Koks patogiausias būdas siųsti smulkias siuntas iš Olandijos?

Įvadas

Dirbant tarptautinių pervežimų srityje daugiau nei dvi dešimtis metų, dažnai tenka stebėti, kaip pasikeitė žmonių įpročiai ir logistikos pasaulis. Anksčiau siuntų siuntimas buvo sudėtingas reikalas, reikalęs daug laiko ir biurokratinių procedūrų, o šiandien viskas vyksta sparčiai, dažnai vos keliais paspaudimais iš išmaniojo telefono. Tačiau, nepaisant technologijų pažangos, pagrindinis klausimas, kurį dažnai girdėju iš klientų, gyvenančių ar dirbančių Nyderlanduose (Olandijoje), išlieka tas pats: „Koks gi patogiausias būdas persiųsti smulkias siuntas atgal į Lietuvą ar į kitas šalis?“.

Pojutis „patogumas“ kiekvienam gali reikšti ką nors kitko. Vieniems svarbiausia yra kaina – kiek pigiau galima, tuo geriau. Kitiems laikas yra kritinis veiksnys – siunta turi būti paskubinta ir pristatyta per 24 valandas. Tretiems svarbiausia yra paprastumas – norima, kad kurjeris pats atsiimtų siuntą namuose, o ne tektų važiuoti į paštą. Ilgai analizuodamas rinką ir stebėdamas logistikos procesus, galiu teigti, kad vieno „idealio“ sprendimo visiems nėra, tačiau yra aiškios strategijos, kaip pasirinkti geriausią variantą pagal poreikius.

Olandija yra viena iš labiausiai sukompresuotų logistikos centrų Europoje. Čia veikia pačių pažangiausių kurjerių paslaugų kompanijų (PostNL, DHL, UPS, FedEx) padaliniai, o infrastruktūra leidžia siuntas išsiųsti nepaprastai efektyviai. Smulkios siuntos – tai dokumentai, drabužiai, mažos elektronikos dalys, dovanos ar asmeniniai daiktai, kurių svoris dažniausiai neviršija 5–10 kilogramų. Būtent šios siuntos sudaro didžiausią dalį asmeninio ir smulkaus verslo pervežimų.

Šiame straipsnyje remiuosi savo ilgamečia patirtimi ir noriu padalinti išsamią informaciją, padėsiančią jums susiorientuoti Olandijos siuntų rinkoje. Mes aptarsime ne tik tai, kurias paslaugas pasirinkti, bet ir subtilius niuansus, kurie gali padaryti siuntimą kur kas lengvesnį ir saugesnį. Nesvarbu, ar esate privatus asmuo, norintis nusiųsti gimtinei Kalėdų dovaną, ar verslininkas, siunčiantis pirmąjį produkto pavyzdį klientui – ši žinia bus jums naudinga.

Svarbu suprasti, kad patogumas susideda ne tik iš to, kiek kainuoja siunta, bet ir iš to, kiek nervų jums kainuoja visas procesas. Ar reikės stovėti eilėse? Ar reikės spausdinti etiketes? Ar siunta bus apdrausta? Šie ir kiti klausimai bus išsamiai atsakyti toliau esančiame dažniausiai užduodamų klausimų skyriuje.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kokias paslaugas geriausia naudoti smulkioms siuntoms siųsti iš Olandijos: paštas ar kurjeriai?

Atsakymas į šį klausimą priklauso nuo jūsų prioritetų, tačiau, remiantis mano patirtimi, „PostNL“ yra tautos pasitikėjimo simbolis Olandijoje ir dažniausiai yra patogiausias pasirinkimas standartinėms, ne paskuboms siuntoms. Jų tinklas yra išplėtotas po visą šalį, o „PostNL“ pašto skyrius ar „Postkantoor“ taškus galima rasti net mažiausiuose miestuose ir netgi parduotuvėse (pvz., „Bruna“ ar „Albert Heijn“). Tai daro proceso pradžią labai paprasta – užsukate į artimiausią parduotuvę, išsiunčiate siuntą ir tęsiate dieną.

Tačiau, jei kalbame apie kurjerines paslaugas, tokias kaip „DHL“ ar „UPS“, jos siūlo daugiau lankstumo ir greičio. Jei jums reikalinga patogiausia paslauga, t. y. kad kurjeris pats atvyktų prie jūsų namų ar biuro durų ir paimtų siuntą (be jokių jūsų pastangų važiuoti į miestą), tuomet tarptautiniai kurjeriai yra neabejotinas lyderis. Jie taip pat siūlo tiksliausio pristatymo laiko nustatymą paskutiniam myriui Lietuvoje. Taigi, jei norite sutaupyti laiko ir jums ne svarbi kaina – rinkitės kurjerius. Jei norite pigiai ir paprastai išsiųsti ne skubų daiktą – „PostNL“ ar „DPD“ (kuris taip pat labai stiprus Lietuvoje) bus puikus pasirinkimas.

2. Ar verta naudotis siuntų brokeriavimo arba palyginimo svetainėmis?

Esu matęs, kaip šios svetainės (tokios kaip „Packleader“, „Sendcloud“ ar kitos agregatoriai) išgarsėjo paskutiniu dešimtmečiu. Jos gali būti labai patogios, nes suteikia galimybę vienoje vietoje palyginti kainas ir pasirinkti pigiausią variantą iš kelių vežėjų. Tačiau čia yra vienas svarbus niuansas, apie kurį dažnai pamiršta. Kai naudojatės tokia tarpine svetaine, atsiranda trečioji šalis tarp jūsų ir kurjerio.

Jei kyla problemų (siunta dingsta, vėluoja ar sugadinama), komunikacija tampa sudėtingesnė. Vietoj tiesioginio ryšio su „DHL“ ar „PostNL“, turite kreiptis į brokerį, kuris tada kreipiasi į vežėją. Tai gali prailginti problemos sprendimą. Taip pat kai kurie brokeriai taiko savo mokesčius arba neleidžia naudotis visomis kurjerio funkcijomis (pvz., specialiu apdangalu). Mano nuomone, šios svetainės puikiai tinka retkarčiams siunčiantiems asmenims, kurie nori sutaupyti eurą-dvejus. Tačiau jei siunčiate reguliariai ar siunta yra ypatingai vertinga, geriau sudaryti tiesioginę sutartį su kurjeriu arba naudotis jų oficialiomis svetainėmis, kuriose galite gauti pilną palaikymą ir aiškias garantijas.

3. Kaip teisingai supakuoti smulkias siuntas, kad jos pasiektų kryptį nepažeistos?

Per daugelį metų mačiau begalę sugriautų dėžučių, kurios atrodė kaip po mūšio lauko. Dažniausia priežastis nėra pačios pervežimo kompanijos neatsargumas, o netinkamas pakavimas. Olandijoje, kaip ir visoje Europoje, siuntos rūšiuojamos automatizuotais centrais. Jos nukrenta ant konvejerių, jose gali užsibrėžti kitos siuntos. Patogiausias ir patikimiausias būdas apsaugoti smulkų daiktą yra naudoti „dėžės dėžėje“ metodą.

Paimkite kietą, naują arba labai geros būklės korėgę dėžę. Viduje įdėkite savo daiktą, kuris jau turi būti įvyniotas į burbuliukų plėvelę (popieriumi užpildyti tuščias vietas). Tada šią dėžutę padėkite į šiek tiek didesnę išorinę dėžę, tarp jų užpildydami tarpą užpildu (pvz., putomis arba suspaustu popieriumi). Tai sukuria amortizaciją, kuri sušvelnina smūgius. Taip pat nepamirškite užklijuoti visų dėžės atvirųjų kraštų. Jei dėžė atsivers, turinys gali iškristi, ir tuomet kurjerių kompanija neatsakinga dėl netekto turinio. Gerai užklijuota dėžė – tai pusė sėkmės.

4. Ar reikia deklaruoti siuntos turinį ir koduoti prekes, jei siunčiate asmeninę dovaną?

Tai vienas dažniausiai painiojamų dalykų. Taip, būtina. Net jei siunčiate tik „drabužį močiutei“ ar „naudotą knygą draugui“, tarptautinėse siuntose (net tarp ES šalių, o ypač jei siunčiate į Jungtinę Karalystę ar Šveicariją) turi būti pateiktaCustoms deklaracija (CN22 arba CN23 forma). Daugeliui klientų tai atrodo kaip papildomas rūpestis, tačiau tai būtina muitinės kontrolės procedūra.

Patogiausias būdas tai padaryti yra užpildyti deklaraciją internetu, kai užsakote kurjerio paslaugą. Ten reikės nurodyti turinį (pvz., „Used clothing“), svorį ir prekės kodą (HS kodą). Nereikia būti muitinės ekspertu, paprastoms prekėms šiuos kodus galima rasti internete per kelias minutes. Jei nurodysite „Gift“ (Dovana) be jokio aprašymo, siunta gali būti uždelsta arba net grąžinta atgal. Neteisingas arba netikslus aprašymas gali sukelti brangščiausius muitinės patikrinimus. Gerai parengta deklaracija užtikrina, kad siunta skris be jokių stabdžių, o tai yra didžiausias patogumas.

5. Kokios yra apdraudimo galimybės ir ar verta papildomai apdrausti siuntą?

Dirbdamas šioje srityje visada sakau klientams: „tikėkis geriausio, bet būk pasiruošęs blogiausiam“. Standartinės kurjerių paslaugos dažniausiai turi ribotą atsakomybę. Pavyzdžiui, „PostNL“ arba „DPD“ standartinė atsakomybė gali būti tik keletas dešimčių ar šimtų eurų, net jei siunta verta tūkstančius. Jei siunčiate brangų telefoną, juvelyrinius dirbinius ar profesionalią fotografijos techniką, standartinis apdraudimas neapsims.

Patogiausias būdas užtikrinti ramybę yra pasirinkti „Ad Valorem“ apsidraudimą, t. y. apdrausti siuntą pagal tikrąją jos vertę. Tai paprastai kainuoja nedidelę procentinę dalį nuo siuntos vertės (pavyzdžiui, 1–2 %). Atsižvelgiant į tai, kad smulkios siuntos dažnai būna vertingos elektronikos ar asmeniniai daiktai, ši investicija nėra didelė, bet gali sutaupyti didelių nervų ir pinigų, jei įvyks nelaimingas atsitikimas. Visada perskaitykite draudimo taisykles – kai kurios brangios prekės (ginklai, gėrimai, smėlis) gali būti išskirtos iš draudimo apimties.

6. Ar galima siųsti maisto produktus ar skysčius iš Olandijos smulkiomis siuntomis?

Olandija garsi savo sūriais, šokoladu ir kitais delikatesais, todėl dažnai norime pasidalyti šiomis dovanomis su artimaisiais. Tačiau siuntant maisto produktus ir skysčius reikia būti ypatingai atsargiam. Tarptautinės siuntos praeina per šilumos kontrolės zonas (pvz., lėktuvų bagažo skyrius arba sausosios zonos sandėlius), todėl produktai, kurie gali suirti nuo šilumos arba užšalti, gali būti sugadinti.

Be to, yra griežti apribojimai dėl skysčių. Alkoholiniai gėrimai gali būti siunčiami tik tada, kai tai nėra draudžiama galutinio paskirties šalies įstatymais, o siuntintojas turi turėti licenciją (priklausomai nuo kiekio). Paprasti maisto produktai (sausi, suvynioti) dažniausiai siunčiami be problemų, tačiau būtina, kad pakuotė būtų hermetiška. Jei sūris ar uogienė išsilieja ir užteršia kitas siuntas, kurjerių kompanija gali paskaičiuoti didelę baudą. Todėl patogiausias būdas – užtikrinti, kad skysčiai yra sandariai uždaryti ir, jei įmanoma, įdėti juos į vėsiąją lagaminą su ledo paketais (nors tai keičia siuntos svorį ir klasę).

7. Kaip elgtis, jei siunta pavėluoja ar dingsta? Kokius veiksmus reikia imti?

Tai nemaloni situacija, su kuria susiduria beveik kas antras siuntimo paslaugų vartotojas. Jei matote, kad siuntos sekimo numerius (tracking number) statusas nebuvo atnaujintas ilgiau kaip 48 valandas, nedelskite. Patogiausias būdas yra susisiekti su kurjerių kompanijos klientų aptarnavimo tarnyba.

Turiu patirties, kad didelės kompanijos, tokios kaip „DHL“ ar „UPS“, turi labai efektyvius „chat“ botus arba telefonines linijas. Būkite pasiruošę pateikti siuntos numerį ir siuntėjo bei gavėjo adresus. Jei siunta dingusi (pvz., buvo pristatyta į netinkamą adresą), reikia pateikti „pareiškimą dėl praradimo“ (claim). Čia svarbi tiksli dokumentacija: kvitai, siuntos nuotraukos prieš išsiuntimą, vertės įrodymai. Kuo greičiau pranešate apie problemą, tuo didesnė tikimybė ją išspręsti. Dažnai siuntos tiesiog „užstrigą“ rūšiavimo centre, ir vienas skambutis gali padėti jas „atrasti“ ir nukreipti teisinga kryptimi.

8. Ar galima siųsti siuntas į pašto dėžutę (Packstation) arba į paštomatus Lietuvoje?

Absoliučiai taip, ir ši paslauga tampa vis populiaresnė bei patogesnė. Olandijoje gyvenantys lietuviai dažnai renkasi šį būdą dėl paprastumo. Siunčiant siuntą į Lietuvos pašto automatą (pvz., „LP Express“ ar „DPD Pickup“), galima nurodyti automato kodą kaip pristatymo adresą.

Kas yra ypatingai patogu? Gavėjas nereikalauja būti namuose tam tikru laiku, jis gauna SMS pranešimą, kai siunta atvyksta, ir gali ją paėmti tuomet, kai jam patogu – dažnai net 24/7 režimu. Be to, siuntimas į paštomatą dažnai yra šiek tiek pigesnis nei pristatymas į namus („Door-to-Door“), nes kurjeriui nereikia važiuoti iki konkretaus namo ir ieškoti gavėjo. Siunčiant iš Olandijos, kurjerių kompanijos puikiai supranta Lietuvos paštomatų adresus, todėl tiesiog tikrai nurodykite automato ID ir adresą.

9. Kokios yra specifinės taisyklės siunčiant elektroniką su ličio baterijomis?

Tai yra vienas svarbiausių saugumo klausimų šiuolaikinėje logistikoje. Jei siunčiate telefoną, planšetę, „powerbank“ arba bet kurį kitą įrenginį su ličio jonų baterijomis, taisyklės yra griežtos. Baterijos laikomos pavojingomis krovinių kategorijos (Dangerous Goods) dalimi, nes gali užsidegti.

Patogiausias ir teisingiausias būdas yra įsitikinti, kad įrenginys yra visiškai išjungtas (ne „Sleep“ režime). Baterija turi būti apsaugota nuo trumpojo jungimo – tai reiškia, kad ji turi būti originalioje pakuotėje arba uždengta izoliacine juoste arba burbuliukų plėvele. Jei siunčiate tik baterijas (be įrenginio), jos turi būti pakluotos kaip atskiros prekės. Dauguma kurjerių leidžia siųti nedidelius kiekius elektronikos su baterijomis (pvz., iki 2 įrenginių) standartinėmis siuntomis, tačiau didesniais kiekiais reikia deklaruoti jas kaip pavojingą krovinių, kas kainuoja brangiau ir užtrunka ilgiau. Nepaisykite šių taisyklių, nes jei siunta užsidegs sandėlyje, ne tik prarasite daiktą, bet ir galite atsakyti už žalą.

10. Kaip išsirinkti optimalų dydį dėžutės, kad nepamokėti per daug?

Logistikoje egzistuoja toks dalykas kaip „volumetrinis svoris“. Tai reiškia, kad jei dėžutė yra didelė, bet lengva, kurjeris vis tiek už ją užskaičiuos kaip už sunkią, nes ji užima daug vietos lėktuve ar sunkvežimyje. Patogiausias būdas sutaupyti pinigų yra pasirinkti dėžutę, kuri kuo tiksliau atitinka siuntos turinį.

Nenaudokite milžiniškų dėžučių mažiems daiktams, jei tik čia nėra būtina dėl apsaugos. Pavyzdžiui, jei siunčiate vieną marškinėlius, maža, plokščia dėžutė („mailer box“) bus kur kas pigesnė nei standartinė 30x20x20 cm dėžutė. Prieš renkantis dėžę, išmatuokite daiktą.