Kuo paprastas yra krovinių transporto paslaugų užsakymo procesas į Olandiją? Eksperto vadovas

Dirbant tarptautinių pervežimų srityje daugiau kaip dvidešimt metų, dažnai turiu galimybę stebėti, kaip keičiasi klientų požiūris į logistiką. Anksčiau, kai šios sritys dar nebuvo taip digitalizuotos, kiekvienas krovinys iš Lietuvos į Olandiją (Nyderlandus) atrodė kaip mažas ekspedicijos projektas, reikalaujantis nemažai nervų ir telefono skambučių. Tačiau šiandien situacija yra radikaliai kitokia. Nors pasaulis tapo sudėtingesnis, o tiekimo grandinės – ilgesnės, pačios transporto paslaugų užsakymo procedūros tapo neįtikėtinai paprastos ir skaidrios.

Šiame straipsnyje norėčiau nušviesti šį procesą ir parodyti, kad net ir tokiai atsakai rinkai kaip Olandija, kuri yra vienas pagrindinių Europos logistikos mazgų, krovinio organizavimas gali būti rūpestingas, bet ne sudėtingas. Jei žinote pagrindinius žingsnius ir suprantate, ką tiksliai reikalauja vežėjas, viskas vyksta lyg pagal laikrodį.

Svarbiausia žinoti, kad „paprastumas“ logistikoje kyla ne iš to, kad reikia mažiau dokumentų ar mažiau veiksmų, o iš to, kad šie veiksmai yra standartizuoti. Per dvidešimt metų esu matęs tūkstančius siuntų – nuo mažų pakuotės iki dalinių krovinių (LTL) ir pilnavidurių sunkvežimių (FTL) – ir principiai viskas suskysto keletui aiškių etapų. Tiesiog reikia juos suprasti.

Šiame tekste mes pažvelgsime į tai, kaip užtikrinti, kad Jūsų krovinys pasiektų Amsterdamą, Roterdamą ar Eindhoveną saugiai ir laiku, neįsileidžiant nereikalingo streso.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Kadangi logistika susijusi su daugybe techninių detalių, dažniausiai klientams kyla klausimų, kurie, išsprendžius juos iš karto, padaro visą procesą kur kas paprastesnį. Žemiau pateikiamas 10 klausimų ir atsakymų, kurie padės Jums susidaryti išsamią vaizdą.

1. Kokios informacijos reikia norint gauti tikslią kainą už transportą į Olandiją?

Tai yra pirmasis ir pagrindinis žingsnis. Dažnai klientai rašo „Reikia vežti į Olandiją, kiek kainuos?“. Toks užklausimas yra pernelyg bendras. Norint gauti tikslų pasiūlymą, reikalingas techninis krovinio aprašymas. Esu matęs situacijų, kai vietoj paprastų 1 colių paletų buvo gabenti nestandartiniai, viršyti kroviniai, o tai keičia kainą kelis kartus.

Norėdami gauti tikslią citatą, turite nurodyti: 1. Krovinio svorį (tiksliai kilogramais). 2. Matmenis (ilgį, plotį, aukštį). 3. Vietų (palečių) skaičių. 4. Atsiėmimo ir pristatymo adresus (pašto kodai Olandijoje yra labai svarbūs, nes nurodo konkrečią zoną). 5. Krovinio tipą (ar tai yra standartinė prekė, ar galima krauti ant viršaus, ar reikalinga temperatūros režimas).

Turint šiuos duomenis, brėžinyje arba Excelio lentelėje, ekspeditorius gali Jums pasiūlyti kainą per 15 minučių. Be šios informacijos bet koks pasiūlymas bus tik apytikslis įvertinimas, kuris gali pasikeisti vėliau.

2. Ar Lietuvos ir Olandijos (ES) prekybai reikalingi muitinės dokumentai?

Šis klausimas dažnai kelia didžiausią sumąšį, ypač tų, kurie nėra susidūrę su prekyba po ES ribų. Atsakymas yra paprastas: jei gabenate prekes iš vienos ES šalies į kitą, formalios muitinės procedūros (importo deklaravimas) nereikalingos.

Tačiau tai nereiškia, kad dokumentų visai nereikia. Nors siena neperžengiama, krovinys vis tiek turi būti įformuliuotas. Būtinas yra CMR važtaraštis, kuris veikia kaip sutartis tarp vežėjo ir siuntėjo, bei kaip krovinio aprašymas. Be to, rekomenduojama turėti prekių sąskaitą-faktūrą (Invoice) ir pakavimo sąrašą (Packing List). Šie dokumentai gali būti reikalingi patikrinimo metu (pavyzdžiui, Jei transportą sustabdo policija arba sulaiko mokesčių inspekcija), taip pat jie yra būtini apskaitos tikslais ir Jūsų olandiškojo partnerio reikalavimų (dažnai reikalaujančių PVM kodų patvirtinimo) įvykdymui.

3. Kiek trunka standartinis krovinio pristatymas iš Lietuvos į Olandiją?

Mano patirtis rodo, kad klientai visada nori matyti savo prekę kuo greičiau, tačiau realūs terminai priklauso nuo krovinio tipo. Jei užsakote pilnavidurį sunkvežimį (FTL), kuris vairuojamos iki 9 tonų kelyje, jis gali pasiekti Olandiją per 18–24 valandas (priklausomai nuo to, ar tai yra šiaurinė (Amsterdamas) ar pietinė (Eindhovenas) šalies dalis).

Jei kalbame apie dalinius krovinius (LTL), kai viename sunkvežimyje sukeliami kelių klientų siuntiniai, terminas ilgėja. Čia reikia laukti, kol sunkvežimis užsipildžia Lietuvoje arba surenka krovinius iš kitų šalių. Tokiu atveju standartinis terminas yra 2–4 darbo dienos. Verta atkreipti dėmesį, kad Olandijoje yra labai gera kelių infrastruktūra, tačiau didžiuosiuose miestuose (Roterdamas, Utrechtas) dažnai pasitaiko spūstys, kurios gali pridėti keletą valandų prie pristatymo laiko.

4. Kaip užtikrinti, kad krovinys bus pakrautas saugiai?

Tai vienas svarbiausių aspektų, apie kurį dažnai pamirštama. Nors Olandija yra arti, kelyje gali būti blogų oro sąlygų, staigių stabdymų ar vingių. Per savo karjerą esu matęs nukritusių krovinių, todėl visada stengiuosi šviečinti klientus apie pakavimo svarbą.

Jei krovinys keliauja paletėmis, būtina, kad jos būtų užfiksuotos (apvyniotos) plastikine plėvele ir, jei įmanoma, uždengtos viršutinėmis dangčiais, jei prekės jautrios drėgmei ar dulkių. Labai svarbu, kad paletės neviršytų standartinių matmenų (paprastai 120x80 cm arba 120x100 cm Europoje) ir aukščio (virš 120 cm reikalingas ypatingas tvirtinimas arba atskira vieta). Jei krovinys yra nestandartinis (pvz., ilgos gipso plokštės ar statybinės medžiagos), būtina iš anksto įspėti vežėją apie tvirtinimo būtinybę (juostos, diržai, rėmai). Gerai užfiksuotas krovinys – tai 50 proc. sėkmės.

5. Ar galima sekti krovinių judėjimą realiu laiku?

Anksčiau tekdavo laukti skambučio iš vairuotojo, kad sužinotume, kur jis yra. Šiandien technologijos padarė šį procesą paprastą. Beveik visi profesionalūs vežėjai naudoja GPS stebėjimo sistemas.

Užsakius transportą, Jums paprastai pateikiamas nuoroda (linkas) arba galite sekti krovinį per ekspeditoriaus sistemą. Tai leidžia matyti ne tik vietą bet ir, dažnai, vairuotojo greitį bei sustojimus. Olandijoje, kur logistika yra aukščiausio lygio, pristatymo vietos dažnai turi savo el. pašto sistemas, kur automatiškai gauna pranešimus apie artėjantį sunkvežimį, kas leidžia sandėliams pasiruošti iškrovai. Tai taip pat palengvina Jūsų gyvenimą, nes nereikia nuolat skambinti ir klausti „kur jis?“.

6. Kokios yra mokėjimo sąlygos už transporto paslaugas?

Standartinės tarptautinės logistikos praktikos, kurios laikomasi ir Olandijos maršrutuose, nustato, kad mokėjimas už transporto paslaugas įvykdomas prieš išvykstant (prepayment) arba gavus originalius dokumentus po pristatymo.

Dauguma Lietuvos eksportuotojų dirba pagal sutartines sąlygas, kuriose nurodytos atidėtos mokėjimo dienos (pvz., 30 dienų nuo sąskaitos gavimo). Tačiau jei bendradarbiaujate su nauja transporto kompanija, reikėtų pasiruošti, kad gali būti reikalaujamas avansas. Taip pat svarbu suprasti, kad kaina paprastai nurodoma be PVM, jei vežėjas veikia pagal tarptautines vežimo sutartis (CMR), tačiau vietinėms kompanijoms gali būti taikomas Lietuvos PVM (21 %). Visada tikrinkite, ar pateiktoje sąskaitoje nurodyta mokėjimo valiuta – dažniausiai tai yra EUR, kas daro apskaitą paprastesnę, nes nieko nebereikia keisti.

7. Kas atsitinka, jei vairuotojas negali pristatyti krovinio nurodytu laiku?

Tai vienas dažniausiai bijomų scenarijų. Tačiau profesionalioje logistikoje egzistuoja prevencinės priemonės. Jei dėl techninių problemų, eismo įvykių ar blogo oro vairuotojas supranta, kad pavėluos, jis turi pranešti ekspeditoriui.

Ekspeditorius tada nedelsiant susisiekia su Jumis arba Jūsų gavėju Olandijoje ir aptaria sprendimus. Olandų sandėlininkai yra labai disciplinuoti, todėl laiko planavimas jiems yra šventa. Jei vairuotojas pavėluos be įspėjimo, gali kilti problemų su iškrovos laiku (t.y., gali tekti laukti kitą dieną). Todėl, kiekvienas atsakingas vežėjas stengiasi informuoti apie vėlavusius bent 24–4 valandas iki pristatymo. Mano patirtis rodo, kad komunikacija čia išgelbėja daugiau nei greitis.

8. Ar reikia specialios draudimo polisos?

CMR konvencija numato standartinį vežėjo atsakomybės limitą, kuris, tiesa sakant, yra gana žemas (apie 8,33 SDR už kilogramą – tai maždaug 10 EUR). Jei gabenate brangias prekes (elektroniką, vaistus, brangų metalą), šis limitas nepadengs nuostolių, jei krovinys bus pavogtas ar sugadintas.

Todėl visada rekomenduoju susimokėti už krovinio draudimą (Cargo Insurance). Tai paprastas procesas: ekspeditorius už Jus uždraudžia krovinių visą maršruto metu. Kaina paprastai svyruoja nuo 0,2 iki 0,5 proc. nuo krovinio vertės. Už šią nedidelę sumą Jūs įgyjate ramybę ir tikrą apsaugą. Esu matęs atvejų, kai degė sunkvežimiai ar buvo iškraunami sandėliai – be draudimo tokių įmonių verslas galėtų žlugti.

9. Kokios yra specifinės Olandijos pristatymo taisyklės?

Olandija yra unikali savo tankiu gyvenamųjų namų ir verslo centrų išsidėstymu. Čia yra labai griežtos taisyklės dėl pavojingų krovinių (ADR), taip pat dėl transporto priemonių svorio miestuose.

Jei Jūsų krovinys yra sunkesnis nei 3 tonos (standartinis miesto pristatymas), o gavėjas yra istoriniame miesto centre, gali tekti naudoti mažesnes transporto priemones arba „paskutiniųjų kilometrų“ paslaugas. Be to, Olandijoje labai populiarios „paletpakėlių“ (su liftu sunkvežimiai) paslaugos, nes dauguma mažmeninių parduotuvių neturi pakavimo aikštelės su krane. Užsakant transportą, būtina nurodyti, ar gavėjas turi „kraną“, ar reikalingas vairuotojo „rankinis“ iškrovimas, ar reikalingas sunkvežimis su liftu. Tai nulemia sėkmingą pristatymą be papildomų laukimo mokesčių.

10. Kaip pasirinkti patikimą pervežėją?

Rinkos pasiūla yra didžiulė, tačiau kokybė skiriasi. Per 20 metų aš išmokiau atpažinti patikimus partnerius. Žiūrėkite ne tik į kainą. Pigiausias pasiūlymas dažnai baigiasi vėlavimais ar prasta komunikacija.

Pasirinkdamas pervežėją, atkreipkite dėmesį į: 1. Atsiliepimus (Google maps, socialiniai tinklai). 2. Transporto parko amžių (nauji sunkvežimiai reiškia mažiau gedimų ir didesnį saugumą). 3. Komunikaciją (ar atsiliepia į el. laiškus greitai?). 4. Licencijas (ar turi teisę vykdyti tarptautinius vežimus).

Patikimas pervežėjas niekada neslėps savo veiklos istorijos ir visuomet pasiūlys aiškias sutarties sąlygas. Geras ekspeditorius veikia kaip Jūsų partneris, o ne tik kaip tarpininkas, uždirbantis pinigus.

Išvada

Apibendrinant, transporto paslaugų užsakymo procesas į Olandiją iš tiesų yra paprast, jei jis atliekamas sistemingai. Nors pirmą kartą atrodę sudėtingi dokumentai, terminai ir techniniai reikalavimai, iš tikrųjų sudaro logišką grandinę, kurią valdo profesionalai.

Pagrindinis dalykas, kurį noriu perduoti iš savo daugiametės patirties, yra tikslumas ir komunikacija. Kuo išsamiau pateiksite informaciją pradžioje, tuo mažiau nereikės rūpintis kelionės metu. Olandija yra viena geriausiai pasiruošusių šalių logistikai, todėl, jei Jūsų krovinys yra tvarkingai supakuotas ir dokumentuotas, jis pasieks paskirties vietą be jokio trikdžio.

Nebijokite klausti ekspertų, domėkitės procesu ir pasitikėkite savo partneriais. Logistika turi tarnauti verslui, o ne kurti problemas. Tikiuosi, kad šis straipsnis padės Jums jaustis tikrai užtikrintai užsakant kitą siuntą į Nyderlandus.