Užsakymo procesas: greitas ir paprastas į Olandiją – Viskas, ką reikia žinoti

Įvadas

Tarptautinės prekybos ir logistikos pasaulyje laikas – tai ne tik pinigai, bet ir klientų pasitikėjimo pagrindas. Per daugiau nei dvidešimt metų praleistų šioje srityje esu matęs, kaip pasikeitė krovininių pervežimų landšaftas: nuo popierinių užsakymų ir faksų iki realaus laiko sekimo sistemų. Vienas dalykas vis tiek išlieka nepakitęs – Olandija (Nyderlandai) yra viena svarbiausių ir judriausių logistikos krypčių Lietuvos verslui. Šis šiaurės vakarų Europos hubas, su savo giliavandeniais uostais (Roterdamas, Amsterdamas) ir išvystyta kelių infrastruktūra, yra „lung“ mūsų eksporto partneris.

Tačiau dažnai susiduriu su situacija, kai klientai, ypač tie, kurie tik pradedą savo kelionę į užsienio rinkas, jaučia nerimą dėl užsakymo proceso. Jie klausia: „Ar tai sudėtinga?“, „Kiek laiko užtruks?“, „Ar mano krovinius saugiai pristatys pro vokiečių autostradų spūstis?“.

Atsakymas yra vienareikšmis: šiuolaikinės logistikos įmonės, kurios turi patirties ir ryšių, sugeba padaryti šį procesą maksimaliai greitą ir paprastą. Jums nereikia būti transporto ekspertu, kad sėkmingai išsiųstumėte prekę į Amsterdamą, Eindhoveną ar Tilburgą. Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo žiniomis ir paaiškinsiu, kaip užsakymo procesas atrodo praktikoje, nuo pirmojo skambučio iki krovinio įteikimo gavėjui. Mūsų tikslas – parodyti, kad sklandžiam pervežimui užtenka tik kelių žingsnių ir patikimo partnerio.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Šioje skiltyje pateikiu išsamius atsakymus į dešimt labiausiai aktualių klausimų, susijusių su krovinių užsakymu ir gabenimu į Olandiją. Ši informacija parengta remiantis ilgamečia praktika ir siekiama išspręsti visas abejones dar prieš pradedant bendradarbiavimą.

1. Kaip pradėti užsakymo procesą ir ką reikia žinoti iš karto?

Viskas prasideda nuo komunikacijos. Užsakymo procesas šiuolaikinėje logistikoje yra supaprastintas iki maksimumo. Jums nereikia rūpintis techninėmis detalėmis apie sunkvežimius ar maršrutus. Viskas, ką jums pradžioje reikia padaryti, – pateikti mums pagrindinę informaciją apie krovinį. Paprastai tai užtrunka ne ilgiau kaip 5–10 minutes.

Pirmiausia mums svarbu žinoti: 1. Krovinių kiekį ir svorį: Ar tai viena paletė, ar pilnas sunkvežimis (FTL)? 2. Adresus: Iš kurims siunčiate (Lietuvoje) ir į kurį tiksliai Olandijoje turi nukeliauti krovinius. 3. Prekių pobūdį: Ar tai standartinės prekės, ar gali būti reikalingas specialus režimas (pvz., šaldytas, pavojingas, kietas).

Turėdami šiuos duomenis, mes jau galime suformuoti preliminarią kainą ir pasiūlyti optimalų transporto variantą. Per daugelį metų išmokome vertinti kliento laiką, todėl stengiamės netrukdyti nereikalingais klausimais, o ieškome esminių atsakymų, kad galėtume veikti.

2. Kokius dokumentus reikia pateikti pervežimui į Olandiją?

Kadangi Lietuva ir Nyderlandai yra Europos Sąjungos narias, formalumų yra žymiai mažiau nei vykstant per trečiąsias šalis (pvz., į Jungtinę Karalystę ar Šveicariją). Tačiau tai nereiškia, kad dokumentų visai nereikia. Pagrindinis ir svarbiausias dokumentas yra prekių siuntos (CMR) važiaraštis. Jis yra pagrindinis krovinio „pasas“.

Be to, būtina turėti komercinę sąskaitą-faktūrą. Ji ne tik reikalinga mūsų buhalterijai, bet ir gali būti pareikalaujama olandų muitinės ar policijos atliekant patikrinimus. Sąskaitoje turi būti tiksliai nurodytos prekės, jų kiekis ir vertė.

Jei gabenate specialias prekes (pvz., chemines medžiagas, maisto produktus, alkoholį), gali prireikti papildomų leidimų ar sertifikatų (pvz., ADR, MSDS, sanitarinių pažymėjimų). Mano patirtis rodo, kad kuo anksčiau užtikrinsite, kad šie dokumentai yra tvarkingai parengti, tuo sklandžiau bus paties pervežimo procesas.

3. Kiek laiko užtrunka gauti kainos pasiūlymą?

Standartinė praktika rinkoje yra teikti pasiūlymą per 1–4 darbo valandas nuo užklausos gavimo. Tačiau, jei situacija yra skubi, mes stengiamės reaguoti dar greičiau – net per 30 minučių. Greitis priklauso nuo to, kiek išsamią informaciją jūs pateikiate iš karto.

Jei aš matau, kad krovinys yra standartinis (pvz., 33 europalečių pakrautas sunkvežimis į Roterdamą), galiu pasakyti kainą beveik akimirksniu, remdamasis savo žiniomis apie dabartines rinkos kainas ir laisvų mašinų skaičių. Jei krovinys yra neįprastas (pvz., permatomos arba sunkios konstrukcijos), gali prireikti šiek tiek daugiau laiko, kad pasitarkčiau su techninio skyriaus specialistais arba rastume tinkamą tentinę puspriekabę su „liftu“.

Svarbu prisiminti: pigiausia kaina ne visada yra geriausia. Mano kaip eksperto pareiga yra ne tik paskaičiuoti, bet ir įvertinti rizikas. Kartais už keletą dešimčių eurų daugiau galima užtikrinti patikimesnį vežėją, kuris nepraleis pristatymo termino.

4. Kaip vyksta paieška ir tvirtinimas transporto (vilkiko)?

Kai gavote mūsų pasiūlymą ir jums jis tinka, prasideda transporto rezervavimo etapas. Štai čia pasireiškia mūsų ilgametė patirtis ir agentūros tinklas. Mes ne tiesiog „uždedame“ skelbimą internete. Mes kreipiamės į patikimus vežėjus, su kuriais dirbame jau metus ar net dešimtmečius.

Olandijos kryptis yra labai populiari, todėl tenka konkuruoti dėl laisvų mašinų, ypač prieš šventes ar savaitgalius. Mūsų užduotis – surasti vilkiką, kuris ne tik tinka krovinio tipui, bet ir kurio vairuotojas yra atsakingas ir pažįsta maršrutą. Vienintelis dalykas, kurį turi padaryti klientas po pasiūlymo patvirtinimo, – patvirtinti užsakymą raštu (el. paštu) arba sudaryti paprastą pervežimo sutartį. Po to visa atsakomybė perkeliamą ant mūsų pečių.

5. Kokia yra standartinė pristatymo trukmė į Olandiją?

Geografiškai Olandija yra gan netoli, tačiau logistikoje atstumas matuojamas ne kilometrais, o valandomis. Įprastas pristatymo laikas nuo krovinio įkėlimo Lietuvoje iki iškrovimo Olandijoje svyruoja nuo 24 iki 48 valandų.

Pavyzdžiui, jei vairuotojas įkrauna krovinį pirmadienio ryte Vilniuje, jis gali būti Olandijoje jau antradienio vakare arba trečiadienio ryte. Svarbu atsižvelgti į vairuotojų poilsio režimus. Kelionė pro Lenkiją ir Vokietiją (A1 autostrada) yra intensyvi, todėl tenka laikytis griežtų taisyklių. Jei klientas pageidauja „pristatyti rytoj“, mes visada stengiamės įvertinti, ar tai realistiška, kad neiškiltų nesusipratimų vėliau. Geriau pasakyti realų laiką ir pristatyti anksčiau, nei pažadėti neįmanomą ir vėluoti.

6. Ar galima sekti krovinių judėjimą realiu laiku?

Absoliučiai taip. Anksčiau, prieš 20 metų, tekdavo laukti skambučio iš vairuotojo degalinėje, kad sužinotume, kur jis yra. Šiandien situacija kitokia. Naudojame modernias GPS sekimo sistemas, kurios leidžia matyti sunkvežimio vietą žemėlapyje su tikslumu iki kelių metrų.

Klientui dažnai siunčiame nuorodą, kurioje jis gali stebėti savo krovinią. Be to, mūsų dispetcheriai aktyviai bendrauja su vairuotojais. Jei atsiranda staigus stabdymas dėl eismo įvykio ar policijos patikros, mes apie tai sužinome beveik akimirksniu ir nedelsiant informuojame klientą. Šis skaidrumas sukuria didžiulį pasitikėjimą, nes klientas nebėra „tamsoje“ ir gali planuoti savo veiksmus (pvz., sandėlio darbuotojų pamainas).

7. Kas daroma, jei gavėjo sandėlyje nėra ką nors įkelti (surašymas)?

Tai vienas dažniausių baimių. Vairuotojas atvažiuoja į Olandiją, o ten – neįrengtas rampos, reikalingi „rankenos“ keltuvai (forklift) arba tiesiog nėra vietos. Tokiomis situacijomis rūpinamės mes anksčiau, nei mašina pasiekia tikslą.

Dar pateikiant užklausą, klausame apie įkrovimo/iškrovimo sąlygas (LIFO – įkėlimas iš galinės pusės, arba šoninis). Jei gavėjas neturi technikos iškrovai, mes organizuojame vairuotojo pagalbininkus arba užsakome vietinę techniką Olandijoje. Tai gali kainuoti papildomai, bet apie tai klientas yra informuojamas iš anksto, kad nebūtų staigmenų. Mano patirtis rodo, kad detalus išankstinis suderinimas išvengia 90 % tokių problemų.

8. Kaip apdraudžiami kroviniai ir kas atsitinka, jei jie pažeidžiami?

Krovinių saugumas yra mūsų prioritetas. Visi pervežimai yra apdraudžiami pagal tarptautinius standartus (CMR draudimas). Standartinė draudimo suma yra apie 8,33 SDR (specialių traukimo teisių) už kilogramą, tačiau dažnai, remiantis sutartimi, ši suma gali būti padidinta iki pilnos krovinio vertės.

Jei įvyk incidentas (pvz., avarija, krovinio pažeidimas važiuojant per vokiškas „duobes“), veiksmų algoritmas yra griežtai apibrėžtas: 1. Vairuotojas nedelsiant praneša dispetcheriams. 2. Surenkamos nuotraukos ir pareiškimai. 3. Informuojamas klientas. 4. Pradedamas draudimo išmokos procesas.

Esu matęs nemažai įvykių, tačiau dėl profesionalių vairuotojų ir gerų sunkvežimių, statistika yra palanki. Jei krovinys yra brangus (elektronika, vaistažolės), visada rekomenduoju papildomai aptarti draudimo sąlygas, kad būtų ramios naktys.

9. Ar galima užsakyti dalinį krovinį (LTL – Less than Truck Load)?

Žinoma, ne visada verslui reikalingas pilnas 33–tųjų paletės sunkvežimis. Dažnai siunčiame tik 2–5 paletes ar net vieną didelę siuntą. Tokiu atveju naudojame dalinių krovinių (LTL) pervežimo schemą.

Tai reiškia, kad į vieną puspriekabę surenkami kelių klientų kroviniai, važiuojantys panašiu maršrutu. Procesas klientui atrodo taip pat paprastai: jums tereikia nurodyti paletės skaičių. Mes jau susirandame „kolegą“ – tą, kurio krovinys užpildo likusią mašinos dalį. Tai leidžia klientams sutaupyti, nes mokama tik už užimtą vietą, o ne už visą sunkvežimį. Olandijoje ši paslauga yra itin populiari dėl intensyvaus prekybos srauto.

10. Kokia mokėjimo tvarka ir ar yra galimybė atidėti mokėjimą?

Mokėjimo sąlygos dažniausiai aptariamos individualiai, priklausomai nuo to, ar dirbate su mumis pirmą kartą, ar esate ilgamečiu partneriu. Standartinė praktika naujiems klientams yra išankstinis mokėjimas (prieš išvykstant mašinai) arba mokėją pateikus dokumentus (CMR kopiją) patvirtinus, kad krovinius įkėlėme.

Ilgamečiams, patikimiems verslo partneriams mes suteikiame galimybę atidėti mokėjimą iki tam tikros dienos po mėnesio (pvz., 30 dienų sąskaitos apmokėjimo terminas). Tai palengvina verslo apyvartą, nes nereikia iš karto mokėti grynaisiais prieš kiekvieną siuntą. Mūsų tikslas – tapti ne tiesiog pervežėjais, o jūsų finansinio srauto pagalbininkais, pasiūlantiais lanksčias sąlygas.

Išvada

Apibendrinant, užsakymo procesas į Olandiją gali atrodyti sudėtingas tik tada, kai bandote jį įsivaizduoti be pagalbos. Turint dešimtmečių patirtį turintį partnerį šalia, šis procesas tampa kasdieniu rutinišku veiksmu, užtrunkančiu kelias minutes. Nuo paprastos užklausos el. paštu ar telefonu iki krovinio pristatymo prie Olandijos sandėlio vartų – viskas vyksta sklandžiai, jei tik iš anksto sutariama ir pasitikiama vieni kitais.

Olandija yra strategiškai svarbi rinka, o logistika yra jūsų verslo kraujotakos sistema. Neleiskite, kad biurokratiniai rūpesčiai ar neaiškumai stabdytų jūsų augimą. Pasirinkę profesionalią komandą, kurižino tą pačią kalbą ir supranta specifinius šios šalies reikalavimus, jūs užtikrinate, kad jūsų prekės pasieks pirkėją laiku ir saugiai. Greitas ir paprastas užsakymas ne yra prabangus paslaugos lygmuo, o standartas, kurio turėtumėte laukti savo verslo partnerių.