtikrinamas krovinio saugumas, jei aš jo negaliu prižiūrėti?

Dvidešimt metų patirtis mokėjo mane vienam: saugumas priklauso ne nuo to, ar stovite šalia krovinio, o nuo to, kaip jis supakuotas ir kaip pasirinktas transportas. Jei keliaujate ir patys supakuojate daiktus, svarbu laikytis pakavimo taisyklių – tvirtai suvynioti, uždengti smailius kraštus, naudoti kokybiškas dėžes.

Jei pasitikite mūsų partneriais, galime užtikrinti profesionalų pakavimą vietose, kuriose mes turime atstovus. Taip pat visada siūlome draudimą. Net jei esate kitoje šalyje, krovinys yra apdraustas nuo praradimo ar pažeidimo nuo to momento, kai mes jį priimame, iki momento, kai jį atiduodame gavėjui. Šiuolaikinės transporto priemonės turi GPS stebėjimo sistemas, o vairuotojai yra patikrinti profesionalai, todėl rizika minimali.

7. Kaip aš galiu sekti savo krovinio judėjimą realiu laiku, keliaudamas?

Stebėjimas – tai standartas, be kurio neįsivaizduojama logistika. Užbaigus užsakymą, gausite unikalų sekimo numerį arba nuorodą. Įvedę ją mūsų svetainėje arba naudodami mobiliąją programą, matysite krovinio vietą žemėlapyje.

Be to, dažnai siunčiame automatiškus pranešimus el. paštu ar SMS kai kroviniui įvyksta svarbiausi įvykiai: "Krovinys pasimtas", "Krovinys kelyje", "Krovinys pristatytas". Leidžiantis į kelionę galite nustatyti, kad šie pranešimai ateitų nepertraukiamai. Taip galite planuoti savo laiką – pvz., žinoti, kada reikės būti namuose, arba pranešti gavėjui, kad jis pasiruoštų priimti siuntą. Tai duoda ramybę ir kontrolę, net jei esate tūkstančius kilometrų toliau.

8. Kokius dokumentus reikia tvarkyti muitinės, jei aš pats negaliu atvykti į sandėlį?

Tarptautiniuose pervežimuose muitinės formalumai dažnai būna didžiausias baimės šaltinis. Tačiau jei dirbate su patikima ekspedijavimo įmone, šis procesas gali būti visiškai "nematomas" jums. Mums reikalingi tik pagrindiniai duomenys: prekių sąrašas (prekių deklaracija), jų vertė ir, jei reikia, mokesčių mokėtojo kodas (PVM mokėtojo kodas ar asmens kodas).

Visus eksporto ar importo deklaravimo dokumentus mūsų brokeriai suformuoja elektroniniu būdu. Jums nereikia stovėti eilėse muitinės postuose. Jei reikia sumokėti muito ar PVM mokesčius, gausite sąskaitą, kurią galite apmokėti internetu. Kai keliaujate, svarbu tik užtikrinti, kad pateiktume informaciją apie tai, kas yra siunčiama, kad neatsirastų nesusipratimų (pvz., nenurodyta, kad siunčiate elektroniką, kuri yra brangi ir reikalauja specialios deklaracijos).

9. Kiek laiko užtrunka visas užsakymo procesas nuo užklausos iki krovinio išvežimo?

Standartiškai, jei reikalingas paprastas krovininio transporto pervežimas (pvz., dalinis krovinys), procesas gali trukti nuo 1 iki 3 darbo dienų iki pat išvežimo. Jei užklausą pateikiate ryte, tą pačią dieną galime gauti pasiūlymą, o po sutarties pasirašymo – suplanuoti išvežimą artimiausiais dienomis.

Jei kalbame apie jūrų ar orų transportą, planavimas gali šiek tiek užtrukti dėl tvarkaraščių, bet užsakymo formalumos (sutartis, dokumentai) vis tiek užtrunka ne ilgiau kaip kelias valandas. Skubiais atvejais (pvz., "Express" siuntos) viskas gali įvykti ir per 24 valandas. Modernios sistemos leidžia mums momentaliau patikrinti laisvą vietą reisuose, todėl jums nereikia savaitėmis laukti atsakymo.

10. Kas daryti, jei kelyje įvyksta nesklandumų, o aš esu toli ir negaliu spręsti problemų?

Tai viena svarbiausių priežasčių, kodėl verta rinktis ekspertus. Jei įvyksta nesklandumų (pvz., techninis gedimas, blogas oras, vėlavimas muitinėje), mūsų pareiga yra juos spręsti už jus. Mūsų 24/7 dispečerinė tarnyba stebi visus reisus.

Jeigu atsiranda problema, kuri reikalauja jūsų sprendimo (pvz., gavėjas neatsiliepia, reikia keisti pristatymo adresą), mes nedelsdami susisieksime su jumis ir pasiūlysime geriausius sprendimus. Mūsų tikslas – jums nereikalaujti skambinti ir klausti "kur mano siunta". Mes informuojame proaktyviai. Jūsų rolė – tik patvirtinti sprendimą, jei to reikalauja ypatingos aplinkybės. Taip jūs galite ramiai keliauti, žinodami, kad turiu "akį ant žemės".

Išvada

Per dvidešimt metų šioje srityje pamaniau, kad technologijos ir patirtis gali padaryti stebuklus. Užsakymo procesas, kuris anksčiau buvo sudėtingas ir lėtas, dabar yra tapęs paprastu ir greitu paslauga, pritaikyta mobiliai gyvenimo būdui.

Keliaujant, svarbiausia yra pasitikėjimas. Klientas turi jaustis ramiai, žinodamas, kad jo krovinys yra saugiuose rankose, o visus formalumus tvarko profesionalai. Nereikia būti logistikos ekspertu, norint sėkmingai pervežti daiktus iš vienos šalies į kitą. Užtenka turėti telefoną ir patikimą partnerį.

Mūsų tikslas – padaryti taip, kad pervežimas nekeliatų rūpesčių, o leistų mėgautis kelione ar verslo užimtumu. Nesvarbu, ar esate Londono, ar Balio saloje – užsakymo procesas gali būti vykdomas vienodai sklandžiai. Tiesiog pasitikėkite savo ekspeditoriumi ir mėgaukitės judėjimo laisve.