Tarptautiniai pervežimai į ir iš Olandijos: Kodėl užsakymo procesas yra paprastas ir greitas

Būdamas šioje srityje beveik dvi dešimtmetis, mačiau, kaip pasikeitė Europos logistikos žemėlapis. Vienas dalykas visad išlikerėjo pastovus – kai kalba eina apie Nyderlandus (Olandiją), susidaro ūsus, jog šalis yra ne tik tulipų ir vėjaračių šalis, bet ir tikras logistikos stilius. Dažnai klientai klausia: „Ar tikrai taip paprasta užsakyti krovinių pervežimą į tokias tolimas šalis?“. Atsakymas yra vienareikšmis: taip, ir tai yra vienas sklandžiausių procesų visoje Europoje.

Šiame straipsnyje noriu pasidalinti savo patirtimi ir paaiškinti, kodėl užsakymo procesas Olandijoje yra supaprastintas iki maksimumo. Mes aptarsime ne tik tai, ką klientas mato iš pirmo žvilgsnio, bet ir tai, kas vyksta „už scenos“ – nuo infrastruktūros privalumų iki skaitmeninių sprendimų, kurie leidžia jums mėgautis ramybe, o jūsų kroviniams keliaujant per šiaurės Europos hubus.

Olandija jau dešimtmečiais yra vadinama Europos vartais. Roterdamo uostas didžiausias Europoje, o šalies geografinė padėtis leidžia ja pasinaudoti beveik kiekvienas verslas. Tačiau infrastruktūra be kompetentingo valdymo nieko neverta. Čia įžvelgiu ypatingą olandiškąjį požiūrį – sistemingumą ir pasitikėjimu grįstus verslo santykius. Per savo karjerą daug kartų teko bendrauti su olandiškais brokeriais, ekspeditoriais ir vairuotojais, ir visada stebino jų tikslumas bei laikymasis taisyklių. Tai sukuria aplinką, kurioje klaidos pasitaiko retai, o jei ir pasitaiko, jas spręsti įmanoma greitai.

Kai kalbame apie užsakymo procesą, svarbu suprasti, jog „paprastumas“ nereiškia „primityvumas“. Tai reiškia, kad sudėtingi procesai yra optimizuoti tiek, kad klientui tereikia atlikti kelis paprastus veiksmus. Ši optimizacija remiasi ilgamete patirtimi, moderniomis technologijomis ir aiškiais teisiniais reguliavimais, kurie veikia Europos Sąjungos viduje.

Štai išsamus vadovas ir atsakymai į dažniausiai klausimus, kylančius renkantis pervežimų partnerį ir planuojant siuntas į Olandiją.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kodėl Olandija laikoma viena paprasčiausių šalių krovinių pervežimams?

Olandijos šlovė logistikos srityje neatsitiktinė. Viskas prasideda nuo geografinės padėties ir baigiasi unikalia kultūra. Šalyje sukurtas vienas geriausių kelių tinklų Europoje – autostrados yra plačios, idealios būklės, o jų tankumas leidžia greitai pasiekti bet kurį kampelį. Be to, olandai yra pionieriai skaitmeninimo srityje.

Pervežimo procesą paprastina tai, kad didžioji dalis dokumentacijos yra standartizuota ir integruota į vieningas sistemas. Pavyzdžiui, Roterdamo uoste naudojamos pažangios platformos, leidžiančios sekti krovinius realiu laiku be didelio žmogaus įsikišimo. Mano patirtis rodo, kad olandiški klientai ir partneriai ypatingai vertina skaidrumą. Jei Lietuvoje kartais reikia „skambinti paaiškinti“, čia dažnai pakanka standartinio protokolo, kuris veikia kaip laikrodis. Taip pat svarbu paminėti, kad Olandija yra tranzitinė šalis, todėl čia sukurta ypatingai palanki aplinka tarptautiniams vežėjams – mažiau biurokratinių kliūčių ir greitesių pasienio procedūrų (nors tai ir ES viduje, šalies vidiniai procesai yra itin efektyvūs).

2. Kaip prasideda užsakymo procesas? Ką turiu padaryti aš, klientas?

Procesas prasideda nuo jūsų užklausos. Šiuolaikinėje logistikoje „paprastumas“ prasideda nuo to, kad jums nereikia rūpintis techninėmis detalėmis, kurias turime žinoti mes. Jums tereikia tiksliai apibrėžti, ką norite pergabenti.

Idealus užsakymas prasideda taip: jūs pateikiate duomenis apie krovį (svoris, tūris, vietų skaičius, rūšis), atsiuntimo ir pristatymo adresus bei pageidaujamą laiką. Dėl ilgametės patirties galiu pasakyti, kad kuo išsamesnė informacija pradžioje, tuo greitesnis ir tiksliau bus pasiūlymas. Olandijoje vežėjai labai mėgsta preciziškumą. Jei nurodysite, kad prekės yra ant paletės, bet nenurodysite, ar tai „europalette“ (120x80 cm), ar „industrial pallet“ (120x100 cm), gali kilti nesusipratimų paskutinę minutę.

Kai gavome užklausą, mes tikriname galimybę. Olandijoje transporto pasiūlymai yra labai skaidrūs, o rinka yra konkurencinga, todėl mes greitai galime rasti geriausią variantą – ar tai bus pilnas sunkvežimis (FTL), ar dalių krovinys (LTL). Jums tereikia patvirtinti pasiūlymą ir mums perduoti, jei reikia, eksporto dokumentus (pavyzdžiui, prekių sandėliavimo žymes ar specifines licencijas, jei gabenami pavojingi kroviniai). Likusį darbą – koordinavimą su vairuotoju, dokumentų rengimą ir pristatymą – imamės mes.

3. Kiek laiko užtrunka krovinio pristatymas iš Lietuvos į Olandiją?

Laiko klausimas yra vienas dažniausiai kylančių, ir čia taip pat stebime olandišką efektyvumą. Atstumas tarp Vilniaus (ar kitų didžiųjų Lietuvos miestų) ir pagrindinių Olandijos logistikos centrų (Roterdamas, Amsterdamas, Eindhovenas) yra apie 1500–1700 km.

Profesionalus vairuotojas, laikydamasis vairavimo poilsio režimo, šį atstumą įveikia maždaug per 18–20 valandų grynojo vairavimo. Tačiau realus pristatymo laikas (transit time) paprastai svyruoja nuo 1.5 iki 2.5 dienos. Kodėl toks skirtumas? Viskas priklauso nuo krovinio tipo.

Jei tai yra pilnas sunkvežimis (FTL), kurio reikia tik pakrauti ir nuvežti, dažnai galime kalbėti apie 1.5 dienos pristatymą – vairuotojas išvyksta, važiuoja tiesiai į paskirties vietą. Jei tai yra dalių krovinys (LTL), reikia atsižvelgti į tai, kad sunkvežimis gali sustoti tarpiniuose terminaluose (pavyzdžiui, Lenkijoje ar Vokietijoje) krovinio konsolidacijai arba perkrovimui. Olandijoje iškrovos terminalai dirba labai greitai, todėl pati iškrova paprastai užtrunka neilgiau kaip 1–2 valandas. Vienas dalykas, kurį visada pasakau savo klientams: planuokite pristatymą su viena dienos atsarga. Nors Olandijoje procesas greitas, bet Europos keliuose visada galima susidurti su staigiomis eismo spūstimis, ypač Vokietijoje.

4. Ar reikalingi specialūs dokumentai ar muitinės procedūros?

Kadangi ir Lietuva, ir Nyderlandai yra Europos Sąjungos narės, tai labai supaprastina situaciją. Muitinės deklaravimas (tiek importui, tiek eksportui) paprastai nereikalingas, jei prekės keliauja ES viduje ir nėra apribotos (pavyzdžiui, alkoholis, tabakas ar ginklai).

Tačiau „nereikalingas“ nereiškia „nedokumentuotas“. Pagrindinis dokumentas yra CMR važiaraštis. Jis yra krovinio kelionės pasas, draudžia ir patvirtina sandorio esmę. Be to, būtinos komercinės sąskaitos-faktūros (invoices) ir prekių pakuočių sąrašai (packing list). Olandijoje įmonės yra labai disciplined sąžiningumo atžvilgiu – jų muitinė ir inspekcijos institucijos (NVWA – Nyderlandų maisto ir vartotojų prekių saugumo tarnyba) gali atsitiktinai tikrinti net ir ES viduje gaunamus krovinius.

Jei gabenate maisto produktus ar gyvūnų kilmės žaliavas, būtinos papildomos veterinarinės pažymos (sanitarinės certifikacijos), net jei tai ES vidinis pervežimas. Mano patirtis rodo, kad būtent šie dokumentai sukelia daugiausia vėlavimų, jei jie parengti neteisingai. Todėl, jei jūsų krovinys yra specifinis, visada rekomenduoju pasikonsultuoti iš anksto. Bet standartiniam prekių (mašinos dalys, baldai, tekstilė) pervežimui pakanka standartinio rinkinio: sąskaitos, pakuočių sąrašo ir CMR.

5. Kokias pervežimo priemones geriausia naudoti ir kodėl?

Pasirinkimas priklauso nuo jūsų krovinių specifikos, bet Olandijoje dėl gerų kelių ir tankaus miestų išsidėstymo yra tam tikrų niuansų.

Dažniausiai naudojamos standartinės tentinės puspriekabės („tent“). Jos tinka 90 proc. visų krovinių. Tačiau jei reikia pristatyti prekes į Amsterdamo centrą arba siauras gatves Roterdame, verta pagalvoti apie sunkvežimius su liftu („tautliner“ su liftu arba mažesnis 7.5 tonų sunkvežimis). Olandijoje labai griežtai stebima, kur sunkvežimiai gali stovėti ir krauti. Jei vairuotojas atvyks į vietą be leidimo užimti kelio ar jei nėra specialios krautinės aikštelės, gali gauti didelį baudą. Todėl, užsakydami pervežimą, būtinai nurodykite, ar paskirties vietoje yra krautinė aikštelė, ar reikia specialios technikos.

Taip pat verta paminėti šaldytuvus („reefer“). Olandija didžiausia gėlių ir maisto produktų eksportuotoja, todėl šaldytuvų infrastruktūra čia nepriekaištinga. Jei jūsų prekės reikalauja temperatūros režimo, Olandija yra viena saugiausių vietų jų gabenti – visur yra tinkamos elektros prievadai ir priežiūros paslaugos.

6. Kaip susiduria su kalbos barjerais ir kultūriniais niuansais?

Tai vienas maloniausių dalykų dirbant su Olandija. Oficiali kalba yra olandų, tačiau verslo aplinkoje, ypač logistikoje, anglų kalba yra bene labiau paplitusi nei lietuvių Lietuvoje. Nereikia rūpintis vertėjais ar tarptautiniais brokeriais dėl kalbos. Viską galima susitarti angliškai.

Kultūriškai olandai yra labai tiesūs ir praktiški. Jie nemėgta nereikalingo protokolavimo. Kai rašote el. laišką olandiškam partneriui ar vairuotojui, būkite trumpi, aiškiai ir eikite tiesiai į punktą. Jie vertina laiką ir efektyvumą. Pavyzdžiui, jei vairuotojas vėluoja, jis tiesiog praneš „I am stuck in traffic, ETA +2 hours“, ir tai priimama kaip faktas, ne kaip išsigavimas. Tas pats galioja ir apie mokėjimus – olandai yra labai punktualūs mokėtojai, jei sąskaita pateikta teisingai ir laiku. Jų verslo etiketė paremta pasitikėjimu: mes atliekame savo darbą gerai, jie moka laiku. Nesudėtinga ir labai patikima sistema.

7. Kas nutinka, jei atsiranda problemų kelyje? (Avarijos, vėlavimai)

Nė vienas logistikos ekspertas nesakys, kad problemos neįvyksta. Jos įvyksta – padangos plyšta, varikliai sugenda, eismo įvykiai. Tačiau Olandijoje sprendimo greitis yra įspūdingas.

Esu matęs atvejų, kai sunkvežimis sugedo Olandijos autostradoje. Pagalba iškviečiama per 15–20 minučių. Olandijoje veikia specializuotos tarnybos, kurios yra priverčiamos pašalinti sugedusį transporto priemonę iš kelio per labai trumpą laiką (dažnai iki 30 minučių), nes jų keliai yra labai apkrauti. Tai reiškia, kad jei įvykį incidentas, jūsų krovinys nebus stovėjęs kelias dienas kaip kai kuriose kitose šalyse.

Jei dėl incidento vėluojame pristatyti, mūsų protokolas numato nedelsiant informuoti klientą. Mes neslėpiame problemų. Olandiški klientai taip pat vertina tiesų apie vėlavimą. Jie gali greitai perplanuoti savo gamybos procesus ar sandėliavimą, jei sužino iš anksto. Taigi, „paprastumas“ čia taip pat reiškia aiškų ir operatyvų komunikacijos kanalą problemų atveju.

8. Ar brangu užsakyti pervežimą į Olandiją?

Kaina visada yra santykinė. Lyginant su, tarkime, pervežimais į Ispaniją ar Portugaliją, kainos į Olandiją dažnai yra konkurencingesnės. Kodėl? Todėl, kad rinka yra didelė ir aktyvi. Yra daug vairuotojų, važiuojančių į Olandiją, todėl sunku rasti tuščią mašiną grįžtant arba važiuojant ten (priešingai nei į tolimus rytus ar pietus).

Be to, dėl didelio konkurencijos tarp ekspeditorių, maržos yra „suvalgomos“. Klientas gauna rinkos kainą. Taip pat reikia atsižvelgti į tai, kad dėl trumpesnio pristatymo laiko ir mažesnės vairuotojo nuovargio rizikos (nes keliai geresni), išlaidos palaikomai technikai gali būti mažesnės. Taigi, mano nuomone, kainos ir kokybės santykis Olandijos kryptimi yra vienas geriausių Europoje. Už protingą pinigą gaunate greitą ir patikimą paslaugą.

9. Kokias technologijas naudojama krovinio sekimui?

Dabar, kai kalbame apie paprastumą, negalime pamiršti technologijų. Anksčiau (prieš 20 metų) tekdavo laukti, kol vairuotojas paskambins iš taksofono. Dabar situacija kitokia.

Dauguma mūsų partnerių Olandijoje naudoja pažangias GPS sekimo sistemas. Jūs kaip klientas galite gauti prisijungimus prie portalų, kur matote, kur yra jūsų krovinys realiu laiku. Bet ne tik vieta svarbi – matome ir vairuotojo vairavimo režimą (ar jis laikosi poilsio laiko), ir temperatūrą šaldytuve, jei to reikia.

Olandija taip pat yra lyderė „Smart Logistics“ srityje. Dažnai naudojami skaitmeniniai CMR dokumentai (e-CMR). Tai reiškia, kad vairuotojas pasirašo telefonu, dokumentas iš karto patvirtinamas elektroniniu būdu ir nusiunčiamas tiekėjui ir gavėjui. Jums nereikia laukti popieriaus paštu ar skenuoti. Tai greitai, saugu ir ekologiškai. Šis procesas yra būtent tas „paprastumas“, kurį klientas įvertina, kai jam reikia greitai pateikti apskaitos dokumentus savo buhalterijai.

10. Ką daryti, jei noriu užsakyti reguliarius pervežimus?

Jei jūsų verslas auga ir jums reikia ne vieno, o kelių siuntų per savaitę ar mėnesį, Olandija yra ideali vieta sudaryti ilgalaikius susitarimus. Dėl to, kad rinka yra stabili, mes galime pasiūlyti fiksuotas kainas ilgalaikiam laikotarpiui.

Reguliarus pervežimas (regular line) leidžia dar labiau supaprastinti procesą. Kai sukuriame rutiną, jums nereikia kiekvieną kartą rašyti ilgos užklausos. Užtenka nusiųsti trumpą pranešimą „dvi paletės į Amsterdamą“, ir visa kita vyksta automatiškai pagal anksčiau suderintas taisykles. Olandiški partneriai mėgsta stabilumą. Jei galime jiems garantuoti apkrovą abiem kryptimis (pirmyn ir atgal), mes galime gauti itin gerą kainą, kurią perduodame jums. Tai strateginis žingsnis, kuris ilgainiui sutaupo ne tik pinigus, bet ir valdymo išteklius.

Išvada

Apibendrinus dvidešimties metų patirtį, galiu drąsiai teigti: užsakymo procesas Olandijoje tikrai yra paprastas ir greitas, bet tai nėra stebuklas. Tai rezultatas, kurį lemia puiki infrastruktūra, aukštas technologijų lygis, olandiškas praktiškumas ir aiški ES teisinė bazė.

Jums kaip klientui šis procesas atrodo lengvas, nes už „kulais“ dirba tūkstančiai specialistų, vairuotojų ir logistikos sistemų, kurios užtikrina, kad jūsų krovinys pasiektų paskirties vietą laiku ir saugiai. Nereikia būti logistikos ekspertu, kad sėkmingai užsakyte pervežimą į šią šalį.