Paprastas ir efektyvus kelionės iš Olandijos užsakymas: vadovas telefonu arba internetu

Įvadas

Olandija, arba Nyderlandai, jau dešimtmečiais yra vienas svarbiausių logistikos centrų ne tik Europoje, bet ir visame pasaulyje. Roterdamo uostas, išvystyta kelių infrastruktūra ir geografinė padėtis lemia tai, kad prekės iš šios šalies keliauja į Lietuvą ir atgal nenutrūkstamų srautų. Per dvidešimt metų, praleistų šioje srityje, mačiau, kaip pasikeitė būdai, kuriomis klientai kreipiasi dėl pervežimų. Anksčiau viskas vykdavo per faksus ar ilgas telefoninio pokalbio minutes, o šiandina technologijos leidžia užsakyti kelionę vos keliais spustelėjimais. Tačiau nors priemonės pasikeitė, esminiai logistikos principai ir kliento poreikiai išliko tie patys – norima greito, saugaus ir skaidraus processo.

Dažnai klientai, kurie nėra profesionaliai susidūrę su krovinių vežimu, gali jaustis sumišę dėl galimybių pasirinkimo. Ar geriau skambinti ir konsultuotis asmeniškai? Ar visgi elektroninė užsakymo forma yra efektyvesnė? Šiame straipsnyje aš, remdamasis ilgamečia patirtimi, išsamiai paaiškinsiu, kaip vyksta kelionės iš Olandijos užsakymas abiem būdais. Mes aptarsime, ką reikia žinoti prieš pradedant procesą, kokios informacijos reikia vadybininkui ir kaip išvengti nereikalingų nusivylimų. Nesvarbu, ar esate didelė įmonė, kuri reguliariai perveža tiražus, ar fizinis asmuo, norintis pergabenti baldus iš Olandijos buto – šis vadovas padės jums jaustis užtikrintai.

Svarbu suprasti, kad „paprastas užsakymas“ nereiškia „neatsakingas“. Tai reiškia, kad procesas yra tobulai suorganizuotas. Kai žinote, kas turi įvykti užkulisiuose, galite būti ramūs dėl savo krovinių. Šiandienos rinkoje laikas – tai pinigai, o klaidos komunikacijoje gali kainuoti brangiai. Todėl pakalbėkime apie tai, kaip užtikrinti, kad jūsų siunta iš Amsterdamo, Roterdamo ar Eindhoveno pasiektų Lietuvą glažniai ir laiku.

Ruošiasi užsakymui: ką reikia žinoti iš anksto

Prieš dar nespėjus pasirinkti tarp skambučio ir internetinio formos pildymo, reikia susiruošti. Mano patirtis rodo, kad geriausiai pasiruošę klientai gauna greičiausius ir pigiausius pasiūlymus. Ką tai reiškia praktiškai? Pirmiausia, turite tiksliai žinoti, ką pervežate.

Tai atrodo elementariai, tačiau dažnai gaunu užklausas, kurioje parašyta tiesiog „kelias paletės“. Kiekviena paletė gali svėrėti nuo 200 iki 1000 kilogramų, o jos matmenys gali skirtis nuo standartinio EUR (80x120 cm) iki industrinės (100x120 cm) ar net netipiškų išmatavimų. Taip pat svarbu pranešti apie krovinio tipą – ar tai yra kietos dėžės, ar tai gali būti padėtos ant vienos kitos (stackable), ar yra lengvai gadinamos prekės. Šie detalumos tiesiogiai įtakoja tai, kokį transportą reikės pasirinkti: ar tai bus 3,5 tonų sunkvežimis „kablys“, ar 24 tonų tentinė mašina (tent truck), ar šaldytuvas.

Taip pat būtina tiksliai nurodyti adresas. Olandijoje adresacijos sistema labai aiški, tačiau dideliuose miestuose, tokiuose kaip Roterdamas ar Amsterdamas, viena gatvė gali turėti daugybę numerių, o įvažiavimai į sandėlius gali būti išsibarstę. Jei krovinys yra iš asmeninio būsto, reikia pasirūpinti, ar gatvėje yra kur pastatyti sunkvežimį. Olandų miestų centruose dažnai galioja apribojimai sunkiasvorėms transporto priemonėms, todėl neteisingas adresas gali reikšti, kad vairuotojas tiesiog negalės prisiartinti ir reikės perkrauti krovinį į mažesnę mašiną, kas padidins išlaidas.

Dar vienas svarbus aspektas yra pasiruošimas dokumentams. nors pervežimai tarp ES šalių (Lietuva ir Olandija yra ES narės) jau nebe reikalauja muitinės deklaracijų prekėms, kurios turi ES kilmę, vis tiek būtina turėti važtaraštį (CMR), sąskaitą-faktūrą (invoice) ir, jei reikia, pirkimo-sutarties kopiją ar pakuočių sąrašą (packing list). Jei prekės yra iš trečiosios šalies (pvz., iš JAV atplaukusios į Roterdamą ir reikia gabenti į Lietuvą), procesas tampa sudėtingesnis ir reikia TIDL dokumentų. Visą tai verta pagalvoti iš anksto.

Užsakymas telefonu: asmeninis kontaktas ir greitas problemų sprendimas

Tradicinis, bet vis dar labai populiarus būdas – užsakyti kelionę telefonu. Kodėl dauguma klientų, ypač tiems, kurie perveža brangius ar nestandartinius krovinius, vis dar renkasi šį metodą? Atsakymas paprastas: komunikacija.

Kai skambinate į logistikos kompaniją, jūs susisiečiate su žmogumi, kuris turi patirtį. Skambučio metu vadybininkas gali užduoti klausimus realiu laiku, kurių negalima užduoti paprastoje formoje. Pavyzdžiui, jei sakote: „Reikia pervežti tris mašinas, bet jos nevažiuoja“, vadybinikas iš klauslaus apie jų svorį, matmenis, ar jos turi ratus, ar reikės keltuvo. Toks dialogas leidžia išvengti situacijų, kai atvyksta vairuotojas su per maža mašina ar be reikiamo įrangos (pvz., lifto).

Telefoninis užsakymas taip pat leidžia geriau įvertinti laiko apribojimus. Jei sakykite: „Prekės Olandijoje bus paruoštos tik penktadienį po 12 valandos, o Lietuvoje reikėtų jas tur�ti pirmadienį ryte“, ekspertas gali iš karto pasakyti, ar tai įmanoma. Jis žino, kad vairuotojų poilsio laikas yra griežtai reglamentuojamas, ir kad kelionė iš Olandijos trunka apie 18–24 valandas priklausomai nuo vietos. Gali būti, kad reikės planuoti dviejų vairuotojų komandą, kad būtų galima važiuoti be sustojimų, arba derinti laiką taip, kad vairuotojas išvyktą šeštadienį ryte. Šie niuansai dažnai praleidžiami automatizuotose sistemose.

Be to, telefonu lengviau aptarti specialius reikalavimus. Galbūt jūsų krovinys yra vertingas ir reikalauja apsaugos, arba gabenamas pavojingas krovinys (ADR), kuriam reikalingas specialus leidimas. Asmeninis pokalbis sukuria pasitikėjimą. Jūs girdite žmogaus balsą, jo toną, įsitikinate, kad jis suprato jūsų užduotį. Mano praktikoje dažnai buvo taip, kad sudėtingos situacijos (pvz., krovinio paieška sandėlyje, kur buvo padaryta klaida adresu) buvo sprendžiamos būtent dėl to, kad buvo tiesioginis ryšys su vadybininku, kuris galėjo skambinti vairuotojui ar klientui Olandijoje ir išspręsti konfliktą akimirką.

Tačiau telefoninis užsakymas turi ir trūkumų. Reikia laukti, kol vadybininkas atsilieps (jei jis užsiimęs kitu klientu). Taip pat, pokalbio metu lengva pamiršti pasakyti ką nors svarbaus, o vėliau teks skambinti iš naujo. Visgi, sudėtingoms ir brangioms siuntoms a visada rekomenduoju pradėti nuo skambučio.

Užsakymas internetu: greitis, automatizacija ir prieinamumas

Šiuolaikinėje eroje, kai viskas vyksta skubos ritmu, elektroninis užsakymas tampa vis populiaresnis. Dauguma logistikos kompanijų, tarp kurių ir mūsų, siūlo internetines platformas, kuriose galite užpildyti formą, įvesti duomenis ir gauti pasiūlymą be jokio kalbėjimo. Tai idealu tiems, kurie jau tiksliai žino, ko reikia, ir nori sutaupyti laiko.

Kas yra geriausia užsakant internetu? Pirmiausia – galimybė tai daryti bet kuriuo paros metu. Jei užsimojote apie pervežimą vidurnaktį ar savaitgalį, kai biurai uždaryti, elektroninė sistema visada veikia. Jūs įvedate duomenis: išvežimo ir pristatymo adresus, krovinio svorį, matmenis, ir sistema automatiškai apskaičiuoja preliminarią kainą. Tai leidžia nedelsiant palyginti kainas ir suprasti, ar biudžetas tinkamas.

Be to, elektroninės formos verčia klientą būti tikslžiužiu. Formoje dažnai būna privalomi laukai, kuriuos negalima praleisti. Jei nenurodote svorio ar adreso, sistema neleis užsakyti. Tai išvengia klaidų, kai klientas tiesiog „užmiršta“ paminėti, kad krovinys yra 2 metrų aukščio, o vairuotojas atvyksta su 2,6 metro aukščio sunkvežimiu. Automatizacija taip pat sumažina žmogiškojo faktoriaus klaidas – duomenys patenka tiesiai į sistemą, iš kurio juos perima planuotojai.

Internetu užsakyti taip pat patogu tiems, kurie reguliariai perveža prekes. Daugelis sistemų turi klientų prisijungimą (account), kuriame išsaugomi standartiniai adresai, krovinio tipai ir netgi pasirinkti mokėjimo būdai. Tada užsakymas užtrunka vos kelias minutes. Galima sekti savo siuntos istoriją, atsisiųsti dokumentus (CMR, sąskaitas) tiesiog iš savo asmens saskaitos.

Tačiau reikia būti atsargiems. Internetinė forma yra standartinis įrankis, ir ji gali neįvertinti nestandartinių situacijų. Jei jūsų krovinys turi būti pakrautas per langą antrame aukšte, ar jei atvykimo vietoje reikia specialios leidimo (pvz., prasiveržti pro geležinkelio bėgius), tai gali būti nepažymėta formoje, o tai vėliau sukels problemų. Todėl, naudojantis internetu, būkite kuo išsamiau aprašykite lauką „Papildoma informacija“ arba „Komentarai“. Nerašykite tik „baldai“ – rašykite „sofa, 2,5 m ilgio, reikia nešėjų, 3 aukštas be lifto“.

Proceso eiga: nuo užsakymo iki pristatymo

Nepriklausomai nuo to, kaip užsakote kelionę, procesas logiškai vyksta panašiai, ir verta jį žinoti, kad turėtumėte pilną kontrolę.

1. Užklausos pateikimas ir pasiūlymas. Jūs pateikiate duomenis. Vadybinikas ar sistema juos apdoroja. Jei tai standartinis krovinys (pvz., 4 europaletės iš Olandijos į Vilnių), kaina dažnai būna fiksuota ir suteikiama iš karto. Jei krovinys sudėtingas, gali prireikti laiko patikslinti išvežimo galimybes.
2. Užsakymo patvirtinimas. Kai sutinkate su kaina, turi gauti užsakymo patvirtinimą (order confirmation). Čie turi būti nurodyta: kaina, numatomi laikai, mokėjimo sąlygos ir atsakingo asmens kontaktai.
3. Transporto priskyrimas. Vadybininkas ieško vairuotojo. Tai gali užtrukti nuo valandos iki kelių dienų, priklausomai nuo rinkos situacijos. Jei reikia skubaus pervežimo (express), gali tekti mokėti papildomai, kad mašina būtų surasta nedelsiant.
4. Išvežimas (Pick-up). Vairuotojas atvyksta į nurodytą vietą Olandijoje. Čia labai svarbus kontaktas. Jei Olandijos pusėje nieko nėra (pvz., perkate iš aukciono ir pats turite būti ten), būkite laiku. Vairuotojo laikas yra brangus. Jei reikia laukti valandą, gali būti paskaičiuojamas laukimo mokestis. Vairuotojas užkrauna krovinį ir pasirašo CMR važtaraštį.
5. Tranzitas. Krovinys keliauja į Lietuvą. Šiuo metu jūs galite sekti savo siuntą, jei turite sekimo numerį arba tiesiogiai bendraujate su vadybininku.
6. Pristatymas. Vairuotojas atvyksta į paskirties vietą Lietuvoje. Jis iškrauna krovinį. Būtinai patikrinkite krovinio būklę prieš pasirašant CMR. Jei matote pažeidimų (sugadinta dėžė, drėgmė), tai turi būti užrašyta CMR protokole. Pasirašius be pastabų, vėliau bus labai sunku įrodyti žalą.
7. Dokumentų pateikimas ir apmokėjimas. Po pristatymo jums gaunama sąskaita-faktūra ir CMR kopija. Atsiskaitymo sąlygos paprastai sutariamos iš anksto (gali būti išankstinis mokėjimas arba mokėjimas po pristatymo fiksuotu terminu).

Suprantant šį grandinę, klientui lengviau planuoti savo veiksmus. Dažniausia problemos kyla ne dėl to, kad mašina sužlūžo, o dėl to, kad klientas nebuvo pasiruošęs priimti krovinį arba Olandijoje nebuvo leidimo išvežti prekių.

DUK (Dažnai Užduodami Klausimai)

1. Kokia informacija būtina norint užsakyti kelionę iš Olandijos? Norint užsakyti kelionę, būtina nurodyti tikslius išvežimo ir pristatymo adresus (su pašto kodais), krovinio svorį ir matmenis, krovinio tipą (paletės, dėžės, nešiojamos bagažo siuntos ir t.t.), bei pageidaujamą išvežimo datos laikotarpį. Taip pat svarbu nurodyti, ar reikia įrenginių krovinio pakrovimui/iškrovimui (pvz., keltuvas, rankinės rodyklės).

2. Ar pigiau užsakyti telefonu ar internetu? Kaina paprastai nesikeičia priklausomai nuo užsakymo kanalo. Ji formuojama pagal krovinio parametrus ir atstumą. Tačiau internetu gali būti pateikiamos akcijinės kainos arba automatiniai nuolaidos nuolatiniams klientams, o telefonu vadybininkas gali individualiai derėtis, jei krovinys yra didelis ar sudėtingas, todėl vertinti kainą reikėtų atskirai kiekvieno atveju.

3. Kiek laiko užtrunka krovinio pervežimas iš Olandijos į Lietuvą? Standartinis tranzito laikas svyruoja nuo 18 iki 24 valandų, priklausomai nuo konkretaus miesto Olandijoje (pvz., iš Roterdamo bus greičiau nei iš Maastrichto) ir pristatymo vietos Lietuvoje. Tačiau reikia atsižvelgti ir į išvežimo laiką – jei prekės paruošiamos tik vėlai vakare, vairuotojas gali išvykti tik kitą dieną dėl vairuotojų poilsio režimo.

4. Kas yra CMR važtaraštis ir kodėl jis svarbus? CMR (Convention on the Contract for the International Carriage of Goods by Road) tai tarptautinis krovinių vežimo konvencijos važtaraštis. Jis yra pagrindinis dokumentas, patvirtinantis sandėrį tarp siuntėjo ir vežėjo. Jame nurodomos siuntos charakteristikos, ir jis būtinas draudžiam atveju, jei krovinys pasidaro sugadintas ar dingsta. Be pasirašyto CMR krovinys neturi teisiškai judėti.

5. Ar galiu sekti savo krovinį realiu laiku? Taip, dauguma šiuolaikinių logistikos kompanijų siūlo siuntų sekimą. Jei užsakote telefonu, vadybininkas gali siųti pranešimus apie mašinos buvimo vietą. Užsakius internetu, dažnai suteikiamas sekimo numeris, kurį galima įvesti svetainėje ir matyti, kur yra krovinys.

6. Kas daro, jei vairuotojas negali prisiartėti prie išvežimo vietos Olandijoje? Olandijoje dažnai būna griežti apribojimai miestuose (zonos „Milieuzone“). Jei sunkvežimis negali važiuoti tiesiai prie adreso, gali reikėti perkrovimo į mažesnę mašiną (paskutinės mylės paslauga). Tokiu atveju kaina gali padidėti. Todėl iš anksto reikia patikrinti ar paminėti apie galimus apribojimus, kad vadybininkas galėtų suplanuoti tinkamą transportą.

7. Kaip apmokėti už pervežimą? Apmokėjimo būdai priklauso nuo susitarimo.