Lankstus išvykimo laikas į Olandiją: kaip pritaikyti logistiką jūsų verslo poreikiams

Logistika dažnai lyginama su organizmo kraujotaka – jei ji sustoja, visa sistema patiria problemų. Per daugiau nei dvidešimt metų praleistų tarptautinių pervežimų srityje, esu matęs, kaip svarbus ne tik pats krovinio pristatymas, bet ir jo išvykimo momentas. Ypač kalbant apie maršrutus į Olandiją – šalį, kuri yra vienas pagrindinių Europos logistikos mazgų. Daugelis klientų klysta manydami, kad išvykimo laikas yra griežtai fiksuotas ir nekeičiamas dydis. Tačiau profesionali logistika veikia visiškai kitu principu: tai ne mes priverčiame klientą prisitaikyti prie mūsų grafiko, o mes suformuojame grafiką, atitinkantį jūsų verslo ritmo specifiką.

Šiame straipsnyje aptarsime, kaip veikia lankstaus išvykimo laiko sistema, kodėl ji yra kritiškai svarbi jūsų efektyvumui ir kaip tai padeda išvengti nereikalingų laukimo ar sandėliavimo išlaidų. Nesvarbu, ar tai dalinis krovinys, ar pilnas sunkvežimio reisas, suprasti laiko valdymo mechanizmus – tai pirmas žingsnis link sėkmingo bendradarbiavimo.

Įvadas

Olandija, su savo didžiuliais uostais (Roterdamas, Amsterdamas) ir intensyvia prekyba, yra viena judriausių vietų Europos žemėlapyje. Kasdien šia kryptimi juda tūkstančiai tonų prekių – nuo maisto produktų ir gėlių iki aukštos technologijos įrangos ir statybinių medžiagų. Tokio intensyvumo sąlygose standartinis „kasdien 8:00 val“ išvykimo modelis dažnai nebeatitinka šiuolaikinio verslo poreikių. Esu susidūręs su situacijomis, kai gamykla baigia darbą tik vėlai vakare, arba kai prekės turi būti pristatytos Olandijoje prieš tam tikrą laiką, kad būtų pasiektos „just-in-time“ (tiksliu laiku) gamybos linijos.

Mūsų filosofia grindžiama paprasta, bet galinga idėja: išvykimo laikas turi tarnauti klientui, o ne atvirkščiai. Tai reiškia, kad mes analizuojame ne tik atstumą tarp punktų A ir B, bet ir visą procesą: kada prekės bus paruoštos, kiek laiko užims krovinio fiksavimas (tvirtinimas), kokie yra galimi eismo intensyvimo peakai Vokietijoje ar Belgijoje (kurias reikia kirsti kelyje į Olandiją), ir, svarbiausia, kada gavėjas yra pasirengęs priimti prekes.

Pradedančioms įmonėms atrodo, kad vėlesnis išvykimas gali būti problema, tačiau praktika rodo, kad tiksliai suplanuotas vėlesnis išvykimas gali būti kur kas efektyvesnis nei ankstyvas, bet neorganizuotas reisas. Pavyzdžiui, jei krovinys paruošiamas 16:00 valandą, priverstinis išvykimas tą pačią dieną reikalautų viršvalandžių, o galiausiai – vairuotojo poilsio laiko pažeidimų. Geriau išvykti kitą rytą 6:00 valandą, užtikrinant saugų ir teisingą vairuotojo darbo režimą, bei atvykti į paskirties vietą Olandijoje tada, kai ten dirba sandėlio personalas.

Šiame straipsnyje mes žingsnis po žingsnio nagrinėsime visus niuansus, susijusius su išvykimo laikų parinkimu, atsakysime į dažniausiai užduodamus klausimus ir padėsime jums suprasti, kaip tai gali pagerinti jūsų verslo procesus.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Šioje skyriuje suformulavau dešimt detaliausių atsakymų į klausimus, kuriuos dažniausiai girdėju iš savo klientų per ilgus metus šioje srityje. Jie padės jums suprasti logistikos mechanizmus iš vidaus.

1. Kaip dažnai vyksta reguliarūs reisai į Olandiją ir ar aš galiu pasirinkti neįprastą išvykimo laiką?

Reguliarūs reisai į Olandiją paprastai vyksta kasdien, o dideliais keliais net kelis kartus per dieną. Tačiau „reguliarus“ nereiškia „standartinis“. Esu matęs, kaip kai kurios transporto kompanijos siūlo tik vieną išvykimo laiką, pvz., 22:00 valandą, kai krovinys turi būti paruoštas jau 18:00. Mūsų požiūris yra kitoks. Mes turime lanksčius grafikus, leidžiančius išvykti ir anksti ryte (pvz., 4:00–6:00 val.), ir dienos metu, bei naktį.

Jei jūsų gamykla baigia surinkti užsakymą tik 14:00 valandą, mes galime suplanuoti išvykimą tą pačią dieną vėliau arba kitą rytą, atsižvelgdami į tai, kada būtų patogiausia jums. Galimybė pasirinkti neįprastą laiką yra svarbi tada, kai reikia sinchronizuoti pervežimus su kitomis logistikos grandinėmis arba kai sandėlio darbuotojai dirba pamainomis. Mes stengiamės pritaikyti išvykimo laiką prie jūsų „ready time“ (paruošimo laiko), o ne priversti jums skubėti.

2. Ar išvykimo laiko pasirinkimas įtakoja pervežimo kainą?

Tai vienas dažniausiai kylančių klausimų, ir atsakymas nėra griežtai „taip“ ar „ne“. Kaina priklauso nuo to, ką reiškia konkretaus laiko pasirinkimas mums – pervežėjui. Jei jūsų pageidaujamas išvykimo laikas sutampa su mūsų planuotu maršrutu (pavyzdžiui, mes ir taip renkamės krovinius tų pačių rajonų grupės), tai kaina gali net būti konkurencingesnė, nes mes efektyviau užpildome automobilį.

Tačiau jei pageidaujate išvykimo laiko, kuris reikalauja specialaus plano pakeitimo – pvz., siuntės išvykimas šeštadienį arba naktį, kai vairuotojui turi būti mokamas papildomas mokestis už naktinį darbą, arba reikia siųsti tuščią automobilį („dead mileage“) į jūsų vietą tam tikru laiku – tai gali padidinti kainą. Vis dėlto, daugeliu atvejų, dirbant su dideliais kroviniais (FTL – Full Truck Load), laiko pasirinkimas įtraukiamas į bendrą sutartį be papildomų mokesčių, nes mūsų tikslas – užtikrinti ilgalaikį partnerystės ryšį, o ne uždirbti ant kiekvieno valandos poslinkio.

3. Kokius veiksnius reikia atsižvelgti renkantis išvykimo laiką, kad krovinys atvyktų tiksliai Olandijoje?

Renkantis išvykimo laiką, mes atliekame sudėtingą skaičiavimą, kurį per 20 metų praktiškai įsisąmoninau kaip intuiciją, bet jis remiasi faktais. Pirmiausia – tai atstumas ir tranzito laikas. Kelias į Olandiją (pvz., į Roterdamą ar Eindhoveną) trunka apie 18–24 valandas priklausomai nuo konkretaus maršruto.

Antrasis ir labai svarbus veiksnys – vairuotojo darbo ir poilsio laikas. Europos Sąjungos reglamentai griežtai reguliuoja, kiek vairuotojas gali vairuoti ir kiek privalo ilsėtis. Jei mes išvyksime per vėlai, pvz., 20:00 valandą, vairuotojui teks sustoti poilsio 4 valandas po 4,5 valandų vairavimo (arba 45 minučių po 4,5 valandų). Tai gali sumušti pristatymo laiką taip, kad atvyksite naktį, kai sandėlis uždarytas. Todėl išvykimo laikas visada parenkamas taip, kad 45 minučių ar 9 valandų poilsio pertraukos kristų į patogų laiką, o ne į pristatymo langą.

Trečias veiksnys – eismo intensyvumas. Vokietijos automagistralės (Autobahn) gali būti užstrigusios, ypač prie Ruhr srities. Patirtis rodo, kad kartais verta išvykti kelias valandas anksčiau, kad išvengtume spūsčių ir užtikrintume laiką.

4. Kas nutinka, jei mano krovinys nėra paruoštas nurodytu išvykimo laiku?

Tai reali situacija, su kuria susiduriama dažniau, norėtųsi to išvengti. Jei krovinys nėra paruoštas, mes veikiame pagal situaciją. Pirmiausia, mes nedelsdami pranešame vairuotojui, kad jis gali praleisti laiką poilsiui arba užsiimti kitomis pareigomis netoliese, neprarasdamas laiko.

Toliau vertiname, kiek vėluojame. Jei vėlavimas nedidelis (30–60 min.), dažnai pavyksta susigrąžinti laiką kelyje, jei eimo sąlygos geros. Jei vėlavimas didesnis, gali tekti keisti pristatymo laiką Olandijoje. Čia svarbu turėti gerą komunikaciją su gavėju. Mes, kaip ekspedicijos brokeriai, imamės šios komunikacijos į savo rankas – informuojame gavėją apie vėlavimą, aiškiname priežastis ir sutariame dėl naujojo laiko.

Svarbu pažymėti, kad jei vėlavimas yra didelis ir trukdo užbaigti kitus krovinius tame pačiame automobilyje (jei tai dalinis krovinys), gali kilti papildomų išlaidų už laiko praradimą. Tačiau visada stengiamės rasti kompromisą, kad klientas nepatirtų didelių nuostolių.

5. Ar galima užtikrinti skubų pervežimą (Express) ir kaip tai keičia išvykimo grafiką?

Skubus pervežimas į Olandiją yra viena mūsų specializacijų. Standartinis reisas gali trukti 24–48 valandas (priklausomai nuo įkrovos ir iškrovos), tačiau „Express“ reisuose mes siekiame pristatyti kroviniį per 12–18 valandų nuo išvykimo.

Tokiu atveju išvykimo laikas tampa kritiškas. Jis dažnai nustatomas iškart, kai tik sudaroma sutartis. Mes skiriamas specialų automobilį, kuris eina tiesiai į tiksą be sustojimų (tiesioginis reisas). Čia negalima būti lankstumu dėl paruošimo laiko – krovinys turi būti paruoštas tiksliai. Jei reikia, mes siunčiame automobilį į vietą anksčiau ir laukiam, kol paruošiate prekes, tačiau tai paprastai brangesnė paslauga. Skubiu atveju išvykimo laikas yra ne „pagal poreikius“ o „dėl būtinybės“, tačiau mes visada stengiamės šį procesą padaryti kuo mažiau stresingu klientui.

6. Kaip išvykimo laikai skiriasi daliniams (LTL) ir pilniems (FTL) kroviniams?

Tai esminis skirtumas. Pilnas krovinys (FTL) – kai užsipildote visą sunkvežimį – suteikia jums didžiausią laisvę. Jūsų prekės yra vienintelės automobilyje, todėl išvykimo laikas priklauso tik nuo jūsų paruošimo. Galime išvykti tada, kai jums patogu, nes mums nereikia laukti kitų siuntėjų.

Daliniai kroviniai (LTL – Less than Truck Load) veikia kitaip. Čia mes sujungiame kelias siuntas į vieną automobilį, kad padarytume pervežimą pigesnį mažesniems siuntėjams. Tokiu atveju išvykimo laikas yra derinamas pagal vėliausią paruošiamą krovinį grupėje. Jei jūsų krovinys bus paruoštas anksčiau, mes jį įkelsime, bet lauksime kitų klientų, kad užpildytume automobilį. Tačiau, net ir su daliniais krovinais, stengiamės nustatyti „iki kada“ laikus (pvz., „iki 12:00“), kad klientai žinotų, kada tiksliai reikia turėti prekes paruoštas, kad išvyktume planuotu laiku.

7. Ar reikia atsižvelgti į Olandijos šventes ar darbo laiko apribojimus planuojant išvykimą?

Absoliučiai taip. Olandija turi savo specifiką, pvz., „King's Day“ (Karaliaus diena) arba kitas šventes, kai sandėliai gali dirbti sutrumpintai arba visai nedirbti. Be to, Olandijoje griežtai laikomasi taisyklių dėl vairuotojų poilsio sekmadieniais ar naktimis tam tikrose zonose (nors šios taisyklės keičiasi, bet apribojimai vis dar egzistuoja).

Planuodami išvykimą, mes visada patikriname kalendorių. Jei Olandijoje sekmadienis yra poilsio diena, o sandėlis nedirba, mes nustatysime išvykimo laiką taip, kad vairuotojas atvyktų pirmadienio ryte. Jei išvyktume šeštadienį, vairuotojas atvytų sekmadienį ir praleistų laiką laukdamas (kas kainuoja pinigus). Mūsų užduotis – sinchronizuoti išvykimą taip, kad „tiekimo grandinė“ nesutrūktų dėl nereikalingo laukimo užsienyje.

8. Kokios yra „Fixed Time“ (fiksuoto laiko) pristatymo sąlygos ir kaip jos įtakoja išvykimą?

Daugelis didelių Olandijos prekybos centrų (pvz., „Jumbo“, „Albert Heijn“ sandėliai) ar gamyklų turi griežtas „Fixed Time“ pristatymo langus. Tai reiškia, jei jums priskirtas laikas 10:00–11:00 ryte, vėluoti negalima net 5 minučių – kitaip neįleisite arba gausite baudą.

Tokiu atveju išvykimo laikas apskaičiuojamas atbulai. Mes atimame tranzito laiką, poilsio pertraukas, įtraukiame potencinį eismo vėlavimą (paprastai 2–3 valandų rezervas) ir nustatome tikslią išvykimo valandą. Čia nėra vietos improvizacijai. Jei klientas užtrunka dėl krovinio paruošimo, mes turime skubiai ieškoti sprendimo, pvz., skubinti vairuotoją (jei įmanoma saugiai) arba derėtis su gavėju dėl laiko keitimo (kas visada yra rizika). Fiksuoto laiko pristatymai reikalauja aukščiausio disciplinos lygio.

9. Ar galima keisti išvykimo laiką jau patvirtinus užsakymą?

Taip, tai įmanoma, ir mes suprantame, kad verslo aplinkybės gali keistis. Tačiau čia taip pat galioja „kuo anksčiau, tuo geriau“ taisyklė. Jei apie pakeitimą pranešate 24–48 valandų iki išvykimo, mes paprastai sugeuname tai padaryti be jokių problemų ir papildomų mokesčių – tiesiog perkeliame vairuotojo arba sandėlio darbo grafiką.

Jei bandote keisti išvykimo laiką paskutinę minutę (pvz., kai vairuotojas jau važiuoja pas jums), tai gali būti neįmanoma be didelių trikčių. Tokiu atveju gali kilti „Waiting time“ (laukimo laiko) mokesčiai, nes vairuotojas lauks jūsų vietoje, o jo laikas yra pinigas. Mūsų patirtis rodo, kad atvira ir operatyvi komunikacija leidžia išvengti tokių nemalonių situacijų. Mes visada ieškome būdo padėti klientui, net ir keisdami grafikus paskutinę akimirką, jei tik techniniu požiūriu tai įmanoma.

10. Kaip technologijos padeda sekti ir valdyti išvykimo bei pristatymo laikus?

Anksčiau (prieš 20 metų) viskas priklausė nuo telefono skambučio ir popierinių užrašų. Šiandara situacija visiškai kitokia. Naudojame išsikiusias GPS stebėjimo sistemas, kurios leidžia mums ir klientui matyti automobilio vietą realiu laiku.

Kai užsakote pervežimą, mes įkeliate duomenis į Transporto valdymo sistemą (TMS). Ji automatiškai skaičiuoja išvykimo laikus, atsižvelgdama į vairuotojo darbo laiką (tacho grafikus). Klientas gauna pranešimą (SMS arba el. paštu), kai krovinys pasiimtas, kai prasideda poilsis ir kai numatomas atvykimas.