Kelionės planavimas iš Olandijos į Lietuvą įmonėms mikroautobusu

Tarptautinės prekybos ir darbo mobilumo augimas reiškia, kad vis daugiau Lietuvos įmonių bendrauja su Nyderlandais (Olandija). Šios šalys yra svarbios verslo partnerės, todėl dažnai kyla poreikis organizuoti grupių pervežimus – ar tai būtų komandiruotės, techninė pagalba, projektų įgyvendinimas ar darbuotojų grįžimas atostogų metu. Nors atrodo, kad paprastai įsisavinti bilietus lėktuvu ar traukiniu yra lengviau, mikroautobuso nuoma su vairuotoju kartais tampa ne tik pigesniu, bet ir vieninteliumi logišku sprendimu.

Esu sukaupęs daugiau kaip dvidešimt metų patirties tarptautinių pervežimų srityje, ir per tą laiką esu matęs viską – nuo puikių, smulkiai suplanuotų kelionių iki chaoso, kylančio dėl neatsargumo. Kelionė iš Olandijos į Lietuvą nėra tiesiemas maršrutas „iš taško A į tašką B“, kai rūpinatės verslo grupe. Tai sudėtingas logistinis mazgas, reikalaujantis žinojimo apie vairuotojų darbo laiką, kelių mokesčius Vokietijoje, techninę būklę bei keleivių komforto niuansus.

Šiame straipsnyje nuodugniai aptarsime, kaip turėtų vykti profesionalus kelionės planavimas, ką įmonės vadovai turi žinoti prieš kreipdamiesi į pervežėjus ir kodėl detalumas nulemia sėkmę. Mūsų tikslas – užtikrinti, kad Jūsų komanda atvyks į paskirties vietą atsiskaityusi, o ne išsekusi.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kiek trunka kelionė mikroautobusu iš Olandijos į Lietuvą ir kokie pagrindiniai maršrutai?

Kelionės trukmė priklauso nuo konkretaus išvykimo vietos Olandijoje ir paskirties taško Lietuvoje, tačiau vidutiniškai kalbant apie maršrutą Amsterdamas–Vilnius arba Roterdamas–Kaunas, vairavimo laikas be sustojimų svyruoja apie 18–20 valandų. Tačiau praktikoje tokia kelionė trunka ilgiau dėl būtinų sustojimų.

Egzistuoja du pagrindiniai maršrutai. Pirmasis, ir populiariausias, veda per Vokietiją (per Hanoverį, Berlyną arba rytiniu maršrutu prie Leipcigo) ir Lenkiją. Antrasis, dažniau naudojamas, jei išvykstama iš pietų ar rytų Olandijos, gali vesti per Belgiją ir Vokietiją. Pasirinkimas dažnai priklauso nuo galimybių išvengti Vokietijos automagistralių spūsčių, ypač Ruhr srityje, kurios gali pridėti papildomų valandų.

Svarbu suprasti, kad mes neplanuojame tiesioginio važiavimo. Planuodami maršrutą, atsižvelgiame į vairuotojų poilsio režimus. Jei kelionė trunka ilgiau kaip 9 valandas, pagal ES reglamentą būtinas antras vairuotojas arba ilgas poilsis. Todėl, jei grupė išvyksta ryte, į Lietuvą ji dažniausiai atvykta kitą dieną pavakaryje arba vakare.

2. Kokius mikroautobusus tinkamiausia rinkti verslo kelionėms?

Rinktis transporto priemonę reikia atsakingai, nes ne visi mikroautobusai vienodi. Verslo kelionėms dažniausiai siūlome transporto priemones, kurios suteikia aukštesnio lygio komfortą – tai „VW Crafter“, „Mercedes-Benz Sprinter“ arba „Ford Transit“ modeliai su prailginta ratų baze.

Yra kelios svarbios kategorijos. Pirmoji – standartiniai 8-9 vietų mikroautobusai. Jie tinka mažoms komandoms, tačiau verta atkreipti dėmesį į bagažo skyriaus talpą. Jei keleiviai veža daug įrangos ar kuprinių, 9 vietų autobusas gali būti perpildytas, todėl kartais geriau rinktis 8 vietų variantą, kad turėtume daugiau vietos bagažui.

Antroji kategorija – VIP klasės mikroautobusai. Jie turi atlenkiamas sėdynes, staliukus, didelius vaizduoklius, patogias rankenas ir galimybę keleiviams užmigti kelyje (reclinable seats). Jei tai yra aukšto lygio vadovų kelionė ir jiems reikia dirbti kelyje, investicija į tokį mikroautobusą apsimoka, nes kelionės metu galima rengti susirinkimus arba tiesiog pailsėti prieš atvykstant į svarbų susitikimą.

3. Kokie yra vairuotojų darbo laiko apribojimai ir kaip jie veikia kelionę?

Tai vienas svarbiausių klausimų, apie kurį dažnai pamiršta klientai, kurie nėra susipažinę su krovinių ir keleivinių pervežimų teisine puse. Europos Sąjungos reglamentai (EG 561/2006) griežtai reglamentuoja vairuotojų darbo laiką.

Vairuotojas gali vairuoti ne ilgiau kaip 4,5 valandas be pertraukos. Po to privaloma padaryti 45 minučių pertrauką (kurią galima suskaldyti į dvi dalis – 15 min. ir 30 min.). Per paros vairuotojas gali dirbti ne daugiau kaip 9 valandas (du kartus per savaitę ši limitą galima padidinti iki 10 valandų). Po kiekvienos 4,5 valandos vairavimo grupėms reikia sustoti.

Ką tai reiškia klientui? Jei planuojate išvykti iš Amsterdamo 6:00 ryte, iki vidurdienio vairuotojas jau bus pavargęs. Reikės planuoti ilgesnį pietų sustojimą. Jei kelionė vyksta be dviejų vairuotojų, reikės planuoti nakvynę kelyje (pavyzdžiui, Lenkijoje), kas prailgins kelionę iki 1,5 paros. Todėl ilgesnėms kelionėms iš Olandijos visada rekomenduojame dviejų vairuotojų komandą – tai leidžia važiuoti be ilgų sustojimų ir pasiekti tikslą greičiau.

4. Kokia yra vidutinė tokios kelionės kaina ir ką ją lemia?

Kainos sudarymas yra sudėtingas procesas, tiesioginis priklauso nuo degalų kainos (dabar ji labai volatiili), tačiau yra ir fiksuotių komponentų. Vidutinė vienos kelionės kaina (pirmyn ir atgal, su viena ar dviem naktimis vairuotojui) gali svyruoti, tačiau vertėtų orientuotis į rinkos vidurkį, kuris apima ne tik degalus, bet ir amortizaciją, vairuotojo atlyginimą, mokesčius ir maršruto planavimą.

Prie kainos didžiausią įtaką daro: 1. Atstumas: Kiek toli į Olandijos gilumą reikia važiuoti. 2. Kelių mokesčiai: Vokietijoje ir Lenkijoje mokesčiai už sunkesnes transporto priemones (virš 3,5 t) yra labai aukšti. Nors dauguma mikroautobusų sverbia mažiau, kai kurie modeliai gali priklausyti sunkiųjų transporto priemonių kategorijai dėl techninių duomenų. 3. Vairuotojų skaičius: Du vairuotojai reiškia dvigubą darbo užmokestį. 4. Sezonas: Vasarą ar per šventes kaina gali šokti dėl padidėjusios paklausos. 5. Nakvynės: Jei reikia nakvynei, mums apmokamas viešbutis vairuotojui.

Visada rekomenduoju kreiptis dėl precizuotos sąmatos, nurodant adresus ir keleivių skaičių. „Maždaug“ kaina šioje srityje gali suklysti nuo 10 iki 30 procentų.

5. Ar sunku susiplanuoti maršrutą pro Vokietiją ir Lenkiją (mokesčiai, kelių būklė)?

Maršruto planavimas – tai pusė sėkmės. Vokietija turi puikius kelius, tačiau ji ir viena brangiausių. Jei mikroautobuso techninis leidimas (CoC) nurodo, kad svoris viršija 3,5 tonas (nors tai keleivinis mikroautobusas), mums reikia įsigyti „Toll Collect“ vinjetę. Jei svoris mažesnis, vinietės nereikia, tačiau daugelyje miestų (pvz., Utrechte, ar Vokietijos žaliuosiuose zonose) reikalingos „Umweltplakette“ (aplinkos apsaugos ženklinės), kitaip gresia baudos.

Lenkija kelias nuperdėjo labai, ir A2 autostrada (nuo Słubice iki Varšuvos) bei A8 (aplink Varšuvą) yra aukščiausios kokybės. Tačiau už jas taip pat reikia mokėti (per „viaTOLL“ sistemą). Be to, Lenkijoje, priešingu atveju nei Vokietijoje, reikia labai budėti greičio matuoklius. Lenkijos policija yra griežta, ir greičio viršijimas baudžiamas labai griežtai.

Profesionalus planavimas apima ne tik pažymėjimą maršruto žemėlapyje, bet ir žinią, kur yra degalinės, pritaikytos sunkesniems automobiliams (kadangi įvažiavimas į kai kurias mažas degalines gali būti sudėtingas dėl aukščio ar pločio), bei kur yra saugios poilsio zonos vairuotojams.

6. Kokius dokumentus turi turėti vairuotojas ir keleiviai?

Dokumentų tvarka yra kritinė sėkmingai kelionei. Vairuotojas privalo turėti galiojantį vairuotojo pažymėjimą (su D1 kategorija, jei mikroautobuse yra daugiau kaip 8 keleiviai be vairuotojo), „Driver Card“ (tachografo kortelę), tachografo spaudinius (jei naudojama popierinė juosta), techninį pasą, CVR dokumentą (tarptautinės vežimo licenciją) ir civilinės atsakomybės draudimo „Zelna polisą“ (draudimas už šalies ribų).

Be to, jei įmonė veža ne tik žmones, bet ir komercinę įrangą (pvz., kompiuterius, statybines medžiagas), turi būti užpildytas CMR krovininis važtaraštis, net jei tai yra keleivinis mikroautobusas. Muitinės kontrolė yra reta, bet jei ji įvyksta ir dokumentai tvarkingi, tai sutaupo valandų praleidimą pasienio punkte.

Patariu klientams patikrinti savo keleivių dokumentus (asmens tapatybės kortelės ar pasai) prieš išvykdami. Jei įmonės darbuotojai yra trečiųjų šalių piliečiai, gali reikėti vizų. Tai ne pervežėjo atsakomybė, bet gali sustabdyti visą kelionę.

7. Kaip tvarkomas bagažas ir techninė įranga?

Vienas dažniausių nesusipratimų yra bagažo skaičius. Standartinis 9 vietų mikroautobusas turi bagažinę, kurios talpa yra apie 4–6 kubinius metrus. Tai atrodo daug, tačiau jei 9 žmonės turi po didelę kuprinę, rankinę bagažą ir dar kelis dėžutes su įranga, vietos gali netikti.

Kai planuojame kelionę įmonėms, visada klausiu: „Ką jūs vežate?“. Jei tai statybininkų komanda su įrankiais, įrankiai turi būti tvarkingai supakuoti ir uždaryti, kad jie nejudėtų važiuojant ir nepadaržytų saloną. Ypatingas dėmesys skiriamas saugumui – sunkūs daiktai turi būti apačioje, o lengvi viršuje.

Taip pat svarbu pasakyti, jei keleiviai turi daugiau kaip du didelius bagažo vienetus vienam žmogui. Tokiu atveju gali prireikti priekabos (trailer), kas vėl keičia kategorijas, reikalauja papildomų vairuotojo kvalifikacijų (E95 kategorija) ir didina kelių mokesčius. Geriau iš anksto pasikalbėti ir išsiaiškinti, ar grupės bagažas talpina į standartinę bagažinę.

8. Kokios komforto galimybės siūlomos ilgos kelionės metu?

20 valandų sėdėjimas mikroautobuse yra fiziškai sunku. Nors mes nesame oro linijos, tačiau stengiamės užtikrinti maksimalų komfortą. Mūsų naudojami mikroautobusai yra su „klimatkontrole“ ( oro kondicionieriumi), kas būtina vasarą Vokietijos autostradose, kai temperatūra viršija 30 laipsnius, ir žiemą, kai reikia šilti.

Kai kurie autobusai turi integruotą Wi-Fi (paprastai tai sim kortelių ryšys, todėl Lenkijoje ar Lietuvoje jis gali būti silpnesnis), USB jungtis telefono įkrovimui individualiai kiekvienam keleiviui. Tai būtina verslo kelionėse, kad žmonės galėtų likti prisijungę prie el. pašto arba dirbti su dokumentais.

Jei kelionė vyksta su vienu vairuotoju ir reikalinga nakvynė, parenkame tokius viešbučius, kurie yra šalia maršruto, kad vairuotojas galėtų kuo ilgiau pamiegoti ir atsigauti, o keleiviai – patogiai pavalgyti pusryčius. Kai kurie klientai pageidauja, kad vairuotojas būtų ir „pagalbininkas“ (padėtų su bagažu), tai standartinė mūsų paslauga.

9. Kas daroma ypatingomis aplinkybėmis (techninis gedimas, ligos atvejai)?

Nors mes tikimės geriausio, tikrovė kartais sukelia iššūkių. Per mano dvidešimt metų buvo visko – nuo padangos plyšimo Vokietijos autostradoje iki vairuotojo staigaus susirgimo.

Profesionali įmonė turi paruoštą veiksmų planą. Jei įvyksta techninis gedimas, pirmiausia užtikriname keleivių saugumą. Jei mikroautobusas nebegali važiuoti, skambiname pagalbai arba siunčiame rezervinį transportą iš artimiausios bazės (jei tokią turime regione) arba nuomojame vietinį transportą, kad keleiviai pasiektų paskirties vietą. Niekada nepaliekame keleivių kelyje be prižiūrėjimo.

Vairuotojo susirgimo atveju, jei kelionėje yra du vairuotojai, vienas perima vadovavimą. Jei tik vienas – skubiai kreipiamės į partnerių tinklą vietos rinkoje, kad galėtume pakeisti vairuotoją. Visada siūlome klientams turėti kontaktinį telefono numerį, kurį gali paskambinti bet kurią parą. Drąsina tai, kad techninius gedimus dažniausiai sugeba išspręsti lokaliai servizai per kelias valandas, todėl didelių vėlavimų dažnai išvengiama.

10. Kodėl verta rinktis profesonalų komandą o ne pigų „vindikatorių“?

Rinka pilna pasiūlymų – nuo didelių, žinomų pervežėjų iki privačių vairuotojų, kurie savo „Volkswagen Caravelle“ siūlo nuvežti už pusę kainos. Kodėl verslui verta rinktis profesionalią komandą?

Pirmiausia – saugumas ir draudimas. Profesionali įmonė turi visus reikiamus draudimus (keleivių, civilinės atsakomybės), kuriais bus padengta žala nelaimei atsitikus. Privatus vairuotojas su savo automobiliu dažnai veža „juodai“, neturėdamas teisės vežti keleivius už pinigus (nėra tarptautinės licencijos). Jei policija sustabdys tokį mikroautobusą Vokietijoje, ne tik bus bauda (kuri gali siekti tūkstančius eurų), bet ir bus konfiskuotas automobilis, o keleiviai palikti kelyje.

Antra, patirtis ir maršruto žinojimas.