Kelionių planavimas iš Olandijos – paprastas užsakymo procesas

Tarptautinių pervežimų srityje dirbau beveik du dešimtmečius. Per tą laiką matavau viską – nuo mažųjų siuntinių, kurie pasiekdavo gavėją vėluodami dieną dėl blogai užpildytų dokumentų, iki sudėtingų projektinių krovinių, kuriems reikėjo specialios technikos ir neramių naktų prie sienų. Vienas dalykas visada išliktas nepakitęs: kliento nerimas ir nežinojimas. Dažniausiai žmonės galvoja, kad užsisakyti transportą iš Nyderlandų (Olandijos) yra sudėtingas, brangus ir ilgas procesas, pilnas biurokratijos. Tačiau esu čia, kad Jums pasakčiau tiesą – tai gali būti taip paprasta kaip pirkti bilietus į kiną, jei žinote, kaip tai veikia.

Olandija yra viena svarbiausių logistikos krypčių visoje Europoje. Didžiuliai uostai, tobuli keliai, tankus prekybos tinklas – visa tai sukuria puikias sąlygas verslui ir asmeninėms reikmėms. Tačiau šis privalumas tampa naudingas tik tada, kai sugebsite jį efektyviai panaudoti. Šiame straipsnyje aš nesinaudosiu sudėtingomis profesinėmis sąvokomis, kad sužavėčiau, o tiesiog ir aiškiai, kaip patyręs ekspertas, papasakosiu, kaip susitvarkyti su krovinio planavimu, kad Jūsų „kelionė“ prasidėtų be rūpesčių. Nesvarbu, ar statote namą Lietuvoje ir reikia plautų medžiagų iš Briuselio ar Tilburgo, ar perkote automobilį iš Amsterdamo – proceso esmė lieka ta pati. Raktas į sėkmę yra ne stochastika, o geras planavimas ir partnerio pasirinkimas.

Štai išsamesnis vadovas, padėsiantis suprasti visą užsakymo mechaniką nuo pirmojo skambučio iki krovinio iškrovimo Jūsų kieme.

DUK (Dažnai užduodami klausimai)

1. Kuo prasideda visas procesas ir kada reikia kreiptis į pervežėją?

Viskas prasideda ne nuo telefono skambučio, o nuo Jūsų aiškaus supratimo, ką ir kada norite pergabenti. Mano patirtis rodo, kad optimalus laikas kreiptis yra bent 3–5 dienos prieš planuojamą kroviniui paruošimo datą, o jei kalbame apie didelius krovinius ar specialią techniką – tai savaitėmis anksčiau. Kodėl? Todėl, kad logistika – tai ne taksi. Vairuotojų darbo laikas reguliuoja griežti taisyklės, o laisvų automobilių Olandijoje gali būti tiek pat, kiek ir sniego liepos viduryje, jei užpildysite rinką paklausa.

Kai kreipiatės, turime būti pasirengę pateikti pagrindinę informaciją: krovio svorį, tūrį, kraunamos vietą adresą ir, žinoma, iškrovimo vietą. Jei dar netiksliai žinote datas, tai ne problema – mes galime dirbti su apytiksliais laiko kadrais. svarbiausia yra numatyti „langą“. Pavyzdžiui, jei žinote, kad prekę galėsite perduoti pervežėjui tik kitą antradienį, tai ir yra mūsų pradžios taškas. Iš karto po to pradedame ieškoti vairuotojo, kuris būtų arčiausiai Jūsų siuntėjo, taip sutaupydami laiko ir pinigų.

2. Kokius dokumentus reikia paruošti užsakymui pateikti?

Dokumentų reikalavimai dažnai būna vienas didžiausių kliūčių. Tačiau jei esate pasiruošę, tai užtrunka vos kelias minutes. Pagrindinis dalykas, kurio reikia, yra tiksli krovinio apibūdinimo informacija. Profesionalus ekspedinieris Jums paprašys pateikti komercinę sąskaitą (invoice), kurioje matytųsi prekės pavadinimas, svoris, kiekis ir vertė, bei pakavimo lapą (packing list), jei prekių yra daug.

Jeigu pervežate asmeninius daiktus (pvz., kelyje gyvenančio asmens turtą), reikės sudaryti daiktų sąrašą su apytikslės vertės nurodymu. Tai būtina ne tik dėl muitinės, bet ir dėl draudimo. Olandijos eksporto dokumentacija yra griežtai reglamentuota, todėl klaidos sąskaitoje (pvz., neteisingas HTS kodas arba prekės pavadinimas) gali sustabdyti visą procesą pasienio punkte. Aš visada patariu savo klientams nufotografuoti krovinį prieš pakavimą – tai paprastas žingsnis, kuris ateityje gali išgelbėti nuo ginčų dėl buklės.

3. Kaip susiformuoja kaina ir nuo ko ji priklauso?

Kainodara logistikoje nėra išgalvota – ji remiasi rinkos principais. Daugelis klientų klausia: „Kiek kainuoja viena kilometro pervežimas iš Amsterdamo į Vilnių?“ Atsakymas niekada nėra tiesioginis. Kaina priklauso nuo kelių veiksnių: kuro kainos rinkoje (kurios šiuo metu svyruoja), vietos Olandijoje (kraunama prie uosto ar atokiuose kaimuose?), krovinio charakteristikų.

Jei krovinys užima visą vilkiką (FTL – Full Truck Load), kaina bus fiksuota už visą automobilį, nepriklausomai nuo to, ar jis pilnas, ar tuščias viduje. Jei tai mažesnis siuntinys (LTL – Less than Truck Load), kaina skaičiuojama pagal užimamą vietą tarpinėje ašyje (pavėžėjimas). Svarbu paminėti, kad Olandijoje dažnai taikomi mokesčiai už aplinkosaugą zonose (Low Emission Zones), kurie taip pat įtraukiami į galutinę sumą. Geras pervežėjas visada pateiks išsamą sąskaitą, kurioje matysite, kiek už ką mokate – už nuvežtus kilometrus, už kuro priedą, už pervažiavimus per tiltus ar tunelius (pvz., Vokietijos autobanus). Nenaudinga ieškoti pigiausio variantas, jei jis neapima visų „pavėžėjimo“ mokesčių – vėliau gali tekti mokėti dvigubai.

4. Ar reikia rūpintis pakavimu, ar tai pervežėjo darbas?

Tai klausimas, kurį girdžiu dažniausiai. Atsakymas priklauso nuo susitarimo, bet esmė tokia: siuntėjas atsakingas už pakavimą, o pervežėjas už saugų gabenimą. Jei gabenate standartines paletes (EUR, FIN), pakavimas yra paprastas – prekės turi būti tvirtai prifixuotos ant paletės, o viršuje uždengtos plėvele arba apvyniotos juosta.

Tačiau jei gabenate baldus, įrangą ar brangius daiktus, aš visada rekomenduoju profesionalų pakavimą. Medžiagos (putplasčiai, burbulinės plėvelės, medinės dėžės) kainuoja nedaug, bet sutaupo nervų. Esu matęs atvejus, kai blogai užfiksuota balda važiuodamas keliu „sugriuvo“ nuo paletės ir apgadino kitą krovinių. Tuomet atsakomybės klausimai tampa labai skausmingi. Olandijos krauto vietose dažnai būna keltuvai, kurie gali padėti pakrauti, bet jei krovinys yra trapus, praneškite apie tai iš anksto – mes paruošime vairuotoją, kuris turi „guminę“ pakrovimo aikštelę („pneumatic suspension“), kad būtų išvengta smūgių.

5. Kaip vyksta paieška ir rezervavimas (booking) procesas?

Kai gavome iš Jūsų duomenis ir dokumentus, prasideda paieška. Šiandien logistika yra skaitmeninė – mes naudojame specialias platformas („burvės“), kurioje matome tūkstančius laisvų automobilių Olandijoje. Mūsų tikslas surasti tokią mašiną, kuri vairuotojui nešvaistytų laiko tuščiai važiuojant į Jūsų sandėlį.

Kai randame tinkamą variantą, atliekame „booking“ – rezervaciją. Tai reiškia, kad siunčiame vairuotojui arba transporto kompanijai užsakymo patvirtinimą su visais kontaktais ir instrukcijomis. Čia labai svarbu nurodyti ne tik adresą, bet ir kontaktinį asmenį vietovėje, bei specialius reikalavimus (pvz., „reikalinga rampa“, „vairuotojas turi padėti iškrauti“, „leidžiama užeiti tik iki 7:30 ryto“). Kai vairuotojas patvirtina, mes gauname CMR draudimo numerį ir viskas užfiksuota. Nuo šio momento Jūsų krovinys tampa mūsų atsakomybe.

6. Kiek laiko trunka transportavimas iš Olandijos į Lietuvą?

Standartinis atsakymas, kurį visiems duodu, yra 1–2 dienos, jei kalbame apie pilną mašiną (FTL). Atstumas nuo Roterdamo ar Eindhoveno iki Vilniaus yra apie 1600–1800 km. Profesionalus vairuotojas, laikydamasis poilsio režimo (tachografas), šį atstumą įveikia per 24–30 valandų.

Tačiau jei užsakote dalinį krovinių pervežimą (konsolidacija), laikas gali prailgėti iki 3–5 dienų. Kodėl? Todėl, kad tarpinėje aikštelėje (pvz., Venlo ar Tilburgas) reikia surinkti kelis skirtingų klientų krovinius, kad užpildyti mašiną. Vairuotojas turi apvažiuoti po 4–5 adresus, prieš išvykdamas į Lietuvą. Taip pat reikia atsižvelgti į savaitgalius – jei krovinys pasiekia Lietuvą šeštadienio vakarą, jis gali būti iškraunamas tik pirmadienį, jei nėra susitarta dėl papildomo darbo. Visada patariu planuoti atsargas (jei tai prekybos prekės) su 2–3 dienų rezervu.

7. Kas vyksta su krovinio sekimu arba „Tracking“?

Anksčiau, prieš 20 metų, sekimas buvo paprastas: skambinai vairuotojui jį paklausdavai. Šiandien situacija pasikeitė. Modernios transporto kompanijos suteikia galimybę stebėti krovinius realiu laiku per GPS sistemas.

Kai užsakote paslaugą, mes suteikiame Jums nuorodą arba prisijungimo duomenis, kur galite matyti, kur yra Jūsų mašina. Tai suteikia ramybės – matote, kai vairuotojas išvyksta iš Olandijos, kai pasiekia Vokietijos sieną ir kai artėja prie Lietuvos. Tačiau verta prisiminti, kad GPS gali neveikti kai kuriose vietose (pvz., uosto teritorijose arba didelėse sandėlių zonose). Jei matote, kad mašina stovi vietoje valandą ar dvi – nebėkite panikuoti. Tai gali būti techninis pertraukimas, muitinės patikra arba paprastas vairuotojo poilsis. Jei stabdoma ilgiau – mūsų operatoriai tai pastebi ir patys susisieks su vairuotoju.

8. Kokias kliūtis sukelia muitinė ir ar reikia jos išvis jei važiuojame ES viduje?

Nors Olandija ir Lietuva yra Europos Sąjungos šalys, muitinės procedūros vis dar egzistuoja, ypač jei prekės yra iš trečiųjų šalių (pvz., iš JAV ar Kinijos) ir tik per Olandiją tranzituoja į Lietuvą. Tokiu atveju reikia atlikti eksporto deklaraciją Olandijoje ir importo – Lietuvoje. Jei Jūsų įmonė nėra akredituota tai daryti, mes padedame susirasti muitinės atstovą (brokerį).

Jeigu prekės yra ES kilmės (turi „EUR1“ sertifikatą arba tiesiog gaminamos Olandijoje), papildomų muitinės dokumentų nereikia. Tačiau reikia būti atsargiems su akcizu (tabakas, alkoholis, degalys) arba specialiomis prekėmis (maisto papildai, gyvūnai). Čia reikalingi sertifikatai ir leidimai. Mano patirtis rodo, kad dažniausia problemų kyla ne dėl pačios muitinės, o dėl neteisingai pateiktų prekių kodų (tarifų). Vienas blogai parašytas skaitmuo sąskaitoje gali padaryt taip, kad krovinys bus sustabdytas patikrai ilgai. Todėl tikrinti dokumentus prieš išvykstant yra būtina.

9. Kas atsitinka, jei krovinys pasiekia paskirties vietą, o nieko namuose nėra?

Tai klasikinis scenarijus, su kuriuo susiduriame retai, bet jis įvyksta. Vairuotojas atvyksta į nurodytą adresą, o vartai uždaryti, arba atsakingo asmens nėra. Logistikoje tai vadinama „nepavykusiu pristatymu“. Ką tada darome? Pirmiausia, vairuotojas bando susisiekti su mumis, mes – su Jumis.

Jei problema išsprendžiama per valandą, dažnai tai nieko nekainuoja. Tačiau jei vairuotojas privalo laukti ilgiau (pvz., visą dieną) arba važiuoti atgal į baseiną be krovinio, Jums gali būti paskaičiuojamas laukimo mokestis (stand-off charge) arba papildomas už pervedimą (detour). Olandų vairuotojai yra labai disciplinuoti ir laiko yra pinigai. Todėl aš visada primenu savo klientams: jei planuojate atostogas ar išvykstate, praneškite mums ir perduokite rakto numerį ar atstovo kontaktą, kuris galėtų priimti krovinią. Geras ryšys išsprendžia 90 % problemų.

10. Kaip užtikrinamas krovinio saugumas ir ką daryti, jei jis pažeidžiamas?

Saugumas yra mūsų prioritetas Nr. 1. Visi mūsų vykdomi pervežimai yra apdraudžiami pagal CMR konvenciją. Tai tarptautinis draudimas, kuris veikia visoje Europoje. Įprastinė draudimo suma yra apie 8,33 SDR (Specialiųjų traukimo teisių) vien už kilogramą, tai yra apie 10 eurų.

Jei atvykstant pastebėjama, kad krovinys pažeistas (pvz., dėžė sutrupėjo, drėgmės), pirmasis dalykas, kurį reikia padaryti – NERAŠYTI CMR kvito apie pažeidimus! CMR kvitas yra pagrindinis dokumentas drudimui gauti. Vairuotojas kartu su gavėju turi apžiūrėti krovinią ir, jei yra defektų, užrašyti juos į CMR protokole. Tik tada galime pradėti draudimo išmokos procesą. Jei pasirašote „gražiai“ ir vėliau namie pastebite, kad televizorius sužalotas, gauti pinigų bus daug sudėtingiau. Nors tokių atvejų yra mažai (mažiau nei 1 %), žinoti, kaip elgtis, būtina kiekvienam.

Išvada

Kelionių planavimas iš Olandijos iš tiesų gali būti paprastas procesas. Visa tai – nuo pirmojo uzklausos el. laiško iki krovinio iškrovimo Jūsų sandėlyje – veikia kaip laikrodis, kai yra aiškus planas ir patikimas partneris. Mano dvidešimt metų patirtis moko, kad sudėtingumus sukuria ne patys keliai ar muitinė, o neaiškumas ir vėlavimas sprendimams priimti.

Klientui svarbiausia yra numatyti laiką, paruošti tikslius duomenis ir pasitikėti savo ekspeditoriumi. Pasirinkęs profesionalią komandą, Jūs ne tik perkodate daiktus iš taško A į tašką B, bet ir įsigyjate ramybę. Olandija yra lojali ir patikimi partnerė verslui, o su geru planavimu šis kelionės etapas taps tik dar viena sėkminga operacija Jūsų verslo istorijoje. Negailėkite laiko pasidomti logistikos smulkmenomis – tai investicija, kuri sumokės dvigubai vėliau.