Kelionių organizavimas: Kodėl šiuolaikinė logistika yra paprasta ir greita?

Įvadas

Per pastaruosius du dešimtmečius aš mačiau, kaip pasaulinė logistika virto nuo sudėtingų, popieriais užpiltų biurokratinių procesų į sklandžiai veikiančią, skaitmenizuotą sistemą. Dar nesenai užsakyti krovininio pervežimo į kitą šalį reiškė valandas praleidžiant telefonu, braižant maršrutus žemėlapiu ir laukiant faksų su patvirtinimais. Šiandien situacija yra radikaliai kitokia. Teknologijos ir patirtis leidžia mums pasakyti drąsų teiginį: kelionių organizavimas yra paprastas ir greitas.

Dauguma klientų, kreipiančiųsi į mus pirmą kartą, dažnai jaučia nežiną ar net baimę. Jie galvoja apie gausybę dokumentų, muitinės procedūras, kalbos barjerus ir neprognozuojamus nesklandumus kelyje. Tačiau esmė yra tai, kad kai pasitikite profesionalais, visa ši "ledkalnio viršūnė" jums turi atrodyti elementaria kasdieniene operacija. Šiame straipsnyje aš noriu atverti uždangas ir parodyti, kaip veikia šiandieninė tarptautinių pervežimų mašina. Kalbėsime ne apie sudėtingas teorines gaires, o apie tai, kaip visa tai veikia praktikoje – jūsų, kaip kliento, akimis. Mes išnagrinėsime procesus nuo pirmojo skambučio iki krovinio pristatymo į adresą, įrodant, kad efektyvumas yra standartas, o ne išimtis.

Nors logistika gali atrodyti kaip sudėtingas sprendimų rinkinys, sėkmingas modelis remiasi trimis pagrindiniais stulpais: aiškumu, technologijomis ir žiniomis. Kai šie trys elementai susijungia, procesas tampa ne tik greitas, bet ir akimirksniu numatomas. Toliau pateiktame DUK skyriuje atsakysiu į dažniausiai kylančius klausimus, padėdamas jums suprasti, kodėl organizuoti keliones šiandien yra daug lengviau negu kada nors anksčiau.

DUK

1. Kaip greitai galiu gauti kainos pasiūlymą užsakymui?

Ankstesniais laikais kainos apskaičiavimas galėjo trukti dieną ar dvi, nes reikėjo skambinti brokeriams, tikslinti degalų kainas ir laukti vėžėjų atsakymų. Šiandien tai trunka keletą minučių. Turime sukūrę integruotas sistemas, kurios realiu laiku seka rinkos pokyčius – nuo degalų kainos iki euro ir dolerio santykio. Kai užpildžiate užklausos formą mūsų svetainėje arba siunčiate el. laišką, mūsų algoritmai iškart parenka optimaliausius maršrutus ir transporto priemones.

Tačiau technologijos čia tik pusė reikalo. Mano 20 metų patirtis leidžia man akimi įvertinti specifinius nustatymus, kuriuos kompiuteris gali praleisti. Pavyzdžiui, jei krovinys turi būti pristatytas į specifinę Italijos zoną, kurioje vyksta eismo ribojimai (ZTL), aš iškart žinau, koks papildomas laikas bus reikalingas. Todėl galite tikėtis išsamių pasiūlymų per 30–60 minučių, o juose pateikiama ne tik kaina, bet ir tikslus pristatymo laikas. Greitis šiuo atveju nereiškia skubos, kurie pažeistų kokybę – tai efektyvumo rezultatas.

2. Kokius duomenis turiu pateikti pradžioje, kad procesas neužtruktų ilgiau nei būtina?

Norint, kad kelionių organizavimas būtų toks paprastas, kaip mes pažadame, labai svarbu nuo pradžių pateikti tikslius duomenis. Nereikia būti ekspertu, kad tai padaryti, tačiau tiksrumas taupo valandas. Būtina nurodyti krovinio svorį, tikslius išmatavimus (ilgį, plotį, aukštį), pakavimo tipą (paletės, dėžės, maišai) ir, svarbiausia, adreso detales. Dažnai klientai pamiršta nurodyti telefono numerį gavėjo arba praleidžia faktą, kad krovinys reikalauja šaldymo.

Jeigu nuo pradžių sužinosime, kad krovinys yra pavojingas (ADR) arba yra per sunkus standartiniam sunkvežimiui, mes iškart galime pasiūlyti特种 transportą. Jei šią informaciją sužinome tik paskutinę minutę, tai gali priversti keisti vėžėją ar maršrutą, kas neišvengiamai sulėtina procesą. Geriausia praktika – nufotografuoti krovinį ir išsiųsti mums nuotrauką kartu su užklausą. Tai leidžia mums vizualiai įvertinti, ar krovinys tinkamai supakuotas, ir išvengti nep malonių staigmenų pakrovimo metu.

3. Ar galiu sekti savo krovinią realiu laiku?

Absoliučiai taip. Tai yra vienas iš pagrindinių dalykų, kuris padaro šiuolaikinę logistiką tokia patogia klientams. Anksčiau tekdavo laukti skambučio iš vairuotojo, kad sužinotume, jis jau važiuoja pro Berlyną. Šiandien kiekviena sunkvežimio kabinė yra aprūpinta GPS stebėjimo įranga. Mes pasiduodame šią informaciją jums per klientų portalą arba siunčiame tiesioginę nuorodą.

Stebėjimas realiu laiku suteikia ne tik ramybės, bet ir galimybę planuoti. Matydami, kad transportas priartėja prie sandėlio, jūsų komanda gali laiku pasiruošti iškrovai. Taip sumažinami "laukimo valandos" mokesčiai, kurie anksčiau buvo dažnas konfliktų šaltinis. Be to, jei atsiraste eismo įkčių ar blogo oro sąlygų, sistema iškart mus apie tai informuoja, ir mes galime operatyviai susisiekti su jumis, kad suderintume naują laiką. Skaidrumas čia – raktas į pasitikėjimą.

4. Kaip tvarkomi dokumentai? Ar turiu juos vesti paties?

Dauguma klientų bijo biurokratijos, ir tai suprantama. Tačiau gerai suorganizuota kelionė reikalauja tik dviejų pagrindinių dalykų iš jūsų pusės: prekių sandėravimo sąrašo (pavyzdžiui, komercinės sąskaitos-faktūros) ir, jei reikalinga, eksporto deklaracijos. Likusius dokumentus, tokius kaip tarptautinės krovinių vežimo sutartis (CMR), draudimo polisas arba tinkamumo sertifikatai, paruošia mes.

Esame prisitaikę prie elektroninio dokumentų apyvartos (e-CMR), kuris vis labiau įsigalija Europos Sąjungoje. Tai reiškia, kad dokumentai gali būti pasirašyti elektroniniu būdu tiesiog planšetėje arba telefone, o jums nereikės laukti, kol fizinis lapas atkeliauja paštu. Tai dar kartą patvirtina, kad procesas yra ne tik paprastas, bet ir ekologiškas. Jei prekės keliauja už ES ribų, mes užtikriname, kad visi muitinės dokumentai būtų pateikti tinkamai, taip išvengiant patikros užlaikymų.

5. Kas nutinka, jei krovinys netyčia sugenda arba dingsta?

Tai yra klausimas, kuris dažniausiai kelia nerimą. Praktiškai 20 metų patirtis sako, kad incidentai nutinka retai, tačiau jie įmanomi. Čia įžengia mūsų atsakomybė ir draudimas. Visi mūsų vykdomi pervežimai yra apdrausti. Tačiau svarbiausia ne pati draudimo suma, o procesas, kaip mes veikiame tokiu atveju.

Jei atsiranda problemų, mes nepradedame "mesti kaltės" – mes pradedame spręsti. Mūsų 24/7 dispečerių centras iškart gauna pranešimą, fotografuoja padėtį vietoje ir pradeda derybas su draudimo kompanija. Jums kaip klientui tereikia susisiekti su mūsų vadybininku, kuris paims visą komunikaciją į savo rankas. Mūsų tikslas – užtikrinti, kad net ir krizinėje situacijoje jūsų verslas nepatirtų didelių nuostolių, o kompensacija būtų išmokėta kuo greičiau. Tai yra profesionalumo lygmens, apie kurį dauguma klientų net nenujaučia, kol jo nereikia.

6. Kaip pasirinkti tinkamą transporto tipą? Ar aš turiu tai žinoti?

Jums nereikia būti sunkvežimių ekspertu. Mes esame. Mums pakanka, kad jums papasakotume, ką pervežiate. Mes patys pasirinksime, ar tai turi būti 13,6 metro tentinis sunkvežimis (su šonu atidaroma galimybe), arba šaldytuvas, arba "jumbo" sunkvežimis su aukštu stogu. Jei krovinys yra nestandartinis – per ilgas, per platus ar per sunkus – mes pasirinksime specialią techniką.

Pavyzdžiui, jei pervežate lengvą, bet didelio tūrio krovinią (pvz., medžiagos išplėtimo putas), standartinis sunkvežimis gali būti netinkamas dėl svorio apribojimų, todėl gali prireikti didesnės talpos priemonės. Mūsų užduotis – suderinti jūsų poreikius su ekonomiškiausiu sprendimu. Mes visada pasiūlysime keletą variantų: greičiausią, pigiausią arba optimaliausią pagal kainos ir kokybės santykį. Galutinis sprendimas visada lieka jums, bet mes užtikriname, kad jis būtų pagrįstas techniniais duomenimis.

7. Ar galite organizuoti pervežimą į šalis, kurios nėra ES narių (pvz., Norvegija, Šveicarija, JK)?

Taip, ir tai yra dažnas uždavinys. Nors šios šalys nėra Europos Sąjungos dal arba turi specialų statusą, mūsų patirtis leidžia tai daryti be jokių problemų. Skirtumas yra tame, kad ten reikia atlikti muitinės formalumų (importo/eksporto deklaravimą). Mes turime ilgamečius partnerius muitinės brokerių srityje, todėl šis procesas vyksta "priešais akis".

Keliaujant į Šveicariją ar Norvegiją, svarbu tiksliai sekti TIR knygelių arba kitų garantijų galiojimą. Mes viską užtikriname iš anksto, kad vairuotojas nebūtų sustabdytas sienoje dėl trūkstamo dokumento. Atveju su Jungtine Karalyste po "Brexit", procesas tapo šiek tiek sudėtingesnis dėl papildomų deklaracijų, tačiau šiuo metu mūsų sistema jau pilnai pritaikyta. Jums nereikia gilintis į GB arba EU-EX protokolus – mes sutvarkome viską už jus. Kelionė organizuojama taip pat paprastai, kaip ir viduje Europos Sąjungos.

8. Kaip elgiamasi su "paskutinės minutės" užsakymais? Ar įmanoma įvykdyti juos greitai?

Logistikoje, kaip ir gyvenime, viskas ne visada eina pagal planą. Kartą susiduriate su skubiu užsakymu – klientui reikia medžiagų rytoj, o jūs neturitėte transporto. Mano patirtis rodo, kad net ir tokiose situacijose sprendimai egzistuoja. Turime platų vėžėjų tinklą ir "grįžtančio" krovinio (backload) duomenų bazes.

Kai gauname skubų užsakymą, pirmiausia tikriname, kurie mūsų vėžėjai tuometu bus arti siuntimo vietos ir turi laisvos vietos. Dažnai pavyksta rasti sunkvežimį, kuris tuometu iškrauna netoliese ir gali pasiimti jūsų krovinią grįžtant atgal. Tai leidžia pasiūlyti itin konkurencingą kainą net ir skubiai. Žinoma, visada yra tam tikra rizika, kad skubos sąlygomis kaina gali būti šiek tiek aukštesnė, tačiau mes stengiamės rasti optimalų variantą net ir per 2–4 valandas nuo užklausos gavimo. Greitas reagavimas mūsų versle yra vienas iš pagrindinių konkurencinių pranašumų.

9. Kodėl kaina gali skirtis tarp skirtingų tiekėjų, ir ką tai reiškia kokybės atžvilgiu?

Tai labai geras ir aktualus klausimas. Rinkoje matome įvairias kainas – nuo labai žemų iki aukštų. Žema kaina dažnai reiškia, kad vėžėjas taupo kurį nors iš resursų: gali vairuoti senesnį, mažiau ekologišką sunkvežimį, mažiau mokėti vairuotojams arba imti užsakymus, kuriuos kiti atsisako. Mano nuomone, pigumas neturėtų būti vienintelis kriterijus.

Kai mes pasiūlome kainą, ji apima ne tik važiavimą iš taško A į tašką B. Ji apima mūsų priežiūrą, draudimą, kvalifikuotų dispečerių darbą, ir garantiją, kad krovinys atkeliaus saugiai. Mes dirbame su patikimais vėžėjais, kurie atitinka EURO 6 ekologinius standartus ir turi gerą reputaciją. Pasirinkdamas pigiausią variantą, klientas rizikuoja susidurti su vėlavimais arba net sąskaitų pabaisomis už "laukimo valandas", kurios nebuvo numatytos. Mūsų tikslas – pasiūlyti sąžiningą kainą be jokslų paslėptų mokesčių, kurioje jūsų sumokėti pinigai garantuoja ramybę.

10. Kaip susitvarkoma su mokėjimais? Ar yra galimybė gauti atidėjimą?

Finansinė pusė taip pat turi būti paprasta. Mes dirbame pagal standartines verslo praktikas. Paprastai reikalaujame preliminariaus apmokėjimo arba draudimo, ypač jei dirbame su nauju klientu pirmą kartą. Tačiau, kai susiformuoja ilgalaikiai santykiai ir atsiranda pasitikėjimas, mes visada pasiūlome mokėjimo atidėjimą (pvz., 14 ar 30 dienų su sąskaita-faktūra).

Mūsų buhalterinė sistema yra visiškai automatizuota, todėl sąskaitos išsiunčiamos iškart pasibaigus mėnesiui arba pagal susitarimą. Mes priimame įvairius mokėjimo būdus – nuo banko pavedimų iki elektroninių mokėjimų sistemų. Norime, kad administracija neužtruktų jums daug laiko. Visas mokėjimo procesas yra skaidrus, o sąskaitos visada pateikiamos su visais reikalingais priedais (CMR kopijomis), kad jūsų buhalterija neturėtų klausimų.

Išvada

Apibendrinant, galime drąsiai teigti, kad kelionių organizavimas šiandien tikrai yra paprastas ir greitas procesas, jei jis patikėtas žinovams. Mano dvidešimt metų patirtis šioje srityje leidžia matyti, kaip pasikeitė ne tik technologijos, bet ir klientų lūkesčiai. Jūs nebe norite tik gauti krovinį iš taško A į tašką B; jūs norite ramybės, skaidrumo ir garantijos.

Mes pasistengėme sukurti sistemą, kurioje techninės rūšies užduotys, tokios kaip maršruto planavimas, muitinės procedūros ar dokumentų tvarkymas, vyksta neįžvelgiamai jums. Jūsų dalyvavimas sumažinamas iki minimumo – tiekimo duomenų pateikimo ir galutinio pristatymo priėmimo. Visa likusi "chemija" yra mūsų atsakomybė.

Nepaisant to, kad logistika visada susijusi su tam tikra neapibrėžtumo dalimi – orai, eismas, techniniai gedimai – profesionalus požiūris leidžia šias rizikas sumažinti iki minimumo. Pasitelkę modernias technologijas ir ilgametę patirtį, mes verčiam sudėtingus procesus į paprastus sprendimus. Taigi, jei kada nors abejojate dėl to, kaip greitai ir lengvai galima organizuoti tarptautinį pervežimą, prisiminkite: tai paprasčiau, nei atrodo, kai už tai imasi specialistai. Mūsų duris visada atidarytos tiems, kurie vertina savo laiką ir nori, kad jų prekės keliautų saugiai ir tiksliai laiku.