Mikroautobusais gabenos siuntas iš Olandijos: garantuotas terminas ir sklandžiu logistika

Tarptautinė prekyba ir logistika yra kraujagyslė, kurią palaiko šiuolaikinė ekonomika. Verslas nebėra vietinis – jis tapo globaliu, o kartu su juo ir klientų lūkesčiai auga. Ypač tai pastebima kalbant apie siuntų pervežimą iš vienos šalies į kitą. Vienas aktyviausių ir reikšmingiausių prekybos partnerių Lietuvos verslui yra Nyderlandai, arba, kaip mes įpratę sakyti, Olandija. Šalis žinoma ne tik tikėjimais ir vėjais, bet ir kaip didžiulė logistikos kryželis, kur susikerta keliai iš visos Europos. Tačiau pati prekės pirkimas ar pardavimas nėra pabaiga – esminis žingsnis yra saugus ir laiku atliktas pervežimas.

Dirbant šioje srityje daugiau nei dvi dešimtmetis, įgytas tas specifinis "šeštasis jausmas", kai žinai, kad greitis nėra vienintelis matmuo, tačiau jo svarba neabejotina. Dažnai klientai kreipiasi ne todėl, kad jiems reikia pervežti tonas prekių, o todėl, kad jiems reikia, kad tam tikras detalių kiekis pasiektų gamyklą rytoj, kitaip visas cechas stos. Būtent šiuo atveju ir iškyla mikroautobusų transporto reikšmė. Tai neįprastas pasirinkimas dideliems kroviniams, bet idealus sprendimas, kai svarbu garantuotas terminas, lankstumas ir individualus požiūris į kiekvieną siuntą.

Šiame straipsnyje mes giliai panirsime į tai, kaip veikia krovinių gabenimas mikroautobusais iš Olandijos, kodėl ši paslauga tampa vis populiaresnė ir ką tiksliai reiškia "garantuotas terminas" logistikoje. Mes pakalbėsime ne apie sausus teisinius terminus, o apie tai, kaip tai veikia praktikoje, ką turėtumėte žinoti, kaip pasiruošti ir kaip išvengti nereikalingų nervingumų.

DUK

1. Kodėl verta rinktis būtent mikroautobuso pervežimą iš Olandijos, o ne standartinį sunkvežimį?

Tai vienas dažniausiai užduodamų klausimų, ir atsakymas slypi ne patiame transporto priemonės dydyje, o oportuniteto kaune. Standartinis sunkvežimis (vilkikas su puspriekabe) turi savų privalumų – jis telpa daugiau (dažnai iki 24 tonų arba 33 europalėčių), tačiau jis yra kaip didelis keleivinis laivas – jam reikia ilgo įsibėgėjimo ir sustojimo atstumo. Jei Jums reikia pervežti, pavyzdžiui, 2–4 europalėtes prekių ar net mažesnį kiekį siuntų, kurios ne užpildo pilnos mašinos, sunkvežimio užsakymas bus neekonomiškas. Jūs užsisakysite vietą (dalį krovinio), bet galų gale lauksite, kol vadybininkai suras kitus siuntų savininkus, kad užpildytumėtė mašiną. Tai gali užtrukti dienomis ar net savaitėmis.

Mikroautobusas (dažniausiai tai tokie modeliai kaip Mercedes-Benz Sprinter, VW Crafter arba Ford Transit, kuriuos ypač mėgsta logistikoje dėl jų patvarumo) veikia visiškai kitu principu. Jis yra manevringas, greitesnis ir, kas svarbiausia, jis nėra priklausomas nuo to, ar yra kitų siuntų tam pačiam maršrutui. Jei Jūsų krovinys užima 1,5 metro ilgio vietą arba pusę mikroautobuso, jis važiuoja. Nereikia laukti "kolegų". Be to, mikroautobusais dažnai galima pasiekti tuos miestų centrus ar gamyklas, į kuriuos didelis vilkikas dėl ribojimų ar pravažiavimo sąlygų tiesiog negaliuvažiuoti. Tai leidžia taupyti laiką, kurį priešingu atveju prarastumėte perpardavinėjant krovinius į mažesnes mašinas paskutinėje kilometro ruožo stotyje.

2. Kas realiai reiškia "garantuotas terminas" tarptautiniame pervežime?

Žodis "garantija" versle ir logistikoje turi būti traktuojamas atsakingai. Kai sakome "garantuotas terminas", turime omenyje ne magišką lazdelę, o sutartą ir įsipareigotą atvykimo laiką. Esu matęs daug situacijų, kur klientams buvo pažadėta "rytoj" be jokio pagrindo, o vėliau atsiprašinėjo dėl techninių problemų. Profesionalus požiūris yra toks: mes analizuojame maršrutą, atstumą, potencialių pavojų (pavyzdžiui, didelius eismo kamščius Vokietijoje ar ties A2 automagistrale Lenkijoje) tikimybę ir paskui skaičiuojame realų laiką su atsarga.

Garantuotas terminas mikroautobusų transporte paprastai reiškia, kad siunta bus paimta iš siuntėjo Olandijoje (pvz., iš Roterdamo, Eindhoveno ar Tilbugo sandėlių) tam tikru laiku ir pristatyta į paskirties vietą Lietuvoje (arba kitur Baltijoje) per nustatytą valandų skaičių (pavyzdžiui, 24–48 valandų). Tikrasis garantas yra ne žodis, o planavimas. Vairuotojų darbo ir poilsio režimo reguliavimas (tacho grafai) yra griežtas – negalima tiesiog "nuspausti gazelės". Garantuotas terminas įtraukia ir vairuotojo poilsio laiką, todėl, kai sakome 48 valandas, mes tikimės, kad vairuotojas išvažiuos taip, kad stotų pailsėti laiku ir vis tiek atvyktų į tikslą. Jei dėl nepageidaujamų aplinkybių (pavyzdžiui, avarijos automagistralėje) pavėluojame, įmonė turi aiškius atsakomybės principus – dažniausiai tai apima baudas arba kompensaciją pagal sutartį. Taigi, garantuotas terminas – tai apskaičiuotas rizikos ir laiko balansas.

3. Kaip vyksta siuntos paimimo procesas Olandijoje? Ar reikia dalyvauti klientui?

Vienas didžiausių klientų (ypač tų, kurie užsienio prekyba užsiima retai) nerimų yra tas, kad jie turi būti vietoje, "kad kas kažką padėtų". Tiesą sakant, jei viskas suplanuota teisingai, kliento dalyvavimas gali būti minimalus arba išvis nebūtinas. Procesas paprastai prasideda išankstiniu susitarimu. Kai mes gauname užsakymą, susisiekame su Olandijos pusės atstovu – ar tai tai Jūsų pirkėjas, ar sandėlio darbuotojas.

Svarbiausias dokumentas čia yra eksportavimo instrukcija arba vadybininko patvirtinimas. Vairuotojas, atvykęs į nurodytą adresą, turi turėti visus duomenis: kontaktinį asmenį, numerį, kurį turi skambinti prieš užvažiuodamas į teritoriją (saugumo sumetimais daugelis didžiųjų Olandijos logistikos centrų to reikalauja), ir, žinoma, krovininio lapą (CMR). Klientas turi paruošti siuntas – jos turi būti pakrautos ant paletės (jei tai ne mažos siuntinės), užtvirtintos (apvyniotos plėvele), o ant jų turi būti etiketės su adreso duomenimis.

Jei siunta yra "prie durų" (door-to-door) paslauga, vairuotojas padeda pakrauti. Mikroautobusai dažnai turi įrengtas "lenktas" kraunamas galas su hidrauline lifta (taip vadinama "keliamoji galerija"), kas leidžia lengvai pakrauti net paletes su sunkiu kroviniu. Kliento vaidmuo šiame etape – užtikrinti, kad siunta yra paruošta ir kad vairuotojui nebus reikalinga laukti valandą, kol sandėlininkai suras reikiamas dėžes. Laikas – pinigas, ir čia jis skaičiuojamas minutėmis. Tačiau jei klientas negali būti vietoje, viskas gali būti sutarta su sandėlio vadovu, kuris pasirašo dokumentus už klientą.

4. Kokius dokumentus reikia paruošti siuntai, kad ji neštų pasienyje ar muitinėje?

Nors Lietuva ir Olandija yra abi Europos Sąjungos narės, ir tai vadinama "vidinės prekybos" zona, dokumentacijos reikšmės niekas nesumažino. Priešingai, šiuolaikinė muitinės kontrolė yra labai automatizuota, bet ir griežta. Pagrindinis dokumentas yra važtaraštis, vadinamas CMR (Convention relative au Contrat de transport international de Marchandises par Route). Tai ne paprastas lapas – tai sutartis tarp vežėjo ir siuntėjo. Jame turi būti tiksliai nurodyta: kas siunčia, kas gauna, ką siunčia (prekių pavadinimas, svoris, kiekis, vertė).

Be CMR, būtina pateikti prekių sąrašą (packing list) ir PVM sąskaitą-faktūrą (invoice). Tai būtina ne tik muitinės deklaravimui (jei atsitiktinai bus sustabdytas krovinys), bet ir apskaitos tikslams. Jei siunčiate prekes, kurios yra reguliuojamos (pavyzdžiui, alkoholio tabako gaminių, vaistų ar cheminių medžiagų), reikės specialių leidimų. Taip pat verta paminėti EXCEL lentelę, kurioje surašomos prekės pagal HS kodus (Tarifinio susitarimo kodai) – tai pagreitina procesą, jei kiltų klausimų.

Dažna klaida yra ta, kad klientai užrašo "įvairios prekės" arba "dalys" vietoje tikslaus pavadinimo. Muitinės pareigūnai arba transporto kontrolės tarnybos gali tokį krovinį įtarti ir jį išardyti patikrai, kas sukuria didelius vėlavimus. Todėl patarimas kaip seną veteranas: kuo tikslesnė informacija dokumentuose, tuo mažesnė tikimybė, kad Jūsų siunta "užstrigs" ant sienos. Garantuotas terminas prasideda ne nuo to, kai mikroautobusas išvažiuoja, o nuo to, kai dokumentai yra tvarkingai surašyti.

5. Ar yra kokių nors apribojimų dėl gabenamų prekių tipo ar dydžio mikroautobusu?

Tai labai praktinis klausimas. Mikroautobusai, nors ir lankstūs, turi fizines apribojimas. Standartinis didelis mikroautobuso (L4H3 tipo) kėbulas gali turėti apie 13–17 kubinių metrų tūrį ir galėti pakrauti iki maždaug 1200–1500 kilogramų svorio (priklausomai nuo pačios mašinos konstrukcijos ir vairuotojo svorio). Tai reiškia, kad jeigu Jūs turite labai sunkią siuntą, pavyzdžiui, vieną didelę metalo konstrukciją, sveriančią 2 tonas, ją neįbensime į mikroautobusą ne todėl, kad netelpa vietai, bet todėl, kad perlenkiamoji galia viršija normas. Tokiu atveju reikalingas sunkvežimis.

Taip pat reikia atsižvelgti į gabaritus. Aukštis mikroautobuse yra maždaug 2–2,2 metro, o ilgis – iki 4–5 metrų krovimo zonoje. Jeigu prekė yra, pavyzdžiui, 5 metrų ilgio lentų rinkinys, gali tekti juos uždėti įstrižai, kas ne visada įmanoma saugiai užtvirtinti. Ypatingą dėmesį reikia skirti pavojingoms kroviniams (ADR). Nors maži kiekiai kai kurių pavojingų medžiagų (pvz., mažos degiųjų medžiagų dėžutės) gali būti pervežamos ir mikroautobusu (jei vairuotojas turi atitinkamus pažymėjimus), didelės dalys ADR kroviniai mikroautobusais nepervežami dėl saugumo reikalavimų.

Kas dėl prekių tipo? Vežame viską: nuo elektros detalių, tekstilės, maisto produktų (jei jiems nereikalingas šaltkrovis), baldų iki statybinių medžiagų. Vienintelis dalykas, kurio negalima vežti, tai tai, kas yra nelegalu pagal Lietuvos ar ES įstatymus. Taigi, prieš užsakydami, geriausia pateikti mums duomenis apie svorį, matmenis ir prekių tipą – mes iškart pasakysime, ar mikroautobusas tai "iškęs", ar reikės ieškoti alternatyvos.

6. Kaip apskaičiuojama kaina? Ar ji brangesnė už standartinį pervežimą?

Kainodara logistikoje yra sudėtinga lygtis. Paprastai kainą lemia trys pagrindiniai veiksniai: atstumas, svoris/tūris ir skubumas. Mikroautobusų transportas dažnai atrodo brangesnis vieno kilogramo ar vienos europalėčio atžvilgiu, jei lyginti su dideliu vilpiku. Tačiau tai yra klaidingas palyginimas, jei žiūrime į bendrąją sumą. Jeigu Jūsų krovinys užima tik vieną vietą, už vilpiko vietą Jums tektų sumokėti už visą jo "nuominę" arba laukti, kol susirinks pilna mašina, kas gali būti brangiau dėl laiko praradimo.

Mikroautobuso kaina paprastai formuojama pagal "bėgių metrus" (tai yra užimta vieta grindyse) arba už visą mašinos užsakymą (exclusive use). Jei užsakote visą mikroautobusą, tai reiškia, kad Jūsų siunta keliauja viena, ji nėra perkraunoma, nėra kito kliento prekių, todėl rizika, kad kažkas bus sugadinta ar pamešta, sumažėja iki minimumo. Kainoje taip pat yra įskaičiuotos kuro išlaidos, vairuotojo atlyginimas, mokesčiai už kelių naudojimą (ypač Vokietijoje ir Belgijoje, kur mokesčiai aukšti), ir įmonės marža.

Taip pat svarbu "garantuoto termino" mokestis. Jei Jums reikia, kad prekės būtų pristatytos antradienį ryte iki 8:00 valandos, tai gali reikalauti dviejų vairuotojų (jei kelias labai ilgas) arba specialaus planavimo, kad vairuotojas nepraleistų poilsio laiko važiuodamas. Tai gali padidinti kainą, tačiau verslui, kuriam šios prekės reikalingos gamybai nepristatyti – tai investicija, o ne išlaidos. Visada geriau pasikalbėti su vadybininku ir gauti fiksuotą pasiūlymą, nei stebėti kainų svyravimus.

7. Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa kamštyje ar pasidaro techninė gedimas? Kaip užtikrinamas garantuotas terminas?

Tai blogiausias scenarijus, apie kurį niekas nenori galvoti, bet kuris mūsų srityje įvyksta. Logistika – tai gyvas organizmas, ir technika gali suirti net pažangiausiuose "Mercedesuose". Tačiau skirtumas tarp profesionalios įmonės ir mėgėjiško požiūrio yra būtent "Planas B".

Esu dirbęs įmonėse, kurios turi išplėtotą 24/7 palaikymo tarnybą. Jei mikroautobusui, važiuojančiam iš Olandijos, pvz., ties Hanoveriu sugenda variklis arba padangos, vairuotojas nedelsdamas praneša dispečeriui. Dispečeris ne tik laukia, kol bus sutaisyta. Jis iš karto ieško artimiausio pagalbinio transporto arba net siunčia kitą vairuotoją su kita mašina, jei įmanoma, kad perimtų siuntą. Kiekviena minučiu skaičiuojama.

Jei dėl techninio gedimo ar avarijos garantuotas terminas negali būti išlaikytas, įmonė turi būti ryžtinga ir sąžininga. Mes nedelsdami skambinam klientui ir pranešame: "Yra problema, mes jums pristatysime ne po 24 valandų, o po 36, tačiau mes imamės visų priemonių". Dažnai galime pasiūlyti alternatyvų sprendimą, pvz., jei tai labai smulkios, bet skubios detalės, galime jas perkrauti į kurjerinę mašiną iš gretimo miesto ir pristatyti taksi arba ekspressu, nors tai mums kainuotų daugiau negu pati siunta. Tai yra mūsų reputacijos klausimas. Garantuotas terminas yra mūsų pažadas, ir jei mes jo negalime išlaikyti dėl objektyvių priežasčių, mes darome viską, kad neutralizuotume žalą klientui.

8. Ar siunta yra apdraudžima pervežimo metu? Ką daryti, jei prekės atvyksta sugadintos?

Apdraudimas – tai ne pasirinkimas, o privalomas standartas. Bet koks profesionalus vežėjas turi turėti vežėjo atsakomybės draudimą. Pagal CMR konvenciją, vežėjas atsako už krovinio praradimą ar sugadinimą nuo to momento, kai jis priima siuntą, iki momento, kai ją atiduoda gavėjui. Tačiau čia yra vienas smulkmenas: standartinė draudimo suma pagal CMR gali būti ribojama (pvz., 8,33 SDR vienam kilogramui), kas retais atvejais užtikrina pilną prekės vertę, jei ji yra brangi (pvz., elektronika ar vaistai).

Todėl, jei gabenate labai brangias siuntas, visada rekomenduojama pasidomėti galimybe padidinti draudimo sumą (All risk draudimas). Tai nedidelis priedas prie galutinės kainos, bet suteikia ramybės.

Dėl sugadintų prekių: jei vairuotojas atvyksta ir Jūs pastebite, kad dėžės sutrupintos arba drėgnos, nedelsdama (dar pasirašant CMR važtaraštį) turite tai užfiksuoti.