Paprastas užsakymo procesas kelionėms į Olandiją ir atgal: Vadovas nuo eksperto

Įvadas

Olandija, arba Nyderlandai, yra viena aktyviausių logistikos širdų visoje Europoje. Per pastaruosius dvidešimt metų, dirbdamas tarptautinių pervežimų srityje, mačiau, kaip ši šalis pasikeitė iš paprasto gėlių ir sūrio eksportuotojo į milžinišką prekybos centrą, kuriame susikerta keliai iš viso kontinento. Amsterdamo rotušė, Roterdamo uostas ir begalės skveruojančių dviračių – tai vaizdas, kurį matuo turistai, tačiau mums, logistikos profesionalams, Olandija asocijuojasi su efektyviu kelių tinklu, griežtais terminais ir ypatingai reikliais klientais.

Nepaisant to, kad šalis yra geografiškai arti ir Lietuvoje jau susikūrė stipri transporto bendrovių bendruomenė, daugelis klientų, kurie užsako pirmąjį krovininį reisą į Olandiją, jaučia nerimą. Dažnai kyla klausimų: „Ar sudėtinga užsakyti transportą?“, „Kiek laiko tai užtruks?“, „Kokius dokumentus reikia parengti?“. Štai čia įsijungia mano patirtis. Esu įsitikinęs, kad procesas gali būti ne tik paprastas, bet ir sklandus, jei tik žinote taisykles ir žingsnius.

Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo žiniomis, kaip užtikrinti, kad Jūsų krovinys pasiektų Amsterdamą, Eindhoveną ar Roterdamą laiku, o atgal kelionė vyktų be nepageidaujamų netikėtumų. Mes išnagrinėsime viską nuo pirmojo skambučio iki dokumentų pateikimo, atsižvelgdami į specifinius Nyderlandų ypatumus. Nors aš neakcentuoju savo patirties kasdieniniame pokalbyje, šis tekstas yra mūsų ilgametės praktikos rezultatas, sukurtas tam, kad Jums suteikti ramybės ir aiškumo.

Svarbiausia žinoti: moderni logistika nebėra „vagelių“ pasaulis, kur viskas sprendžiama telefonu ir rankomis. Tai sistemingas, technologinis procesas. Tačiau technologijos keičia tik priemones, o esmė lieka ta pati – aiškus komunikacija, tiksli informacija ir pasitikėjimas. Štai ir pradėkime nuo to, kaip visa tai veikia praktiškai.

DUK (Dažnai užduodami klausimai)

Šioje skiltyje pateikiu atsakymus į dešimt dažniausiai kylančių klausimų, kurios gali padėti suprasti subtilybes ir išvengti tipiškų klaidų, kuriose aš dažnai matau naujus klientus.

1. Kaip pradėti užsakymo procesą ir kokia informacija būtina iš karto?

Viskas prasideda nuo užklausos. Dauguma klientų mano, kad pakanka nurodyti „Iš Vilniaus į Amsterdamą“. Tačiau mano patirtis rodo, kad kuo daugiau duomenų Jūs pateikite iš karto, tuo tikslesnę kainą ir greitesnį atsakymą gausite. Idealios užklausos „pagrindas“ turėtų apimti: tikslias siuntėjo ir gavėjo adresas (su pašto kodais), krovinio svorį ir matmenis (ar tai tai 1 europalis (EUR) ar 33 europaliai), krovinio tipą (paletės, gabenai įrankiais, kabinami kroviniai ar šaldytuvas) bei pageidaujamą įkrovos ir iškrovos datas.

Be to, būtina paminėti, ar reikalingos papildomos paslaugos, pvz., „liftas“ (krautuvas su keltuvu), jei gavėjo sandėlyje nėra pakrovos aikštelės. Olandijoje dauguma smulkių verslų yra įsikūrę miestuose, kur sunkvežimiams gali būti sunku įvažiuoti, todėl ši informacija yra kritiška. Jei turite nuotrauką ar techninį lapą – visada prisegkite juos prie el. laiško. Tai greitina procesą kelias dienas.

2. Kokius dokumentus reikia parengti tarptautiniam pervežimui į Olandiją?

Nors Olandija yra ES narė ir tarpparentinės prekybos procedūros yra supaprastintos, dokumentacija vis dar yra logistikos kaulų ir raiščių sistema. Pagrindinis dokumentas yra prekių sandėliavimo-pardavimo sąskaita-faktūra (invoice). Ji turi būti parašyta anglų kalba (arba olandiškai), nurodyant tikslią prekių apibūdinimą, svorį, prekių kodus (HS kodus – tai labai padeda muitinės kontrolei, jei kils abejonių) ir prekių kainą.

Antrojo pagal svarbumo dokumento – važiaraščio (CMR) – reikia ne Jums, o vežėjui, tačiau Jūs turite žinoti, kas jame rašoma. CMR yra krovinio kelionės pasas ir sutartis. Taip pat būtina pakavimo sąrašas (Packing List), jei siunčiate daugiau kaip vieno tipo prekių. Jei pervežate pavojingas krovinius (ADR), būtina speciali deklaracija. Prisiminkite: netinkamai užpildyta sąskaita-faktūra gali sustabdyti sunkvežimį pasienio punkte arba paties Olandijos teritorijoje muitinės patikros metu.

3. Kaip susiformuoja kaina ir nuo ko ji priklauso?

Kainodara nėra atsitiktinė. Ji remiasi rinkos mechanizmais, kurie keičiasi kasdien. Pagrindiniai komponentai yra kuras (kurio kaina svyruoja), vairuotojo darbo laikas (pagal „tahografo“ taisykles, vairuotojas gali vairuoti tik 4,5 valandas be poilsio) ir kelių mokesčiai. Olandijoje keliai yra aukščiausios kokybės, bet už juos tenka mokėti brangius mokesčius (vignettes), ypač sunkvežimiams.

Taip pat kainą įtakoja rūšis. Jei Jums reikia „skubios“ (express) kelionės, kai vairuotojas važiuoja tik dėl Jūsų krovinio tiesiai į tašką ir atgal, kaina bus dvigubai ar trigubai didesnė nei tada, kai krovinys įtraukiamas į grupinį pervežimą (part load). Grupiniame pervežime Jūs mokate tik už vietą sunkvežimyje. Taip pat svarbu ir sezoniškumas – prieš šventes ar vasarą, kai auga dujų/produkų paklausa, kainos šiek tiek kylą. Profesionalus brokeras visada paaiškins, kodėl kaina tokia, kokia yra.

4. Kiek laiko trunka kelionė į Olandiją ir atgal?

Standartinis tranzito laikas nuo Lietuvos iki Olandijos (pvz., į Roterdamą ar Tilburgą) yra apie 2–3 dienos. Tai apima įkrovą Lietuvoje, važiavimą per Lenkiją ir Vokietiją, bei iškrovą Olandijoje. Tačiau svarbu suprasti, kad „2 dienos“ nereiškia, kad jei pirmadienį užsakysite, trečiadienį jau bus ten. Reikia atsižvelgti į vairuotojų poilsio laiką ir užsakymo padavimo laiką (cut-off time).

Paprastai jei užsakymą pateikiate pirmadienio ryte, sunkvežimis gali būti pas Jūsų sandėlį tą pačią dieną arba antradienį, o Olandijoje jis gali būti trečiadienį arba ketvirtadienį. Grįžtant atgal, procesas yra panašus. Jei reikalingas greitas pervežimas (pvz., 24 valandų), tai įmanoma tik naudojant specialų „kurjerinį“ sunkvežimį su dviem vairuotojais, kas kainuoja daugiau. Visada planuokite savo logistiką su 3–4 dienų atsarga.

5. Kuo skiriasi pilno krovinio (FTL) ir dalinio krovinio (LTL) pervežimas?

Tai vienas svarbiausių sprendimų, kurį priimsite. FTL (Full Truck Load) reiškia, kad sunkvežimis yra pilnas tik Jūsų kroviniu. Jis važiuoja tiesiai iš Jūsų prie Jūsų gavėjo, nustodamas tik tam tikrose vietose (poilsio aikštelėse). Tai yra greičiausias ir saugesnis būdas, nes krovinys nėra perkeliamas (perkraunamas) kelyje.

LTL (Less Than Truck Load) arba dalinis krovinys yra kai Jūsų prekės užima tik dalį sunkvežimio (pvz., 3 paletes iš 33 galimų). Tokiu atveju vairuotojas renka krovinius iš kitų siuntėjų, o Olandijoje juos iškrauna. Tai pigiau, bet trunka ilgiau, nes reikia surinkti kitas siuntas ir paskui išskirstyti. Taip pat yra didesnė rizika, kad krovinys gali būti pažeistas (nukritęs, įbrėžtas) per kraunant kitas prekes, todėl LTL atveju būtina ypatingai gerai užfiksuoti krovinio būklę važiaraštyje.

6. Ar yra kokių nors specifinių Olandijos taisyklių, apie kurias reikia žinoti?

Taip, Olandija turi savo specifiką, kurią mano patirtis išmokė gerbti. Vienas svarbiausių dalykų – tai „Milieuzones“ (aplinkos zonas). Daugelyje Olandijos miestų (pvz., Utrechtas, Leidenas, netgi dalis Amsterdamo) yra zonos, į kurias negali važiuoti seni, taršą keliantys sunkvežimiai. Mūsų parkas turi naujus „Euro 6“ sunkvežimus, todėl problemų nėra, bet jei pasamdysite ne patikimą vežėją su sena technika, sunkvežimias gali būti nubaustas ir neįvažiuoti į miestą.

Taip pat Olandijoje labai griežtai laikomasi vairuotojų poilsio ir darbo laiko taisyklių. Policija dažnai tikrina „tahografus“. Jei vairuotojas pavėluos į iškrovą dėl to, kad nebuvo planuotas poilsis, gali kilti problemų. Be to, Olandų klientai yra labai punktualūs. Jei sutarta iškrova 14:00, reikia būti tiksliai. Vėlavimas Olandijoje laikomas neprofesionalumu ir gali baigtis baudomis ar atsisakymu priimti krovinį.

7. Kaip vyksta atsiskaitymas už paslaugas? Ar reikia avanso?

Standartinė praktika tarptautinėse vežimuose yra avansinio mokėjimo (deposit) sistema. Kadangi mes turime užtikrinti vairuotojo degalų ir mokesčių už kelius apmokėjimą iš karto, paprastai prašome sumokėti apie 30–50 % apyvartos iš anksto, o likusią dalį – po krovinio pristatymo, pateikus originalus važiaraščio (CMR) nuotraukas su gavėjo parašu ir antspaudu.

Didesniems, ilgalaikiams klientams mes dažnai galime suteikti atidėjotą mokėjimą (pvz., iki mėnesio galo su sąskaita-faktūra), tačiau tai priklauso nuo pasitikėjimo lygio ir istorijos. Nauji klientai dažniausiai dirba su 100 % išankstiniu mokėjimu arba avansu. Tai saugo abi šalis – Jums užtikrina, kad krovinys bus išvežtas, o mums – kad darbas bus apmokėtas.

8. Kaip galiu sekti savo krovinio buvimo vietą realiu laiku?

Anksčiau tekdavo skambinti vairuotojui kas valandą ir klausti „kur tu?“. Dabar technologijos pasikeitė. Mes naudojame GPS stebėjimo sistemas, kurios leidžia mums matyti sunkvežimio vietą tiksliai iki kelių metrų. Paprastai, kai užsakovate paslaugą, Jums suteikiame nuorodą arba siunčiame pranešimus apie svarbiausius etapus: „Krovinys įkeltas“, „Pasiektas siuntėjo sandėlis“, „Pradėtas važiavimas“, „Atvykta į gavėją“.

Tačiau verta paminėti, kad kartais signalas gali pradingti (pvz., vairuotojui ilsintis sunkvežimio stovėjimo aikštelėje, kur nėra interneto). Tokiu atveju geriausia susisiekti su savo logistikos vadovu (dispatcher), kuris gali susisiekti su vairuotoju tiesioginiu telefonu. Mes visada stengiamės, kad informacija būtų skaidri, nes Jūsų ramybė mums svarbiausia.

9. Kas atsitinka, jei krovinys pažeidžiamas ar dingsta?

Tai bjaurus scenarijus, bet apie jį reikia kalbėti atvirai. Visi mūsų pervežimai yra apdrausti pagal CMR konvenciją. Standartinė draudimo suma yra apie 8,33 SDR (Specialiųjų traukimo teisių) vienam kilogramui (tai yra apie 10–11 eurų už kg). Jei gabenate brangius elektronikos ar juvelyrinius dirbinius, ši suma gali nepakakti, todėl būtina papildomai juos apdrausti (All risk draudimas).

Jei atvykus į vietą pastebima žala, vairuotojas ir gavėjas privalo užpildyti „pranešimą apie žalą“ (Protokolas) pačiame CMR važiaraštyje. Be šio įrašo draudimo kompanija atsisakys mokėti kompensaciją. Mano patarimas: niekada nepasirašykite važiaraščio, kol nepatikrinote krovinio būklės. Jei dėžės sutrūkinėjusios – nufotografuokite ir užrašykite tai ant dokumento. Mes visada padedame tvarkyti tokius incidentus, tačiau Jūsų budrumas vietoje yra pirmasis ir pagrindinis apsaugos barjeras.

10. Kaip organizuojamas grįžtantis reisas (atgal į Lietuvą)?

Vienas iš būdų, kaip galime Jums pasiūlyti konkurencingą kainą, yra optimalizuoti grįžtamąjį reisą. Sunkvežimui važiuoti tuščiam („su vėju“) yra labai nepelninga. Todėl mes stengiamės rasti krovinį Olandijoje arba Vokietijoje, kurį reikiavežti atgal į Lietuvą, Lenkiją ar Baltijos šalis.

Jei Jūsų krovinys yra vienkryptis (tik į Olandiją), kaina gali būti šiek tiek aukštesnė, kadangi padengsime tuščio važiavimo grįžtant dalį išlaidų. Tačiau jei Jūs galite pasiūlyti grįžtamąjį krovinį (pvz., Jūsų partneris iš Olandijos siunčia prekes atgal), mes galime pasiūlyti labai gerą nuolaidą – tai vadinama „simetrinės“ arba „dviejų pusių“ krovinio schema. Tai laimė ir Jums, ir mums, ir aplinkai (mažiau CO2 išmetimų).

Išvada

Apibendrinant, užsakymo procesas kelionėms į Olandiją ir atback gali atrodyti sudėtingas dėl daugybės techninių detalių, tačiau esmė yra paprasta: tikslumas ir partnerystė. Per dvidešimt metų šioje srityje suvokiau, kad geriausia logistika ta, kurią klientas nepastebi – ji tiesiog vyksta. Prekės pasiekia adresą laiku, dokumentai tvarkingi, o Jūsų verslas veikia be trikdžių.

Tikimės, kad šis straipsnis padėjo Jums suprasti, kas vyksta „ užkelių “, kai užsakote transportą. Neskubėkite rasti pigiausio pasiūlymo nepaisant jo sąlygų – dažniausiai pigumas pasirodo brangiausiu sprendimu, kai vėluoja krovinys ar dingsta dokumentacija. Pasitikėkite savo partneriu, pateikite kuo tikslesnę informaciją ir būkite kantrūs – tada Olandija taps ne tolima šalis, o oportunitetas Jūsų verslo plėtrai.

Mes visada čia, kad padėtume įveikti šį kelią.