Užsakymo procesas į Olandiją ir iš Olandijos: Paprastas, Greitas ir Lankstus

Įvadas

Per daugiau nei dvidešimt metų praleistų tarptautinių krovinių pervežimų versle, suvokiau vieną pagrindinę tiesą: klientui nesvarbu, kaip sudėtingi yra logistikos grandiniai, svarbu tik viena – prekės pasiekia paskirties vietą laiku ir be nereikalingų rūpesčių. Olandija (Nyderlandai) yra viena pagrindinių logistikos širdų Europoje. Roterdamo uostas, vienas didžiausių pasaulyje, bei išvystyta kelių infrastruktūra verčia šią šalį būti ne tik prekių gavėja, bet ir tarpine stotele kroviniams, keliaujantiems toliau į Europos gilumą ar atgal į Lietuvą.

Dažnai verslo atstovai ar asmenys, pirmą kartą planuojantys siuntą į Olandiją ar iš jos, galvoja, kad tai sudėtingas procesas, reikalaujantis daugybės dokumentų ir biurokratinių procedūrų. Esu čia, kad jus nuraminčiau. Šiuolaikinė logistika, ypač kai kalbame apie maršrutus Lietuva – Olandija, yra labai suoptimizuota. Užsakymo procesas gali būti ne tik paprastas, bet ir labai lankstus, pritaikytas jūsų konkrečioms poreikiams ir biudžetui.

Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip viskas vyksta iš vidaus. Mes ne tik aptarsime techninius dalykus, bet ir atsakysime į dažniausiai kylančius klausimus, kad jūsų nė kiek nebedrebėtų ranka, užpildant pirmąją užklausą. Nesvarbu, ar reikia pervežti vieną paletę su gėlėmis iš Aalsmeerio, ar pilną sunkvežimio mašinų dalimis į Eindhoveną – principai išlieka tie patys: aiškumas, komunikacija ir profesionalumas.

Svarbu paminėti, kad Olandija yra Schengeno zonos ir Europos Sąjungos narė, kas labai supaprastina muitinės procedūras, lyginant su transportu į Jungtinę Karalystę ar Šveicariją. Tačiau savo specifika turi ir pati šalis – griežti eismo apribojimai miestuose, specifiniai įkrovos laikai didžiuosiuose prekybos centruose ar uosto terminaluose. Visus šiuos niuansus sugeba suvaldyti patyrusi logistikos komanda, o jūsų užduotis – tik tiksliai suformuluoti užsakymą. Štai kaip tai daroma paprastai ir lankstiai.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Šioje skiltyje pateikiu atsakymus į dešimt klausimų, kuruos dažniausiai girdžiu iš savo klientų. Jie padės jums suprasti ne tik „kaip“, bet ir „kodėl“ tam tikri procesai vyksta taip, kaip vyksta.

1. Kaip pradėti užsakymo procesą ir kokia informacija būtina?

Viskas prasideda nuo užklausos. Tai gali būti paprastas el. laiškas arba skambutis. Kadangi aš vertinu savo ir jūsų laiką, pirmasis užsakymo etapas – tai informacijos rinkimas. Kuo tiksliau jūs pateiksite duomenis, tuo greičiau ir tikslesnį pasiūlymą gausite.

Pagrindinė informacija, kuri būtina bet kuriam užsakymui į Olandiją ar iš jos, yra ši: 1. Siuntos adresas (įkrovos ir iškrovos vietos): Būtina nurodyti ne tik miestą, bet ir gatvę, pašto kodą. Olandijoje adresacijos sistema labai griežta, net nedidelė klaida gali priversti vairuotoją klaidžioti po „Amsterdamo“ kanalus arba Roterdamo pramoninius rajonus valandas. 2. Krovinio charakteristika: Kiek svorio? Koks tūris? Kokio tipo tai krovinys? (Pavėsinės, paletės, dėžės, ilgosios prekės). 3. Prekių pavadinimas: Tai svarbu dėl muitinės (jei keliaujama iš ne ES šalių per Olandiją) ir dėl to, kad vairuotojas žinotų, ką perveža (pvz., maisto produktai reikalauja šaltkreivės, o pavojingos medžiagos – specialių leidimų).

Esant lankstumui, jei tikslus svoris dar nežinomas, nurodykite apytikslį, bet pažymėkite tai. Mes visada galime koreguoti užsakymą vėliau, kai prekės bus supakuotos.

2. Kiek laiko trunka standartinis pervežimas tarp Lietuvos ir Olandijos?

Tai vienas populiariausių klausimų. Atsakymas priklauso nuo to, kokį pervežimo tipą pasirinksite: dalinį (krovininės linijos) ar pilną krovą (FTL).

• Dalinis krovinys (LTL – Less than Truckload): Kai krovinių yra mažiau ir juos reikia sujungti su kitais klientų siuntomis, trukmė paprastai svyruoja nuo 2 iki 4 darbo dienų. Pavyzdžiui, jei pirmadienį atvykstate pas mus į sandėlį, krovinys gali būti Olandijoje jau trečiadienį arba ketvirtadienį. Čia svarbu suprasti, kad vairuotojas turi sustoti įkelti ir iškelti kitas prekes, kas šiek tiek prailgina kelionę.
• Pilna mašina (FTL – Full Truckload): Čia procesas yra greičiausias ir lankstesnis. Kai išsinuomate visą sunkvežimį, jis važiuoja tiesiai iš punktą A į punktą B be sustojimų (išskyrus poilsio laiką, reglamentuojamas ES). Paprastai tai trunka apie 24–36 valandas, priklausomai nuo konkrečių vietų Lietuvoje ir Olandijoje. Važiuojant į pietų Olandiją (pvz., Maastrichtas) bus šiek tiek ilgiau negu į šiaurę (Amsterdamas).

3. Ar „lankstumas“ reiškia, kad galima keisti planus jau užsakius transportą?

Taip, ir būtent tai yra viena mūsų stipriųjų pusių. Logistika – tai gyvas organizmas, ir versle aplinkybės gali keistis momentiškai. Gamykla vėluoja surinkti prekes, arba Olandijos pirkėjas paprašo atidėti pristatymą diena.

Esu dirbęs su tūkstančiais užsakymų ir galiu pasakyti: visada galima rasti sprendimą. Jei pristatymo terminą reikia keisti, svarbu apie tai pranešti kuo anksčiau. * Jei mašina dar neįvyko įkrovai, pakeičiame grafiką be jokių sunkumų. * Jei mašina jau yra kelyje, mes galime organizuoti prekės laikiną sandeliavimą mūsų terminaluose Olandijoje arba Lietuvoje. Tai sutaupo pinigus, palyginti su vairuotojo laukimo mokesčiu, kuris Olandijoje gali būti gana aukštas.

Lankstumas taip pat reiškia galimybę pasirinkti įkrovos laiką. Jei jūsų sandėlis dirba tik iki 16:00, mes priderinsime vairuotojo atvykimą taip, kad jis nepraleistų laiko ir nebraižytų jums baudų už laukimą.

4. Kaip formuojama kaina ir nuo ko ji priklauso?

Kainos formavimas – tai ne „iš piršto“ įsivaizduotas skaičius. Jis remiasi rinkos realybe. Pagrindiniai komponentai, lemiantys kainą, yra: * Kuro kaina: Tarptautiniuose maršrutuose kuro priedažiai (fuel surcharge) yra standartinė praktika. Ji keičiasi kas mėnesį pagai pasaulinius kainų pokyčius. * Atstumas ir krovinio svoris: Į Olandiją keliaujame dažnai, todėl mes turime gerai išdirbtus maršrutus, kas leidžia mums siūlyti konkurencingas kainas. Tačiau jei reikia važiuoti į atokų kaimą, kur sunku apsukti sunkvežimį, kaina gali šiek tiek paddidėti. * Sezonumas: Pavasario ir vasaros pradžia (gėlių ir sodinukų sezonas) bei Kalėdos – tai laikotarpiai, kai paklausia šiaurės kryptimis išauga, ir tai gali įtakoti kainas. * Papildomos paslaugos: Liftas vairuotoje („autokrautuvas“), pristatymas su „keliamosios galios“ pagalba, arba specifiniai reikalavimai (pvz., ADR – pavojingos medžiagos).

Visada stengiuosi būti aiškus kainodaroje – jokių paslėptų mokesčių. Jūs žinote, už ką mokate.

5. Kokius dokumentus reikia paruošti pervežimui į/iš Olandijos?

Kadangi ir Lietuva, ir Olandija yra ES narės, dokumentacija yra gan paprasta, tačiau ji turi būti tvarkinga. Pagrindinis dokumentas yra CMR sąrašas (prekių vežimo sąrašas). Jis yra vairuotojo ir siuntėjo/gavėjo sutartis. Be CMR, mašina negali kirsti sienos (net jei fizinės patikros nėra).

Be to, reikalingi: * Prekių sąskaita-faktūra (Invoice): Būtina muitinės kontrolės tikslais, net jei prekės keliauja tarp ES šalių. Muitinės sistemos (pvz., EMCS alkoholiniams gėrimams arba Intrastat statistikai) reikalauja tikslios prekių vertės ir kodų (HS kodai). * Pakavimo sąrašas (Packing List): Jei siuntelėjate dėžių rinkinį, šis dokumentas padeda greičiau patikrinti, ar viskas atvyko.

Jei pervežate brangius prekes arba tobulus techninius prietaisus, visada rekomenduoju pasidaryti draudimą. Standartinis CMR draudimas dengia tik labai nedidelę sumą (apie 8,33 SDR/kg), todėl verta apsvarstyti papildomą „All Risk“ draudimą.

6. Ar yra kokių nors specifinių Olandijos taisyklių, apie kurias klientas turėtų žinoti?

Taip, Olandija turi savo niuansų, kuriuos aš, kaip ekspertas, visada įvertinu. Vienas svarbiausių dalykų – miesto centro apribojimai. Miestuose kaip Amsterdamas, Utrechtas ar Hagas griežtai ribojamas sunkvežimių eismas. Yra „Zones“ (zonos), į kurias sunkvežimis gali važiuoti tik turint specialų leidimą arba tam tikromis valandomis. Jei jūsų gavėjas yra istoriniame centre, mes dažnai turime organizuoti pervežimą mažesne transporto priemone (pvz., 7,5 t arba „pikapas“ su atvira kėbulu) nuo miesto pakraščio. Tai yra tas lankstumas, kuris užtikrina, kad siunta pasieks paskirtį, o ne bus užstrigusi gatvės užtvarose.

Taip pat verta paminėti, kad Olandijoje labai populiarios „pilotinės“ mašinos (pilot cars), lydinčios sunkvežimius su ypatingai dideliais kroviniais, tačiau tai aktualesnė specifiniams, ne standartiniams siuntoms.

7. Kas nutinka, jei gavėjo sandėlyje nėra vairuotojo arba jis negali iškrauti krovinio?

Tai klasikinis scenarijus, su kuriuo susiduriame dažnai. Olandijoje labai populiarios automatizuotos sandėliavimo sistemos, ir kartais ten dirba tik vienas vadybininkas, kuris negali fiziškai padėti iškrauti.

Todėl, užpildydami užklausą, visada klausiu: „Ar reikalingas autokrautuvas (lifto vairuotoje)?“. * Jei gavėjas turi keltuvą (forklift) ir keltuvo vairuotoją, tai idealiausias ir pigiausias variantas. * Jei keltuvo nėra, arba jis sugedęs, arba krovinys yra vietose, kur keltuvas neprieina, mūsų vairuotojas turi autokrautuvą. Tai leidžia iškrauti prekes ant grindų ar į padėklą be jokios gavėjo pagalbos.

Ši paslauga yra mokama, tačiau ji sutaupo daugiau nervų nei jos kaina. Vienintelis dalykas, kurį reikia tiksliai nurodyti – ar krovinys telpa ant standartinės paletės (120x80 cm ar 120x100 cm), ar jo matmenys neleidžia kelti autokrautuvu.

8. Kaip vyksta prekių sekimas ir komunikacija?

Anksčiau, prieš 20 metų, tekdavo laukti skambučio iš gatvės telefonu. Šiandien situacija kitokia. Mūsų sistema leidžia sekti krovinių judėjimą realiu laiku. Jums nereikia skambinti vairuotojui (jis vairuoja ir negali atsiliepti), jums tiesiog siunčiame nuorodą arba atnaujiname informaciją el. paštu. * Kai mašina pasiekia įkrovos vietą. * Kai krovinys yra pakrautas. * Kai mašina kerta sieną (arba yra tam tikrose kontrolėse). * Kai mašina atvyksta į iškrovos vietą Olandijoje.

Esant lankstumui, jei jums staiga reikia sužinoti, kur yra prekės, pvz., kad praneštumėte klientui, kuris laukia sandėlyje, mes suteikiame šią informaciją akimirksniu. Skaidri komunikacija yra raktas į pasitikėjimą.

9. Ar galima susitarti dėl mokėjimo sąlygų?

Žinoma, mes dirbame verslui verslui (B2B), o versle pinigų srautai turi būti patogūs. Standartinė praktika yra mokėti už paslaugas po to, kai krovinys pasiekia paskirties vietą arba gavame išankstinį apmokėjimą prieš išvykstant. Tačiau, jei su mumis dirbate nuolat, galime susitarti dėl sutartinio mokėjimo termino (pvz., 14 ar 30 dienų su sąskaitos-faktūros pateikimu). Tai leidžia jums lengviau planuoti biudžetą, o mums – užtikrinti ilgalaikį bendradarbiavimą. Taip pat galime derėtis dėl fiksuotos kainos tam tikram laikotarpiui (pvz., metams), jei jūsų siuntų srautas yra pastovus. Tai apsaugo jus nuo rinkos kainų šuolių ir leidžia tiksliai prognozuoti išlaidas.

10. Kodėl verta rinktis patyrusią pervežėją, o ne ieškoti pigiausio varianto skelbimuose?

Tai klausimas, į kurį atsakau visiems savo klientams. Pigumas – tai dažnai iliuzija. Rinkdamiesi mažiausią kainą be vadybininko pagalbos, rizikuojate: * Gauti vairuotoją, kuris nežino Olandijos kelių ir užstringa užtvarose. * Susidurti su vėlavimais, nes mašina buvo „susprogdinta“ su per daug krovinių. * Neturėti kur kreiptis, kai atsiranda problema (pvz., krovinys pažeistas kelyje).

Dirbdamas su mumis, jūs gaunate ne tiesiog „vairuotoją“, o visą logistikos komandą. Mes užtikriname, kad visi dokumentai tvarkingi, kad draudimas galioja, kad maršrutas suplanuotas efektyviai. Mūsų „lankstumas“ reiškia, kad mes spręsime problemas, o ne perduosime jas jums. Ilgalaikėje perspektyvoje, patikimas partneris sutaupo jums daugiau pinigų ir nervų nei kelias dešimt eurų skirtumas kainoje.

Išvada

Užsakymo procesas į Olandiją ir iš Olandijos iš tikrųjų gali būti paprastas ir lankstus. Pagrindinis paslaptis yra ne pačiame procese, o žmonėse, kurie jį valdo. Per dvidešimt metų šioje srityje išmokau, kad logistika – tai ne tik prekių judėjimas, o informacijos ir pasitikėjimo judėjimas.

Kai pasirenkate partnerį, kuris supranta Olandijos specifiką, moka dirbti su dokumentais ir yra pasirengęs adaptuotis prie jūsų besikeičiančių poreikių, transportavimas tampa ne rūpesčiu, o paprasta kasdienes operacija. Mes stengiamės, kad kiekvienas klientas jaustumtųsaugiai, žinodamas, kad jo krovinys yra saugiuose rankose.

Nepaisant to, ar tai vienkartinis siuntinys dovanai, ar didelis partijinis krovinys prekybai, principas išlieka tas pats: aiškus užsakymas, profesionalus vykdymas ir skaidrus ataskaitavimas. Olandija laukia jūsų prekių, o mes pasirūpinsime, kad jos ten pasiektų kuo sklandžiau. Jei turite abejonių arba norite sužinoti tikslią kainą, tiesiog susisiekite – mes visada pasiruošę padėti ir patarti kaip geriausiai suorganizuoti jūsų pervežimą.