Kurjerių paslaugos siuntoms iš Olandijos į Lietuvą: Visiškas vadovas su sekimo sistema

Tarptautinė prekyba ir asmeniniai ryšiai tarp Lietuvos ir Olandijos (Nyderlandų) pastaruoju dešimtmečiu išaugo eksponentiškai. Olandija, būdama viena pagrindinių logistikos „sostinių“ Europoje, turi itin išvystytą infrastruktūrą, o Lietuva, sparčiai auganti ir besivystanti, vis dažniau tampa ne tik prekių gavėja, bet ir tiekėja. Per savo daugiau kaip dvidešimt metų patirtį logistikos srityje stebėjau, kaip pasikeitė siuntų pervežimo dinamika. Anksčiau tai buvo lėtas ir ne visada tikslus procesas, o šiandien, dėka pažangių technologijų, siunta iš Amsterdamo ar Roterdamo gali pasiekti Vilnių ar Klaipėdą per kelias dienas, o jos judėjimą galima sekti realiu laiku.

Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo žiniomis, padėsiančiomis jums suprasti, kaip veikia kurjerių paslaugos šiame maršrute, kodėl sekimo sistema yra ne papildomas privalumas, o būtina sąlyga, ir ką turėtumėte žinoti, norėdami, kad jūsų siunta pasiektų adresą saugiai ir laiku. Nesvarbu, ar esate verslininkas, siunčiantis užsakymą klientui, ar asmuo, norintis nusiųsti dovaną artimajam, šis vadovas skirtas jums.

Įvadas

Kodėl maršrutas Olandija–Lietuva yra toks populiarus? Olandijoje gyvena didelė lietuvių bendruomenė, o šalys glaudžiai bendradarbiauja ekonominio susivienijimo Europos Sąjungoje rėmuose. Tai reiškia, kad prekybos srautai yra intensyvūs: nuo mažų asmeninių siuntinių iki didelių krovininių konteinerių. Tačiau šiame straipsnyje mes susikoncentruosime ties kurjerių (ekspresso) paslaugomis, skirtomis mažesnėms siuntoms.

Vienas svarbiausių dalykų, kurį per savo karjerą išmokau, yra tai, kad klientas nori ne tik, kad prekė būtų pristatyta, bet ir nori tikrumo. Nežinokumas kelia nerimą. „Kur mano siunta?“, „Ar ji pasiekė sandėlį?“, „Kada bus pristatyta?“ – šie klausimai skamba kasdien. Būtent dėl to šiuolaikinės kurjerių paslaugos turi integruotas sekimo sistemas (tracking systems). Tai ne tik leidžia matyti siuntos buvimo vietą bet kuriuo momentu, bet ir užtikrina procesų skaidrumą.

Tačiau pači sekimo sistema nėra stebuklas, jei netinkamai paruošiate siuntą arba nesuprantate taisyklių. Ilgalaikė patirtis moko, kad dauguma problemų – prarastos siuntos, vėluojantys pristatymai ar pažeidimai – kyla ne dėl techninių kurjerių klaidų, o dėl netinkamo dokumentų užpildymo, blogai supakuotų prekių ar klaidingai nurodytų duomenų. Toliau pateiktame DUK (Dažniausiai užduodamų klausimų) skyriuje aptarsime visus subtilybius, kad jūsų patirtis būtų kuo sklandesnė.

DUK

1. Kiek laiko užtrunka siuntos pristatymas iš Olandijos į Lietuvą?

Standartinis eksporto siuntos pristatymo laikas iš Olandijos į Lietuvą paprastai svyruoja nuo 2 iki 5 darbo dienų. Tačiau šis terminas priklauso nuo pasirinkto vežėjo ir paslaugos tipo. Jei pasirenkate standartinę „ekonominę“ paslaugą, tai gali užtrukti arčiau 5–7 dienų, ypač jei siunta yra nenešiojama (t. y. reikia ją atsiimti iš siuntėjo arba ją pristatyti į terminalą).

Jei kalbame apie „door-to-door“ (nuo durų iki durų) eksporto paslaugą, kur kurjeris pats atvyksta pasiimti siuntos Olandijoje, procesas yra greitesnis. Dažniausiai tokios siuntos pasiekia Lietuvą per 2–3 darbo dienas. Svarbu prisiminti, kad šie terminai yra preliminarūs. Jūsų siunta gali vėluoti dėl didelio siuntų kiekio šventiniu laikotarpiu (pavyzdžiui, prieš Kalėdas) arba dėl nepalankių oro sąlygų, kurios gali sudaryti kliūtis kelių transportui. Esant ypatingam skubumui, yra galimybė pasirinkti express (skubų) pristatymą, kai siunta gali atvykti net per 24 valandas, tačiau toks pasirinkimas kainuos gerokai brangiau.

2. Kaip veikia siuntos sekimo sistema ir kur ją rasti?

Siuntos sekimo sistema yra šiuolaikinės logistikos širdis. Kai tik siunta patenka į kurjerių tinklą jai priskiriamas unikalus sekimo numeris (tracking number). Šis numeras veikia kaip asmens kodas – jis unikaliai identifikuoja jūsų siuntą tūkstančių kitų gūžyje. Kiekvieną kartą, kai siunta pasiekia naują tašką – siuntėjo sandėlį, rūšiavimo centrą, tranzitą arba pristatymo vietą – įrenginiai (skeneriai) nuskaito brūkšnini kodą arba etiketę, ir informacija momentaliai atsinaujina sistemoje.

Jūs galite sekti savo siuntą įvedę šį numerį kurjerių paslaugų tinklalapyje. Dažnai ši informacija prieinama ir per trečiųjų šalių platformas, kurios sujungia skirtingų vežėjų duomenis. Profesionalios logistikos kompanijos siūlo ir SMS arba el. pašto pranešimus, kai siunta pasiekia tam tikrą etapą arba yra pristatyta. Per savo praktiką mačiau, kad klientai, kurie aktyviai seka siuntą, yra ramesni ir gali laiku reaguoti (pavyzdžiui, pranešti gavėjui, kad reikia būti namuose), taigi išvengiami nesusivienojimai.

3. Kaip apskaičiuojama siuntos kaina ir ką reiškia „tūrinis svoris“?

Tai vienas dažniausiai kylančių nesusivienojimų. Klientai dažnai mano, kad kaina priklauso tik nuo to, kiek siunta sveria realiu svėrimu (kilogramais). Tačiau logistikoje egzistuoja sąvoka „tūrinis svoris“ (volumetric weight). Logistikos kompanijos perveža erdvę – jei jūsų siunta yra labai plati, bet lengva (pavyzdžiui, didelė dėžė su putomis arba pūkučiais), ji užima daug vietos sunkvežimyje, neleisdama pervežti kitų, sunkesnių prekių.

Tūrinis svoris apskaičiuojamas pagal formulę, kuri dažnai būna: ilgis (cm) x plotis (cm) x aukštis (cm) / 5000. Gautasis skaičius lyginamas su realiu svoriu. Už pervežimą mokama pagal tą reikšmę, kuri yra didesnė. Pavyzdžiui, jei siunta sveria 5 kg, bet jos tūrinis svoris yra 10 kg, kurjeris užmokesį skaičiuos kaip už 10 kg. Todėl, norėdami sutaupyti, stenkitės naudoti kuo kompaktiškesnes pakuotes, tinkamai pritaikytes prie prekės dydžio, neleisdami tuščios erdvės.

4. Ar reikia mokėti muito ar PVM, siunčiant prekes iš Olandijos į Lietuvą?

Kadangi ir Olandija, ir Lietuva yra Europos Sąjungos (ES) narės, prekių judėjimas tarp šalių laikomas vidine ES prekyba. Tai reiškia, kad standartinėms siuntoms, kurių vertė nėra didelė (arba jei tai ne prekybinis partijos siuntimas), muitinės procedūros tarp šalių netaikomos. Jums nereikia rūpintis muitinės deklaravimu ar mokėti importo muito.

Tačiau svarbu atkreipti dėmesį į PVM (Pridėtinės vertės mokestį). Jei esate užsienio prekybininkas (PVM mokėtojas) ir siunčiate prekes PVM mokėtojui Lietuvoje, taikoma „sąskaitos-faktūros pervedimo“ tvarka – pirkėjas Lietuvoje apskaito PVM savo deklaracijoje. Jei siunčiate prekę asmeniui, kuris nėra verslininkas, arba siuntos vertė viršija tam tikrą thresholdą (nors tarp ES šalių ribos daugiausia taikomos B2B sektoriui), visada verta pasitikslinti taisykles, nes jose gali būti išimčių, susijusių su akcizo prekėmis (alkoholis, tabakas) arba ypatingai didelėmis siuntomis. Paprastai, siunčiant dovaną draugui ar mažą prekę iš parduotuvės, jokių papildomų mokesčių gavėjas nemoka.

5. Kokios prekės yra draudžiamos arba ribojamos pervežti?

Logistikos srityje saugumas yra prioritetas nr. 1. Yra griežtai apibrėžtas pavojingų ir draudžiamų prekių sąrašas (Dangerous Goods), kurio negali būti siunčiama standartiniu kurjeriu. Į šį sąrašą įeina sprogmenys, aerozoliai (jei jų yra didelis kiekis), degiosios medžiagos (benzinas, degikliai), ašaros arba nuodingos medžiagos.

Taip pat yra ribojimų dėl alkoholio ir tabako gaminių – juos galima siųsti tik tada, kai tai leidžiama licencijomis ir atitinka abiejų šalių įstatymus (paprastai asmeniniam naudojimui siųsti alkoholį draudžiama be specialių leidimų). Draudžiama siųsti gyvūnus (išskyrus specialias paslaugas), vaistus be recepto, pinigus grynaisiais (dideli sumas reikia deklaruoti), taip pat prekes, pažeidžiančias autorines teises (piratines kopijas). Prieš siunčiant bet ką abejotino, visada geriau pasikonsultuoti su kurjerių kompanija, kad išvengtumėte siuntos konfiskavimo ir baudų.

6. Kaip teisingai supakuoti siuntą, kad ji nepažeistų kelyje?

Mano daugiametė patirtis rodo, kad 90% siuntų pažeidimų atsitinka dėl blogos pakuotės, o ne dėl to, kad kurjeris numetė dėžę. Siunta kelias tūkstančius kilometrų, ji yra kraunama ir iškraunama sunkvežimiuose, kelis kartus perrenkama rūšiavimo centruose, kur ją gali užgulti kitos, daugiau svorio siuntos. Todėl pakuotė turi atlaikyti smūgius, vibraciją ir spaudimą.

Naudokite kokybiškas, naujas kartonines dėžes. Nenaudokite senų, susidėvėjusių dėžių, nes jos praradusios savo standumą. Viduje turi būti užpildymas – putų polistirenas, burbuliukų plėvelė arba pakavimo popierius, kuris neleis prekei judėti dėžės viduje. Jei siunčiate trapią prekę, ją reikia apvynioti burbuliukų plėvele keletą kartų ir atitraukti nuo dėžės sienelių. Viršus ir apačia taip pat turi būti padengtos amortizacine medžiaga. Nepamirškite užklijuoti dėžės stipria pakavimo juosta (idealiai – kryžminiu būdu), kad ji neišsivystytų kelyje.

7. Kas nutinka, jei gavėjo nėra namuose pristatymo metu?

Tai labai dažna situacija, ypač kai siunčiate prekes į butus, kur gyvena dirbantys žmonės. Jei kurjeris atvyksta į adresą ir negali susisiekti su gavėju arba nieko neatsidaro, jis nedings su siunta. Standartinė procedūra tokia: kurjeris palieka pranešimą (pastabą) su informacija, kur buvo bandyta pristatyti, ir kontaktais, kurie reikalingi pristatymui pakartoti.

Toliau priklausys nuo pasirinktos paslaugos ar vietinio kurjerių partnerio Lietuvoje. Dažniausiai siunta grįžta į artimiausią kurjerių terminalą arba pašto skyrių, kur ji yra saugoma tam tikrą laiką (pavyzdžiui, 5–7 dienas). Gavėjas turi šį laiką susisiekti su kurjeriu ir susitarti dėl naujo pristatymo arba atsiėmimo terminaluose. Jei per nustatytą laiką siunta nėra atsiimta, ji gali būti grąžinta siuntėjui (Olandijoje), o šių išlaidų paprastai tenka mokėti siuntėjui. Todėl visuomet informuokite gavėją apie artėjantį pristatymą.

8. Ar siunta yra apdraudžiama ir kas daroma, jei ji pasižiūri sugadinta?

Dauguma kurjerių kompanijų siūlo standartinį atsakomybės draudimą, kuris dažnai yra ribotas (pvz., iki 10 EUR arba pagal Konvenciją, pvz., 19 SDR/kg). Tai reiškia, jei siunta dingsta arba sugadoma, gausite tik simbolinę kompensaciją, nebent įrodysite didesnę žalą, bet ir tai bus sudėtinga be papildomo draudimo.

Esu matęs daug nusivylusių klientų, siunčiančių brangią elektroniką be papildomo draudimo. Visada rekomenduoju pasirinkti papildomą siuntos draudimą (cargo insurance), ypač jei siuntos vertė viršija 100–200 eurų. Už nedidelį priedą galima apdrausti prekę pilna verte. Jei siunta atvykpa pažeista, labai svarbu nedelsiant (dar prieš kurjerį) padaryti nuotraukas, pažymėti defektus pristatymo dokumentuose (jei toks yra) ir nedelsiant pranešti apie tai vežėjui. Jei pasirašote dokumentus be pastabų, vėliau bus labai sunku įrodyti, kad pažeidimas atsitiko kelyje, o ne jūsų namuose.

9. Kokius dokumentus reikia pildyti siunčiant prekes iš Olandijos?

Nors tai yra vidinė ES prekyba, teisingai užpildyti dokumentai yra būtini sklandžiam procesui. Pagrindinis dokumentas yra siuntos etiketė (shipping label). Joje turi būti nurodyti tikslūs siuntėjo ir gavėjo duomenys: pavardės, vardai, pilnas adresas (įskaitant pašto kodą), kontaktiniai telefonai. Net nedidelė klaida adrese (pvz., vienas skaičius pašto kode) gali lemti tai, kad siunta nukeliaus į kitą miestą arba grįš atgal.

Jei siunčiate prekes, kurios yra prekinės (prekybos tikslais), būtina prisegti prekių prekybinę sąskaitą (Commercial Invoice). Nors ji nėra reikalinga muitinės išskirstymui tarp ES šalių, ji veikia kaip prekių aprašymas ir vertės patvirtinimas. Jei siunta dingsta, draudimo kompanija reikalaus šios sąskaitos. Sąskaitoje turi būti nurodyta prekių pavadinimas (angliškai), kiekis, vieneto kaina ir bendra vertė. Be aiškaus prekės aprašymo (pvz., ne tiesiog „drabužiai“, o „vyrų medvilninė marškinė, dydis M“) siunta gali būti uždelsta patikrinimui.

10. Kokias privalumas turi terminalų (paštomatų) pristatymas palyginti su pristatymu į namus?

Pastaruoju metu siuntų pristatymas į paštomatus arba kurjerių terminalus tapo itin populiarius. Ši paslauga turi keletą aiškių privalumų. Pirmiausia, tai kaina – pristatymas į terminalą paprastai yra pigesnis nei pristatymas tiesiai į gavėjo namus, nes kurjeriui nereikia važiuoti po specifinius adresus ir ieškoti laiko susitikimui.

Antra, tai patogumas. Gavėjas gali atsiimti siuntą bet kuriuo patogiu laiku, netgi vėlai vakare arba savaitgaliais, nes dauguma terminalų dirba 24/7. Tai išspręžia problemą, kai gavėjo nėra namuose. Taip pat nebereikia būti priklausomam nuo kurjerio darbo laiko. Tačiau verta atsižvelgti ir į siuntos dydį – terminalai turi tam tikrų apribojimų dėl dėžės matmenų ir svorio. Jei siunta didelė arba labai sunki, teks rinktis klasikinį pristatymą į duris.

Išvada

Siuntų pervežimas iš Olandijos į Lietuvą šiandien yra procesas, kuris, atrodo, yra paprastas, tačiau slepia savo niuansus. Per daugiau nei 20 metų šioje srityje mačiau, kaip technologijos pasikeitė logistikos veidą – nuo popierinių sąskaitų, kurias nešiojosi vairuotojai, iki išmaniųjų telefonų, kuriais sekame kiekvieną siuntos žingsnį. Sekimo sistema suteikia kontrolę ir ramybę, o tinkamas pasiruošimas – pakavimas ir dokumentai – užtikrina sėkmę.