Lengvas užsakymo procesas kelionėms iš Olandijos ir atback: Vadovas klientams

Tarptautiniai pervežimai dažnai atrodo kaip sudėtingas ir daugelio nepažįstamų taisyklių apimtas procesas, ypač kalbant apie maršrutus tarp Lietuvos ir Olandijos (Nyderlandų). Esdamas logistikos srityje daugiau nei dvidešimt metų, galiu drąsiai teigti: pačią širdį – tai ne fizinis krovinių judėjimas keliais, o organizacinis procesas ir aiškus susižinojimas tarp kliento ir pervežėjo. Daugeliu atvejų baimė kyla ne dėl to, kad krovinys nukeliaus į neteisingą adresą, o dėl nežinojimo, kaip viskas vyksta ir ką tiksliai reikia padaryti.

Šiame straipsnyje aš jums papasakosiu, kaip suformuoti efektyvų ir, svarbiausia, lengvai valdomą užsakymo procesą. Mes nušluostysime miglą nuo biurokratinių procedūrų ir parodysime, kad profesionali logistika gali būti tiek paprasta, kiek tik įsivaizduojate. Nesvarbu, ar planuojate pervežti asmeninius daiktus, prekes verslui ar didelį partinį krovinią – principai išlieka tie patys. Tikslas yra vienas – krovinys turi pasiekti vietą laiku, saugiai ir be jokių nereikalingų rūpesčių jums.

Olandija yra viena pagrindinių logistikos krypčių Europoje, su mūsų šalimi susijusi ne tik prekybiniais ryšiais, bet ir intensyvia migracija. Todėl maršrutas „Olandija-Lietuva-Olandija“ yra mūsų komandos duonos kasdienybė. Per šiuos metus išmokome taip suoptimizuoti užsakymo procesą, kad klientui užtektų kelių žingsnių, o mes užimtume visą kitą techninę bei organizacinę dalį. Štai kaip tai veikia iš vidaus ir ką turite žinoti, norėdami, kad jūsų kelionė (ar jūsų krovinio kelionė) vyktų sklandžiai.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Norėdamas padaryti šį vadovą kuo praktiškesnį, surinkau dešimt dažniausiai klientų užduodamų klausimų. Atsakymai į juos padės suprasti ne tik formalumų pusę, bet ir logistines niuansus, kurie lemia sėkmingą pervežimą.

1. Kaip pradėti užsakymo procesą ir ką reikia žinoti iš anksto?

Viskas prasideda nuo komunikacijos. Nors skambučiai vis dar populiarūs, šiuolaikinėje logistikoje dažniausiai viskas pradedama pateikus užklausą el. paštu arba užpildžius specialią formą svetainėje. Tai yra pirmasis ir svarbiausias žingsnis. čia nereikia rašyti išsamios biografijos, tačiau kuo tiksliau pateiksite informaciją, tuo tikslesnį kainos pasiūlymą ir laiko planą gausite.

Kas yra ta „informacija iš anksto“? Pirma, tai adreso duomenys. Turime žinoti ne tik miestą, bet ir tikslų adreso Olandijoje bei Lietuvoje kodą. Antra, būtinas krovinio aprašymas. Jei tai yra spinta, reikia nurodyti jos matmenis ir svorį. Jei tai yra paletės su prekėmis – jų kiekį, svorį ir ar prekės yra švarios ar turi būti padėtos ant europaletės. Trečia, laiko lankstumas. Jei kroviniui reikia paimti tik tarp 14:00 ir 15:00 valandos Olandijoje, tai turi būti nurodyta iš karto, nes tai gali įtakoti transporto pasirinkimą (pavyzdžiui, reikės mažesnės mašinos vietiniam judėjimui mieste, o ne didelės furos, kurią sunku privažiuoti į užstatytas gatves).

Esant šioms trims detalėms (adresas, krovinys, laikas), mes jau galime suformuoti preliminarią užklausą. Po to, kai gavome jūsų duomenis, mūsų ekspertai vertina maršrutą. Olandija – šalis, kurioje griežtai stebi transporto priemonių svorius ir matmenis, todėl reikia iš karto įvertinti, ar nėra ribojimų prieigos prie iškrovos vietos. Viskas vyksta greitai – dažniausiai per 1–2 valandas galite gauti atsakymą su pasiūlymu.

2. Kokius dokumentus reikia parengti tarptautiniam pervežimui?

Dokumentacija – tai logistikos kraujas. Be teisingai parengtų dokumentų, net ir geriausia fura gali užstrigti pasienio punkte arba muitinėje. Nors Lietuva ir Olandija yra Europos Sąjungos šalys ir tai labai supaprastina procesus (nereikia muitinės deklaravimo tarp šalių), kai kurie formalumai išlieka.

Pagrindinis dokumentas yra važiaraščio CMR kopija. Tai tarptautinis krovinių pervežimo sutarties dokumentas. Jis patvirtina, kad krovinys buvo priimtas pervežimui ir nustato atsakomybę. Užsakymo metu iš jūsų paprašysime prekių sąrašo (pakavimo sąrašo) arba, jei tai prekinis krovinys, komercinės sąskaitos faktūros kopijos. Sąskaita faktūra būtina ne tik muitinės kontrolės tikslais (jei keliaujama ne ES teritorija arba atliekamos muitinės procedūros), bet ir draudimo atveju. Jei, dieviežių norėjimas, krovinys bus sugadintas, draudimo kompanija reikalaus įrodymo, kokia buvo prekių vertė.

Jei pervežate asmeninius daiktus (pavyzdžiui, kelyje iš Olandijos grįžtate į Lietuvą ir vežate baldus iš buto), oficialios sąskaitos faktūros neturite. Tokiu atveju mes rekomenduojame susirašyti paprastą krovinių sąrašą su apytikslėmis vertėmis. Tai užtikrina, kad jei kiltų ginčas, būtų aišku, kas buvo pakrauta. Taip pat svarbu paminėti, ar krovinys yra „dangerous goods“ (pavojingos krovos), nors tai daugiau būdinga pramonei.

3. Kiek laiko trunka standartinis pervežimas tarp šalių?

Klientai dažnai klausia: „Kada kroviniys bus pas mane?“. Atsakymas priklauso nuo to, kokį transportą pasirenkame. Jei užsakote ekspresinį pervežimą (tai yra, kai mašina vyksta tiesiai pas jums ir nieko nekelia kitam), tai yra greičiausias, bet brangesnis variantas. Olandija yra apie 1600–1800 km atstumu nuo Lietuvos (priklausomai nuo maršruto – per Vokietiją arba Belgiją).

Vairuotojų poilsio laikas yra griežtai reglamentuojamas (tachografo duomenys). Standartinis toks maršutas su vienu vairuotoju trunka apie 24–30 valandų grynojo vairavimo laiko. Tačiau pridėjus poilsio pertraukas, įkrovimą ir iškrovimą, realus laikas „nuo durų iki durų“ dažniausiai svyruoja nuo 2 iki 3 dienų. Jei užsakymas padarytas pirmadienį ryte, krovinys dažnai pasieka Lietuvą ar Olandiją trečiadienį arba ketvirtadienį.

Yra ir dalinio krovinio (part load) variantas. Tada laikas gali trukti ilgiau – nuo 3 iki 5 dienų, nes mašina surenka krovinius iš kelių klientų, prieš išvykstant į pagrindinę maršruto dalį. Mano patirtis rodo, kad klientams visada vertina, kai iš karto pasakome tikslų laiką, o ne „kažką tarp trečiadienio ir penktadienio“. Todėl planuodami užsakymą, stengiamės suderinti vairuotojų grafikus taip, kad būtų minimos delsos.

4. Kaip susiformuoja kaina ir nuo ko ji priklauso?

Kainos formavimas logistikoje nėra atsitiktinis. Jis remiasi keliais pagrindiniais veiksniais. Pirmasis ir svarbiausias – degalų kaina. Kadangi maršrutui reikia nukeliauti apie 2000 kilometrų (ten ir atgal), degalų sąnaudos sudaro didžiąją dalį išlaidų. Antras veiksnys – vairuotojo darbo užmokestis. Olandijoje ir Vokietijoje (per kurią važiuojame) darbo užmokestis yra vienas aukščiausių Europoje, tai atsiliepia galutinėje kainoje.

Taip pat kainą įtakoja užimtumas rinkoje. Jei yra „pikas“, t. y. daugiau krovininių nei vairuotojų, kainos kyla. Pavyzdžiui, prieš šventes arba vasaros pradžioje, kai dauguma žmonių keliasi iš Olandijos, kainos gali šokti. Ir žinoma, patogumo mokestis. Jei reikia specialios technikos (kranas, liftelis baldams) arba jei įkrovos/iškrovos vieta yra sunkiai pasiekiama (reikia ilgos laidos, mažos mašinos), tai taip pat įskaičiuojama į kainą.

Mes visada stengiamės būti skaidrūs. Mūsų pateiktame pasiūlyme nėra paslėptų mokesčių. Kaina, kurią matote, jau apima viską: kelią (muitinės mokesčius, jei tokių nėra), vairuotojo darbą ir įprastinę įkrovą/iškrovimą (jei tai nurodyta). Vengiame „papildomų“ mokesčių, kurie staigiai atsiranda prieš pat pristatymą, nes tai labiausiai erzina klientus ir gadina pasitikėjimą.

5. Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Anksčiau, prieš 20 metų, tekdavo laukti skambučio iš vairuotojo degalinėje, kad sužinotume, kur jis yra. Šiandien situacija visiškai kitokia. Technologijos leidžia mums siūlyti klientams visišką透明umą (skaidrumą). Mūsų visi sunkvežimiai yra aprūpinti GPS stebėjimo sistemomis.

Kai užsakote pervežimą, galite gauti nuorodą arba prisijungti prie sistemos, kurioje matote mašinos vietą realiu laiku. Tai leidžia jums planuoti savo laiką – žinote, kada tiksliai reikia būti sandėlyje ar namuose iškrovai. Be to, mūsų vadybininkai nuolat stebi maršrutą. Jei vairuotojas užstringa spūstyje ant Vokietijos automagistralės (kas tenka dažnai), mes iš karto informuojame klientą apie galimą vėlavimą.

Tai yra vienas iš „lengvo užsakymo proceso“ elementų. Jums nereikia nerimauti ir nežinoti, kas vyksta. Informacija eina pas jus. Taip pat galime nustatyti pranešimus (SMS arba el. paštu), kai mašina artėja prie tikslo (pavyzdžiui, 50 km iki iškrovos vietos).

6. Kas atsitinka, jei krovinys pažeidžiamas ar dingsta?

Tai jautriausia tema, tačiau apie ją kalbėti būtina atvirai. Nors mes ir pasiekome aukštą saugumo standartą, nelaimingi atsitikimai kelyje gali įvykti. Čia įsitraukia draudimas. Pagal tarptautines konvencijas, kiekvienas legalus vežėjas privalo turėti krovinio draudimą (CMR draudimas).

Standartinis draudimas dažniausiai padengia žalą iki 8,33 SDR (Specialiųjų traukimo teisių) vienam kilogramui. Tai apytiksliai 10–11 eurų už kilogramą. Jei vežate brangų elektroniką ar meno kūrinius, ši suma gali nepakakti. Tokiu atveju, užsakymo metu rekomenduojame padidinti draudimo sumą (t. y. apdrausti krovinį pilna verte). Tai paprasta procedūra, kuri kiek padidina galutinę kainą, bet suteikia ramybės.

Procesas atrodo taip: jei atvykstant į vietą pastebimas pažeidimas (sugadinta dėžė, drėgmė), vairuotojas privalo užpildyti „protokolą“ (žalos aktą). Klientas turi jį pasirašyti. Be šio akto gauti draudimo išmoką bus beveik neįmanoma. Todėl visada primename klientams: patikrinkite kroviniį vairuotojo buvimo vietoje. Jei vairuotojas išvyksta, o tada randama žala – draudimo kompanijos gali abejoti, kad žala įvyko pervežimo metu. Mūsų vadybininkai visada padeda šiuose procesuose, kad klientas gautų savo kompensaciją kuo greičiau.

7. Kokio tipo transportas pasirenkamas? Kada reikia furos, o kada mažesnės mašinos?

Pasirinkimas priklauso nuo krovinio tūrio ir specifikos. Didžioji dalis prekių keliauja standartinėmis tentinėmis furgonais (tentinėmis). Tai universaliausias ir ekonomiškiausias variantas. Jos telpa 33 europaletės. Jei jūsų krovinys užima mažiau vietos, mes jums siūlome dalinio krovinio variantą – tuomet jums mokate tik už užimtą vietą (pvz., 3 europalletes).

Tačiau dažnai atvejų, kai reikalingas mažesnis transportas (3,5 t arba 7,5 t sunkvežimis). Tai būdinga pervežant asmeninius daiktus iš Olandijos miestų, kur gatvės siauros arba yra apribojimai sunkvežimiams (pvz., Amsterdamo senamiestyje). Didelė fura ten tiesiog negali važiuoti. Tokiu atveju naudojame „City“ tipo mašinas, kurios gali privažiuoti į pirmąjį ar antrąjį aukštą be kranų, o kartais net turi liftelį.

Taip pat yra specialūs transportai: šaldytuvai (maisto produktams, vaistams), atviros platformos (statybinėms medžiagoms, kurioms aukštis neleidžia įvažiuoti į tentą) ir jautrių krovinių mašinos (su pakabinimu „air suspension“), kad būtų išvengta vibracijos brangiems pianinams ar serveriams. Pasirinkdamas teisingą mašiną tipą, mes užtikriname ne tik krovinio saugumą, bet ir tai, kad jis tikrai bus pristatytas į paskirties vietą be techninių nesklandumų.

8. Kaip vyksta pinigų atsiskaitymas? Ar reikia mokėti iš karto?

Atsiskaitymo sąlygos yra vienas iš pirmų dalykų, apie kurį susitaržiama. Standartinė praktika tarptautinėse vežimo kompanijose yra priešmokis (prepayment). Tai reiškia, kad pradedant pervežimui, klientas turi sumokėti sąskaitą (arba jos dalį). Tai apsaugo tiek vežėją (kad nevažiuotų tuščia atgal, jei klientas atsisako), tiek klientą (užtikrina, kad paslaugą atliks).

Tačiau, dirbant su ilgalaikiais verslo partneriais, dažnai taikomos atsiskaitymo atidėliotos sąlygos (pvz., 14 ar 30 dienų nuo sąskaitos išrašymo). Tai leidžia verslui geriau planuoti pinigų srautus. Asmeniniai pervežimai dažniausiai mokami 100 % iš karto.

Mokėjimo būdai įvairūs: banko pavedimas (SEPA pavedimas tarp ES šalių yra greitas ir pigus), mokėjimo kortelė (tačiau dėl didelių komisinių retai naudojamas didelioms sumoms) arba grynaisiais (jei sutarta su vairuotoju, tačiau šis metodas nėra rekomenduojamas dėl saugumo). Visada išduodame PVM sąskaitą faktūrą, kuri yra jūsų garantas, kad paslauga įvykdyta legaliai.

9. Ar imatės pervežti neįprastus ar labai didelius krovinius (projektinė logistika)?

Logistika neapsiriboja tik dėžėmis ant paletės. Per 20 metų patirties esime pervežę ir gamyklų dalis, ir jachtas, ir labai ilgias medžiagas (pavyzdžiui, 20 metrų ilgio sijas). Tai vadinama projektine logistika. Tokiu atveju užsakymo procesas šiek tiek skiriasi.

Čia reikalingas detalius išankstinis matavimas ir maršruto tyrinėjimas. Negalima tiesiog užkelti 20 metrų ilgio krovinio į standartinę furgą – reikia specialios platformos su ašimis. Taip pat reikia gauti leidimus iš kelių tarnybų (policijos eskorto reikalavimai), jei krovinys viršija standartinius matmenis.

Jei turite tokį krovinį, užsakymo procesas prasideda nuo techninės užklausos: mes prašome ne tik svorio, bet ir tikslių matmenų, svorio centro vietos ir nuotraukų. Tada mūsų technikai parenka reikiamą techniką.