Užsakymo procesą į Olandiją: Kaip paprastai ir greitai organizuoti krovinių pervežimą

Įvadas

Dirbant logistikos srityje daugiau nei dvi dešimtis metų, dažnai tenka susidurti su vienu ir tas pačiu scenarijumi: klientas, susirūpinęs būsimu siuntos keliu, laukia pasitikėjimo sugriuvimo ar sudėtingų biurokratinių procedūrų. Tačiau tiesą sakant, šiandieninėje rinkoje, ypač kalbant apie maršrutus į Vakarų Europą, užsakymo procesą į Olandiją yra ne tik paprastas, bet ir visiškai automatizuotas, jei žinomi pagrindiniai žingsniai.

Olandija (Nyderlandai) yra vienas svarbiausių logistikos mazgų visoje Europoje. Roterdamo uostas, išvystytas kelių tinklas ir geografinė padėtis lemia tai, kad krovinių pervežimas šia kryptimi yra kasdieninis duonas tūkstančiams vežėjų. Mano patirtis rodo, kad sudėtingumus sukuria ne pašios transporto paslaugos, o neaiškumas ir netikrumas dėl reikiamų duomenų bei dokumentų. Klientui svarbiausia yra suprasti, kad jam nereikia tapti logistikos ekspertu, kad sėkmingai išsiųstų prekes į Amsterdamą, Eindhoveną ar Roterdamą. Pakanka laikytis aiškaus algoritmo.

Šiame straipsnyje aš padėsiu Jums suprasti šį procesą nuo pirmojo telefono skambučio ar el. laiško iki pat momento, kai gavęs pasirašo pristatymo dokumentus. Mes išanalizuosime visus niuansus, susijusius su kainodara, dokumentacija, krovinių tipais ir terminais, kad Jūsų patirtis būtų kuo sklandesnė. Tikėkimės, kad po šio skaitymo "pervežimas į Olandiją" nebebus asocijuojamas su stresu, o taps paprasta kasdienne užduotimi, kurią įgyvendina patikimas partneris.

DUK (Dažnai užduodami klausimai)

Norint užtikrinti maksimalų aiškumą ir išnagrinėti visus galimus scenarijus, pateikiam išsamų atsakymų į dešimt dažniausiai kylančių klausimų sąrašą. Šie atsakymai paremti ilgamete praktika ir realiomis situacijomis.

1. Kaip pradėti pervežimo užsakymo procesą ir kokią informaciją reikia pateikti?

Viskas prasideda nuo komunikacijos. Nors tai atrodo banaliai, kokybiškas užsakymas prasideda ne nuo sutarties pasirašymo, o nuo išsamaus krovinio aprašymo. Per savo dvidešimt metų darbo ne kartą mačiau, kaip neaiškus užsakymas vėliau virsdavo problemų šaltiniu. Norint, kad paslaugos į Olandiją būtų užsakytos paprastai, Jums reikės paruošti keletą pagrindinių duomenų.

Pirmiausia, reikia tiksliai nurodyti siuntimo ir pristatymo adresus. Olandijoje labai svarbu nurodyti ne tik miestą ir gatvę, bet ir pašto kodą (postcode), nes šalis yra labai urbanizuota, o logistikos centrai dažnai yra specializuotuose pramonės rajonuose. Antra, būtina žinoti krovinio parametrus: svorį (kg) ir tūrį (m3), arba matmenis (ilgį, plotį, aukštį). Jei siunčiate paletę, nurodykite, ar tai standartinė Euro paletė (120x80 cm), ar kitoks tipas.

Taip pat svarbu nurodyti prekių pavadinimą ir jų vertę. Tai ne vien tik muitinės reikalavimas, bet ir draudimo sąlygų dalis. Jei krovinys yra pavojingas (ADR), apie tai pranešti būtina iš karto. Turint šią informaciją, ekspeditorius gali pasiūlyti tikslią kainą ir vietą (slot'ą) automobilyje. Galiausiai, nurodykite pageidaujamą pasiemimo ir pristatymo laiką – tai padės suderinti grafiką vairuotojui.

2. Kaip susiformuoja kaina už pervežimą į Olandiją ir nuo ko ji priklauso?

Kainodara logistikoje nėra fiksuota, ji yra dinamiška ir priklauso nuo daugelio veiksnių, tačiau principai išlieka tie patys. Dauguma klientų mano, kad kaina priklauso tik nuo atstumo, tačiau kaip ekspertas galiu pasakyti, kad atstumas čia tik vienas iš komponentų. Pagrindinis dalykas, lemiantis kainą, yra krovinio užimamas tūris arba svoris. Statome save į vairuotojo padėtį: jei į sunkvežimį telpa 33 Euro paletės, o Jūsų krovinys užima puse mašinos, Jums teks sumokėti už tuščios vietos transportavimą (dar vadinamą "užpildymo koeficientu").

Taip pat kainą įtakoja degalų kainos rinkoje (prie jų pridedamas priedas), olandų kelių mokesčiai (vignettes) ir, žinoma, paklausa. Pavyzdžiui, jei ruošiatės siųsti prekes prieš šventes arba pietų atostogas, kainos gali šokti dėl vairuotojų trūkumo. Negalima pamiršti ir vietinių Olandijos ypatumų: pavyzdžiui, "Low Emission Zones" (žemųjų išmetamųjų dujų zonų) miestuose, kuriose gali važiuoti tik tam tikros ekologinės klasės sunkvežimiai. Jei reikės specialios technikos arba papildomų manipuliavimo priemonių (pavyzdžiui, sukeliamojo krautuvo su "keliamu galu"), tai taip pat atsispindės galutinėje sąskaitoje.

3. Kokius dokumentus reikia paruošti siuntimui į Olandiją?

Dokumentacija – tai logistikos kalba. Jei dokumentai neteisingi, krovinys guriuoti sienoje arba muitinėje. Nors Olandija yra ES šalis ir muitinės kontrolė dažniausiai nebūna tokia griežta kaip su trečiosiomis šalimis, dokumentai vis tiek būtini. Pagrindinis dokumentas yra prekių siuntos (CMR) kvitas. Jis patvirtina sandorį tarp siuntėjo ir vežėjo.

Be to, būtina pateikti prekybinę sąskaitą-faktūrą (Commercial Invoice). Ji turi būti išrašyta angliškai arba olandiškai, nurodyant tikslų prekių pavadinimą (bendriniai pavadinimai, tokie kaip "dalys" arba "drabužiai", nėra pageidaujami), HS kodus (prekių tarifinio klasifikavimo kodą), prekių kilmės šalį, svorį ir vertę. Ši informacija būtina ne tik muitinės deklaravimui, jei to reikalauja ES taisyklės (pavyzdžiui, siunčiant prekes iš ne ES šalių per Olandiją), bet ir įstatymų laikymuisi.

Jei siunčiate maisto produktus arba gyvūnų kilmės produktus, būtinos sveikatos sertifikatų kopijos. Jei prekės yra brangios (elekttronika, juvelyriniai dirbiniai), gali prireikti specialių draudimo polisų arba deklaracijų. Mano patarimas: visada turėkite šių dokumentų kopijas sau ir pridėkite originalus prie krovinio.

4. Ar reikia eiti muitinės procedūras, siunčiant prekes į Olandiją iš Lietuvos?

Šis klausimas dažniai kelia sumaištį. Kadangi ir Lietuva, ir Olandija yra Europos Sąjungos narės, atliekant vidinę ES prekybą, muitinės procedūros (importo deklaravimas) nėra būtinos. Tai reiškia, kad prekės keliauja laisvai be sienų kontrolės. Tačiau čia yra vienas svarbus "bet".

Jei Jūsų prekės atkeliauja iš trečiosios šalies (pvz., iš Kinijos, JAV ar Jungtinės Karalystės po "Brexit") ir yra siunčiamos tiesiai į Olandiją arba yra transitu per Olandiją, tada muitinės procedūros būtinos. Olandija, kaip didžiausio uosto savininkė, yra pagrindinis įėjimas į ES prekėms. Tokiu atveju reikės EORI numerio (Ekonominio operatoriaus registracijos ir identifikavimo numerio), kuris galioja visoje ES.

Be to, jei prekės yra akcizuojamos (alkoholis, tabakas, degalai), gali reikėti specialių EMCS (Excise Movement and Control System) dokumentų, net jei prekės keliauja vienoje ES šalyje į kitą. Taigi, standartinis siuntimas iš Lietuvos į Olandiją be akcizuojamų prekių muitinės neturi, tačiau visada reikia žinoti prekių kilmę ir statusą.

5. Kaip turi būti supakuotas krovinius, kad jis sažiai pasiektų Olandiją?

Packaging (pakavimas) – tai pusė sėkmės. Per dvidešimt metų mačiau tiek nepakrautų paletų, tiek per daug apkrautų dėžių, kurios nebeišlaikė ilgos kelionės. Olandijos keliai yra geros kokybės, tačiau kelionė trunka, o sunkvežimiai patiria vibraciją, posūnius ir staigius stabdymus.

Jei krovinys keliauja paletėmis, būtina, jos būtų tvirtai suvyniotos plėvele (stretch film). Paletės neturi viršyti standartinių matmenų (dažniausiai aukštis neturėtų viršyti 160–180 cm, jei nėra sutarta kitaip), kadangi aukštos paletės gali būti apgadintos vairuotojui bandant įsibrauti į sunkvežimį arba perkeliant juos sandėliuose. Dėžės turi būti pakrautos iki apačios, kad nešoktų.

Jei siunčiate nestandartinius krovinius (ilgos sijos, mašinos detalės), jos turi būti užtvirtintos ant specialių rėmų ir priraišytos diržais. Olandų gavėjai, ypač didelieji prekybos centrai ar "Dropship" sandėliai, labai griežtai vertina pakavimo kokybę. Jei krovinys atvyks sugadintas dėl blogo pakavimo, draudimas gali neatsiskaityti, o reikalavimai dėl žalos atlyginimo gali būti abejotini. Tad geriau investuoti į kokybiškas dėžes ir plėvelę.

6. Kiek laiko užtrunka pervežimas ir kokie yra standartiniai terminai?

Standartinis krovinių pervežimo laikas iš Lietuvos į Olandiją (pavyzdžiui, į Roterdamą ar Amsterdamo regioną) svyruoja nuo 1 iki 3 dienų. Tai priklauso nuo to, ar tai yra "visas sunkvežimis" (FTL – Full Truck Load), ar dalinis krovinys (LTL – Less than Truck Load).

Jei užsakote visą sunkvežimį, jis gali važiuoti tiesiai į paskirties vietą be sustojimų (išskyrus vairuotojo poilsio laiką), todėl prekės gali pasiekti Olandiją net per 24–30 valandų. Tačiau dažniausiai klientai renkasi dalinius krovinius, kurie surenkami konsolidacijos sandėliuose Lietuvoje (pavyzdžiui, Vilniuje ar Kaune) ir paskui išvežami. Tokiu atveju reikia skirti laiko krovinio surinkimui (paprastai 1 diena) ir paties važiavimo laikui (1–2 dienos).

Verta paminėti ir sezoninius skirtumus. Žiemą, atsiradus slidžių kelių arba dideliems lietums Vokietijoje (per kurią dažnai veda kelias į Olandiją), kelionė gali užtrukti ilgiau. Taip pat reikia atsižvelgti į Olandijos darbo laiką – dauguma sandėlių dirba nuo 8:00 ryto iki 17:00 valandos, o vėliau arba savaitgaliais pristatymas gali kainuoti papildomai. Visada derinkite terminus iš anksto.

7. Kas vyksta, jei gavėjo sandėlyje nėra keltuvo arba vairuotojas negali iškrauti?

Tai vienas dažniausių nesusipratimų šioje srityje. Yra du pagrindiniai krovinio iškrovimo būdai: "Ex Works" (siuntėjas pakrauna, vairuotojas tik veža) arba "Franko" (vairuotojas pristato ir iškrauna). Tačiau net ir esant "Franko" sąlygoms, reikia aiškiai suprasti, ką tai reiškia praktiškai.

Dauguma standartinių tentinių sunkvežimių neturi savo keltuvų (krautuvų). Vairuotojas yra atsakingas už vairavimą, o ne krovinių judinimą. Jei gavėjo sandėlyje Olandijoje nėra šakės arba vairuotojas negali pasitarnauti (daugelis kompanijų draudžia vairuotojams lipti ant šakių dėl saugumo), atsiranda problema. Tokiu atveju reikia užsisakyti vietinį keltuvą (suvenklinį paslaugą), kurią dažniausiai apmoka gavėjas, tačiau, jei šis dalykas nebuvo aptartas, gali kilti ginčų dėl mokėjimo.

Todėl, užsakant paslaugą, būtina nurodyti, kokios iškrovimo sąlygos: ar reikia sunkvežimio su keltuvu (su "keliamu galu" - tail lift), ar gavėjas turi atlikti iškrovimą per 2 valandas nuo atvykimo (standartinis laisvės laikas). Jei informacija netiksli, vairuotojas gali likti laukti, o laukimo mokestis Europoje nėra žemas.

8. Ar kroviniys yra draudžiamas ir ką daryti, jei jis sugenda?

Draudimas logistikoje nėra papildoma paslauga, o būtinybė. Pagal tarptautinius susitarimus (CMR konvencija), vežėjas yra atsakingas už krovinio praradimą ar sugadinimą nuo to momento, kai jis priima krovinį, iki jo išdavimo. Tačiau standartinė atsakomybė yra ribota (paprastai apie 8,33 SDR už kilogramą, kas yra gana maža suma, ypač jei vežate elektroniką).

Todėl visada rekomenduoju pasirinkti "Viso rizikos" draudimą (All-risk insurance). Jis užtikrina, kad net jei dėl avarijos, gaisro ar vagystės krovinys bus sugadintas, gausite pilną vertės atlyginimą. Jei krovinys atvykus į Olandiją atrodo pažeistas, būtina nedelsiant tai užfiksuoti.

Procedūra tokia: vairuotojas ir gavėjas turi kartą peržiūrėti krovinį. Jei matomi pažeidimai, jie turi būti užrašyti CMR kvite (protokole), o padarytos nuotraukos. Jei pažeidimą pastebite tik vėliau, iškrovus prekes, turite pranešti vežėjui raštu per 3 dienas (be to, pranešimas turi būti išsiųstas tą pačią dieną). Be šių žingsnių draudimo išmoka gali būti atmetama. Mano patirtis rodo, kad gerai užfikuotas pažeidimas išspręšia ginčą 90% atvejų.

9. Kokios yra specifinės Olandijos logistikos ypatybės, apie kurias reikia žinoti?

Olandija yra unikali savo infrastruktūra ir kultūra. Viena svarbiausių ypatybių – didelis dviračių naudojimas. Sunkvežimiai miestuose, ypač prie kanalų ir centrų, turi būti ypatingai atidūs, o dažnai ir judėti nurodytais maršrutais, kad netrukdytų dviratininkams. Taip pat Olandijoje griežtai stebimos transporto priemonių matmenys ir svoriai – jei sunkvežimis bus perpildytas, baudos yra milžiniškos.

Dar vienas dalykas – "Green Zones" (žaliosios zonos). Miestuose kaip Amsterdamas, Utrechtas ar Roterdamas, į centrines dalis gali būti įleisti tik elektromobiliai arba labai švarių degalų naudojantys sunkvežimiai. Jei Jūsų krovinys turi būti pristatytas į tokio tipo zoną, reikės iš anksto suplanuoti "paskutinės mylios" sprendimą, pvz., mažesnės transporto priemonės (7.5 t arba furgono) pagalba.

Taip pat verta paminėti, kad olandai yra labai punktualūs ir tiesmukiai. Jei sutarta, kad pristatymas bus 14:00, laukti iki 14:15 jie gali ir nenori. Todėl tikslus laiko planavimas ir vairuotojų informavimas apie galimas užkliūtis (pvz., spūstį prie Roterdamo uosto) yra labai svarbus sėkmingai bendravimui su vietiniais sandėliais.

10. Kas daryti, jei pristatymas atidėliojamas arba kyla nesklandumų kelyje?